Hétfőn Ola leírta a megbeszélteket az ABC ügyféllel folytatott 40 perces megbeszélésről, és elmentette a dokumentumot a lemezre. Két héttel később Marek talált három hasonló nevű fájlt, de nem azt, amelyikben a weboldal kinézetéről szóló döntés szerepelt. Nem az volt a probléma, hogy nem készültek jegyzetek - senki sem tudta, hol keresse a megfelelőt.
A cégen belüli megbeszélésekről készült jegyzetek elvesznek, ha nincs saját helyük
A jegyzetet akkor a legkönnyebb visszakeresni, ha ott van a projekt vagy a beszélgetés mellett, amelyre vonatkozik. Egy külön dokumentum a meghajtón azt igényli a csapattól, hogy megjegyezze, ki hogyan nevezte el, és melyik mappába került.
Ola a hétfői megbeszélés után feljegyzi, hogy az ABC ügyfél sötét hátterű makettet szeretne. Marek emlékszik a döntésre, de nem emlékszik, hogy dokumentumban, csevegésben vagy a megbeszélésről készült papíron hangzott-e el. Amikor csütörtökön nekilát a tervezésnek, a megállapodás visszakeresése több időt vesz igénybe, mint maga a jegyzet elolvasása.
A Task Manager lehetővé teszi, hogy a Jegyzeteket ugyanabban az alkalmazásban tárold, mint a feladatokat és a csevegéseket. Hozzárendelhetsz egy jegyzetet egy Munkaterülethez, vagy létrehozhatod egy konkrét feladatnál vagy csevegésnél. Nem kell az ügy kontextusát fájlnevekből rekonstruálnod. Bővebben arról, hogy miért vesznek el a megállapodások a csatornák között, olvashatsz a csapat egy helyének elve című cikkben.
A Munkaterület segít megtalálni a jegyzetet, de nem osztja meg a csapattal
A jegyzet Munkaterülethez rendelése a megtalálást szolgálja, nem a hozzáférés megadását. A jegyzet kizárólag a szerző számára látható, amíg ő maga meg nem osztja - még az adminisztrátor sem látja.
Ezt a különbséget könnyű elnézni. Szerdán Ola megjelöli a jegyzetet a „Új weboldal” Munkaterülethez, hogy később a projekt anyagaival együtt jelenjen meg. Ez nem jelenti azt, hogy Marek már el is olvashatja. Ha az ügyfél megállapodásai alapján kell dolgoznia, Olának rá kell kattintania a „Megosztás” gombra, ki kell választania a „Személy hozzáadása…” opciót, és meg kell jelölnie Mareket.
A „Csak megtekintés” hozzáférés lehetővé teszi a jegyzet olvasását anélkül, hogy módosítanád. A „Szerkesztheti” lehetővé teszi a tartalom és a cím módosítását. A tulajdonos kezeli a megosztást, és a × gombbal visszavonhatja a hozzáférést. Ha a jegyzethez Munkaterület van hozzárendelve, a kiválasztható személyek listája csak az adott Munkaterület tagjait tartalmazza.
Ne próbáld a megosztást a @ említéssel helyettesíteni. A jegyzetben ez csak egy szövegbeli jelölés, kizárólag azokat a személyeket mutatja, akiknek már van hozzáférésük, és nem küld értesítést. A jogosultságok részleteit a Task Manager Jegyzetek funkciójának leírásában találod.
A rövid jegyzetstruktúra jobb, mint a beszélgetés teljes leirata
A megbeszélésről készült jegyzetnek lehetővé kell tennie, hogy a döntést az egész beszélgetés felidézése nélkül is megértsd. Kezdd a dátummal és a résztvevőkkel, majd rögzítsd a döntéseket, a nyitott kérdéseket és azt, hogy mi történik ezután.
Szerda reggel Ola megnyitja a Jegyzetek nézetet a felső sáv menüjéből, átlép a projekt mappájába, majd a navigációs sávban a + gombra kattint. Az új jegyzet a jelenleg megnyitott mappába kerül, a kurzor pedig azonnal a címben áll. Ola beírja: „ABC - a megbeszélés utáni megállapodások” a „Jegyzet 1” helyett. Egy jól érthető cím segít Mareknek, ha névre keres rá.
A tartalomban feljegyzi: „Döntés: sötét háttér a makettben”; alább: „Nyitott kérdés: az ügyfél megerősíti a fotókat”. A listák és a félkövér kiemelések segítenek elkülöníteni ezt a kettőt. A szerkesztő teendőlistát is támogat, amelyben be lehet jelölni az elemeket, de az egyszerű jelölőnégyzet nem helyettesíti a határidővel és felelőssel ellátott feladatot.
A mentés automatikusan megtörténik nagyjából egy másodperccel az írás abbahagyása után, a szerkesztőből való kilépéskor és az ablak bezárásakor. Ha Ola rossz mappába hozta létre a jegyzetet, megváltoztathatja azt a fejlécben, vagy használhatja a jegyzet menüjében az „Áthelyezés…” funkciót. Nem kell újra megírnia.
Ha felmerül a „ki és meddig?” kérdés, hozz létre egy feladatot
A felelős személlyel és a határidővel kapcsolatos megállapodást mentsd el feladatként. A jegyzet megőrzi a döntés okát és a megbeszélés anyagát, a feladat pedig megmutatja, ki végzi el a munkát és mikorra.
A csütörtöki megbeszélésen az ügyfél azt mondja: „Küldjétek el a makett két verzióját keddig”. Ola rögzíti ezt a döntést a jegyzetben, de emellett külön feladatot is létrehoz Marek számára, keddi határidővel. A Task Manager lehetővé teszi felelősök hozzárendelését, határidő beállítását órával vagy anélkül, valamint prioritás és állapot megadását. Így Mareknek nem kell egy hosszú jegyzőkönyv közepén keresgélnie a saját feladatát.
Ha egy munka néhány rövid lépésből áll, a feladat leírásában elhelyezhetsz egy teendőlistát. A résztvevők közvetlenül a feladatkártyán pipálhatják ki a pontjait, látják a közös haladást és annak a személynek a mini avatárját, aki az adott pontot kipipálta. Ha közös feladatnál szeretnéd részletesen kibontani ezeket a lépéseket, nézd meg az útmutatót a ellenőrzőlista a feladatban témában.
Ne vidd át azonban a teljes beszélgetést a feladatok közé. Az ügyfél kérdése egy alternatív színről, amelyet még senki nem fogadott el, maradhat a jegyzetben nyitott kérdésként. Feladat akkor jön létre, amikor már tudni lehet, milyen teendőt kell elvégezni.
A jegyzetet a tartalomban szereplő szó alapján is megtalálod, nem csak a cím alapján
A Jegyzetek ablak nagyítója a jegyzetek címeit és tartalmát is átkutatja. Ha emlékszel a „sötét háttér” kifejezésre, nem kell kitalálnod, hogy Ola „ABC”, „Makett” vagy „Megbeszélés” néven nevezte-e el a dokumentumot.
Pénteken, két héttel a beszélgetés után, Marek beírja a keresőbe a megjegyzett szót - a jegyzetet megtalálja, mert Ola korábban megosztotta vele. Ha a lista a szem ikon alatti szűrővel szűkítve van, ezt az ikon alatti pontról ismeri fel, és eltávolíthatja a szűrőt.
A Jegyzetek fa nézete „Összes jegyzet”, „Dokumentumok”, „Velem megosztva” és „Kedvencek” nézeteket is kínál. A Munkaterület kibontása után láthatók annak feladatai és csevegései is; jegyzetet egy konkrét beszélgetésszálhoz is létrehozhatsz. Ilyenkor a beszélgetésszál mappájában is látható lesz a Fájlok modulban, amely a Pro csomag része. A feladathoz vagy csevegéshez való rögzítés továbbra sem osztja meg a jegyzetet a résztvevőikkel.
Ha a jegyzetnek az ügyfél számára készülő anyaggá kell válnia, exportálhatod PDF, Word vagy TXT formátumba. Az exportálás azonban nem helyettesíti a piszkozat rendbetételét: először gondoskodj az érthető címről, a megfelelő helyről és a hozzáférésről azok számára, akiknek használniuk kell.
Az AI-asszisztens elolvassa a megjelölt jegyzetet, de nem kerüli meg a jogosultságokat
Az AI-asszisztens válaszolhat a megállapodásokra vonatkozó kérdésre, ha egy jegyzetet jelölsz meg tudásforrásként. Egyszerre jelölhetsz meg jegyzetet, feladatot és csevegést is, hogy egy több helyen is kifejtett ügyről kérdezz.
Ola kiválasztja a „Források” lehetőséget az AI-asszisztenssel folytatott beszélgetés címe alatt, kijelöli a jegyzetet és az ügyféllel folytatott csevegést, majd megkérdezi: „Milyen hátteret fogadott el az ABC?”.
Az AI-asszisztens csak a kérdező számára elérhető forrásokat látja. Marek nem olvashatja el az AI-n keresztül Ola privát jegyzetét, ha Ola nem osztotta meg vele. A Task Manager AI nélkül is működik, így a jegyzetet egyszerű kereséssel is megtalálhatod.
A Task Manager AI-funkciója a cég saját kulcsával működik a kiválasztott modellszolgáltatónál. Amikor egy megjelölt jegyzetre kérdezel rá, annak tartalma eljut a külső modellszolgáltatóhoz - ezért csak olyan forrásokat jelölj meg, amelyek eljuthatnak oda. A források használata előtt nézd meg az AI-asszisztens leírását, valamint a mi jut el az AI-szolgáltatóhoz című magyarázatot.
A törölt jegyzetet visszaállíthatod, de ne halogasd
A véletlenül törölt jegyzetet visszavonhatod az ablak felső sávjában található „Visszavonás” gombbal, vagy visszaállíthatod a Lomtárból. A jegyzetek 30 nap után véglegesen eltűnnek a Lomtárból, ezért ne kezeld archívumként.
A pénteket követő hétfőn Ola töröl egy hibás jegyzetet. Ha rögtön a „Visszavonás” gombra kattint, a jegyzet visszatér a tartalmával, a megosztásaival, a kedvenc jelölésével és az eredeti helyén a listán. A Ctrl+Z billentyűparancs kizárólag a szerkesztőben végzett gépelést vonja vissza, nem a jegyzet törlését vagy sorrendjének megváltozását.
Ha Ola később veszi észre a hibát, megnyithatja a személyes Lomtárát, és a ⋮ menüből kiválaszthatja a „Visszaállítás” lehetőséget. Ott csak azokat a jegyzeteket látja, amelyeknek ő a tulajdonosa. A „Végleges törlés” és a 30 nap letelte a jegyzethez csatolt fájlokat is törli.
Holnap, a legközelebbi megbeszélés után hozz létre egy jegyzetet a projektnél, rögzítsd a döntéseket, oszd meg a megfelelő személyekkel, és alakítsd feladattá a határidős megállapodásokat. Egy hét múlva próbáld meg megtalálni a jegyzetet a tartalmában szereplő egyetlen szó alapján. A Jegyzetek elrendezését megnézheted a Demo-ban.
Gyakori kérdések
Látja az egész csapat a Munkaterülethez rendelt jegyzetet?
Nem, a Munkaterülethez rendelés nem ad hozzáférést a csapatnak a jegyzethez. A jegyzet mindaddig privát, amíg a tulajdonosa maga nem osztja meg; az admin sem látja.
Szerkesztheti egy jegyzetet egyszerre két ember?
Igen, a tulajdonos megadhatja egy másik személynek a „Szerkesztheti” hozzáférést, amely lehetővé teszi a tartalom és a cím módosítását. A „Csak megtekintheti” hozzáférés lehetővé teszi a jegyzet elolvasását módosítás nélkül.
Hogyan találd meg a két héttel ezelőtti megbeszélésről készült jegyzetet?
Használd a Jegyzetek nagyítóját, amely a hozzáférhető jegyzetek címében és tartalmában keres. Az eredményeket szűkítheted Munkaterület vagy „Velem megosztott” szűrővel.
Mi a teendő, ha véletlenül törlöm a jegyzetet?
Kattints az „Visszavonás” gombra az ablak sávjában, vagy állítsd vissza saját jegyzetedet a Lomtárból. 30 nap után a jegyzet véglegesen eltűnik onnan a hozzá csatolt fájlokkal együtt.
El tudja olvasni az AI-asszisztens a megbeszélésről készült jegyzetet?
Igen, jelöld ki a jegyzetet a „Források” gombbal az AI-asszisztenssel folytatott beszélgetésben. Az asszisztens csak azokat a forrásokat használja, amelyekhez hozzáférésed van, és a kijelölt forrás tartalma a cég kulcsán keresztül a kiválasztott modellszolgáltatóhoz kerül.
Források
A Task Manager csapata - a csapatmunkáról, a vállalati AI-ról és a feladatok rendszerezéséről írunk a saját szerverre telepíthető Task Manager példáin keresztül. A Task Managert 2013 óta a Blue Creation Group (Piotr Łącz) fejleszti; többek között a Neonet, a Wojskowa Akademia Techniczna és a Polpharma is használja - nézd meg az ügyfelek véleményét. Írásainkat a dokumentáció és a program aktuális verziója alapján ellenőrizzük.
