El lunes, Ola anotó los acuerdos de una reunión de 40 minutos con el cliente ABC y guardó el documento en el disco. Dos semanas después, Marek encontró tres archivos con nombres parecidos, pero no el que contenía la decisión sobre el diseño de la página. El problema no era tomar notas, sino que nadie sabía dónde buscar la correcta.
Las notas de reuniones en la empresa se pierden cuando no tienen un lugar propio
Una nota es más fácil de recuperar cuando está junto al proyecto o la conversación a la que se refiere. Un documento aparte en el disco obliga al equipo a recordar cómo alguien lo llamó y en qué carpeta acabó.
Ola anota después de la reunión del lunes que el cliente ABC quiere el fondo de la maqueta en oscuro. Marek recuerda la decisión, pero no recuerda si se tomó en un documento, en el chat o en una nota de la reunión. Cuando el jueves empieza a diseñar, encontrar el acuerdo le lleva más tiempo que leer la propia nota.
Task Manager permite tener las Notas en la misma aplicación que las tareas y los chats. Puedes asignar una nota a un Espacio de trabajo o crearla junto a una tarea o un chat concretos. No necesitas reconstruir el contexto del asunto a partir de nombres de archivo. Sobre por qué los acuerdos se pierden entre canales, puedes leer más en el texto sobre la regla del lugar único para el equipo.
El Espacio de trabajo ayuda a encontrar la nota, pero no la comparte con el equipo
Asignar una nota a un Espacio de trabajo sirve para encontrarla, no para dar acceso a ella. La nota sigue siendo visible únicamente para su autor hasta que él mismo la comparte, y ni el administrador puede verla.
Esta distinción es fácil de pasar por alto. El miércoles, Ola marca una nota con el Espacio de trabajo "Nueva página web" para poder mostrarla más adelante junto con los materiales del proyecto. Eso no significa que Marek ya pueda leerla. Si tiene que trabajar con los acuerdos del cliente, Ola debe hacer clic en "Compartir", elegir "Añadir persona..." e indicar a Marek.
El acceso "Solo lectura" permite leer la nota sin modificarla. "Puede editar" permite cambiar el contenido y el título. El propietario gestiona quién tiene acceso y puede revocarlo con el botón ×. Cuando la nota tiene un Espacio de trabajo asignado, la lista de personas para elegir incluye solo a las de ese Espacio de trabajo.
No intentes sustituir el compartir con una mención @. En una nota, esta funciona solo como una marca en el texto, muestra únicamente a las personas que ya tienen acceso y no envía ninguna notificación. Encontrarás los detalles de los permisos en la descripción de la función Notas de Task Manager.
Una nota breve y bien estructurada gana a la transcripción completa de la conversación
Una nota de reunión debería permitirte entender la decisión sin tener que reconstruir toda la conversación. Empieza por la fecha y los participantes, y luego anota las decisiones, las preguntas abiertas y lo que debe ocurrir a continuación.
El miércoles por la mañana, Ola abre Notas desde el menú de vistas en la barra superior, va a la carpeta del proyecto y hace clic en + en la barra de navegación. La nueva nota se crea en la carpeta que está abierta en ese momento, y el cursor se sitúa de inmediato en el título. Ola escribe "ABC - acuerdos tras la reunión" en lugar de "Nota 1". Un título claro ayudará a Marek cuando la busque por el nombre.
En el contenido escribe: "Decisión: fondo oscuro para la maqueta"; debajo: "Abierto: el cliente confirmará las fotos". Las listas y el texto en negrita ayudan a separar estas dos cosas. El editor también admite una lista de tareas en la que se pueden marcar elementos como hechos, pero una simple casilla no sustituye a una tarea con fecha límite y persona asignada.
El guardado se produce automáticamente alrededor de un segundo después de dejar de escribir, al salir del editor y al cerrar la ventana. Si Ola creó la nota en la carpeta equivocada, puede cambiarla en el encabezado o usar "Mover..." en el menú de la nota. No necesita volver a escribirla.
Cuando surge la pregunta "¿quién y para cuándo?", crea una tarea
Anota como tarea todo acuerdo con una persona responsable y un plazo. La nota conservará el motivo de la decisión y el material de la reunión, y la tarea mostrará quién debe hacer el trabajo y cuándo.
En la reunión del jueves, el cliente dice: "Enviadnos dos versiones de la maqueta para el martes". Ola anota esta decisión en la nota, pero además crea una tarea aparte para Marek con fecha límite el martes. Task Manager permite asignar personas, establecer una fecha límite con o sin hora, así como la prioridad y el estado de la tarea. Así, Marek no tiene que buscar su trabajo en medio de un acta larga.
Si el trabajo consiste en varios pasos cortos, puedes incluir una lista de tareas en la descripción de la tarea. Los participantes marcan los puntos directamente en la tarjeta de la tarea, ven el progreso conjunto y el mini avatar de la persona que marcó cada punto. Si quieres desglosar estos pasos en una tarea compartida, consulta la guía sobre la lista de comprobación en una tarea.
No traslades toda la conversación a tareas. La pregunta del cliente sobre un color alternativo que nadie ha aceptado aún puede quedarse en la nota como una cuestión abierta. La tarea se crea cuando ya se sabe qué acción hay que llevar a cabo.
Encuentra la nota por una palabra del contenido, no solo por el título
La lupa de la ventana de Notas busca en los títulos y en el contenido de las notas. Cuando recuerdas «fondo oscuro», no tienes que adivinar si Ola llamó al documento «ABC», «Maqueta» o «Reunión».
El viernes, dos semanas después de la conversación, Marek escribe en la lupa la palabra que recuerda: encontrará la nota porque Ola se la compartió antes. Si la lista está filtrada con el icono del ojo, lo sabrá por el punto debajo de ese icono y podrá quitar el filtro.
El árbol de Notas también ofrece las vistas «Todas las notas», «Documentos», «Compartidas conmigo» y «Favoritas». Al desplegar un Espacio de trabajo se ven sus tareas y chats; puedes crear una nota vinculada a un hilo concreto. En ese caso también aparece en la carpeta de ese hilo dentro del módulo Archivos, que forma parte de la variante Pro. Fijar la nota a una tarea o a un chat sigue sin compartirla con sus participantes.
Si la nota va a convertirse en material para el cliente, puedes exportarla a PDF, Word o TXT. Sin embargo, la exportación no sustituye el orden del borrador: primero asegúrate de tener un título claro, el lugar adecuado y el acceso para quienes van a usarla.
El Asistente de IA lee la nota indicada, pero no se salta los permisos
El Asistente de IA puede responder a una pregunta sobre acuerdos si señalas la nota como fuente de conocimiento. Puedes indicar a la vez una nota, una tarea y un chat para preguntar por un asunto repartido en varios lugares.
Ola selecciona «Fuentes» debajo del título de la conversación con el Asistente de IA, marca la nota y el chat con el cliente, y pregunta: «¿Qué fondo aceptó ABC?».
El Asistente de IA solo ve las fuentes disponibles para la persona que pregunta. Marek no podrá leer a través de la IA una nota privada de Ola si ella no se la ha compartido. Task Manager también funciona sin IA, así que puedes encontrar la nota con la lupa normal.
La IA de Task Manager funciona con la clave de la empresa en el proveedor de modelo elegido. Cuando preguntas por una nota indicada, su contenido llega al proveedor externo del modelo, así que indica solo aquellas fuentes que puedan llegar allí. Antes de usar las fuentes, consulta la descripción del Asistente de IA y la explicación de qué llega al proveedor de IA.
Puedes recuperar una nota borrada, pero no lo dejes para más tarde
Una nota eliminada por error puedes deshacerla con el botón «Deshacer» en la barra de la ventana o recuperarla desde la Papelera. Las notas desaparecen de la Papelera de forma definitiva a los 30 días, así que no la trates como un archivo.
El lunes después de ese viernes, Ola elimina la nota equivocada. Si pulsa «Deshacer» de inmediato, la nota vuelve con su contenido, sus compartidos, la marca de favorita y en su lugar en la lista. El atajo Ctrl+Z solo deshace la escritura en el editor, no la eliminación de la nota ni el cambio de su orden.
Si Ola nota el error más tarde, puede abrir su Papelera personal y elegir «Restaurar» en el menú ⋮. Allí solo ve las notas de las que es propietaria. «Eliminar definitivamente» y el paso de los 30 días también borran los archivos adjuntos a la nota.
Mañana, después de tu próxima reunión, crea una nota en el proyecto, anota las decisiones, compártela con las personas adecuadas y convierte en tareas los acuerdos que tengan una fecha límite. Dentro de una semana, intenta encontrar la nota a partir de una sola palabra de su contenido. Puedes ver la organización de Notas en el Demo.
Preguntas frecuentes
¿Ve todo el equipo una nota asignada a un Espacio de trabajo?
No, asignar una nota a un Espacio de trabajo no da acceso al equipo. La nota es privada hasta que su propietario la comparte; ni siquiera el administrador puede verla.
¿Pueden dos personas editar una misma nota?
Sí, el propietario puede conceder a otra persona el acceso "Puede editar", que permite modificar el contenido y el título. El acceso "Solo lectura" permite leer la nota sin introducir cambios.
¿Cómo encontrar una nota de una reunión de hace dos semanas?
Usa la lupa en Notas, que busca en el título y el contenido de las notas a las que tienes acceso. Puedes acotar los resultados con el filtro de Espacio de trabajo o "Compartido conmigo".
¿Qué hacer si borro una nota por accidente?
Haz clic en "Deshacer" en la barra de la ventana o recupera tu propia nota desde la Papelera. Pasados 30 días, la nota desaparece de forma definitiva junto con los archivos adjuntos.
¿Puede el Asistente de IA leer una nota de una reunión?
Sí, indica la nota con el botón "Fuentes" en la conversación con el Asistente de IA. El asistente solo utiliza las fuentes a las que tienes acceso, y el contenido de la fuente indicada se envía al proveedor de modelo elegido con la clave de la empresa.
Fuentes
El equipo de Task Manager - escribimos sobre el trabajo en equipo, la IA en la empresa y la organización de las tareas con ejemplos de Task Manager, un programa que se instala en tu propio servidor. Task Manager es desarrollado desde 2013 por Blue Creation Group (Piotr Łącz) y lo utilizan, entre otros, Neonet, la Universidad Militar de Tecnología y Polpharma - consulta las opiniones de los clientes. Verificamos los textos con la documentación y la versión actual del programa.
