Marek leitet eine Agentur mit 11 Mitarbeitern. Am Montag öffnet er die Einstellungen von Task Manager und sieht vier KI-Anbieter: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude und xAI Grok. Welchen soll er wählen, wenn das Team den KI-Assistenten zu Aufgaben und Firmendokumenten befragen soll? Die Antwort hängt vor allem davon ab, ob Sie eine Suche in der Wissensdatenbank benötigen und welches Modell Sie anbinden möchten - die Wahl selbst können Sie später ändern.
KI-Anbieter für Unternehmen: Was wählen Sie eigentlich?
Sie wählen das Unternehmen, an dessen Modell Task Manager Anfragen über Ihren API-Schlüssel sendet. Sie wählen keinen neuen Speicherort für Aufgaben, Chats, Notizen oder Dateien - die Anwendungsdaten befinden sich auf Ihrem Server.
Die Grenze ist jedoch klar: Wenn Sie KI nutzen, gelangt die Anfrage samt benötigtem Kontext zum Anbieter des Modells. Das ist kein Versprechen, dass die in der Anfrage verwendeten Inhalte ausschließlich auf Ihrem Server verbleiben. Wenn Sie vor dem Anbinden des Schlüssels klären möchten, was an den KI-Anbieter gelangt, beginnen Sie mit einer Durchsicht der Quellen, die das Team verwenden wird.
Task Manager funktioniert auch ohne KI. Marek kann also zunächst die Aufgaben der Agentur ordnen und erst dann ein Konto beim Anbieter anlegen, wenn er einen konkreten Anwendungsfall für den KI-Assistenten hat.
Eigener Schlüssel des gewählten Anbieters, Rechnung direkt von ihm
Um den gewählten Anbieter anzubinden, benötigen Sie ein Konto bei ihm sowie einen eigenen API-Schlüssel. Der API-Schlüssel ist eine vertrauliche Kennung, mit der der Anbieter erkennt, von wessen Konto die Anwendung genutzt wird, und wem der Verbrauch berechnet wird.
Den Schlüssel erzeugen Sie auf der Website des gewählten Anbieters:
- OpenAI: https://platform.openai.com/api-keys
- Google Gemini: https://aistudio.google.com/apikey
- Anthropic Claude: https://console.anthropic.com/settings/keys
- xAI Grok: https://console.x.ai/
Der Administrator fügt den Schlüssel unter Einstellungen → KI ein. Task Manager verschlüsselt ihn in der Datenbank und zeigt ihn nach dem Speichern nicht mehr vollständig an; die Verschlüsselung von API-Schlüsseln funktioniert sowohl in der Standard- als auch in der Pro-Variante. Für die Nutzung des Modells zahlen Sie separat, direkt an den Anbieter. In der Lizenz von Task Manager gibt es weder ein Token-Paket noch eine auf die KI-Rechnung aufgeschlagene Marge.
Wenn dies Ihr erstes Firmen-API-Konto ist, lesen Sie wie der eigene KI-Schlüssel funktioniert und wie Sie die Kosten kontrollieren. In den erweiterten Einstellungen können Sie außerdem die maximale Antwortlänge begrenzen: Der verfügbare Bereich liegt bei 1024-16384 Token, Standardwert ist 4096. Ein Token ist die Einheit, in der das Modell den verarbeiteten Text zählt. Längere Antworten erhöhen die Kosten beim Anbieter, daher müssen Sie nicht sofort das höchste Limit einstellen.
Ausschlaggebend für die Wahl sind semantische Suche und Bildverarbeitung
Semantische Suche in der KI-Wissensdatenbank der Pro-Variante erfordert OpenAI oder Gemini. Die visuelle Bildanalyse hängt wiederum von den Fähigkeiten des gewählten Modells ab, nicht vom Namen des Anbieters allein. Die Anbieterwahl ändert nichts an den grundlegenden Funktionen des KI-Assistenten im alltäglichen Gespräch.
Am Dienstag sucht Kasia aus der Agentur den Termin für die Übergabe der Entwürfe, erinnert sich aber nicht an den Namen des Firmendokuments mit den Absprachen mit dem Kunden. In der KI-Wissensdatenbank der Pro-Variante hilft die semantische Suche, Inhalte nach Bedeutung zu finden, nicht nur nach exakten Wörtern. Sie erfordert OpenAI oder Gemini und ist für diese Anbieter standardmäßig aktiviert. In der Standard-Variante gibt es weder die KI-Wissensdatenbank noch diesen Schalter. Der Assistent antwortet dort auf Grundlage des aktuellen Gesprächs und der in seinem Fenster angegebenen Quellen. Die Arbeit mit Quellen beschreibt der Text über die KI-Wissensdatenbank aus Firmendokumenten.
Den zweiten Unterschied übersieht man leicht. Bei OpenAI und Gemini gelangen, wenn die semantische Suche aktiviert ist, Dokumentfragmente als Vektoren - numerische Textrepräsentationen für die bedeutungsbasierte Suche - zum Anbieter. Diese Anfragen werden separat abgerechnet. Bei Claude und Grok sendet die reine Indexierung der Wissensdatenbank nichts an den Anbieter. Das bedeutet nicht, dass spätere Fragen an den Assistenten auf dem Server bleiben: Anfragen mit Kontext gelangen weiterhin zum gewählten Modell. Wenn Sie die Übertragung von Inhalten während der Indexierung einschränken möchten, vergleichen Sie diese beiden Modi, anstatt nach einem allgemeinen Label „private KI“ zu suchen.
Am Donnerstag fügt Marek einer Aufgabe ein Foto einer beschädigten Arbeitsplatte hinzu. Der Assistent kann Bilder im Format JPG, PNG, GIF und WebP visuell analysieren, aber nur, wenn das gewählte Modell Bilder unterstützt; große Fotos werden vor dem Versand verkleinert. Prüfen Sie daher die Fähigkeiten des Modells anhand der abgerufenen Liste und gehen Sie nicht davon aus, dass allein der Name des Anbieters über das Lesen von Fotos entscheidet.
Normale Aufgaben des Assistenten erfordern keinen anderen Anbieter
Das Gespräch mit dem KI-Assistenten, eine private Frage im Thread und das Überarbeiten von Texten funktionieren unabhängig davon, welchen der vier Anbieter Sie anbinden. Genauso können Sie um die Erstellung einer Aufgabe, einer Erinnerung oder einer herunterladbaren Datei bitten; die Wahl des Anbieters fügt keinen separaten Funktionsumfang hinzu.
Ola muss ein Gespräch über ein Angebot zusammenfassen. Sie aktiviert im Thread den privaten Modus des KI-Assistenten und fragt nach den Vereinbarungen; die Antwort erhält sie mit der Kennzeichnung „NUR FÜR DICH“. Sie kann auch „Strukturieren“ nutzen und eine der Optionen wählen: Originaltext, Verschönern, Zusammenfassen oder Experte. Im Editor verbessert „Text verschönern“ ihren Entwurf, wobei die bestehende Struktur erhalten bleibt.
Nach der Bitte um eine neue Aufgabe öffnet der Assistent das ausgefüllte Formular „Aufgabe hinzufügen“. Es entsteht nichts, solange Sie nicht selbst auf „Speichern“ klicken. Auch das Speichern einer Erinnerung erfordert eine Bestätigung. Sie können außerdem Word, PDF, Excel, CSV oder HTML anfordern: Das Modell erstellt den Inhalt, und Task Manager erstellt die Datei. Das, was Sie dem KI-Assistenten übertragen können, bleibt Teil der Anwendung und kein Abonnement bei einem bestimmten Anbieter.
Der Assistent liest außerdem Text aus Anhängen im Format TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX und PDF mit Textebene. Das Lesen dieser Formate erfordert keinen Anbieterwechsel. Bei sehr langen Dokumenten sollten Sie prüfen, wie Sie die Datei bereitstellen: Ein Anhang aus einer Nachricht wird bis etwa 50 KB Text gelesen, eine als Wissensquelle angegebene Datei bis 300.000 Zeichen.
Wie wählt man Modell und Anbieter ohne ein Ranking aus dem Nichts?
Wenn Sie die semantische Suche in der Wissensdatenbank der Pro-Variante benötigen, wählen Sie OpenAI oder Gemini; wenn Sie möchten, dass schon die Indexierung selbst keine Inhalte an den Anbieter sendet, prüfen Sie Claude oder Grok. Prüfen Sie anschließend, welches Modell auf Ihrem eigenen Konto verfügbar ist. Allein die Liste der Anbieter beweist nicht, dass ein Modell besser schreibt als ein anderes; Task Manager ruft die aktuelle Modellliste ab, nachdem Sie den Schlüssel eingegeben und auf Aktualisieren geklickt haben.
| Situation in Ihrem Unternehmen | Was Sie prüfen sollten |
|---|---|
| Sie haben die Pro-Variante und möchten in der Wissensdatenbank nach Bedeutung suchen | Wählen Sie OpenAI oder Gemini und prüfen Sie die Einstellung der semantischen Suche. |
| Sie möchten, dass schon die Indexierung der Wissensdatenbank deren Inhalte nicht an den Anbieter sendet | Prüfen Sie Claude oder Grok; Fragen mit Kontext gehen weiterhin an das Modell. |
| Das Team möchte zu Fotos und Screenshots Fragen stellen | Wählen Sie aus der Liste ein Modell, das Bilder unterstützt. |
| Das Unternehmen hat bereits ein API-Konto bei einem der vier Anbieter | Sie können damit beginnen und die verfügbaren Modelle prüfen. |
| Sie testen gerade erst die Arbeitsweise mit KI | Beginnen Sie mit dem Modell, das mit „(empfohlen)“ gekennzeichnet ist, und dem Standardlimit für die Antwortlänge. |
Die Kennzeichnung „(empfohlen)“ erhält bei jedem Anbieter jeweils ein Modell: gpt-4o bei OpenAI, gemini-2.0-flash bei Gemini, claude-opus-4-8 bei Claude und grok-3 bei Grok. Die übrigen Modelle aus der abgerufenen Liste funktionieren ebenfalls - sie tragen nur diese Kennzeichnung nicht. Die in der Anleitung genannten Modellnamen ersetzen nicht die aktuelle Liste, die von Ihrem Konto abgerufen wird.
Ein Anbieterwechsel erfordert einen neuen Schlüssel und das erneute Abrufen der Modelle
Den Anbieter ändern Sie dort, wo Sie ihn zum ersten Mal gewählt haben: Einstellungen → KI. Der Administrator wählt im Feld „KI-Anbieter“ einen anderen Eintrag, gibt einen neuen Schlüssel ein, aktualisiert die Modellliste, wählt ein Modell aus und klickt auf „KI-Einstellungen speichern“. Task Manager testet daraufhin die Verbindung und zeigt eventuelle Warnungen an.
Aufgaben, Chats, Notizen, Dateien und E-Mail sind Anwendungsdaten auf Ihrem Server - ein Wechsel des Modell-Anbieters verschiebt sie nicht. Der Administrator entscheidet über einen separaten Schalter, ob der Verlauf der Gespräche mit dem KI-Assistenten in der Datenbank gespeichert wird; standardmäßig ist die Speicherung aktiviert. In der Pro-Variante kann er zudem die Schaltfläche „KI-Wissensdatenbank aktualisieren“ nutzen, die Aufgaben und Chats ohne Zusammenfassung oder solche verarbeitet, die seit der letzten Aktualisierung geändert wurden.
Antwortet das Modell nach dem Wechsel nicht, prüfen Sie die Meldung im Thread. Die Anwendung zeigt unter anderem einen ungültigen Schlüssel, ein überschrittenes Anfragelimit oder ein nicht verfügbares Modell an. Die Meldung „Modell unterstützt den Chat-Modus nicht“ bedeutet, dass Sie zu den Einstellungen zurückkehren und ein anderes Modell aus der Liste wählen müssen.
Keiner der Anbieter liest einen Scan ohne Text
Ein Anbieterwechsel fügt Task Manager keine OCR, also keine Texterkennung aus Bildern, hinzu. Ein PDF, das ein Scan ohne Textebene ist, wird von keinem der vier Anbieter gelesen; das Programm liest auch alte, binäre DOC-Dateien nicht.
Erhält Ihr Unternehmen Verträge als PDF mit Textebene oder als DOCX, kann der Assistent deren Inhalt lesen. Bekommen Sie ausschließlich einen Scan, benötigen Sie eine Textversion oder müssen die wichtigsten Informationen im Inhalt der Aufgabe angeben. Der bloße Wechsel von Claude zu Gemini ändert daran nichts.
Bei langen Dateien kommt es auf den Weg an, auf dem der Text zum Assistenten gelangt. Ein Anhang aus einer Nachricht wird bis etwa 50 KB Text gelesen, eine als Wissensquelle angegebene Datei bis 300.000 Zeichen - in Teilen von jeweils etwa 24.000 - und der Index der Wissensdatenbank speichert bis zu 54.000 Zeichen aus einer Datei. Oberhalb dieser Grenzen sieht die KI nur den Anfang des Dokuments. Geben Sie bei einem umfangreichen Bericht die konkrete Datei als Quelle an und prüfen Sie, ob die Antwort den benötigten Abschnitt umfasst.
Auch die Anwendungseinstellungen schützen das Budget. Das tägliche Limit für KI-Anfragen aus Automatisierungen beträgt standardmäßig 200 pro Tag (die Eingabe von 0 deaktiviert das Limit); nach dessen Ausschöpfung werden Automatisierungsregeln mit KI an diesem Tag mit einem Eintrag im Verlauf übersprungen, und der Zähler wird um Mitternacht zurückgesetzt. Zusammenfassungen von Anhängen durch KI haben standardmäßig den Modus „Manuell“, sodass sie nicht von selbst entstehen. Das ist für die Kostenrechnung wichtiger als die Wahl des Anbieters allein nach dem Namen.
Bereiten Sie für morgen eine Frage und Ihren eigenen Schlüssel vor
Notieren Sie sich für morgen eine Frage, die Ihr Team zu seinen Aufgaben tatsächlich stellt. Wählen Sie den Anbieter nach den Bedürfnissen des Teams, nicht nach einem Modell-Ranking. Für ein Unternehmen wie Marks Agentur trennt Task Manager die einmalige Dauerlizenz ohne Abo pro Nutzer von der Rechnung für KI mit eigenem Schlüssel; die Anwendungsdaten bleiben auf dem Server des Unternehmens. Wenn Sie semantische Suche in der Wissensdatenbank benötigen, prüfen Sie die Pro-Variante sowie OpenAI oder Gemini. Wenn nicht, können Sie mit jedem der vier unterstützten Anbieter beginnen.
Erstellen Sie ein Konto beim gewählten Anbieter, erzeugen Sie einen Schlüssel, rufen Sie unter Einstellungen → KI die Modellliste ab und prüfen Sie nach dem Speichern die Antwort des Assistenten. Werfen Sie anschließend einen Blick auf die Abrechnung in Ihrem Anbieterkonto und entscheiden Sie, ob diese Wahl für Sie passt. Wenn Sie zunächst den Aufbau der Anwendung sehen möchten, öffnen Sie die Demo.
Häufig gestellte Fragen
Welchen KI-Anbieter sollte ich für mein Unternehmen wählen, wenn ich gerade erst anfange?
Beginnen Sie mit dem Anbieter, bei dem Sie bereits ein Firmen-API-Konto haben, oder mit dem Modell, das mit „(empfohlen)“ gekennzeichnet ist. Wenn Sie semantische Suche in der KI-Wissensdatenbank der Pro-Variante benötigen, wählen Sie OpenAI oder Gemini.
Kann ich den KI-Anbieter in Task Manager später ändern?
Ja, der Administrator wechselt den Anbieter unter Einstellungen → KI, gibt den neuen Schlüssel ein, ruft die Modellliste ab und speichert die Einstellungen. Aufgaben, Chats, Notizen, Dateien und E-Mails bleiben Anwendungsdaten auf Ihrem Server.
Kann der KI-Assistent bei jedem Anbieter dasselbe leisten?
Gespräche, private Fragen in Threads, Textredaktion und das Vorbereiten von Dateien stehen bei allen vier Anbietern zur Verfügung. Semantische Suche in der KI-Wissensdatenbank erfordert OpenAI oder Gemini, und die visuelle Bildanalyse hängt vom gewählten Modell ab.
Wie wird die Nutzung von KI abgerechnet?
Für die KI-Nutzung zahlen Sie separat, direkt an den Anbieter über Ihren eigenen API-Schlüssel, gemäß dessen Verbrauchsabrechnung. Task Manager berechnet keine Marge und enthält kein Token-Paket in der Lizenz; auf die Rechnung wirken sich unter anderem das gewählte Modell, die Anzahl der Anfragen und die Länge der Antworten aus.
Kann der KI-Assistent ein gescanntes PDF lesen?
Nein, Task Manager verfügt über keine OCR und kann ein PDF, das ein Scan ohne Textebene ist, nicht lesen. Es liest PDFs mit Text sowie unter anderem DOCX- und XLSX-Dateien; alte DOC-Dateien liest es nicht.
Quellen
Das Task Manager-Team - wir schreiben anhand von Beispielen aus Task Manager über Teamarbeit, KI im Unternehmen und gut organisierte Aufgaben. Task Manager wird auf dem eigenen Server installiert und seit 2013 von der Blue Creation Group (Piotr Łącz) entwickelt. Zu den Nutzern gehören unter anderem Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna und Polpharma - lesen Sie die Kundenstimmen. Unsere Texte gleichen wir mit der Dokumentation und der aktuellen Programmversion ab.
