På måndagen skrev Ola ner överenskommelserna från ett 40 minuter långt möte med kunden ABC och sparade dokumentet på disken. Två veckor senare hittade Marek tre liknande namngivna filer, men inte den där beslutet om sidans utseende hade sparats. Problemet var inte att göra anteckningar - ingen visste var man skulle leta efter den rätta.
Mötesanteckningar i företaget försvinner när de inte har en egen plats
En anteckning är lättast att hitta igen när den ligger tillsammans med det projekt eller den konversation den gäller. Ett separat dokument på disken kräver att teamet kommer ihåg vad någon kallade det och i vilken mapp det hamnade.
Ola skriver efter måndagens möte att kunden ABC vill ha en mörk bakgrund på designutkastet. Marek kommer ihåg beslutet, men minns inte om det nämndes i ett dokument, i chatten eller på en lapp från mötet. När han på torsdagen börjar designa tar det honom längre tid att hitta överenskommelsen än att bara läsa själva anteckningen.
Task Manager gör det möjligt att hålla Anteckningar i samma applikation som uppgifter och chattar. Du kan koppla en anteckning till en Arbetsyta eller skapa den direkt vid en specifik uppgift eller chatt. Du behöver inte återskapa ärendets sammanhang utifrån filnamn. Läs mer om varför överenskommelser försvinner mellan olika kanaler i texten om principen om en gemensam plats för teamet.
Arbetsytan hjälper dig hitta anteckningen, men delar den inte automatiskt med teamet
Att koppla en anteckning till en Arbetsyta används för att hitta den, inte för att ge åtkomst. Anteckningen förblir synlig endast för författaren tills denne själv delar den - inte ens administratören ser den.
Den här distinktionen är lätt att missa. På onsdagen märker Ola en anteckning med Arbetsytan ”Ny webbsida” för att senare kunna visa den tillsammans med projektmaterialet. Det betyder inte att Marek redan kan läsa den. Om han ska arbeta med kundens överenskommelser måste Ola klicka på ”Dela”, välja ”Lägg till person…” och ange Marek.
Åtkomsten ”Endast visning” gör det möjligt att läsa anteckningen utan att ändra den. ”Kan redigera” gör det möjligt att ändra innehåll och titel. Ägaren hanterar delningen och kan ta bort åtkomsten med knappen ×. När anteckningen har en tilldelad Arbetsyta omfattar listan över personer att välja endast personer från den Arbetsytan.
Försök inte ersätta delning med en @-omnämning. I en anteckning är det bara en markering i texten, som visar enbart personer som redan har åtkomst och som inte skickar någon avisering. Detaljer om behörigheter hittar du i beskrivningen av funktionen Anteckningar i Task Manager.
En kort struktur på anteckningen vinner över ett fullständigt mötesprotokoll
En mötesanteckning bör göra det möjligt att förstå beslutet utan att rekonstruera hela samtalet. Börja med datum och deltagare, skriv sedan ner beslut, öppna frågor och vad som ska hända härnäst.
På onsdag morgon öppnar Ola Anteckningar via vymenyn i den övre raden, går till projektmappen och klickar på + i navigeringsfältet. Den nya anteckningen hamnar i den mapp som är öppen just då, och markören står direkt i titeln. Ola skriver ”ABC - överenskommelser efter mötet” istället för ”Anteckning 1”. En tydlig titel hjälper Marek när han söker efter namnet.
I innehållet skriver hon: ”Beslut: mörk bakgrund på designutkastet”; nedanför: ”Öppet: kunden bekräftar bilderna”. Listor och fetstil hjälper till att skilja dessa två saker åt. Redigeraren har också stöd för en att göra-lista där man kan bocka av punkter, men själva rutan ersätter inte en uppgift med förfallodatum och tilldelad person.
Sparningen sker automatiskt ungefär en sekund efter att du slutat skriva, samt när du lämnar redigeraren och när du stänger fönstret. Om Ola skapat anteckningen i fel mapp kan hon ändra den i rubriken eller använda ”Flytta…” i anteckningens meny. Hon behöver inte skriva den på nytt.
När frågan ”vem och till när?” dyker upp, skapa en uppgift
En överenskommelse med en ansvarig person och ett datum bör sparas som en uppgift. Anteckningen bevarar orsaken till beslutet och materialet från mötet, medan uppgiften visar vem som ska utföra arbetet och när.
På torsdagens möte säger kunden: ”Skicka två versioner av designutkastet till tisdag”. Ola skriver ner beslutet i anteckningen, men skapar separat en uppgift för Marek med förfallodatum till tisdag. Task Manager gör det möjligt att tilldela personer, ställa in ett förfallodatum med eller utan klockslag, prioritet samt status för uppgiften. På så sätt behöver Marek inte leta efter sitt arbete mitt i ett långt protokoll.
Om arbetet består av flera korta steg kan du lägga till en att göra-lista i uppgiftens beskrivning. Deltagarna bockar av punkterna direkt i uppgiftskortet, ser den gemensamma framstegen och en mini-avatar för personen som markerade en viss punkt. Om du vill dela upp dessa steg i en gemensam uppgift, ta hjälp av guiden om checklista i en uppgift.
Flytta dock inte hela samtalet till Uppgifter. Kundens fråga om en alternativ färg som ännu inte har godkänts av någon kan stanna kvar i anteckningen som en öppen fråga. En uppgift skapas när det väl är klart vilken åtgärd som behöver utföras.
Hitta anteckningen via ett ord i innehållet, inte bara via titeln
Sökrutan i fönstret Anteckningar söker igenom både titlar och innehåll i anteckningarna. När du kommer ihåg ”mörk bakgrund” behöver du inte gissa om Ola kallade dokumentet ”ABC”, ”Skiss” eller ”Möte”.
På fredagen, två veckor efter samtalet, skriver Marek in ett ord han kommer ihåg i sökrutan - anteckningen hittas eftersom Ola delade den med honom tidigare. Om listan är begränsad av filtret under ögonikonen ser han det på punkten under ikonen och kan då ta bort filtret.
Trädet i Anteckningar erbjuder också vyerna ”Alla anteckningar”, ”Dokument”, ”Delade med mig” och ”Favoriter”. När du expanderar en Arbetsyta ser du dess uppgifter och chattar; du kan skapa en anteckning kopplad till en specifik tråd. Den syns då även i den trådens mapp i modulen Filer, som ingår i varianten Pro. Att fästa en anteckning vid en uppgift eller chatt gör den fortfarande inte tillgänglig för deltagarna i dem.
När en anteckning ska bli material för en kund kan du exportera den till PDF, Word eller TXT. Exporten ersätter dock inte behovet av att städa upp utkastet: se först till att titeln är tydlig, att den ligger på rätt plats och att rätt personer har åtkomst till den.
AI-assistenten läser den anteckning du anger, men kringgår inga behörigheter
AI-assistenten kan svara på frågor om vad som beslutats om du anger anteckningen som kunskapskälla. Du kan ange en anteckning, en uppgift och en chatt samtidigt för att fråga om ett ärende som är beskrivet på flera ställen.
Ola väljer ”Källor” under rubriken på samtalet med AI-assistenten, markerar anteckningen och chatten med kunden och frågar: ”Vilken bakgrund godkände ABC?”.
AI-assistenten ser bara källor som är tillgängliga för den person som frågar. Marek kan inte läsa Olas privata anteckning via AI om Ola inte har delat den med honom. Task Manager fungerar även utan AI, så du kan alltid hitta anteckningen med vanlig sökning.
AI i Task Manager körs på företagets nyckel hos vald modellansvarig. När du frågar om en angiven anteckning skickas dess innehåll till den externa modellansvariga - ange därför bara källor som kan skickas dit. Innan du använder källor, läs beskrivningen av AI-assistenten samt förklaringen om vad som skickas till AI-leverantören.
Du kan återställa en raderad anteckning, men vänta inte för länge
En anteckning som råkat raderas kan du ångra med knappen ”Ångra” i fönstrets rad eller återställa från Papperskorgen. Anteckningar försvinner permanent från Papperskorgen efter 30 dagar, så behandla den inte som ett arkiv.
Måndagen efter den där fredagen raderar Ola en felaktig anteckning. Om hon direkt klickar på ”Ångra” återkommer anteckningen med innehåll, delningar, favoritmarkering och på sin plats i listan. Kortkommandot Ctrl+Z ångrar bara skrivning i redigeraren, inte borttagning av anteckningen eller ändring av dess ordning.
Om Ola upptäcker felet senare kan hon öppna sin personliga Papperskorg och välja ”Återställ” i menyn ⋮. Där ser hon bara anteckningar som hon själv äger. ”Radera permanent” samt att 30 dagar passerar raderar även filer som är bifogade till anteckningen.
Skapa i morgon, efter nästa möte, en anteckning kopplad till projektet, skriv ner besluten, dela den med rätt personer och omvandla beslut med tidsfrist till uppgifter. Om en vecka, försök hitta anteckningen via ett enda ord ur dess innehåll. Du kan se hur Anteckningar är upplagt i Demo.
Vanliga frågor
Ser hela teamet en anteckning som är kopplad till en Arbetsyta?
Nej, koppling till en Arbetsyta ger inte teamet åtkomst till anteckningen. Den är privat tills ägaren själv delar den; inte ens administratören ser den.
Kan två personer redigera samma anteckning?
Ja, ägaren kan ge en annan person åtkomsten ”Kan redigera”, som gör det möjligt att ändra innehåll och titel. Åtkomsten ”Endast visning” gör det möjligt att läsa anteckningen utan att göra ändringar.
Hur hittar jag en mötesanteckning från för två veckor sedan?
Använd sökikonen i Anteckningar, som söker i titel och innehåll för de anteckningar du har åtkomst till. Du kan begränsa resultaten med filtret Arbetsyta eller ”Delat med mig”.
Vad ska jag göra om jag råkar radera en anteckning?
Klicka på ”Ångra” i fönsterraden eller återställ din egen anteckning från Papperskorgen. Efter 30 dagar försvinner anteckningen därifrån permanent, tillsammans med bifogade filer.
Kan AI-assistenten läsa en mötesanteckning?
Ja, ange anteckningen med knappen ”Källor” i samtalet med AI-assistenten. Assistenten använder endast källor som du har åtkomst till, och innehållet i den angivna källan skickas till den valda modellleverantören via företagets nyckel.
Källor
Task Manager-teamet - vi skriver om teamarbete, AI i företag och struktur i uppgifter med exempel från Task Manager, ett program som installeras på din egen server. Task Manager har utvecklats sedan 2013 av Blue Creation Group (Piotr Łącz) och används bland annat av Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna och Polpharma - se vad kunderna tycker. Vi kontrollerar texterna mot dokumentationen och den aktuella versionen av programmet.
