Maanantaina Ola kirjasi ylös sopimukset 40 minuutin mittaisesta asiakas ABC:n kanssa käydystä kokouksesta ja tallensi asiakirjan levylle. Kaksi viikkoa myöhemmin Marek löysi kolme samankaltaisesti nimettyä tiedostoa, mutta ei sitä, johon oli kirjattu päätös sivun ulkoasusta. Ongelma ei ollut muistiinpanojen tekeminen - kukaan ei tiennyt, mistä oikeaa etsiä.
Yrityksen kokousmuistiinpanot katoavat, kun niillä ei ole omaa paikkaa
Muistiinpanon löytää helpoiten silloin, kun se sijaitsee sen projektin tai keskustelun yhteydessä, jota se koskee. Erillinen tiedosto levyllä edellyttää, että tiimi muistaa, miten joku sen nimesi ja mihin kansioon se päätyi.
Ola kirjaa maanantain kokouksen jälkeen, että asiakas ABC haluaa tumman taustan makettiin. Marek muistaa päätöksen, mutta ei muista, tehtiinkö se asiakirjassa, keskustelussa vai kokouksen paperilapulla. Kun hän aloittaa suunnittelun torstaina, sopimuksen etsiminen vie enemmän aikaa kuin itse muistiinpanon lukeminen.
Task Managerin avulla voit pitää Muistiinpanot samassa sovelluksessa kuin tehtävät ja keskustelut. Voit liittää muistiinpanon Työtilaan tai luoda sen tietyn tehtävän tai keskustelun yhteyteen. Sinun ei tarvitse rakentaa asian kontekstia uudelleen tiedostonimien perusteella. Lisää siitä, miksi sopimukset katoavat kanavien välillä, löydät tekstistä yhden paikan periaatteesta tiimille.
Työtila auttaa löytämään muistiinpanon, mutta ei jaa sitä tiimille
Muistiinpanon liittäminen Työtilaan palvelee sen löytämistä, ei pääsyoikeuksien antamista. Muistiinpano pysyy näkyvänä vain tekijälleen, kunnes hän itse jakaa sen - sitä ei näe edes pääkäyttäjä.
Tämä ero on helppo ohittaa. Keskiviikkona Ola merkitsee muistiinpanon Työtilaan ”Uusi verkkosivu” näyttääkseen sen myöhemmin projektin materiaalien kanssa. Tämä ei tarkoita, että Marek voisi jo lukea sen. Jos hänen pitää työskennellä asiakkaan sopimusten parissa, Olan täytyy napsauttaa ”Jaa”, valita ”Lisää henkilö…” ja osoittaa Marek.
Oikeus ”Vain katselu” mahdollistaa muistiinpanon lukemisen ilman muutoksia. ”Voi muokata” mahdollistaa sisällön ja otsikon muuttamisen. Omistaja hallinnoi jakamista ja voi poistaa pääsyn ×-painikkeella. Kun muistiinpanolla on liitetty Työtila, valittavien henkilöiden lista sisältää vain kyseisen Työtilan jäsenet.
Älä yritä korvata jakamista @-maininnalla. Muistiinpanossa se on tekstin merkintä, joka näyttää vain ne henkilöt, joilla jo on pääsy, eikä lähetä ilmoitusta. Käyttöoikeuksien yksityiskohdat löydät kuvauksesta Task Managerin Muistiinpanot-ominaisuudesta.
Lyhyt muistiinpanon rakenne voittaa keskustelun täydellisen tallenteen
Kokousmuistiinpanon pitäisi antaa sinun ymmärtää päätös ilman koko keskustelun uudelleen rakentamista. Aloita päivämäärästä ja osallistujista, kirjaa sitten päätökset, avoimet kysymykset ja se, mitä tapahtuu seuraavaksi.
Keskiviikkoaamuna Ola avaa Muistiinpanot yläpalkin näkymävalikosta, siirtyy projektin kansioon ja napsauttaa + navigointipalkissa. Uusi muistiinpano tulee avoinna olevaan kansioon, ja kohdistin on heti otsikossa. Ola kirjoittaa ”ABC - kokouksen jälkeiset sopimukset” eikä ”Muistiinpano 1”. Selkeä otsikko auttaa Marekia, kun hän etsii nimen perusteella.
Sisältöön hän kirjoittaa: ”Päätös: tumma tausta makettiin”; sen alle: ”Avoinna: asiakas vahvistaa kuvat”. Listat ja lihavoinnit auttavat erottamaan nämä kaksi asiaa toisistaan. Editori tukee myös tehtävälistaa, jossa kohtia voi rastittaa, mutta pelkkä ruutu ei korvaa tehtävää, jolla on määräaika ja vastuuhenkilö.
Tallennus tapahtuu automaattisesti noin sekunnin kuluttua kirjoittamisen keskeytymisestä, editorista poistuttaessa ja ikkunaa suljettaessa. Jos Ola loi muistiinpanon väärään kansioon, hän voi vaihtaa sen otsikossa tai käyttää muistiinpanon valikon toimintoa ”Siirrä…”. Hänen ei tarvitse kirjoittaa sitä uudelleen.
Kun kysytään ”kuka ja mihin mennessä?”, luo tehtävä
Kirjaa sopimus, jolla on vastuuhenkilö ja määräaika, tehtävänä. Muistiinpano säilyttää päätöksen syyn ja kokouksen materiaalin, ja tehtävä näyttää, kuka tekee työn ja milloin.
Torstain kokouksessa asiakas sanoo: ”Lähettäkää kaksi versiota maketista tiistaihin mennessä”. Ola kirjaa tämän päätöksen muistiinpanoon, mutta luo lisäksi erillisen tehtävän Marekille, jonka määräaika on tiistai. Task Managerin avulla voit nimetä henkilöt, asettaa määräajan kellonajan kanssa tai ilman, prioriteetin sekä tehtävän tilan. Näin Marekin ei tarvitse etsiä omaa työtään pitkän pöytäkirjan keskeltä.
Jos työ koostuu useista lyhyistä vaiheista, voit lisätä tehtävän kuvaukseen tehtävälistan. Osallistujat rastittavat kohdat suoraan tehtäväkortissa, näkevät yhteisen edistymisen ja pienen avatarin siitä, kuka kunkin kohdan merkitsi. Jos haluat purkaa nämä vaiheet yhteisen tehtävän yhteydessä, tutustu oppaaseen tarkistuslistasta tehtävässä.
Älä kuitenkaan siirrä koko keskustelua tehtäviin. Asiakkaan kysymys vaihtoehtoisesta väristä, jota kukaan ei ole vielä hyväksynyt, voi jäädä muistiinpanoon avoimena kysymyksenä. Tehtävä syntyy sitten, kun tiedetään jo, mikä toimenpide pitää tehdä.
Löydä muistiinpano sisällössä olevan sanan perusteella, ei vain otsikon
Suurennuslasi Muistiinpanot-ikkunassa hakee otsikoista ja muistiinpanojen sisällöstä. Kun muistat sanat ”tumma tausta”, sinun ei tarvitse arvailla, nimesikö Ola dokumentin ”ABC”, ”Malli” vai ”Tapaaminen”.
Perjantaina, kaksi viikkoa keskustelun jälkeen, Marek kirjoittaa hakuun muistiinsa jääneen sanan - muistiinpano löytyy, koska Ola oli jakanut sen hänelle aiemmin. Jos lista on rajattu silmäkuvakkeen alla olevalla suodattimella, sen huomaa pisteestä kuvakkeen alla, ja suodattimen voi poistaa.
Muistiinpanojen puu tarjoaa myös näkymät ”Kaikki muistiinpanot”, ”Dokumentit”, ”Jaettu minulle” ja ”Suosikit”. Kun Työtila laajennetaan, näkyviin tulevat sen tehtävät ja keskustelut; muistiinpanon voi luoda tietyn viestiketjun yhteyteen. Se näkyy silloin myös kyseisen viestiketjun kansiossa Tiedostot-moduulissa, joka kuuluu Pro-versioon. Kiinnitys tehtävään tai keskusteluun ei silti jaa muistiinpanoa niiden osallistujille.
Kun muistiinpanosta on tarkoitus tehdä materiaali asiakkaalle, voit viedä sen PDF-, Word- tai TXT-muotoon. Vienti ei kuitenkaan korvaa luonnoksen järjestämistä: huolehdi ensin selkeästä otsikosta, oikeasta sijainnista ja käyttöoikeuksista niille, jotka sitä tarvitsevat.
AI-avustaja lukee osoitetun muistiinpanon, mutta ei ohita käyttöoikeuksia
AI-avustaja voi vastata kysymykseen sovituista asioista, jos osoitat muistiinpanon tietolähteeksi. Voit osoittaa samanaikaisesti muistiinpanon, tehtävän ja keskustelun kysyäksesi asiasta, joka on kirjattu useaan paikkaan.
Ola valitsee ”Lähteet” AI-avustajan kanssa käytävän keskustelun otsikon alta, merkitsee muistiinpanon ja asiakaskeskustelun ja kysyy: ”Minkä taustan ABC hyväksyi?”.
AI-avustaja näkee vain lähteet, jotka ovat kysyjän käytettävissä. Marek ei pääse AI:n kautta lukemaan Olan yksityistä muistiinpanoa, jos Ola ei ole jakanut sitä hänelle. Task Manager toimii myös ilman AI:ta, joten muistiinpanon voi löytää myös tavallisella haulla.
AI Task Managerissa toimii yrityksen omalla avaimella valitulla mallintarjoajalla. Kun kysyt osoitetusta muistiinpanosta, sen sisältö kulkeutuu ulkoiselle mallintarjoajalle - siksi osoita vain sellaisia lähteitä, jotka voivat sinne joutua. Ennen lähteiden käyttöä tutustu AI-avustajan kuvaukseen ja selvitykseen siitä, mitä tietoa päätyy AI-palveluntarjoajalle.
Poistetun muistiinpanon voi palauttaa, mutta älä lykkää sitä
Vahingossa poistetun muistiinpanon voit perua ikkunan palkin ”Kumoa”-painikkeella tai palauttaa Roskakorista. Muistiinpanot katoavat Roskakorista pysyvästi 30 päivän kuluttua, joten älä käytä sitä arkistona.
Sitä seuraavana maanantaina Ola poistaa väärän muistiinpanon. Jos hän klikkaa heti ”Kumoa”, muistiinpano palautuu sisältöineen, jakoineen, suosikkimerkintöineen ja paikalleen listalla. Pikanäppäin Ctrl+Z kumoaa vain editorissa kirjoittamisen, ei muistiinpanon poistoa tai sen järjestyksen muutosta.
Kun Ola huomaa virheen myöhemmin, hän voi avata henkilökohtaisen Roskakorinsa ja valita ”Palauta” ⋮-valikosta. Hän näkee siellä vain muistiinpanot, joiden omistaja hän on. ”Poista pysyvästi” sekä 30 päivän kuluminen poistavat myös muistiinpanoon liitetyt tiedostot.
Huomenna seuraavan tapaamisen jälkeen luo yksi muistiinpano projektin yhteyteen, kirjaa päätökset, jaa se oikeille henkilöille ja muuta määräaikaan sidotut sopimukset tehtäviksi. Viikon päästä yritä löytää muistiinpano yhden sen sisällössä olevan sanan perusteella. Muistiinpanojen näkymän voit tutustua Demossa.
Usein kysytyt kysymykset
Näkeekö koko tiimi Työtilaan liitetyn muistiinpanon?
Ei, liittäminen Työtilaan ei anna tiimille pääsyä muistiinpanoon. Se on yksityinen, kunnes omistaja itse jakaa sen; myöskään pääkäyttäjä ei näe sitä.
Voiko kaksi henkilöä muokata samaa muistiinpanoa?
Kyllä, omistaja voi antaa toiselle henkilölle oikeuden ”Voi muokata”, joka mahdollistaa sisällön ja otsikon muuttamisen. Oikeus ”Vain katselu” mahdollistaa muistiinpanon lukemisen ilman muutoksia.
Miten löydän kahden viikon takaisen kokousmuistiinpanon?
Käytä Muistiinpanojen hakua, joka etsii niiden muistiinpanojen otsikoista ja sisällöstä, joihin sinulla on pääsy. Voit rajata tuloksia Työtila-suodattimella tai valinnalla ”Jaettu minulle”.
Mitä tehdä, jos poistan muistiinpanon vahingossa?
Napsauta ”Kumoa” ikkunan yläpalkissa tai palauta oma muistiinpanosi Roskakorista. 30 päivän jälkeen muistiinpano katoaa sieltä pysyvästi liitettyjen tiedostojen kanssa.
Voiko AI-avustaja lukea kokousmuistiinpanon?
Kyllä, valitse muistiinpano ”Lähteet”-painikkeella keskustelussa AI-avustajan kanssa. Avustaja käyttää vain niitä lähteitä, joihin sinulla on pääsy, ja valitun lähteen sisältö lähetetään valitulle mallintarjoajalle yrityksen avaimella.
Lähteet
Task Manager -tiimi - kirjoitamme tiimityöstä, tekoälyn hyödyntämisestä yrityksissä ja tehtävien järjestämisestä käyttäen esimerkkejä Task Managerista, omalle palvelimelle asennettavasta ohjelmistosta. Blue Creation Group (Piotr Łącz) on kehittänyt Task Manageria vuodesta 2013 lähtien, ja sitä käyttävät muun muassa Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna ja Polpharma - katso asiakkaiden kokemuksia. Tarkistamme tekstit käyttöohjeiden ja ohjelmiston ajantasaisen version perusteella.
