Na segunda-feira, a Ola registou as decisões de uma reunião de 40 minutos com o cliente ABC e guardou o documento no disco. Duas semanas depois, o Marek encontrou três ficheiros com nomes semelhantes, mas não aquele onde estava registada a decisão sobre o aspecto do site. O problema não foi fazer a nota - ninguém sabia onde procurar a certa.
As notas de reuniões na empresa perdem-se quando não têm um lugar próprio
A nota é mais fácil de recuperar quando está junto do projeto ou da conversa a que diz respeito. Um documento separado no disco exige que a equipa se lembre de como alguém o chamou e em que pasta o guardou.
A Ola regista, depois da reunião de segunda-feira, que o cliente ABC quer um fundo escuro na maquete. O Marek lembra-se da decisão, mas não se lembra se foi dita num documento, no chat ou numa folha da reunião. Quando na quinta-feira começa a desenhar, encontrar essa decisão demora-lhe mais tempo do que ler a própria nota.
O Task Manager permite manter as Notas na mesma aplicação que as tarefas e os chats. Pode atribuir uma nota a um Workspace ou criá-la junto de uma tarefa ou chat específico. Não precisa de reconstruir o contexto do assunto a partir dos nomes dos ficheiros. Sobre por que razão as decisões se perdem entre canais, leia mais no artigo sobre a regra do lugar único para a equipa.
O Workspace ajuda a encontrar a nota, mas não a partilha com a equipa
Atribuir a nota a um Workspace serve para a encontrar, não para conceder acesso. A nota permanece visível apenas para o autor, até que ele próprio a partilhe - nem o administrador a vê.
Esta distinção é fácil de esquecer. Na quarta-feira, a Ola marca a nota com o Workspace "Novo site", para depois a poder ver junto dos materiais do projeto. Isto não significa que o Marek já a possa ler. Se ele precisar de trabalhar com as decisões do cliente, a Ola tem de clicar em "Partilhar", escolher "Adicionar pessoa…" e indicar o Marek.
O acesso "Apenas visualização" permite ler a nota sem a alterar. "Pode editar" permite alterar o conteúdo e o título. O proprietário gere a partilha e pode retirar o acesso através do botão ×. Quando a nota tem um Workspace atribuído, a lista de pessoas para escolher inclui apenas pessoas desse Workspace.
Não tente substituir a partilha por uma menção @. Numa nota, essa menção é apenas uma marca no texto, mostra unicamente as pessoas que já têm acesso e não envia nenhuma notificação. Os detalhes das permissões encontram-se na descrição da funcionalidade Notas no Task Manager.
Uma estrutura curta da nota vence um registo completo da conversa
Uma nota de reunião deve permitir-lhe compreender a decisão sem reconstruir toda a conversa. Comece pela data e pelos participantes, depois registe as decisões, as questões em aberto e o que deve acontecer a seguir.
Na quarta-feira de manhã, a Ola abre as Notas a partir do menu de vistas na barra superior, vai até à pasta do projeto e clica em + na barra de navegação. A nova nota é criada na pasta atualmente aberta, e o cursor fica logo posicionado no título. A Ola escreve "ABC - decisões após a reunião" em vez de "Nota 1". Um título claro vai ajudar o Marek quando procurar pelo nome.
No conteúdo, escreve: "Decisão: fundo escuro na maquete"; por baixo: "Em aberto: o cliente vai confirmar as fotografias". Listas e negrito ajudam a separar estas duas coisas. O editor também suporta uma lista de tarefas, em que se podem marcar itens como concluídos, mas o simples quadrado não substitui uma tarefa com prazo e pessoa atribuída.
O registo é guardado automaticamente cerca de um segundo depois de parar de escrever, ao saír do editor e ao fechar a janela. Se a Ola criou a nota na pasta errada, pode alterá-la no cabeçalho ou usar "Mover…" no menu da nota. Não precisa de a escrever outra vez.
Quando surge a pergunta "quem e até quando?", crie uma tarefa
Registe como tarefa uma decisão com uma pessoa responsável e um prazo. A nota conserva o motivo da decisão e o material da reunião, enquanto a tarefa mostra quem tem de fazer o trabalho e até quando.
Na reunião de quinta-feira, o cliente diz: "Enviem duas versões da maquete até terça-feira". A Ola regista esta decisão na nota, mas cria em separado uma tarefa para o Marek com prazo para terça-feira. O Task Manager permite atribuir pessoas, definir um prazo com ou sem hora, prioridade e estado da tarefa. Assim, o Marek não precisa de procurar o seu trabalho no meio de uma longa ata.
Se o trabalho consistir em vários passos curtos, pode incluir uma lista de tarefas na descrição da tarefa. Os participantes marcam os itens diretamente no cartão da tarefa, veem o progresso conjunto e o mini avatar da pessoa que marcou cada ponto. Se quiser detalhar esses passos numa tarefa partilhada, consulte o guia sobre a checklist numa tarefa.
Não transfira, no entanto, toda a conversa para tarefas. A pergunta do cliente sobre uma cor alternativa, que ainda ninguém aceitou, pode ficar na nota como uma questão em aberto. A tarefa surgirá quando já se souber que ação é preciso executar.
Encontre a nota por uma palavra do conteúdo, não só pelo título
A lupa na janela das Notas pesquisa nos títulos e no conteúdo das notas. Quando se lembra de "fundo escuro", não precisa de adivinhar se a Ola chamou o documento "ABC", "Maquete" ou "Reunião".
Na sexta-feira, duas semanas depois da conversa, o Marek escreve na lupa a palavra de que se lembra - encontrará a nota, porque a Ola já a tinha partilhado com ele. Se a lista estiver limitada por um filtro por baixo do ícone do olho, saberá isso pelo ponto sob esse ícone e pode remover o filtro.
A árvore de Notas oferece também as vistas "Todas as notas", "Documentos", "Partilhadas comigo" e "Favoritas". Ao expandir o Workspace, vê as suas tarefas e conversas; pode criar uma nota junto a um tópico específico. Nesse caso, fica visível também na pasta desse tópico no módulo Ficheiros, que pertence à variante Pro. Fixar a uma tarefa ou conversa continua a não partilhar a nota com os seus participantes.
Quando a nota deve tornar-se material para o cliente, pode exportá-la para PDF, Word ou TXT. A exportação não substitui, no entanto, a organização da versão de trabalho: primeiro certifique-se de que tem um título claro, o local certo e acesso para as pessoas que devem usá-la.
O Assistente de IA lê a nota indicada, mas não contorna as permissões
O Assistente de IA pode responder a uma pergunta sobre decisões tomadas, se indicar a nota como fonte de conhecimento. Pode indicar simultaneamente uma nota, uma tarefa e uma conversa, para perguntar sobre um assunto descrito em vários lugares.
A Ola escolhe "Fontes" abaixo do título da conversa com o Assistente de IA, seleciona a nota e a conversa com o cliente e pergunta: "Que fundo o ABC aceitou?".
O Assistente de IA vê apenas as fontes disponíveis para a pessoa que pergunta. O Marek não conseguirá ler através da IA uma nota privada da Ola, se a Ola não a tiver partilhado com ele. O Task Manager funciona também sem IA, por isso pode encontrar a nota com a lupa normal.
A IA no Task Manager funciona com a chave da empresa no fornecedor de modelo escolhido. Quando pergunta sobre a nota indicada, o seu conteúdo é enviado para o fornecedor externo de modelo - por isso indique apenas as fontes que podem ser enviadas para lá. Antes de usar as fontes, consulte a descrição do Assistente de IA e a explicação sobre o que é enviado para o fornecedor de IA.
Pode recuperar uma nota apagada, mas não deixe isso para depois
Pode desfazer uma nota apagada por engano com o botão "Desfazer" na barra da janela ou restaurá-la a partir do Lixo. As notas desaparecem do Lixo definitivamente após 30 dias, por isso não o trate como um arquivo.
Na segunda-feira seguinte a essa sexta-feira, a Ola apaga a nota errada. Se clicar imediatamente em "Desfazer", a nota volta com o conteúdo, as partilhas, a marcação de favoritos e no seu lugar na lista. O atalho Ctrl+Z desfaz apenas a escrita no editor, não a eliminação da nota nem a alteração da sua ordem.
Quando a Ola notar o erro mais tarde, pode abrir o seu Lixo pessoal e escolher "Restaurar" no menu ⋮. Vê aí apenas as notas de que é proprietária. "Eliminar definitivamente" e o decurso de 30 dias eliminam também os ficheiros anexados à nota.
Amanhã, depois da próxima reunião, crie uma nota junto ao projeto, registe as decisões, partilhe-a com as pessoas certas e transforme as decisões com prazo em tarefas. Dentro de uma semana, tente encontrar a nota por uma palavra do seu conteúdo. Pode ver a disposição das Notas na Demo.
Perguntas mais frequentes
A equipa toda vê uma nota atribuída ao Workspace?
Não, atribuir a nota a um Workspace não dá acesso à equipa. A nota permanece privada até o proprietário decidir partilhá-la; nem o administrador a vê.
Duas pessoas podem editar a mesma nota?
Sim, o proprietário pode conceder a outra pessoa acesso "Pode editar", que permite alterar o conteúdo e o título. O acesso "Apenas visualização" permite ler a nota sem fazer alterações.
Como encontrar a nota de uma reunião de há duas semanas?
Use a lupa nas Notas, que procura no título e no conteúdo das notas a que tem acesso. Pode restringir os resultados com o filtro Workspace ou "Partilhado comigo".
O que fazer se eliminar uma nota por acidente?
Clique em "Anular" na barra da janela ou recupere a sua própria nota a partir do Lixo. Após 30 dias, a nota desaparece definitivamente de lá, juntamente com os ficheiros anexados.
O Assistente de IA pode ler a nota de uma reunião?
Sim, indique a nota através do botão "Fontes" na conversa com o Assistente de IA. O Assistente utiliza apenas as fontes a que você tem acesso, e o conteúdo da fonte indicada é enviado ao fornecedor de modelo escolhido, através da chave da empresa.
Fontes
A equipa do Task Manager escreve sobre trabalho em equipa, IA nas empresas e organização das tarefas, com exemplos do Task Manager, um programa instalado no servidor da própria empresa. O Task Manager é desenvolvido desde 2013 pela Blue Creation Group (Piotr Łącz) e é utilizado, entre outros, pela Neonet, pela Wojskowa Akademia Techniczna e pela Polpharma - consulte as opiniões dos clientes. Verificamos os textos com base no manual e na versão atual do programa.
