V pondělí si Ola zapsala ujednání ze 40minutové schůzky s klientem ABC a uložila dokument na disk. O dva týdny později Marek našel tři podobně pojmenované soubory, ale ne ten, ve kterém bylo zapsáno rozhodnutí o vzhledu stránky. Problémem nebylo psaní poznámek - nikdo nevěděl, kde tu správnou hledat.
Poznámky ze schůzek ve firmě mizí, když nemají své místo
Poznámku nejsnáze najdete tehdy, když leží u projektu nebo rozhovoru, kterého se týká. Samostatný dokument na disku vyžaduje, aby si tým pamatoval, jak jej někdo pojmenoval a do kterého adresáře patří.
Ola si po pondělní schůzce zapíše, že klient ABC chce tmavé pozadí makety. Marek si rozhodnutí pamatuje, ale nepamatuje si, jestli padlo v dokumentu, na chatu, nebo na papíru ze schůzky. Když ve čtvrtek začne navrhovat, hledání ujednání mu zabere víc času než přečtení samotné poznámky.
Task Manager umožňuje uchovávat Poznámky ve stejné aplikaci jako úkoly a chaty. Poznámku můžete přiřadit k Pracovnímu prostoru nebo ji založit přímo u konkrétního úkolu či chatu. Nemusíte kontext záležitosti rekonstruovat z názvů souborů. Více o tom, proč ujednání mezi kanály mizí, si přečtete v textu o pravidle jednoho místa pro tým.
Pracovní prostor pomáhá poznámku najít, ale nesdílí ji s týmem
Přiřazení poznámky k Pracovnímu prostoru slouží k jejímu vyhledávání, ne k udělování přístupu. Poznámka zůstává viditelná pouze pro autora, dokud ji sám nesdílí - nevidí ji ani administrátor.
Toto rozlišení lze snadno přehlédnout. Ve středu Ola označí poznámku Pracovním prostorem „Nová webová stránka“, aby ji později zobrazila s materiály projektu. Neznamená to, že si ji Marek už může přečíst. Pokud má pracovat s ujednáními klienta, musí Ola kliknout na „Sdílet“, vybrat „Přidat osobu…“ a označit Marka.
Přístup „Pouze náhled“ umožňuje poznámku číst bez úprav. „Může upravovat“ umožňuje měnit obsah i název. Vlastník spravuje sdílení a může přístup odebrat tlačítkem ×. Když má poznámka přiřazený Pracovní prostor, seznam osob k výběru zahrnuje pouze osoby z tohoto Pracovního prostoru.
Nesnažte se nahrazovat sdílení zmínkou @. V poznámce jde pouze o značku v textu, zobrazuje výhradně osoby, které už mají přístup, a neodesílá žádné oznámení. Podrobnosti o oprávněních najdete v popisu funkce Poznámky v Task Manageru.
Krátká struktura poznámky vítězí nad úplným zápisem rozhovoru
Poznámka ze schůzky by vám měla umožnit pochopit rozhodnutí bez rekonstrukce celého rozhovoru. Začněte datem a účastníky, poté zapište rozhodnutí, otevřené otázky a to, co se má stát dál.
Ve středu ráno Ola otevře Poznámky z menu zobrazení v horní liště, přejde do složky projektu a klikne na + v navigační liště. Nová poznámka se vytvoří v aktuálně otevřené složce a kurzor se rovnou umístí do názvu. Ola napíše „ABC - ujednání po schůzce“ místo „Poznámka 1“. Srozumitelný název pomůže Markovi, až bude hledat podle jména.
Do obsahu zapíše: „Rozhodnutí: tmavé pozadí makety“; níže: „Otevřeno: klient potvrdí fotografie“. Seznamy a tučné písmo pomáhají tyto dvě věci oddělit. Editor podporuje také seznam úkolů, ve kterém lze odškrtávat položky, ale samotné zaškrtávací políčko nenahradí úkol s termínem a přiřazenou osobou.
Uložení proběhne automaticky přibližně sekundu po přerušení psaní, při opuštění editoru a při zavření okna. Pokud Ola vytvořila poznámku ve špatné složce, může ji změnit v záhlaví nebo použít „Přesunout…“ v nabídce poznámky. Nemusí ji psát znovu.
Když padne otázka „kdo a do kdy?“, založte úkol
Ujednání s odpovědnou osobou a termínem zapište jako úkol. Poznámka uchová důvod rozhodnutí a materiál ze schůzky, zatímco úkol ukáže, kdo má práci vykonat a kdy.
Na čtvrteční schůzce klient řekne: „Pošlete dvě verze makety do úterý“. Ola toto rozhodnutí zapíše do poznámky, ale zvlášť založí úkol pro Marka s termínem na úterý. Task Manager umožňuje přiřadit osoby, nastavit termín s časem nebo bez něj, prioritu i stav úkolu. Marek díky tomu nemusí svou práci hledat uprostřed dlouhého zápisu.
Pokud se práce skládá z několika krátkých kroků, můžete do popisu úkolu vložit seznam úkolů. Účastníci odškrtávají jeho položky přímo v kartě úkolu, vidí společný postup a mini avatar osoby, která daný bod označila. Pokud chcete tyto kroky rozepsat u společného úkolu, využijte návod o kontrolním seznamu v úkolu.
Nepřenášejte ale celý rozhovor do úkolů. Dotaz klienta na alternativní barvu, kterou ještě nikdo neschválil, může zůstat v poznámce jako otevřená otázka. Úkol vznikne až tehdy, když je jasné, jakou činnost je třeba provést.
Poznámku najdete podle slova z obsahu, nejen podle názvu
Lupa v okně Poznámek prohledává názvy i obsah poznámek. Když si pamatujete „tmavé pozadí“, nemusíte hádat, zda Ola nazvala dokument „ABC“, „Makieta“ nebo „Schůzka“.
V pátek, dva týdny po rozhovoru, Marek zadá do lupy zapamatované slovo - poznámku najde, protože mu ji Ola dříve zpřístupnila. Pokud je seznam zúžen filtrem pod ikonou oka, pozná to podle tečky pod touto ikonou a může filtr zrušit.
Strom Poznámek nabízí také zobrazení „Všechny poznámky“, „Dokumenty“, „Zpřístupněno mně“ a „Oblíbené“. Po rozbalení Pracovního prostoru vidíte jeho úkoly a chaty; poznámku můžete založit u konkrétního vlákna. Je pak vidět také ve složce daného vlákna v modulu Soubory, který patří k variantě Pro. Připnutí k úkolu nebo chatu stále neudílí přístup k poznámce jejich účastníkům.
Pokud má poznámka sloužit jako materiál pro klienta, můžete ji exportovat do PDF, Wordu nebo TXT. Export ale nenahrazuje uspořádání pracovní verze: nejprve zajistěte výstižný název, správné umístění a přístup pro osoby, které ji mají využívat.
AI asistent přečte označenou poznámku, ale neobejde oprávnění
AI asistent může odpovědět na otázku o ujednáních, pokud označíte poznámku jako zdroj znalostí. Můžete označit současně poznámku, úkol a chat, abyste se zeptali na věc rozepsanou na několika místech.
Ola vybere „Zdroje“ pod názvem rozhovoru s AI asistentem, zaškrtne poznámku a chat s klientem a zeptá se: „Jaké pozadí schválil ABC?“.
AI asistent vidí pouze zdroje dostupné osobě, která se ptá. Marek si přes AI nepřečte soukromou poznámku Oly, pokud mu ji Ola nezpřístupnila. Task Manager funguje i bez AI, takže poznámku můžete najít běžnou lupou.
AI v Task Manageru funguje na klíči firmy u vybraného poskytovatele modelu. Když se ptáte na označenou poznámku, její obsah se dostane k externímu poskytovateli modelu - proto označujte pouze ty zdroje, které tam mohou být poslány. Před použitím zdrojů si přečtěte popis AI asistenta a vysvětlení, co se dostává k poskytovateli AI.
Vymazanou poznámku můžete obnovit, ale neodkládejte to
Omylem odstraněnou poznámku můžete vrátit tlačítkem „Zpět“ v liště okna nebo obnovit z Koše. Poznámky mizí z Koše natrvalo po 30 dnech, proto ho neberte jako archiv.
V pondělí po tomto pátku Ola odstraní nesprávnou poznámku. Pokud hned klikne na „Zpět“, poznámka se vrátí s obsahem, sdíleními, označením oblíbených a na své místo v seznamu. Zkratka Ctrl+Z vrací pouze psaní v editoru, nikoli odstranění poznámky ani změnu jejího pořadí.
Když si Ola všimne chyby později, může otevřít svůj osobní Koš a vybrat „Obnovit“ z nabídky ⋮. Vidí tam pouze poznámky, jejichž je vlastníkem. „Odstranit trvale“ a uplynutí 30 dnů vymažou i soubory přiložené k poznámce.
Zítra po nejbližší schůzce založte jednu poznámku u projektu, zapište rozhodnutí, zpřístupněte ji správným osobám a proměňte ujednání s termínem v úkoly. Za týden zkuste najít poznámku podle jednoho slova z jejího obsahu. Uspořádání Poznámek si můžete prohlédnout v Demu.
Nejčastější dotazy
Vidí celý tým poznámku přiřazenou k Pracovnímu prostoru?
Ne, přiřazení k Pracovnímu prostoru neposkytuje týmu přístup k poznámce. Ta je soukromá, dokud ji vlastník sám nesdílí; nevidí ji ani administrátor.
Mohou jednu poznámku upravovat dvě osoby?
Ano, vlastník může druhé osobě udělit přístup „Může upravovat“, který umožňuje měnit obsah i název. Přístup „Pouze náhled“ umožňuje poznámku číst bez provádění změn.
Jak najít poznámku ze schůzky před dvěma týdny?
Použijte lupu v Poznámkách, která hledá v názvu a obsahu poznámek, ke kterým máte přístup. Výsledky můžete zúžit filtrem Pracovní prostor nebo „Sdíleno se mnou“.
Co udělat, když poznámku omylem smažu?
Klikněte na „Zpět“ v horní liště okna nebo obnovte vlastní poznámku z Koše. Po 30 dnech z něj poznámka natrvalo zmizí i s přiloženými soubory.
Může AI asistent přečíst poznámku ze schůzky?
Ano, označte poznámku tlačítkem „Zdroje“ v rozhovoru s AI asistentem. Asistent využívá pouze zdroje, ke kterým máte přístup, a obsah označeného zdroje se odesílá vybranému poskytovateli modelu na klíči firmy.
Zdroje
Tým aplikace Task Manager - píšeme o týmové práci, AI ve firmách a organizaci úkolů na příkladech z aplikace Task Manager, která se instaluje na vlastní server. Task Manager vyvíjí od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používají ho mimo jiné Neonet, Vojenská technická akademie a Polpharma - prohlédněte si hodnocení zákazníků. Texty ověřujeme podle dokumentace a aktuální verze aplikace.
