Lundi, Ola a consigné les décisions d’une réunion de 40 minutes avec le client ABC et a enregistré le document sur le disque. Deux semaines plus tard, Marek a trouvé trois fichiers portant des noms similaires, mais pas celui contenant la décision sur l’apparence du site. Le problème n’était pas de prendre des notes - personne ne savait où chercher la bonne.
Les notes de réunion en entreprise se perdent quand elles n’ont pas leur place
Une note se retrouve le plus facilement lorsqu’elle est placée à côté du projet ou de la conversation auxquels elle se rapporte. Un document séparé sur le disque oblige l’équipe à se souvenir de la façon dont quelqu’un l’a nommé et du dossier dans lequel il a été rangé.
Ola note après la réunion du lundi que le client ABC veut un fond sombre pour la maquette. Marek se souvient de la décision, mais ne se souvient pas si elle a été prise dans un document, sur une discussion ou sur une note de réunion. Quand il commence à concevoir jeudi, retrouver cette décision lui prend plus de temps que de lire la note elle-même.
Task Manager permet de garder les Notes dans la même application que les tâches et les discussions. Vous pouvez associer une note à un Espace de travail ou la créer directement dans une tâche ou une discussion donnée. Vous n’avez pas besoin de reconstituer le contexte d’un sujet à partir des noms de fichiers. Pour en savoir plus sur les raisons pour lesquelles les décisions se perdent entre les canaux, consultez l’article sur la règle de l’endroit unique pour l’équipe.
L’Espace de travail aide à retrouver une note, mais ne la partage pas avec l’équipe
Associer une note à un Espace de travail sert à la retrouver, pas à donner un accès. La note reste visible uniquement pour son auteur, jusqu’à ce qu’il la partage lui-même - même l’administrateur ne la voit pas.
Cette distinction est facile à négliger. Mercredi, Ola associe une note à l’Espace de travail « Nouveau site web » afin de pouvoir l’afficher plus tard avec les documents du projet. Cela ne signifie pas que Marek peut déjà la lire. S’il doit travailler sur les décisions du client, Ola doit cliquer sur « Partager », choisir « Ajouter une personne… » et indiquer Marek.
L’accès « Lecture seule » permet de lire la note sans la modifier. « Peut modifier » permet de changer le contenu et le titre. Le propriétaire gère le partage et peut retirer l’accès via le bouton ×. Lorsque la note est associée à un Espace de travail, la liste des personnes proposées ne comprend que les membres de cet Espace de travail.
N’essayez pas de remplacer le partage par une mention @. Dans une note, elle n’est qu’un repère dans le texte : elle affiche uniquement les personnes qui ont déjà accès, et n’envoie aucune notification. Vous trouverez le détail des autorisations dans la description de la fonctionnalité Notes de Task Manager.
Une note courte et structurée vaut mieux qu’un compte-rendu complet
Une note de réunion doit vous permettre de comprendre une décision sans avoir à reconstituer toute la conversation. Commencez par la date et les participants, puis notez les décisions, les questions ouvertes et ce qui doit se passer ensuite.
Mercredi matin, Ola ouvre Notes depuis le menu des vues dans la barre supérieure, se rend dans le dossier du projet et clique sur + dans la barre de navigation. La nouvelle note est créée dans le dossier actuellement ouvert, et le curseur se place directement dans le titre. Ola tape « ABC - décisions après réunion » plutôt que « Note 1 ». Un titre clair aidera Marek lorsqu’il fera une recherche par nom.
Dans le contenu, elle note : « Décision : fond sombre pour la maquette » ; en dessous : « En attente : le client doit confirmer les photos ». Les listes et le gras aident à séparer ces deux éléments. L’éditeur prend aussi en charge une liste de tâches, dont on peut cocher les éléments, mais une simple case ne remplace pas une tâche avec une échéance et une personne assignée.
L’enregistrement se fait automatiquement environ une seconde après l’arrêt de la frappe, à la sortie de l’éditeur et à la fermeture de la fenêtre. Si Ola a créé la note dans le mauvais dossier, elle peut le changer dans l’en-tête ou utiliser « Déplacer… » dans le menu de la note. Elle n’a pas besoin de la réécrire.
Quand vient la question « qui et pour quand ? », créez une tâche
Une décision assortie d’une personne responsable et d’une échéance doit être enregistrée comme une tâche. La note conservera la raison de la décision et le contexte de la réunion, tandis que la tâche montrera qui doit faire le travail et pour quand.
Lors de la réunion de jeudi, le client dit : « Envoyez deux versions de la maquette avant mardi ». Ola note cette décision, mais crée séparément une tâche pour Marek avec une échéance fixée à mardi. Task Manager permet d’assigner des personnes, de définir une échéance avec ou sans heure, une priorité ainsi qu’un statut de tâche. Marek n’a ainsi pas besoin de chercher sa tâche au milieu d’un long compte-rendu.
Si le travail comporte plusieurs étapes courtes, vous pouvez insérer une liste de tâches dans la description de la tâche. Les participants cochent les éléments directement dans la fiche de la tâche, voient la progression commune et un mini avatar de la personne ayant validé chaque point. Si vous souhaitez détailler ces étapes dans une tâche partagée, consultez le guide sur la checklist dans une tâche.
Ne transférez toutefois pas toute la conversation vers les tâches. La question du client sur une couleur alternative que personne n'a encore validée peut rester dans la note comme un point en suspens. La tâche naîtra une fois qu'on saura précisément quelle action réaliser.
Retrouvez une note à partir d'un mot de son contenu, pas seulement de son titre
La loupe de la fenêtre Notes fouille dans les titres et le contenu des notes. Quand vous vous souvenez de « fond sombre », vous n'avez pas besoin de deviner si Ola a nommé le document « ABC », « Maquette » ou « Réunion ».
Le vendredi, deux semaines après la conversation, Marek saisit dans la loupe le mot dont il se souvient - il retrouvera la note, car Ola la lui avait partagée auparavant. Si la liste est restreinte par le filtre sous l'icône œil, il le remarquera grâce au point sous cette icône et pourra retirer le filtre.
L'arborescence Notes propose aussi les vues « Toutes les notes », « Documents », « Partagées avec moi » et « Favoris ». En dépliant un espace de travail, on voit ses tâches et ses discussions ; vous pouvez créer une note directement au niveau d'un fil de discussion. Elle est alors également visible dans le dossier de ce fil dans le module Fichiers, réservé à l'offre Pro. Le fait d'épingler une note à une tâche ou une discussion ne la partage toujours pas avec leurs participants.
Lorsqu'une note doit devenir un document destiné au client, vous pouvez l'exporter en PDF, Word ou TXT. L'export ne remplace toutefois pas le rangement de la version de travail : commencez par soigner un titre clair, le bon emplacement et l'accès pour les personnes qui doivent s'en servir.
L'Assistant IA lit la note indiquée, mais ne contourne pas les droits d'accès
L'Assistant IA peut répondre à une question sur des décisions prises si vous indiquez la note comme source de connaissance. Vous pouvez indiquer en même temps une note, une tâche et une discussion pour interroger un sujet réparti sur plusieurs endroits.
Ola sélectionne « Sources » sous le titre de la conversation avec l'Assistant IA, coche la note et la discussion avec le client, puis demande : « Quel fond ABC a-t-il validé ? »
L'Assistant IA ne voit que les sources accessibles à la personne qui pose la question. Marek ne pourra pas lire via l'IA une note privée d'Ola si celle-ci ne la lui a pas partagée. Task Manager fonctionne aussi sans IA, vous pouvez donc retrouver la note avec la simple loupe.
L'IA de Task Manager fonctionne avec la clé de l'entreprise chez le fournisseur de modèle choisi. Lorsque vous interrogez une note indiquée, son contenu est transmis au fournisseur de modèle externe - n'indiquez donc que les sources qui peuvent y être envoyées. Avant d'utiliser des sources, consultez la description de l'Assistant IA ainsi que l'explication de ce qui est transmis au fournisseur d'IA.
Vous pouvez récupérer une note supprimée, mais ne tardez pas
Une note supprimée par erreur peut être annulée grâce au bouton « Annuler » dans la barre de la fenêtre, ou restaurée depuis la Corbeille. Les notes disparaissent définitivement de la Corbeille au bout de 30 jours, ne la considérez donc pas comme une archive.
Le lundi suivant ce vendredi, Ola supprime une note par erreur. Si elle clique immédiatement sur « Annuler », la note revient avec son contenu, ses partages, son marquage en favori et à sa place initiale dans la liste. Le raccourci Ctrl+Z n'annule que la saisie dans l'éditeur, pas la suppression de la note ni le changement de son ordre.
Quand Ola remarque l'erreur plus tard, elle peut ouvrir sa Corbeille personnelle et choisir « Restaurer » depuis le menu ⋮. Elle n'y voit que les notes dont elle est propriétaire. « Supprimer définitivement » ainsi que l'écoulement des 30 jours suppriment aussi les fichiers joints à la note.
Demain, après votre prochaine réunion, créez une note sur le projet, notez-y les décisions, partagez-la avec les bonnes personnes et transformez les décisions assorties d'une échéance en tâches. Dans une semaine, essayez de retrouver la note à partir d'un seul mot de son contenu. Vous pouvez découvrir l'organisation des Notes dans la Demo.
Questions fréquentes
Toute l’équipe voit-elle une note associée à un Espace de travail ?
Non, l’association à un Espace de travail ne donne pas accès à la note à toute l’équipe. Elle reste privée jusqu’à ce que son propriétaire la partage lui-même ; même l’administrateur ne peut pas la voir.
Deux personnes peuvent-elles modifier une même note ?
Oui, le propriétaire peut accorder à une autre personne l’accès « Peut modifier », qui permet de changer le contenu et le titre. L’accès « Lecture seule » permet de lire la note sans y apporter de modifications.
Comment retrouver une note de réunion datant de deux semaines ?
Utilisez la loupe dans Notes, qui recherche dans le titre et le contenu des notes auxquelles vous avez accès. Vous pouvez affiner les résultats avec le filtre Espace de travail ou « Partagées avec moi ».
Que faire si je supprime une note par erreur ?
Cliquez sur « Annuler » dans la barre de la fenêtre, ou restaurez votre propre note depuis la Corbeille. Après 30 jours, la note en disparaît définitivement, avec les fichiers joints.
L’Assistant IA peut-il lire une note de réunion ?
Oui, indiquez la note via le bouton « Sources » dans la conversation avec l’Assistant IA. L’Assistant n’utilise que les sources auxquelles vous avez accès, et le contenu de la source indiquée est transmis au fournisseur de modèle choisi, via la clé de l’entreprise.
Sources
L’équipe Task Manager - nous écrivons sur le travail en équipe, l’IA en entreprise et l’organisation des tâches, à partir d’exemples tirés de Task Manager, un logiciel installé sur votre propre serveur. Task Manager est développé depuis 2013 par Blue Creation Group (Piotr Łącz) ; il est notamment utilisé par Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna et Polpharma - consultez les avis de nos clients. Nous vérifions nos contenus à l’aide de la documentation et de la version actuelle du logiciel.
