Marek gestisce un'agenzia di 11 persone. Il lunedì apre le impostazioni di Task Manager e vede quattro fornitori AI: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude e xAI Grok. Quale scegliere, dato che il team dovrà interrogare l'Assistente AI su attività e documenti aziendali? La risposta dipende soprattutto dal fatto che tu abbia bisogno della ricerca nella base di conoscenza e da quale modello vuoi collegare - e la scelta stessa puoi cambiarla in seguito.
Fornitore AI per l'azienda: cosa stai scegliendo esattamente?
Scegli l'azienda al cui modello Task Manager invierà le domande con la tua chiave API. Non stai scegliendo un nuovo luogo in cui conservare attività, chat, note o file - i dati dell'applicazione si trovano sul tuo server.
Il confine però è netto: quando usi l'AI, la richiesta insieme al contesto necessario arriva al fornitore del modello. Non si tratta di una garanzia che i contenuti usati nella domanda restino esclusivamente sul tuo hosting. Se prima di collegare la chiave vuoi stabilire cosa arriva al fornitore AI, inizia esaminando le fonti che il team utilizzerà.
Task Manager funziona anche senza AI. Marek può quindi prima organizzare le attività dell'agenzia e aprire un account presso un fornitore solo quando avrà un uso concreto per l'Assistente AI.
La tua chiave del fornitore scelto, fattura direttamente da lui
Per collegare il fornitore scelto ti serve un account presso di lui e una tua chiave API. La chiave API è un identificativo riservato grazie al quale il fornitore riconosce da quale account proviene l'applicazione e a chi addebitare il consumo.
Genererai la chiave sul sito del fornitore scelto:
- OpenAI: https://platform.openai.com/api-keys
- Google Gemini: https://aistudio.google.com/apikey
- Anthropic Claude: https://console.anthropic.com/settings/keys
- xAI Grok: https://console.x.ai/
L'amministratore incolla la chiave in Impostazioni → AI. Task Manager la cifra nel database e, dopo il salvataggio, non la mostra per intero; la cifratura delle chiavi API funziona sia nella versione Standard che Pro. Per l'uso del modello paghi separatamente, direttamente al fornitore. Nella licenza di Task Manager non c'è alcun pacchetto di token né un margine aggiunto alla fattura per l'AI.
Se questo è il primo account API aziendale, leggi come funziona la propria chiave AI e il controllo dei costi. Nelle impostazioni avanzate puoi anche limitare la lunghezza massima della risposta: l'intervallo disponibile è 1024-16384 token, con valore predefinito di 4096. Il token è l'unità in cui il modello conta il testo elaborato. Risposte più lunghe aumentano il costo presso il fornitore, quindi non devi impostare subito il limite più alto.
A decidere la scelta sono la ricerca per significato e la gestione delle immagini
La ricerca semantica nella base di conoscenza AI della versione Pro richiede OpenAI o Gemini. L'analisi visiva delle immagini dipende invece dalle capacità del modello scelto, non dal nome del fornitore in sé. La scelta del fornitore non modifica le funzioni di base dell'Assistente AI nella conversazione quotidiana.
Martedì Kasia dell'agenzia cerca la scadenza di consegna dei mockup, ma non ricorda il nome del documento aziendale con gli accordi presi con il cliente. Nella base di conoscenza AI della versione Pro, la ricerca semantica aiuta a trovare contenuti per significato, non solo per parole esatte. Richiede OpenAI o Gemini ed è attiva di default per questi fornitori. Nella versione Standard non esiste la base di conoscenza AI né questo interruttore. Lì l'Assistente risponde in base alla conversazione in corso e alle fonti indicate nella sua finestra. Il modo di lavorare con le fonti è descritto nel testo sulla base di conoscenza AI dai documenti aziendali.
La seconda differenza è facile da trascurare. Con OpenAI e Gemini, quando la ricerca semantica è attiva, i frammenti dei documenti arrivano al fornitore per ottenere i vettori - rappresentazioni numeriche del testo usate per la ricerca per significato. Queste richieste vengono fatturate separatamente. Con Claude e Grok, la semplice indicizzazione della base di conoscenza non invia nulla al fornitore. Questo non significa che le domande successive all'Assistente restino sul server: le richieste con il contesto arrivano comunque al modello scelto. Se vuoi limitare l'invio dei contenuti durante l'indicizzazione, confronta queste due modalità, invece di cercare un'etichetta generica di "AI privata".
Giovedì Marek allega a un'attività una foto del piano del tavolo danneggiato. L'Assistente può analizzare visivamente immagini JPG, PNG, GIF e WebP, ma solo se il modello scelto supporta le immagini; le foto di grandi dimensioni vengono ridotte prima dell'invio. Controlla quindi le capacità del modello dall'elenco scaricato, senza presumere che sia il nome del fornitore a determinare da solo la lettura della foto.
Le attività comuni dell'Assistente non richiedono un fornitore diverso
La conversazione con l'Assistente AI, una domanda privata nella discussione e la redazione di un testo funzionano indipendentemente da quale dei quattro fornitori colleghi. Allo stesso modo puoi chiedere di preparare un'attività, un promemoria o un file da scaricare; la scelta del fornitore non aggiunge un set separato di queste funzioni.
Ola deve riassumere una conversazione sull'offerta. Attiva nella discussione la modalità privata dell'Assistente AI e chiede quali siano gli accordi presi; riceve una risposta contrassegnata con "SOLO PER TE". Può anche usare "Riordina" e scegliere una delle opzioni: Contenuto originale, Abbellisci, Riassumi oppure Esperto. Nell'editor "Abbellisci testo" corregge la sua bozza, mantenendo la struttura esistente.
Dopo la richiesta di una nuova attività, l'Assistente apre il modulo "Aggiungi attività" già compilato. Non viene creato nulla finché non clicchi tu stesso su "Salva". Anche il salvataggio di un promemoria richiede conferma. Puoi anche richiedere un Word, PDF, Excel, CSV o HTML: il modello prepara il contenuto, mentre Task Manager compone il file. Ciò che puoi affidare all'Assistente AI resta parte dell'applicazione, non un abbonamento presso un fornitore specifico.
L'Assistente legge anche il testo dagli allegati TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX e PDF con livello di testo. La lettura di questi formati non richiede un cambio di fornitore. Per un documento molto lungo, verifica come fornisci il file: un allegato da un messaggio viene letto fino a circa 50 KB di testo, mentre un file indicato come fonte di conoscenza fino a 300.000 caratteri.
Come scegliere il modello e il fornitore senza una classifica campata in aria?
Se hai bisogno della ricerca per significato nella base di conoscenza AI della variante Pro, scegli OpenAI oppure Gemini; se vuoi che la sola indicizzazione non invii i contenuti al fornitore, valuta Claude oppure Grok. Poi verifica il modello disponibile sul tuo account. Il solo elenco dei fornitori non dimostra che un modello scriva meglio di un altro; Task Manager recupera l'elenco aggiornato dei modelli dopo l'inserimento della chiave e il clic sull'aggiornamento.
| La situazione nella tua azienda | Cosa verificare |
|---|---|
| Hai la variante Pro e vuoi cercare nella base di conoscenza per significato | Scegli OpenAI oppure Gemini e verifica l'impostazione della ricerca semantica. |
| Vuoi che la sola indicizzazione della base di conoscenza non invii i suoi contenuti al fornitore | Valuta Claude oppure Grok; le domande con contesto arrivano comunque al modello. |
| Il team vuole fare domande su foto e screenshot | Scegli dall'elenco un modello che supporti le immagini. |
| L'azienda ha già un account API presso uno dei quattro fornitori | Puoi iniziare da quello e verificare i modelli disponibili. |
| Stai ancora testando il modo di lavorare con l'AI | Inizia dal modello contrassegnato "(consigliato)" e dal limite predefinito di lunghezza della risposta. |
La dicitura "(consigliato)" viene assegnata a un modello per ciascun fornitore: gpt-4o in OpenAI, gemini-2.0-flash in Gemini, claude-opus-4-8 in Claude e grok-3 in Grok. Anche gli altri modelli dell'elenco recuperato funzionano - semplicemente non hanno questa dicitura. I nomi dei modelli riportati nella guida non sostituiscono l'elenco aggiornato scaricato dal tuo account.
Cambiare fornitore richiede una nuova chiave e il download dei modelli
Il fornitore si cambia dove lo hai scelto la prima volta: Impostazioni → AI. L'amministratore indica una voce diversa nel campo "Fornitore AI", inserisce una nuova chiave, aggiorna l'elenco dei modelli, sceglie un modello e clicca su "Salva impostazioni AI". Task Manager testa quindi la connessione e mostra eventuali avvisi.
Attività, chat, note, file e posta sono dati dell'applicazione sul tuo server - il cambio di fornitore del modello non li trasferisce. L'amministratore decide con un interruttore separato se la cronologia delle conversazioni con l'Assistente AI viene salvata nel database; per impostazione predefinita il salvataggio è attivo. Nella variante Pro può anche usare il pulsante "Aggiorna base di conoscenza AI", che elabora le attività e le chat senza riassunto oppure modificate dall'ultimo aggiornamento.
Se dopo il cambio il modello non risponde, controlla il messaggio nella discussione. L'applicazione indica, tra l'altro, una chiave errata, un limite di richieste superato oppure un modello non disponibile. Il messaggio "Il modello non supporta la modalità chat" significa che devi tornare alle impostazioni e scegliere un altro modello dall'elenco.
Nessun fornitore leggerà una scansione senza testo
Il cambio di fornitore non aggiungerà a Task Manager l'OCR, ossia il riconoscimento del testo dalle immagini. Un PDF che è una scansione senza livello di testo non verrà letto da nessuno dei quattro fornitori; il programma non legge inoltre i vecchi file DOC binari.
Se l'azienda riceve i contratti come PDF con livello di testo oppure come DOCX, l'Assistente può leggerne il contenuto. Quando ricevi solo una scansione, ti serve una versione testuale oppure devi riportare le informazioni principali nel testo dell'attività. La semplice sostituzione di Claude con Gemini non cambia nulla in questo caso.
Per i file lunghi, conta il percorso con cui il testo arriva all'Assistente. Un allegato da un messaggio viene letto fino a circa 50 KB di testo, un file indicato come fonte di conoscenza fino a 300.000 caratteri - in parti di circa 24.000 - mentre l'indice della base di conoscenza salva fino a 54.000 caratteri da un singolo file. Oltre queste soglie l'AI vede solo l'inizio del documento. Per un report corposo, indica il file specifico come fonte e verifica se la risposta copre la parte necessaria.
Anche le impostazioni dell'applicazione tutelano il budget. Il limite giornaliero di richieste AI dalle Automazioni è di default 200 al giorno (inserendo 0 il limite si disattiva); una volta esaurito, le regole con AI vengono quel giorno saltate con una registrazione nella cronologia, e il contatore si azzera a mezzanotte. I riassunti degli allegati tramite AI hanno di default la modalità "Manuale", quindi non vengono creati automaticamente. Questo conta più per il conto finale della scelta del fornitore basata solo sul nome.
Per domani prepara una domanda e la tua chiave personale
Domani annota una domanda che il team pone davvero sulle proprie attività. Scegli il fornitore in base alle esigenze del team, non in base a una classifica di modelli. Per un'azienda come l'agenzia di Marek, Task Manager separa la licenza perpetua, senza abbonamento per utente, dal conto per l'AI con la tua chiave personale; i dati dell'applicazione restano sul server aziendale. Se ti serve la ricerca semantica nella base di conoscenza, valuta la variante Pro con OpenAI oppure Gemini. Altrimenti puoi iniziare con uno qualsiasi dei quattro fornitori supportati.
Apri un account presso il fornitore scelto, genera una chiave, scarica l'elenco dei modelli in Impostazioni → AI e, dopo il salvataggio, verifica la risposta dell'Assistente. Poi controlla la fatturazione sul tuo account presso il fornitore e decidi se questa scelta ti soddisfa. Se prima vuoi vedere la struttura dell'applicazione, apri la Demo.
Domande frequenti
Quale fornitore AI scegliere per l'azienda se sto appena iniziando?
Inizia dal fornitore presso cui hai già un account API aziendale, oppure dal modello contrassegnato come "(consigliato)". Se ti serve la ricerca semantica nella base di conoscenza AI della versione Pro, scegli OpenAI o Gemini.
Posso cambiare in seguito il fornitore AI in Task Manager?
Sì, l'amministratore cambia il fornitore in Impostazioni → AI, inserisce la nuova chiave, scarica l'elenco dei modelli e salva le impostazioni. Attività, chat, note, file e posta restano dati dell'applicazione sul tuo server.
L'Assistente AI è in grado di fare le stesse cose con ogni fornitore?
La conversazione, le domande private nelle discussioni, la revisione del testo e la preparazione dei file sono disponibili con ciascuno dei quattro fornitori. La ricerca semantica nella base di conoscenza AI richiede OpenAI o Gemini, mentre l'analisi visiva delle immagini dipende dal modello scelto.
Come viene fatturato l'utilizzo dell'AI?
Paghi l'utilizzo dell'AI separatamente, direttamente al fornitore con la tua chiave API, secondo il suo sistema di fatturazione a consumo. Task Manager non applica alcun margine né include un pacchetto di token nella licenza; sulla fattura incidono, tra l'altro, il modello scelto, il numero di richieste e la lunghezza delle risposte.
L'Assistente AI legge un PDF scansionato?
No, Task Manager non ha l'OCR e non legge un PDF che sia una scansione priva di livello di testo. Legge PDF con testo e, tra gli altri, file DOCX e XLSX; non legge i vecchi file DOC.
Fonti
Il team di Task Manager - scriviamo di lavoro di squadra, AI in azienda e organizzazione delle attività, utilizzando esempi tratti da Task Manager, un software installato sul proprio server. Task Manager è sviluppato dal 2013 da Blue Creation Group (Piotr Łącz) ed è utilizzato, tra gli altri, da Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna e Polpharma - scopri le opinioni dei clienti. Verifichiamo i contenuti consultando il manuale e la versione aggiornata del software.
