Lunedì Ola ha annotato gli accordi presi in una riunione di 40 minuti con il cliente ABC e ha salvato il documento sul disco. Due settimane dopo Marek ha trovato tre file con nomi simili, ma non quello in cui era stata registrata la decisione sull'aspetto del sito. Il problema non era prendere appunti - nessuno sapeva dove cercare quello giusto.
Le note delle riunioni aziendali si perdono quando non hanno un posto proprio
Una nota è più facile da ritrovare quando si trova insieme al progetto o alla conversazione a cui si riferisce. Un documento separato sul disco richiede al team di ricordare come è stato chiamato e in quale cartella è finito.
Ola annota, dopo la riunione del lunedì, che il cliente ABC vuole lo sfondo scuro per il mockup. Marek ricorda la decisione, ma non ricorda se è stata presa in un documento, in chat o su un foglio della riunione. Quando giovedì inizia a progettare, ritrovare l'accordo gli richiede più tempo di quanto ne servirebbe per leggere semplicemente la nota.
Task Manager permette di tenere le Note nella stessa applicazione di attività e chat. Puoi assegnare una nota a uno Spazio di lavoro oppure crearla presso un'attività o una chat specifica. Non devi ricostruire il contesto della questione partendo dai nomi dei file. Per saperne di più sul perché gli accordi si perdono tra i vari canali, leggi il testo sulla regola dell'unico posto per il team.
Lo Spazio di lavoro aiuta a trovare la nota, ma non la condivide con il team
L'assegnazione di una nota a uno Spazio di lavoro serve a ritrovarla, non a concedere l'accesso. La nota resta visibile solo all'autore finché non la condivide lui stesso - non la vede nemmeno l'amministratore.
Questa distinzione è facile da trascurare. Mercoledì Ola contrassegna una nota con lo Spazio di lavoro "Nuovo sito web", per poterla poi visualizzare insieme ai materiali del progetto. Questo non significa che Marek possa già leggerla. Se deve lavorare sugli accordi presi con il cliente, Ola deve cliccare su "Condividi", scegliere "Aggiungi persona…" e indicare Marek.
L'accesso "Solo visualizzazione" permette di leggere la nota senza modificarla. "Può modificare" permette di cambiare contenuto e titolo. Il proprietario gestisce la condivisione e può revocare l'accesso con il pulsante ×. Quando la nota ha uno Spazio di lavoro assegnato, l'elenco delle persone selezionabili include solo persone di quello Spazio di lavoro.
Non provare a sostituire la condivisione con la menzione @. Nella nota è solo un segno nel testo, mostra unicamente le persone che hanno già accesso e non invia alcuna notifica. Trovi i dettagli sui permessi nella descrizione della funzionalità Note in Task Manager.
Una struttura breve della nota vince sulla trascrizione completa della conversazione
Una nota di riunione dovrebbe permetterti di capire la decisione senza dover ricostruire l'intera conversazione. Inizia con data e partecipanti, poi annota decisioni, domande aperte e i prossimi passi.
Mercoledì mattina Ola apre Note dal menu delle viste nella barra superiore, passa alla cartella del progetto e clicca + nella barra di navigazione. La nuova nota finisce nella cartella attualmente aperta e il cursore si posiziona subito nel titolo. Ola scrive "ABC - accordi dopo la riunione" invece di "Nota 1". Un titolo chiaro aiuterà Marek quando la cercherà per nome.
Nel contenuto scrive: "Decisione: sfondo scuro per il mockup"; sotto: "Aperto: il cliente conferma le foto". Elenchi e grassetto aiutano a separare le due cose. L'editor supporta anche una lista to-do, in cui si possono spuntare le voci, ma il semplice quadratino non sostituisce un'attività con una scadenza e una persona assegnata.
Il salvataggio avviene automaticamente circa un secondo dopo l'interruzione della scrittura, all'uscita dall'editor e alla chiusura della finestra. Se Ola ha creato la nota nella cartella sbagliata, può cambiarla nell'intestazione oppure usare "Sposta…" nel menu della nota. Non deve scriverla una seconda volta.
Quando emerge la domanda "chi e entro quando?", crea un'attività
Un accordo con una persona responsabile e una scadenza va registrato come attività. La nota conserverà il motivo della decisione e il materiale della riunione, mentre l'attività mostrerà chi deve svolgere il lavoro ed entro quando.
Durante la riunione di giovedì il cliente dice: "Inviateci due versioni del mockup entro martedì". Ola registra questa decisione nella nota, ma crea separatamente un'attività per Marek con scadenza martedì. Task Manager permette di assegnare persone, impostare una scadenza con o senza orario, la priorità e lo stato dell'attività. Così Marek non deve cercare il proprio compito in mezzo a un lungo verbale.
Se il lavoro è composto da diversi passaggi brevi, puoi inserire una lista to-do nella descrizione dell'attività. I partecipanti spuntano le voci direttamente nella scheda dell'attività, vedono il progresso comune e il mini avatar della persona che ha segnato un determinato punto. Se vuoi suddividere questi passaggi in un'attività condivisa, consulta la guida sulla checklist in un'attività.
Non spostare però tutta la conversazione nelle attività. La domanda del cliente su un colore alternativo, che nessuno ha ancora approvato, può rimanere nella nota come questione aperta. L'attività nascerà quando sarà chiaro quale azione va eseguita.
Trova la nota da una parola del contenuto, non solo dal titolo
La lente nella finestra Note cerca nei titoli e nel contenuto delle note. Quando ricordi "sfondo scuro", non devi indovinare se Ola ha chiamato il documento "ABC", "Bozza" o "Riunione".
Il venerdì, due settimane dopo la conversazione, Marek digita nella lente la parola che ricorda - troverà la nota, perché Ola gliel'ha condivisa in precedenza. Se l'elenco è ristretto dal filtro sotto l'icona dell'occhio, lo capirà dal puntino sotto quell'icona e potrà rimuovere il filtro.
L'albero delle Note offre anche le viste "Tutte le note", "Documenti", "Condivise con me" e "Preferiti". Espandendo lo Spazio di lavoro si vedono le sue attività e le chat; puoi creare una nota su una discussione specifica. È allora visibile anche nella cartella di quella discussione nel modulo File, che appartiene alla variante Pro. Fissare la nota a un'attività o a una chat non la condivide comunque con i loro partecipanti.
Quando la nota deve diventare materiale per il cliente, puoi esportarla in PDF, Word o TXT. L'esportazione, però, non sostituisce l'ordine della bozza: prima assicurati di avere un titolo chiaro, il posto giusto e l'accesso per le persone che devono usarla.
L'Assistente AI legge la nota indicata, ma non aggira i permessi
L'Assistente AI può rispondere a una domanda sugli accordi presi, se indichi la nota come fonte di conoscenza. Puoi indicare contemporaneamente una nota, un'attività e una chat, per chiedere di una questione descritta in più punti.
Ola sceglie "Fonti" sotto il titolo della conversazione con l'Assistente AI, seleziona la nota e la chat con il cliente e chiede: "Che sfondo ha approvato ABC?".
L'Assistente AI vede solo le fonti accessibili alla persona che pone la domanda. Marek non leggerà tramite l'AI una nota privata di Ola, se Ola non gliel'ha condivisa. Task Manager funziona anche senza AI, quindi puoi trovare la nota con la normale lente di ricerca.
L'AI in Task Manager funziona con la chiave dell'azienda presso il fornitore di modello scelto. Quando chiedi della nota indicata, il suo contenuto arriva al fornitore esterno del modello - quindi indica solo le fonti che possono essere inviate lì. Prima di usare le fonti, consulta la descrizione dell'Assistente AI e la spiegazione su cosa arriva al fornitore AI.
Puoi recuperare una nota cancellata, ma non rimandare
Una nota eliminata per errore puoi annullarla con il pulsante "Annulla" nella barra della finestra oppure ripristinarla dal Cestino. Le note scompaiono dal Cestino definitivamente dopo 30 giorni, quindi non trattarlo come un archivio.
Il lunedì dopo quel venerdì, Ola elimina la nota sbagliata. Se clicca subito su "Annulla", la nota torna con il contenuto, le condivisioni, il contrassegno dei preferiti e al suo posto nell'elenco. La scorciatoia Ctrl+Z annulla solo la scrittura nell'editor, non l'eliminazione della nota né il cambio del suo ordine.
Quando Ola nota l'errore più tardi, può aprire il proprio Cestino personale e scegliere "Ripristina" dal menu ⋮. Vede lì solo le note di cui è proprietaria. "Elimina definitivamente" e lo scadere dei 30 giorni cancellano anche i file allegati alla nota.
Domani, dopo la prossima riunione, crea una nota per il progetto, annota le decisioni, condividila con le persone giuste e trasforma gli accordi con scadenza in attività. Tra una settimana prova a trovare la nota da una sola parola del suo contenuto. Puoi vedere l'organizzazione delle Note nella Demo.
Domande frequenti
Tutto il team vede una nota assegnata a uno Spazio di lavoro?
No, l'assegnazione a uno Spazio di lavoro non dà al team l'accesso alla nota. Essa resta privata finché il proprietario non la condivide; non la vede nemmeno l'amministratore.
Due persone possono modificare la stessa nota?
Sì, il proprietario può concedere a un'altra persona l'accesso "Può modificare", che permette di cambiare contenuto e titolo. L'accesso "Solo visualizzazione" permette di leggere la nota senza apportare modifiche.
Come trovare la nota di una riunione di due settimane fa?
Usa la lente in Note, che cerca nel titolo e nel contenuto delle note a cui hai accesso. Puoi restringere i risultati con il filtro Spazio di lavoro o "Condivise con me".
Cosa fare se elimino una nota per errore?
Clicca "Annulla" nella barra della finestra oppure ripristina la tua nota dal Cestino. Dopo 30 giorni la nota scompare da lì definitivamente insieme ai file allegati.
L'Assistente AI può leggere una nota di una riunione?
Sì, indica la nota con il pulsante "Fonti" nella conversazione con l'Assistente AI. L'Assistente usa solo le fonti a cui hai accesso, e il contenuto della fonte indicata viene inviato al fornitore del modello scelto tramite la chiave aziendale.
Fonti
Il team di Task Manager - scriviamo di lavoro di squadra, AI in azienda e organizzazione delle attività, utilizzando esempi tratti da Task Manager, un software installato sul proprio server. Task Manager è sviluppato dal 2013 da Blue Creation Group (Piotr Łącz) ed è utilizzato, tra gli altri, da Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna e Polpharma - scopri le opinioni dei clienti. Verifichiamo i contenuti consultando il manuale e la versione aggiornata del software.
