Firma s 12 zaměstnanci může porovnat ceny programů podle první faktury, ale neuvidí tak náklady na provoz během několika let. Tříletá kalkulace zahrnuje 36 měsíců používání, hosting, administraci a volitelný přístup k dalším aktualizacím.
Nejprve spočítejte náklady na 432 uživatelských měsíců
Pokud poskytovatel účtuje každý aktivní účet měsíčně, je pro 12 osob a 3 roky výchozím bodem tento výpočet:
12 osob × 36 měsíců = 432 uživatelských měsíců.
Měsíční cenu jednoho místa označte písmenem S. Náklady na předplatné pak činí:
Náklady na předplatné = 432 × S.
Pokud S činí například 30 zł bez DPH, dostanete 12 960 zł bez DPH. Jde o modelový předpoklad, který ukazuje použití vzorce, nikoli o cenu konkrétního produktu.
Při ročním účtování označte roční cenu jednoho místa písmenem R. Náklady pak činí 12 × 3 × R, tedy 36 × R. Počet faktur zde nehraje roli - poskytovatel je může vystavovat každý měsíc nebo jednou ročně, ale vždy porovnáváte náklady za stejné období používání.
Všechny hodnoty v jedné kalkulaci musí mít stejný daňový základ. Pokud S zadáváte jako částku bez DPH, převeďte na částky bez DPH také licenci, hosting a placené služby. Pokud analyzujete částky s DPH, používejte je důsledně v každém řádku.
Neutrální tabulka nahrazuje předpoklady o „typickém předplatném“
Pravidla účtování služeb se mezi poskytovateli liší. Jedna služba může účtovat aktivní účty, jiná zakoupená místa a další může vyžadovat minimální počet míst. Než proto zadáte S, vyplňte krátkou tabulku.
| Položka ke kontrole | Údaje vašeho poskytovatele | Vliv na kalkulaci |
|---|---|---|
| Cena jednoho místa | měsíční nebo roční | základ vzorce |
| Minimální počet míst | počet účtů nebo míst | může zvýšit náklady malého týmu |
| Fakturační období | měsíc nebo rok | určuje termín a výši platby |
| Snížení počtu účtů | pravidla a termín změny | ověřte, od kdy se účtovaná částka sníží |
| Doplňky | samostatně placené funkce | přidejte pouze potřebné položky |
| Migrace | jednorázové náklady | připočítejte na správné straně srovnání |
| Hosting a zálohy | rozsah služby | nepředpokládejte, že je každá položka zahrnuta v ceně |
U předplatného účtovaného za každý účet zvýší třináctá osoba náklady na další fakturační období. Neplatí to však pro každé předplatné. Pokud platíte za balíček míst, mohou náklady zůstat stejné až do dosažení limitu.
Podobně je tomu při zmenšení týmu. V ceníku nebo smlouvě ověřte, zda lze počet placených míst snížit během období, až při prodloužení, nebo zda to v daném tarifu není možné vůbec.
Kalkulace Task Managera pro 12 osob
Tým 12 osob spadá do tarifu Classic, který zahrnuje až 20 aktivních míst. Nekupujete samostatný účet pro každou osobu, ale licenci s určeným limitem uživatelů.
Task Manager nabízí trvalou licenci v rámci verze 2.x. Ceník zahrnuje také roční prodloužení přístupu k aktualizacím. Prodloužení je volitelné - pokud se ho vzdáte, trvalá licence 2.x se nezmění na předplatné a aplikace automaticky nepřejde do režimu pouze pro čtení.
Pro srovnání lze použít scénář, ve kterém na začátku koupíte licenci a během tří let také dvě roční prodloužení přístupu k aktualizacím pro dvě následující období. Pokud obě prodloužení neplánujete, odstraňte příslušnou položku z vlastního vzorce.
| Varianta | Licence | Dvě volitelná prodloužení | Celkem podle ceníku před H a A |
|---|---|---|---|
| Standard Classic | 1 490 zł | 2 × 447 zł | 2 384 zł |
| Pro Classic | 3 990 zł | 2 × 1 197 zł | 6 384 zł |
K vybrané variantě přidejte:
- H - náklady na hosting po dobu 36 měsíců,
- A - náklady na čas věnovaný administraci, aktualizacím a kontrole záloh.
Task Manager běží na serveru zákazníka. Stačí běžný sdílený hosting s PHP a databází MySQL nebo MariaDB. Data aplikace jsou uložena na tomto serveru a požadavky popisuje stránka Instalace na vašem hostingu.
Pokud již máte vhodný server a nevznikají kvůli němu žádné dodatečné náklady, H může být nula. A však nevynechávejte jen proto, že se o aktualizace stará majitel firmy. Také jeho čas má svou hodnotu.
Hranice rentability pro Standard a Pro
Hranice ukazuje, při jaké ceně měsíčního předplatného jsou náklady obou modelů během analyzovaného období stejné. Pro scénář zahrnující licenci, dvě prodloužení, hosting a administraci vypadají vzorce takto:
Standard:
S graniczne Standard = (2 384 zł + H + A) / 432
Pro:
S graniczne Pro = (6 384 zł + H + A) / 432
Před výpočtem převeďte všechny částky buď na částky bez DPH, nebo na částky s DPH. H a A musí zahrnovat celé období 36 měsíců.
Pokud je cena předplatného S vyšší než vypočítaná hraniční hodnota S, licence má v daném scénáři nižší náklady. Pokud je S nižší, levnější je předplatné. Při stejné hodnotě jsou náklady obou modelů stejné.
Pokud například z vašich údajů vychází hraniční hodnota S ve výši 24 zł bez DPH a zvažované předplatné stojí smluvních 30 zł bez DPH za uživatelské místo měsíčně, licence má během tří let nižší náklady. Neznamená to, že bude levnější v každém období nebo při jiném počtu osob.
Limit uživatelských míst se nezvyšuje s každou další osobou
V tarifu Classic je limit až 20 aktivních uživatelů. Přidání třinácté, čtrnácté nebo patnácté osoby cenu licence nezmění, dokud nepřekročíte limit tarifu.
Uživatelské místo zabírá aktivní uživatel. Když zaměstnanec odejde, administrátor může jeho účet deaktivovat. Takový uživatel se nemůže přihlásit, ale jeho data a úkoly zůstávají v aplikaci a uživatelské místo se uvolní pro dalšího zaměstnance.
Administrátor může uživatele přiřazovat k jednotlivým Pracovním prostorům a udělovat jim oprávnění ke správě prostoru, vytváření úkolů a zakládání chatů. Podrobnosti najdete na stránce Uživatelé a role.
Náklady na licenci zahrnují více než jen pořízení programu
K licenci na vlastním serveru připočítejte položky, které ve vaší firmě skutečně vzniknou:
- hosting po celé analyzované období,
- čas potřebný k vytváření a kontrole záloh,
- čas administrátora věnovaný aktualizacím,
- migraci dat ze stávajícího programu,
- školení týmu,
- náklady na volitelnou AI u vybraného poskytovatele modelu.
U služby SaaS provozované poskytovatelem zajišťuje hosting aplikace poskytovatel. Bez ověření však nepředpokládejte, že cena zahrnuje migraci, školení, dodatečný prostor, všechny integrace nebo zálohy dostupné zákazníkovi. Každou takovou položku zapište do tabulky podle nabídky vybraného poskytovatele.
Migraci není nutné automaticky připočítávat pouze k licenci. Pokud také přechod na službu s předplatným vyžaduje přenos dat, náklady vznikají u obou variant nebo se liší jen rozsahem prací.
Většinu aktualizací aplikace Task Manager nainstalujete bez FTP
Služba SaaS provozovaná poskytovatelem nevyžaduje, aby si zákazník sám instaloval nové verze. U programu na vlastním serveru zůstávají aktualizace úkolem administrátora.
Task Manager automaticky kontroluje dostupnost nových verzí. Administrátor vidí oznámení a indikátor v nastavení. Většinu verzí lze stáhnout a nainstalovat přímo v aplikaci bez FTP. Některé verze vyžadují ruční nahrání balíčku a aplikace v takovém případě zobrazí příslušné pokyny.
Před aktualizací je nutné vytvořit zálohu databáze a složky s přílohami. Stažení seznamu verzí vyžaduje platný licenční klíč. Proces instalace popisuje stránka Aktualizace.
Prodloužení přístupu k aktualizacím je obchodní položkou v ceníku. Nelze ho zaměňovat s předplatným za každého uživatele ani se situací, kdy je klíč neplatný, jeho platnost vypršela nebo nebyl zadán.
Co se stane, když klíč chybí nebo je neplatný
Licence aplikace Task Manager je v rámci verze 2.x trvalá. Stav licence zobrazuje mimo jiné počet obsazených uživatelských míst, limit, firmu a datum platnosti nebo informaci „trvalá“. Více informací najdete na stránce Trvalá licence.
Režim pouze pro čtení se použije v případě, že klíč nebyl zadán, je neplatný nebo vypršela platnost časově omezeného klíče. Stávající úkoly, chaty, zprávy a soubory lze prohlížet, ale není možné vytvářet ani upravovat obsah. Po zadání platného klíče je ukládání znovu dostupné.
V režimu pouze pro čtení zůstává historie dostupná k prohlížení. Pokud si nezakoupíte volitelné prodloužení aktualizací pro trvalou licenci 2.x, neznamená to automaticky, že je klíč neplatný, a nemělo by to být uváděno jako příčina zablokování ukládání.
Jednorázová licence není levnější v každém scénáři
O výsledku rozhoduje matematický výpočet, nikoli samotný název modelu. Licence má během tří let nižší náklady tehdy, když je 432 × S vyšší než součet licence, vybraných prodloužení, H a A.
Předplatné může mít nižší náklady u krátkého projektu, pokud poskytovatel umožňuje zakoupit potřebný počet uživatelských míst pouze na dobu trvání projektu. Může také reagovat na pokles počtu zaměstnanců, ale pouze tehdy, pokud podmínky služby umožňují dostatečně rychle snížit počet placených účtů.
Před rozhodnutím zadejte do tabulky vlastní hodnoty S, H a A. Přidejte pouze ta prodloužení, doplňky a náklady na migraci, které skutečně plánujete. Poté porovnejte nejen výsledek, ale také místo uložení dat, povinnosti administrátora a funkce, které tým potřebuje. Fungování programu na ukázkových úkolech a v Pracovních prostorech si můžete vyzkoušet v Demo.
Nejčastější dotazy
Kolik stojí předplatné pro 12 osob na 3 roky?
Při platbě za každý účet vynásobte měsíční cenu za jedno místo číslem 432. Při modelové ceně 30 zł bez DPH činí celková částka za celé období 12 960 zł bez DPH.
Který tarif Task Managera je určen pro 12 osob?
Pro 12 aktivních uživatelů je určen tarif Classic, který zahrnuje až 20 míst. Jedno aktivní konto zabírá jedno místo.
Je Prodloužení aktualizací povinné?
Ceník nabízí roční prodloužení přístupu k aktualizacím jako volitelnou položku. Trvalá licence zůstává licencí k verzi 2.x a neprodloužení nezpůsobí automatický přechod do režimu pouze pro čtení.
Kdy aplikace přejde do režimu pouze pro čtení?
K tomu dojde, pokud nebyl zadán licenční klíč, klíč je neplatný nebo vypršela platnost časově omezeného klíče. Dosavadní data lze poté prohlížet, ale změny nelze ukládat.
Je nutné k ceně licence připočítat hosting?
Ano, pokud používání aplikace přináší dodatečné náklady na server. Do kalkulace přidejte hosting na 36 měsíců a náklady na čas věnovaný administraci a zálohování.
Zdroje
Tým aplikace Task Manager - píšeme o týmové práci, AI ve firmách a organizaci úkolů na příkladech z aplikace Task Manager, která se instaluje na vlastní server. Task Manager vyvíjí od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používají ho mimo jiné Neonet, Vojenská technická akademie a Polpharma - prohlédněte si hodnocení zákazníků. Texty ověřujeme podle dokumentace a aktuální verze aplikace.
