Am Montag hielt Ola die Ergebnisse eines 40-minütigen Gesprächs mit dem Kunden ABC fest und speicherte das Dokument auf der Festplatte. Zwei Wochen später fand Marek drei ähnlich benannte Dateien, aber nicht die, in der die Entscheidung über das Website-Design festgehalten war. Das Problem war nicht das Anfertigen der Notizen - niemand wusste, wo er suchen sollte.
Besprechungsnotizen im Unternehmen gehen verloren, wenn sie keinen festen Platz haben
Eine Notiz lässt sich am leichtesten wiederfinden, wenn sie beim Projekt oder Gespräch liegt, auf das sie sich bezieht. Ein separates Dokument auf der Festplatte verlangt vom Team, sich zu merken, wie jemand es benannt hat und in welchem Ordner es liegt.
Ola notiert nach dem Montagsmeeting, dass der Kunde ABC einen dunklen Hintergrund für das Mockup wünscht. Marek erinnert sich an die Entscheidung, weiß aber nicht mehr, ob sie in einem Dokument, im Chat oder auf einem Zettel aus der Besprechung festgehalten wurde. Als er am Donnerstag mit dem Entwurf beginnt, dauert das Wiederfinden der Vereinbarung länger, als die Notiz selbst zu lesen.
Mit Task Manager können Sie Notizen in derselben Anwendung wie Aufgaben und Chats aufbewahren. Sie können eine Notiz einem Arbeitsbereich zuordnen oder sie direkt bei einer bestimmten Aufgabe oder einem Chat anlegen. Sie müssen den Kontext eines Vorgangs nicht anhand von Dateinamen rekonstruieren. Mehr dazu, warum Vereinbarungen zwischen den Kanälen verloren gehen, lesen Sie im Beitrag über die Ein-Ort-Regel für Teams.
Der Arbeitsbereich hilft beim Auffinden der Notiz, gibt sie aber nicht für das Team frei
Die Zuordnung einer Notiz zu einem Arbeitsbereich dient dem Auffinden, nicht der Zugriffsvergabe. Die Notiz bleibt ausschließlich für den Autor sichtbar, solange dieser sie nicht selbst freigibt - selbst der Administrator sieht sie nicht.
Diese Unterscheidung wird leicht übersehen. Am Mittwoch versieht Ola eine Notiz mit dem Arbeitsbereich „Neue Website“, um sie später zusammen mit den Projektmaterialien anzuzeigen. Das bedeutet nicht, dass Marek sie bereits lesen kann. Wenn er mit den Kundenvereinbarungen arbeiten soll, muss Ola auf „Freigeben“ klicken, „Person hinzufügen…“ wählen und Marek angeben.
Der Zugriff „Nur ansehen“ erlaubt das Lesen der Notiz, ohne sie zu ändern. „Kann bearbeiten“ erlaubt das Ändern von Inhalt und Titel. Der Eigentümer verwaltet die Freigabe und kann den Zugriff über die Schaltfläche × entziehen. Ist der Notiz ein Arbeitsbereich zugeordnet, umfasst die Auswahlliste der Personen nur Mitglieder dieses Arbeitsbereichs.
Versuchen Sie nicht, die Freigabe durch eine @-Erwähnung zu ersetzen. In der Notiz ist sie lediglich eine Textmarkierung, zeigt nur Personen an, die bereits Zugriff haben, und löst keine Benachrichtigung aus. Details zu den Berechtigungen finden Sie in der Beschreibung der Notizen-Funktion in Task Manager.
Ein knapper Notizaufbau schlägt die vollständige Gesprächsmitschrift
Eine Besprechungsnotiz sollte Ihnen erlauben, die Entscheidung zu erfassen, ohne das ganze Gespräch zu rekonstruieren. Beginnen Sie mit Datum und Teilnehmern, halten Sie dann Entscheidungen, offene Fragen und die nächsten Schritte fest.
Am Mittwochmorgen öffnet Ola die Notizen über das Menü der Ansichten in der oberen Leiste, wechselt in den Projektordner und klickt auf + in der Navigationsleiste. Die neue Notiz landet im gerade geöffneten Ordner, und der Cursor steht sofort im Titel. Ola schreibt „ABC - Ergebnisse nach dem Meeting“ statt „Notiz 1“. Ein aussagekräftiger Titel hilft Marek später bei der Suche nach dem Namen.
Im Inhalt schreibt sie: „Entscheidung: dunkler Hintergrund für das Mockup“; darunter: „Offen: Kunde bestätigt die Fotos“. Listen und Fettschrift helfen, diese beiden Dinge zu trennen. Der Editor unterstützt auch eine To-do-Liste, in der Punkte abgehakt werden können, doch das Kästchen allein ersetzt keine Aufgabe mit Fälligkeitsdatum und zugewiesener Person.
Das Speichern erfolgt automatisch etwa eine Sekunde nach dem Unterbrechen des Schreibens, beim Verlassen des Editors und beim Schließen des Fensters. Hat Ola die Notiz im falschen Ordner angelegt, kann sie ihn im Kopfbereich ändern oder „Verschieben…“ im Notizmenü verwenden. Sie muss die Notiz nicht ein zweites Mal schreiben.
Wenn die Frage „wer und bis wann?“ auftaucht, legen Sie eine Aufgabe an
Eine Vereinbarung mit verantwortlicher Person und Termin sollten Sie als Aufgabe festhalten. Die Notiz bewahrt den Grund der Entscheidung sowie das Material aus der Besprechung, die Aufgabe zeigt, wer die Arbeit erledigen soll und bis wann.
Im Donnerstagsmeeting sagt der Kunde: „Schickt uns bis Dienstag zwei Versionen des Mockups.“ Ola hält diese Entscheidung in der Notiz fest, legt aber zusätzlich eine Aufgabe für Marek mit Fälligkeit Dienstag an. Task Manager erlaubt es, Personen zuzuweisen, ein Fälligkeitsdatum mit oder ohne Uhrzeit, eine Priorität sowie den Status der Aufgabe festzulegen. So muss Marek seine Arbeit nicht mitten in einem langen Protokoll suchen.
Besteht die Arbeit aus mehreren kurzen Schritten, können Sie in der Aufgabenbeschreibung eine To-do-Liste einfügen. Die Beteiligten haken die Punkte direkt in der Aufgabenkarte ab, sehen den gemeinsamen Fortschritt und den Mini-Avatar der Person, die den jeweiligen Punkt markiert hat. Möchten Sie diese Schritte bei einer gemeinsamen Aufgabe aufschlüsseln, nutzen Sie den Leitfaden zur Checkliste in der Aufgabe.
Verlagern Sie aber nicht das ganze Gespräch in Aufgaben. Die Frage eines Kunden nach einer alternativen Farbe, die noch niemand akzeptiert hat, kann als offener Punkt in der Notiz bleiben. Eine Aufgabe entsteht erst, wenn klar ist, welche Handlung ausgeführt werden muss.
Sie finden die Notiz anhand eines Wortes aus dem Inhalt, nicht nur anhand des Titels
Die Lupe im Fenster der Notizen durchsucht Titel und Inhalt der Notizen. Wenn Sie sich an „dunkler Hintergrund“ erinnern, müssen Sie nicht raten, ob Ola das Dokument „ABC“, „Entwurf“ oder „Besprechung“ genannt hat.
Am Freitag, zwei Wochen nach dem Gespräch, gibt Marek in die Lupe das gemerkte Wort ein - die Notiz wird gefunden, weil Ola sie ihm zuvor freigegeben hat. Ist die Liste durch den Filter unter dem Augensymbol eingeschränkt, erkennt er das am Punkt unter diesem Symbol und kann den Filter entfernen.
Der Notizenbaum bietet außerdem die Ansichten „Alle Notizen“, „Dokumente“, „Für mich freigegeben“ und „Favoriten“. Nach dem Aufklappen eines Arbeitsbereichs sieht man dessen Aufgaben und Chats; eine Notiz können Sie bei einem bestimmten Thread anlegen. Sie ist dann auch im Ordner dieses Threads im Modul Dateien sichtbar, das zur Pro-Variante gehört. Das Anheften an eine Aufgabe oder einen Chat gibt die Notiz deren Teilnehmern weiterhin nicht frei.
Wenn eine Notiz zum Material für einen Kunden werden soll, können Sie sie als PDF, Word oder TXT exportieren. Der Export ersetzt jedoch nicht das Aufräumen der Arbeitsversion: Sorgen Sie zuerst für einen klaren Titel, den richtigen Ort und den Zugriff für die Personen, die sie nutzen sollen.
Der KI-Assistent liest die angegebene Notiz, umgeht aber keine Berechtigungen
Der KI-Assistent kann eine Frage zu Absprachen beantworten, wenn Sie eine Notiz als Wissensquelle angeben. Sie können gleichzeitig eine Notiz, eine Aufgabe und einen Chat angeben, um nach einer Angelegenheit zu fragen, die an mehreren Stellen beschrieben ist.
Ola wählt „Quellen“ unter dem Titel des Gesprächs mit dem KI-Assistenten, markiert die Notiz sowie den Chat mit dem Kunden und fragt: „Welchen Hintergrund hat ABC akzeptiert?“.
Der KI-Assistent sieht nur Quellen, die für die fragende Person verfügbar sind. Marek liest über die KI keine private Notiz von Ola, wenn Ola sie ihm nicht freigegeben hat. Task Manager funktioniert auch ohne KI, sodass Sie die Notiz auch mit der normalen Suche finden können.
Die KI in Task Manager läuft über den Schlüssel des Unternehmens beim gewählten Modellanbieter. Wenn Sie nach einer angegebenen Notiz fragen, gelangt deren Inhalt an den externen Modellanbieter - geben Sie deshalb nur Quellen an, die dorthin gelangen dürfen. Prüfen Sie vor der Nutzung von Quellen die Beschreibung des KI-Assistenten sowie die Erklärung, was an den KI-Anbieter übermittelt wird.
Eine gelöschte Notiz können Sie wiederherstellen, aber warten Sie damit nicht zu lange
Eine versehentlich gelöschte Notiz können Sie mit der Schaltfläche „Rückgängig“ in der Fensterleiste zurücknehmen oder aus dem Papierkorb wiederherstellen. Notizen verschwinden nach 30 Tagen endgültig aus dem Papierkorb, behandeln Sie ihn also nicht wie ein Archiv.
Am Montag nach diesem Freitag löscht Ola eine falsche Notiz. Klickt sie sofort auf „Rückgängig“, kehrt die Notiz mit Inhalt, Freigaben, Favoritenmarkierung und an ihrer ursprünglichen Stelle in der Liste zurück. Die Tastenkombination Strg+Z macht nur das Schreiben im Editor rückgängig, nicht das Löschen der Notiz oder die Änderung ihrer Reihenfolge.
Bemerkt Ola den Fehler später, kann sie den persönlichen Papierkorb öffnen und im Menü ⋮ „Wiederherstellen“ wählen. Dort sieht sie nur Notizen, deren Eigentümerin sie ist. „Endgültig löschen“ sowie der Ablauf von 30 Tagen löschen auch die der Notiz angehängten Dateien.
Legen Sie morgen nach dem nächsten Meeting eine einzige Notiz beim Projekt an, halten Sie die Entscheidungen fest, geben Sie sie den richtigen Personen frei und verwandeln Sie Absprachen mit Termin in Aufgaben. Versuchen Sie in einer Woche, die Notiz anhand eines einzigen Wortes aus ihrem Inhalt zu finden. Den Aufbau der Notizen können Sie sich in der Demo ansehen.
Häufig gestellte Fragen
Sieht das gesamte Team eine Notiz, die einem Arbeitsbereich zugeordnet ist?
Nein, die Zuordnung zu einem Arbeitsbereich gewährt dem Team keinen Zugriff auf die Notiz. Sie ist privat, solange der Eigentümer sie nicht selbst freigibt; auch der Administrator sieht sie nicht.
Können zwei Personen dieselbe Notiz bearbeiten?
Ja, der Eigentümer kann einer anderen Person den Zugriff „Kann bearbeiten“ gewähren, der es erlaubt, Inhalt und Titel zu ändern. Der Zugriff „Nur ansehen“ erlaubt das Lesen der Notiz ohne Änderungen.
Wie findet man eine Besprechungsnotiz von vor zwei Wochen?
Verwenden Sie die Lupe in den Notizen, die in Titel und Inhalt der Notizen sucht, auf die Sie Zugriff haben. Die Ergebnisse können Sie mit dem Filter Arbeitsbereich oder „Für mich freigegeben“ eingrenzen.
Was tun, wenn ich versehentlich eine Notiz lösche?
Klicken Sie in der Fensterleiste auf „Rückgängig“ oder stellen Sie Ihre eigene Notiz aus dem Papierkorb wieder her. Nach 30 Tagen verschwindet die Notiz zusammen mit den angehängten Dateien endgültig daraus.
Kann der KI-Assistent eine Besprechungsnotiz lesen?
Ja, verweisen Sie im Gespräch mit dem KI-Assistenten über die Schaltfläche „Quellen“ auf die Notiz. Der Assistent nutzt nur Quellen, auf die Sie Zugriff haben, und der Inhalt der angegebenen Quelle wird an den gewählten Modellanbieter mit dem Firmenschlüssel gesendet.
Quellen
Das Task Manager-Team - wir schreiben anhand von Beispielen aus Task Manager über Teamarbeit, KI im Unternehmen und gut organisierte Aufgaben. Task Manager wird auf dem eigenen Server installiert und seit 2013 von der Blue Creation Group (Piotr Łącz) entwickelt. Zu den Nutzern gehören unter anderem Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna und Polpharma - lesen Sie die Kundenstimmen. Unsere Texte gleichen wir mit der Dokumentation und der aktuellen Programmversion ab.
