Marek dirige une agence de 11 personnes. Le lundi, il ouvre les paramètres de Task Manager et voit quatre fournisseurs IA : OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude et xAI Grok. Lequel choisir si l’équipe doit interroger l’Assistant IA sur les tâches et les documents de l’entreprise ? La réponse dépend avant tout du besoin de recherche dans la base de connaissances et du modèle que vous souhaitez connecter - et le choix lui-même peut être changé plus tard.
Fournisseur IA pour l’entreprise : que choisissez-vous réellement ?
Vous choisissez l’entreprise vers le modèle de laquelle Task Manager enverra les questions avec votre clé API. Vous ne choisissez pas un nouvel emplacement de stockage pour les tâches, discussions, notes ou fichiers - les données de l’application restent sur votre serveur.
La limite est pourtant nette : lorsque vous utilisez l’IA, la requête, accompagnée du contexte nécessaire, est envoyée au fournisseur du modèle. Ce n’est pas une garantie que les contenus utilisés dans la question restent exclusivement sur votre hébergement. Si vous souhaitez savoir, avant de connecter une clé, ce qui est transmis au fournisseur IA, commencez par examiner les sources que l’équipe va utiliser.
Task Manager fonctionne aussi sans IA. Marek peut donc d’abord organiser les tâches de l’agence, et créer un compte chez un fournisseur seulement lorsqu’il aura un usage concret de l’Assistant IA.
Votre propre clé du fournisseur choisi, une facture directement de sa part
Pour connecter le fournisseur choisi, vous avez besoin d’un compte chez lui et de votre propre clé API. Une clé API est un identifiant confidentiel grâce auquel le fournisseur reconnaît quel compte utilise l’application et à qui facturer la consommation.
Vous générez la clé sur le site du fournisseur choisi :
- OpenAI : https://platform.openai.com/api-keys
- Google Gemini : https://aistudio.google.com/apikey
- Anthropic Claude : https://console.anthropic.com/settings/keys
- xAI Grok : https://console.x.ai/
L’administrateur colle la clé dans Paramètres → IA. Task Manager la chiffre dans la base de données et ne l’affiche plus en entier après l’enregistrement ; le chiffrement des clés API fonctionne aussi bien en version Standard qu’en version Pro. Vous payez l’utilisation du modèle séparément, directement au fournisseur. La licence Task Manager ne comprend ni forfait de tokens ni marge ajoutée à la facture d’IA.
S’il s’agit de votre premier compte API professionnel, lisez comment fonctionne votre propre clé IA et la maîtrise des coûts. Dans les paramètres avancés, vous pouvez aussi limiter la longueur maximale des réponses : la plage disponible va de 1024 à 16384 tokens, la valeur par défaut étant 4096. Un token est l’unité dans laquelle le modèle compte le texte traité. Des réponses plus longues augmentent le coût chez le fournisseur, inutile donc de fixer d’emblée la limite la plus élevée.
Le choix se joue sur la recherche par sens et la prise en charge des images
La recherche sémantique dans la base de connaissances IA de la version Pro nécessite OpenAI ou Gemini. L’analyse visuelle des images dépend quant à elle des capacités du modèle choisi, et non du seul nom du fournisseur. Le choix du fournisseur ne change pas les fonctions de base de l’Assistant IA dans la conversation quotidienne.
Mardi, Kasia de l’agence cherche la date de remise des maquettes, mais ne se souvient plus du nom du document interne contenant les accords avec le client. Dans la base de connaissances IA de la version Pro, la recherche sémantique aide à retrouver des contenus par le sens, et pas seulement par des mots exacts. Elle nécessite OpenAI ou Gemini et est activée par défaut pour ces fournisseurs. En version Standard, il n’y a ni base de connaissances IA ni ce réglage. L’Assistant y répond sur la base de la conversation en cours et des sources indiquées dans sa fenêtre. La façon de travailler avec les sources est décrite dans l’article sur la base de connaissances IA à partir des documents de l’entreprise.
La seconde différence passe facilement inaperçue. Avec OpenAI et Gemini, lorsque la recherche sémantique est activée, des fragments de documents sont envoyés au fournisseur sous forme de vecteurs - des représentations numériques du texte utilisées pour la recherche par sens. Ces requêtes sont facturées séparément. Avec Claude et Grok, la simple indexation de la base de connaissances n’envoie rien au fournisseur. Cela ne signifie pas que les questions ultérieures posées à l’Assistant restent sur le serveur : les requêtes accompagnées du contexte sont toujours envoyées au modèle choisi. Si vous souhaitez limiter l’envoi de contenus pendant l’indexation, comparez ces deux modes plutôt que de chercher une étiquette générale d’« IA privée ».
Jeudi, Marek joint à une tâche une photo d’un plan de travail endommagé. L’Assistant peut analyser visuellement les images JPG, PNG, GIF et WebP, mais seulement si le modèle choisi prend en charge l’image ; les grandes photos sont réduites avant l’envoi. Vérifiez donc les capacités du modèle dans la liste récupérée, ne présumez pas que le seul nom du fournisseur garantit la lecture d’une photo.
Les tâches courantes de l’Assistant ne nécessitent pas un autre fournisseur
Une conversation avec l’Assistant IA, une question privée dans un fil de discussion et la retouche d’un texte fonctionnent indépendamment du fournisseur choisi parmi les quatre disponibles. Vous pouvez également demander la préparation d’une tâche, d’un rappel ou d’un fichier à télécharger ; le choix du fournisseur n’ajoute pas un ensemble distinct de ces fonctions.
Ola doit résumer une conversation sur une offre commerciale. Elle active dans le fil de discussion le mode privé de l’Assistant IA et demande quelles décisions ont été prises ; la réponse lui est renvoyée avec la mention « POUR VOUS UNIQUEMENT ». Elle peut aussi utiliser « Structurer » et choisir l’une des options : Contenu original, Enrichir, Résumer ou Expert. Dans l’éditeur « Enrichir le texte », elle améliore son brouillon tout en conservant la mise en forme existante.
Après une demande de nouvelle tâche, l’Assistant ouvre le formulaire « Ajouter une tâche » déjà rempli. Rien n’est créé tant que vous n’avez pas cliqué vous-même sur « Enregistrer ». L’enregistrement d’un rappel nécessite également une confirmation. Vous pouvez aussi demander un fichier Word, PDF, Excel, CSV ou HTML : le modèle prépare le contenu, et Task Manager assemble le fichier. Ce que vous pouvez confier à l’Assistant IA fait partie de l’application, ce n’est pas un abonnement auprès d’un fournisseur en particulier.
L’Assistant lit également le texte des pièces jointes TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX et PDF avec couche de texte. La lecture de ces formats ne nécessite pas de changer de fournisseur. Pour un document très long, vérifiez comment vous le fournissez : une pièce jointe d’un message est lue jusqu’à environ 50 Ko de texte, tandis qu’un fichier désigné comme source de connaissances l’est jusqu’à 300 000 caractères.
Comment choisir un modèle et un fournisseur sans classement sorti du chapeau ?
Si vous avez besoin de la recherche sémantique dans la base de connaissances IA de la version Pro, choisissez OpenAI ou Gemini ; si vous voulez que l’indexation elle-même n’envoie pas le contenu au fournisseur, regardez du côté de Claude ou de Grok. Vérifiez ensuite le modèle disponible sur votre propre compte. La simple liste des fournisseurs ne prouve pas qu’un modèle écrit mieux qu’un autre ; Task Manager récupère la liste actuelle des modèles une fois la clé saisie et après un clic sur le bouton d’actualisation.
| Situation dans votre entreprise | Ce qu’il faut vérifier |
|---|---|
| Vous avez la version Pro et souhaitez effectuer des recherches sémantiques dans la base de connaissances | Choisissez OpenAI ou Gemini et vérifiez le paramètre de recherche sémantique. |
| Vous souhaitez que l’indexation de la base de connaissances n’envoie pas son contenu au fournisseur | Regardez du côté de Claude ou de Grok ; les questions avec contexte continuent toutefois d’être transmises au modèle. |
| L’équipe souhaite poser des questions sur des photos et des captures d’écran | Choisissez dans la liste un modèle prenant en charge l’image. |
| L’entreprise dispose déjà d’un compte API chez l’un des quatre fournisseurs | Vous pouvez partir de celui-ci et vérifier les modèles disponibles. |
| Vous testez encore votre façon de travailler avec l’IA | Commencez par le modèle portant la mention « (recommandé) » et la limite de longueur de réponse par défaut. |
La mention « (recommandé) » est attribuée à un seul modèle chez chaque fournisseur : gpt-4o chez OpenAI, gemini-2.0-flash chez Gemini, claude-opus-4-8 chez Claude et grok-3 chez Grok. Les autres modèles de la liste récupérée fonctionnent également - ils n’ont simplement pas cette mention. Les noms de modèles indiqués dans la documentation ne remplacent pas la liste actuelle récupérée depuis votre compte.
Changer de fournisseur nécessite une nouvelle clé et une nouvelle récupération des modèles
Vous changez de fournisseur à l’endroit où vous l’avez choisi la première fois : Paramètres → IA. L’administrateur sélectionne une autre option dans le champ « Fournisseur IA », saisit une nouvelle clé, actualise la liste des modèles, choisit un modèle et clique sur « Enregistrer les paramètres IA ». Task Manager teste alors la connexion et affiche d’éventuels avertissements.
Les tâches, discussions, notes, fichiers et messagerie sont des données de l’application stockées sur votre serveur - changer de fournisseur de modèle ne les déplace pas. L’administrateur décide, via un interrupteur distinct, si l’historique des conversations avec l’Assistant IA est enregistré en base ; par défaut, l’enregistrement est activé. En version Pro, il peut également utiliser le bouton « Mettre à jour la base de connaissances IA », qui traite les tâches et discussions sans résumé ou modifiées depuis la dernière mise à jour.
Si, après le changement, le modèle ne répond pas, consultez le message affiché dans le fil de discussion. L’application signale notamment une clé invalide, une limite de requêtes dépassée ou un modèle indisponible. Le message « Le modèle ne prend pas en charge le mode discussion » signifie qu’il faut retourner dans les paramètres et choisir un autre modèle dans la liste.
Aucun fournisseur ne lira un scan sans texte
Changer de fournisseur n’ajoutera pas à Task Manager la fonction d’OCR, c’est-à-dire la reconnaissance de texte à partir d’une image. Un PDF correspondant à un scan sans couche de texte ne sera lu par aucun des quatre fournisseurs ; le programme ne lit pas non plus les anciens fichiers DOC binaires.
Si votre entreprise reçoit des contrats en PDF avec couche de texte ou en DOCX, l’Assistant peut en lire le contenu. Si vous ne recevez qu’un scan, il vous faut une version textuelle, ou alors vous devez transmettre les informations essentielles directement dans le contenu de la tâche. Remplacer Claude par Gemini n’y changera rien.
Pour les fichiers longs, c’est le chemin emprunté par le texte jusqu’à l’Assistant qui compte. Une pièce jointe d’un message est lue jusqu’à environ 50 Ko de texte, un fichier désigné comme source de connaissances jusqu’à 300 000 caractères - en parties d’environ 24 000 - et l’index de la base de connaissances enregistre jusqu’à 54 000 caractères par fichier. Au-delà de ces seuils, l’IA ne voit que le début du document. Pour un rapport volumineux, indiquez précisément le fichier comme source et vérifiez que la réponse couvre bien le passage recherché.
Les paramètres de l’application veillent aussi sur le budget. La limite quotidienne de requêtes IA issues des Automatisations est par défaut de 200 par jour (saisir 0 désactive la limite) ; une fois celle-ci atteinte, les règles d’automatisation IA sont ignorées pour le reste de la journée, avec une entrée dans l’historique, et le compteur se réinitialise à minuit. Les résumés de pièces jointes par IA sont par défaut en mode « Manuel », ils ne sont donc pas générés automatiquement. Cela pèse davantage sur la facture que le choix du fournisseur basé sur son seul nom.
Pour demain, préparez une question et votre propre clé
Demain, notez une question que votre équipe pose réellement à propos de ses tâches. Choisissez le fournisseur selon les besoins de l’équipe, pas selon un classement de modèles. Pour une entreprise comme l’agence de Marek, Task Manager distingue une licence perpétuelle, payée une seule fois et sans abonnement par utilisateur, de la facture IA liée à votre propre clé ; les données de l’application restent sur le serveur de l’entreprise. Si vous avez besoin de recherche sémantique dans la base de connaissances, regardez du côté de la version Pro et d’OpenAI ou Gemini. Sinon, vous pouvez commencer avec n’importe lequel des quatre fournisseurs pris en charge.
Créez un compte chez le fournisseur choisi, générez une clé, récupérez la liste des modèles dans Paramètres → IA, puis, une fois les paramètres enregistrés, vérifiez la réponse de l’Assistant. Consultez ensuite la facturation sur votre compte fournisseur et décidez si ce choix vous convient. Si vous souhaitez d’abord découvrir l’organisation de l’application, ouvrez la Demo.
Questions fréquentes
Quel fournisseur IA choisir pour l’entreprise si je débute ?
Commencez par le fournisseur chez qui vous avez déjà un compte API professionnel, ou par le modèle marqué « (recommandé) ». Si vous avez besoin de la recherche sémantique dans la base de connaissances IA de la version Pro, choisissez OpenAI ou Gemini.
Puis-je changer de fournisseur IA plus tard dans Task Manager ?
Oui, l’administrateur change de fournisseur dans Paramètres → IA, renseigne la nouvelle clé, récupère la liste des modèles et enregistre les paramètres. Les tâches, discussions, notes, fichiers et la messagerie restent des données de l’application sur votre serveur.
L’Assistant IA fait-il la même chose avec chaque fournisseur ?
La conversation, les questions privées dans les fils de discussion, la relecture de texte et la préparation de fichiers sont disponibles avec chacun des quatre fournisseurs. La recherche sémantique dans la base de connaissances IA nécessite OpenAI ou Gemini, et l’analyse visuelle d’images dépend du modèle choisi.
Comment la consommation d’IA est-elle facturée ?
Vous payez l’utilisation de l’IA séparément, directement au fournisseur avec votre propre clé API, selon son mode de facturation à l’usage. Task Manager n’ajoute aucune marge et n’inclut aucun forfait de tokens dans la licence ; la facture dépend notamment du modèle choisi, du nombre de requêtes et de la longueur des réponses.
L’Assistant IA sait-il lire un PDF scanné ?
Non, Task Manager n’a pas d’OCR et ne lira pas un PDF qui est un scan sans couche de texte. Il lit les PDF contenant du texte ainsi que, entre autres, les fichiers DOCX et XLSX ; il ne lit pas les anciens fichiers DOC.
Sources
L’équipe Task Manager - nous écrivons sur le travail en équipe, l’IA en entreprise et l’organisation des tâches, à partir d’exemples tirés de Task Manager, un logiciel installé sur votre propre serveur. Task Manager est développé depuis 2013 par Blue Creation Group (Piotr Łącz) ; il est notamment utilisé par Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna et Polpharma - consultez les avis de nos clients. Nous vérifions nos contenus à l’aide de la documentation et de la version actuelle du logiciel.
