V pondelok si Ola zapísala dohody zo 40-minútového stretnutia s klientom ABC a uložila dokument na disk. O dva týždne neskôr Marek našiel tri podobne pomenované súbory, ale nie ten, v ktorom bolo zapísané rozhodnutie o vzhľade stránky. Problémom nebolo robenie poznámok - nikto nevedel, kde hľadať tú správnu.
Poznámky zo stretnutí vo firme sa strácajú, keď nemajú svoje miesto
Poznámku najľahšie nájdete vtedy, keď je uložená pri projekte alebo rozhovore, ktorého sa týka. Samostatný dokument na disku vyžaduje, aby si tím pamätal, ako ho niekto pomenoval a do ktorého priečinka sa dostal.
Ola si po pondelkovom stretnutí zapíše, že klient ABC chce tmavé pozadie makety. Marek si rozhodnutie pamätá, ale nepamätá si, či zaznelo v dokumente, na chate alebo na papieri zo stretnutia. Keď vo štvrtok začne navrhovať, nájdenie dohody mu zaberie viac času než by zabralo prečítanie samotnej poznámky.
Task Manager umožňuje uchovávať Poznámky v tej istej aplikácii ako úlohy a chaty. Poznámku môžete priradiť k Pracovnému priestoru alebo ju založiť pri konkrétnej úlohe či chate. Nemusíte si znovu skladať kontext veci z názvov súborov. Viac o tom, prečo dohody miznú medzi kanálmi, si prečítate v texte o pravidle jedného miesta pre tím.
Pracovný priestor pomáha nájsť poznámku, ale nezdieľa ju s tímom
Priradenie poznámky k Pracovnému priestoru slúži na jej vyhľadávanie, nie na udeľovanie prístupu. Poznámka zostáva viditeľná výlučne pre autora, kým ju sám nezdieľa - nevidí ju ani administrátor.
Toto rozlíšenie sa dá ľahko prehliadnuť. V stredu Ola označí poznámku Pracovným priestorom „Nová webová stránka“, aby ju neskôr zobrazila spolu s materiálmi projektu. To neznamená, že si ju Marek už môže prečítať. Ak má pracovať na dohodách s klientom, Ola musí kliknúť na „Zdieľať“, vybrať „Pridať osobu…“ a označiť Mareka.
Prístup „Len na zobrazenie“ umožňuje poznámku čítať bez jej zmeny. „Môže upravovať“ umožňuje meniť obsah aj názov. Vlastník spravuje zdieľanie a môže prístup odobrať tlačidlom ×. Keď má poznámka priradený Pracovný priestor, zoznam osôb na výber zahŕňa len osoby z tohto Pracovného priestoru.
Nesnažte sa nahradiť zdieľanie zmienkou @. V poznámke ide len o značku v texte, ktorá ukazuje výlučne osoby, ktoré už majú prístup, a neposiela žiadne oznámenie. Podrobnosti o oprávneniach nájdete v popise funkcie Poznámky v Task Manageri.
Stručná štruktúra poznámky víťazí nad úplným záznamom rozhovoru
Poznámka zo stretnutia by mala umožniť pochopiť rozhodnutie bez rekonštrukcie celého rozhovoru. Začnite dátumom a účastníkmi, potom zapíšte rozhodnutia, otvorené otázky a to, čo má nasledovať.
V stredu ráno si Ola otvorí Poznámky z menu zobrazení v hornej lište, prejde do priečinka projektu a klikne na + na navigačnej lište. Nová poznámka sa vytvorí v práve otvorenom priečinku a kurzor hneď stojí v názve. Ola napíše „ABC - dohody po stretnutí“ namiesto „Poznámka 1“. Zrozumiteľný názov pomôže Marekovi, keď bude hľadať podľa mena.
Do obsahu zapíše: „Rozhodnutie: tmavé pozadie makety“; nižšie: „Otvorené: klient potvrdí fotografie“. Zoznamy a tučné písmo pomáhajú tieto dve veci oddeliť. Editor podporuje aj kontrolný zoznam, v ktorom možno odškrtávať položky, no samotné políčko nenahradí úlohu s termínom a priradenou osobou.
Uloženie prebieha automaticky asi sekundu po prerušení písania, pri opustení editora aj pri zatvorení okna. Ak Ola vytvorila poznámku v nesprávnom priečinku, môže ho zmeniť v záhlaví alebo použiť „Presunúť…“ v menu poznámky. Nemusí ju písať znova.
Keď zaznie otázka „kto a dokedy?“, založte úlohu
Dohodu s osobou zodpovednou a termínom zapíšte ako úlohu. Poznámka zachová dôvod rozhodnutia a materiál zo stretnutia, kým úloha ukáže, kto má prácu vykonať a dokedy.
Na štvrtkovom stretnutí klient povie: „Pošlite dve verzie makety do utorka“. Ola si toto rozhodnutie zapíše do poznámky, ale samostatne založí úlohu pre Mareka s termínom na utorok. Task Manager umožňuje priradiť osoby, nastaviť termín s časom alebo bez neho, prioritu a stav úlohy. Vďaka tomu Marek nemusí svoju prácu hľadať uprostred dlhého zápisu.
Ak práca pozostáva z niekoľkých krátkych krokov, do popisu úlohy môžete vložiť kontrolný zoznam. Účastníci odškrtávajú jeho položky priamo v karte úlohy, vidia spoločný postup aj mini avatar osoby, ktorá daný bod označila. Ak chcete tieto kroky rozpísať pri spoločnej úlohe, využite návod o kontrolnom zozname v úlohe.
Nepresúvajte však celý rozhovor do úloh. Otázka klienta na alternatívnu farbu, ktorú ešte nikto neschválil, môže zostať v poznámke ako otvorená záležitosť. Úloha vznikne až vtedy, keď je jasné, akú činnosť treba vykonať.
Poznámku nájdete podľa slova z obsahu, nielen podľa názvu
Lupa v okne Poznámok prehľadáva názvy aj obsah poznámok. Keď si pamätáte „tmavé pozadie“, nemusíte hádať, či Ola nazvala dokument „ABC“, „Maketa“ alebo „Stretnutie“.
V piatok, dva týždne po rozhovore, Marek zadá do lupy zapamätané slovo - poznámku nájde, pretože mu ju Ola predtým sprístupnila. Ak je zoznam zúžený filtrom pod ikonou oka, spozná to podľa bodky pod touto ikonou a filter môže zrušiť.
Strom Poznámok ponúka aj zobrazenia „Všetky poznámky“, „Dokumenty“, „Zdieľané so mnou“ a „Obľúbené“. Po rozbalení Pracovného priestoru vidno jeho úlohy aj chaty; poznámku môžete založiť pri konkrétnom vlákne. Je potom viditeľná aj v priečinku daného vlákna v module Súbory, ktorý patrí do varianty Pro. Pripnutie k úlohe alebo chatu stále neposkytuje prístup k poznámke ich účastníkom.
Ak má poznámka slúžiť ako materiál pre klienta, môžete ju exportovať do PDF, Word alebo TXT. Export však nenahrádza usporiadanie pracovnej verzie: najprv zabezpečte zrozumiteľný názov, správne umiestnenie a prístup pre osoby, ktoré ju majú využívať.
Asistent AI prečíta vybranú poznámku, no neobíde oprávnenia
Asistent AI môže odpovedať na otázku o dohodách, ak označíte poznámku ako zdroj informácií. Môžete súčasne označiť poznámku, úlohu a chat, aby ste sa spýtali na záležitosť rozpísanú na viacerých miestach.
Ola vyberie „Zdroje“ pod názvom rozhovoru s Asistentom AI, označí poznámku a chat s klientom a pýta sa: „Aké pozadie schválil ABC?“.
Asistent AI vidí len zdroje dostupné osobe, ktorá sa pýta. Marek si prostredníctvom AI neprečíta súkromnú poznámku Oly, ak mu ju Ola nesprístupnila. Task Manager funguje aj bez AI, takže poznámku môžete nájsť aj bežnou lupou.
AI v Task Manageri funguje na kľúči firmy u zvoleného poskytovateľa modelu. Keď sa pýtate na vybranú poznámku, jej obsah sa dostane k externému poskytovateľovi modelu - preto ako zdroje uvádzajte len tie, ktoré tam môžu byť odoslané. Pred použitím zdrojov si prečítajte popis Asistenta AI a vysvetlenie, čo sa dostáva k poskytovateľovi AI.
Vymazanú poznámku môžete obnoviť, no neodkladajte to
Omylom vymazanú poznámku môžete vrátiť tlačidlom „Späť“ v lište okna alebo obnoviť z Koša. Poznámky sa z Koša natrvalo strácajú po 30 dňoch, takže ho nepovažujte za archív.
V pondelok po tomto piatku Ola vymaže nesprávnu poznámku. Ak hneď klikne na „Späť“, poznámka sa vráti s obsahom, zdieľaniami, označením obľúbených a na svoje pôvodné miesto v zozname. Skratka Ctrl+Z vracia späť len písanie v editore, nie vymazanie poznámky ani zmenu jej poradia.
Keď si Ola všimne chybu neskôr, môže otvoriť svoj osobný Kôš a vybrať „Obnoviť“ z menu ⋮. Vidí tam len poznámky, ktorých je vlastníčkou. „Vymazať natrvalo“ a uplynutie 30 dní vymažú aj súbory pripojené k poznámke.
Zajtra po najbližšom stretnutí založte jednu poznámku pri projekte, zapíšte rozhodnutia, sprístupnite ju správnym osobám a zmeňte dohody s termínom na úlohy. Za týždeň skúste nájsť poznámku podľa jedného slova z jej obsahu. Usporiadanie Poznámok si môžete pozrieť v Demo.
Najčastejšie otázky
Vidí celý tím poznámku priradenú k Pracovnému priestoru?
Nie, priradenie k Pracovnému priestoru neposkytuje tímu prístup k poznámke. Je súkromná, kým ju vlastník sám nezdieľa; nevidí ju ani administrátor.
Môžu jednu poznámku upravovať dve osoby?
Áno, vlastník môže udeliť druhej osobe prístup „Môže upravovať“, ktorý umožňuje meniť obsah a názov. Prístup „Len na zobrazenie“ umožňuje poznámku čítať bez vykonávania zmien.
Ako nájsť poznámku zo stretnutia spred dvoch týždňov?
Použite lupu v Poznámkach, ktorá vyhľadáva v názve aj obsahu poznámok, ku ktorým máte prístup. Výsledky môžete zúžiť filtrom Pracovný priestor alebo „Zdieľané so mnou“.
Čo robiť, ak náhodou vymažem poznámku?
Kliknite na „Späť“ v lište okna alebo obnovte vlastnú poznámku z Koša. Po 30 dňoch z neho poznámka natrvalo zmizne spolu s pripojenými súbormi.
Dokáže Asistent AI prečítať poznámku zo stretnutia?
Áno, označte poznámku tlačidlom „Zdroje“ v rozhovore s Asistentom AI. Asistent využíva iba zdroje, ku ktorým máte prístup, a obsah označeného zdroja sa odosiela vybranému poskytovateľovi modelu na kľúči firmy.
Zdroje
Tím Task Managera - píšeme o tímovej práci, AI vo firme a poriadku v úlohách na príkladoch z Task Managera, programu inštalovaného na vlastnom serveri. Task Manager vyvíja od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používajú ho okrem iných Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna a Polpharma - pozrite si hodnotenia zákazníkov. Texty overujeme podľa dokumentácie a aktuálnej verzie programu.
