Anna vede projektové studio s 12 zaměstnanci v Gliwicích. V pondělí dostane nabídku programu pro správu úkolů s cenou „za osobu a měsíc“, a tak ji vynásobí 12 osobami a 36 měsíci. Než rozhodne, zda zvolit předplatné, nebo jednorázovou licenci, musí ještě připočítat náklady, které na první faktuře nejsou vidět: hosting, aktualizace a čas správce.
Předplatné, nebo jednorázová licence - čím začít?
Při porovnání začněte 432 uživatelskými měsíci, tedy 12 osobami vynásobenými 36 měsíci. Díky tomu oba modely spočítáte pro stejný tým a stejné období.
Anna si do tabulky zapíše jednoduchý vzorec:
koszt abonamentu przez 3 lata = 12 × 36 × S = 432 × S
S označuje měsíční cenu jednoho placeného účtu. Pokud pro účely výpočtu použije modelovou sazbu 25 zł, vyjde jí za 36 měsíců částka 10 800 zł. Jde o příklad, nikoli o cenu konkrétního produktu.
U roční platby funguje výpočet podobně. Místo 432 × S počítáte 3 × R, kde R označuje roční náklady na celý tým. Frekvence vystavování faktur nemění období, za které platíte.
Ve všech řádcích používejte stejný daňový základ. Pokud nabídka předplatného uvádí částky bez DPH, počítejte bez DPH také licenci, hosting a čas správce. Kombinování částek bez DPH a s DPH může výsledek ovlivnit více než rozdíl mezi jednotlivými modely.
Předplatné z ceníku je třeba převést do vlastní tabulky
Náklady na předplatné za účty vypočítáte jako počet placených míst vynásobený sazbou a dobou používání, zatímco náklady na balíček jako cenu celého plánu za analyzované období. Nejprve si v ceníku poskytovatele ověřte, zda platíte za aktivní účty, zakoupená místa, minimální balíček, nebo celý plán.
Anna proto neopisuje pouze cenu uvedenou velkým písmem. Doplní všechna pole, která mohou výpočet ovlivnit:
| Položka | Údaje, které je třeba ověřit u poskytovatele | Vliv na kalkulaci |
|---|---|---|
| Zúčtovací jednotka | Aktivní účet, místo, nebo balíček | Určuje, čím násobíte cenu |
| Minimální počet míst | Zda lze zakoupit přesně 12 | Může zvýšit náklady nad skutečnou velikost týmu |
| Fakturační období | Měsíc, nebo rok | Ovlivňuje peněžní tok, nikoli analyzované období |
| Změna počtu účtů | Ihned, nebo při prodloužení | Určuje, kdy se účet sníží nebo zvýší |
| Doplňkové moduly | Zda jsou potřebné funkce součástí plánu | Může vyžadovat dražší variantu |
| Zavedení a migrace | V ceně, nebo samostatně | Zvyšuje počáteční náklady |
| Úložiště a zálohy | Rozsah služby a příplatky | Může přidat pravidelné náklady |
Pokud se k Anninu studiu přidá třináctá osoba, předplatné za každý účet se může zvýšit od dalšího zúčtovacího období. U balíčku míst se náklady změní až po překročení limitu. Přesné pravidlo si ověřte v ceníku nebo ve smlouvě konkrétního poskytovatele.
Totéž platí při zmenšení týmu. Ověřte si, zda počet placených míst klesne ihned, až při prodloužení, nebo zůstane stejný až do konce smlouvy.
Výpočet nákladů na Task Manager pro 12 osob zahrnuje plán Classic, hosting a čas
Tým 12 osob se vejde do plánu Classic aplikace Task Manager, který zahrnuje až 20 aktivních míst. Do výpočtu se zahrnuje trvalá licence a zvolená prodloužení aktualizací. H označuje náklady na hosting po dobu 36 měsíců. A představuje čas správce vynásobený jeho hodinovou sazbou.
Cena licence zahrnuje 12 měsíců přístupu k aktualizacím. Poté si můžete koupit roční prodloužení nebo dál používat svou nainstalovanou verzi bez dalších poplatků. Chybějící prodloužení neblokuje funkce ani nepřepne program do režimu jen pro čtení.
| Varianta Classic | Licence | Dvě roční prodloužení | Celkem za 3 roky bez H a A |
|---|---|---|---|
| Standard | 1 490 zł | 2 × 447 zł | 2 384 zł |
| Pro | 3 990 zł | 2 × 1 197 zł | 6 384 zł |
Tabulka ukazuje scénář s přístupem k novým verzím po celé 3 roky. Prodloužení jsou volitelná, takže můžete vypočítat také variantu bez nich nebo pouze s jedním prodloužením.
Standard a Pro nejsou stejným rozsahem. Pro přidává pět modulů: Poštu, Soubory, Automatizace, šifrování obsahu AES-256 a znalostní bázi AI. Anna porovnává variantu, kterou její ateliér skutečně potřebuje, místo aby srovnávala nejlevnější licenci s rozsáhlým předplatným.
Vzdálená instalace je od plánu Classic zahrnuta v ceně, proto ji Anna do tabulky nepřidává jako samostatný náklad. Částka 299 zł se vztahuje na plán Starter. Servisní péče, tedy instalace verzí se zálohou, je naopak volitelná služba za 199 zł měsíčně a poskytuje se společně s aktivním prodloužením. Pokud si ji vyberete, uveďte ji samostatně, místo abyste ji skryli v A.
Task Manager běží na serveru zákazníka, proto H zahrnuje hosting na 36 měsíců. Stačí běžný sdílený hosting s PHP a databází MySQL nebo MariaDB. Anna už má server pro firemní web, takže dodatečné H se u ní může blížit nule, ale raději si to ověří se správcem, než aby s tím předem počítala. Další podmínky najdete v popisu Instalace na vašem hostingu a trvalé licence.
Bod zvratu převádí porovnání na jedinou sazbu
Bod zvratu je měsíční cena jednoho účtu, při které stojí předplatné i licence za 3 roky stejně. Když znáte H a A, vypočítáte ho jediným dělením.
Pro variantu Standard vypadá vzorec takto:
S graniczne = (2 384 zł + H + A) / 432
Pro variantu Pro:
S graniczne = (6 384 zł + H + A) / 432
Pokud je sazba S z nabídky předplatného vyšší než výsledek, licence v tomto scénáři stojí méně. Pokud je S nižší, vychází levněji předplatné. Stejné hodnoty znamenají, že na konci 36. měsíce jsou obě možnosti finančně vyrovnané.
Anna do H zadá celkové náklady na server za 3 roky a do A čas potřebný na zálohování a aktualizace vynásobený vlastní hodinovou sazbou. Svou práci nepovažuje za bezplatnou jen proto, že se neobjeví na faktuře.
Třináctá osoba cenu plánu Classic nemění
Plán Classic zahrnuje až 20 aktivních uživatelských míst, takže třináctá, čtrnáctá ani patnáctá osoba cenu licence nemění. Teprve po překročení limitu je potřeba klíč s vyšším počtem uživatelských míst.
Uživatelské místo zabírá pouze aktivní uživatel. Když z Annina studia odejde grafik, správce u jeho účtu vypne přepínač „Aktivní“. Grafik se už nemůže přihlásit, ale jeho úkoly a data zůstanou zachovány a uvolněné místo lze přidělit nové osobě.
Po vyčerpání limitu program zablokuje přidání nebo aktivaci dalšího uživatele a zobrazí zprávu o překročení limitu licence. Využití zjistíte v údaji „Využitá uživatelská místa: X / Y“ a také v Nastavení → Pokročilé → Licence.
Ve stejné části správce přiřazuje osoby k pracovním prostorům a nastavuje oprávnění k přidávání úkolů a chatů. Podrobnosti najdete na stránce Uživatelé a role.
Vlastní server přináší náklady, které při nákupu licence nejsou vidět
K licenci na vlastním serveru připočítejte hosting, zálohování a čas správce. Zahrňte také jednorázovou migraci dat, přípravu týmu a volitelné náklady na AI, pokud ji chcete používat.
Annina tabulka obsahuje samostatné řádky pro:
- hosting aplikace na 36 měsíců,
- vytváření a kontrolu záloh,
- čas věnovaný aktualizacím,
- přenos dat z předchozího programu,
- přípravu týmu na práci,
- volitelný klíč AI od vybraného poskytovatele modelu.
Task Manager funguje i bez AI. Pokud ji Anna zapne, použije vlastní klíč OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude nebo xAI Grok a zaplatí přímo poskytovateli modelu, bez marže aplikace Task Manager.
U služby s předplatným zajišťuje hosting aplikace poskytovatel. Samostatně si však ověřte migraci, přípravu zaměstnanců, dodatečný prostor a zálohy, ke kterým budete mít přístup. Migrace se může objevit na obou stranách, protože i přechod na program s předplatným vyžaduje přenos dat.
Aktualizace zabírají čas správce, proto patří do A
Na vlastním serveru spouští aktualizace správce, proto čas, který jim věnuje, zadáváte do A. Task Manager sám kontroluje dostupnost nových verzí, ale bez zásahu člověka je nenainstaluje.
Administrátor dostane oznámení o nové verzi a uvidí červenou tečku u ikony nastavení. Nová vydání stahuje a instaluje přímo z programu, obvykle bez FTP. Lišta ukazuje migrace databáze, kopírování souborů a finalizaci, a na konci se objeví tlačítko „Obnovit aplikaci“. Tento průběh pomáhá Anně odhadnout čas, který zapíše do A.
Technická podpora se hodí, když hosting neumožní programu přepsat soubory. Verze se instalují postupně. Před stažením se zobrazí upozornění na vytvoření zálohy databáze a složky uploads/.
V pátek Anna ve své tabulce počítá s 20 minutami na jednu aktualizaci včetně zálohy. Je to její pracovní předpoklad, nikoli deklarovaná doba instalace. Skutečný čas zaznamená po prvních aktualizacích a upraví A. Průběh procesu popisuje stránka Aktualizace.
Režim pouze pro čtení aktivuje problém s klíčem, nikoli neprodloužení aktualizací
Task Manager přejde do režimu pouze pro čtení, pokud klíč nebyl zadán, je neplatný nebo jeho platnost vypršela. Pokud neprodloužíte přístup k novým verzím, trvalá licence zůstane platná a ukládání dat nebude zablokováno.
V režimu pouze pro čtení může Anna procházet úkoly, chaty, zprávy a soubory, ale nemůže vytvářet ani měnit obsah. Ve spodní části obrazovky se zobrazí červený pruh. Po zadání platného klíče bude ukládání opět fungovat.
Stav, počet stanic a pole „Platné do“ s datem nebo zápisem „trvale“ administrátor zkontroluje v Nastavení → Rozšířené → Licence. Když do konce platnosti klíče zbývá 14 dní nebo méně, program zobrazí jantarové upozornění.
Přechod ze Standard na Pro spočívá v zadání nového klíče. Funkce se aktivují okamžitě, bez aktualizace aplikace. Data Pošty, Souborů a Automatizací se v plánu Standard nemažou a automatizace se pouze pozastaví. Po zadání klíče Pro se znovu spustí - bez nutnosti opětovné konfigurace.
Licence není výhodnější v každém scénáři
Licence je levnější pouze tehdy, když 432 × S převyšuje součet ceny licence, vybraných prodloužení aktualizací, H a A. Pokud je výsledek opačný, finančně vychází lépe předplatné.
V Annině tříletém výpočtu začne licence vycházet výhodněji až po překročení hraniční sazby vypočítané z jejích H a A. Předplatné může být výhodnější u projektu trvajícího několik měsíců, při častých změnách počtu zaměstnanců nebo pokud není k dispozici osoba ochotná převzít odpovědnost za aktualizace a zálohování. Podmínkou je možnost snižovat počet placených účtů podle pravidel konkrétní služby.
Nejprve porovnejte celkové částky v tabulce. Potom si ověřte, kde budou data uložena a kdo bude odpovídat za zálohy. Nakonec porovnejte rozsah funkcí, které tým skutečně používá. Samotné označení „bez předplatného“ nenahradí výpočet, stejně jako nízká měsíční cena neukazuje náklady za 36 měsíců.
Zítra před první kávou zadejte do tabulky tři čísla: S z nabídky poskytovatele, H za 36 měsíců a A oceněné vlastní hodinovou sazbou. Výsledek získáte jedním násobením a jedním dělením.
Vyzkoušejte si práci s ukázkovými úkoly a pracovními prostory v Demo.
Nejčastější dotazy
Předplatné, nebo jednorázová licence - co se vyplatí týmu 12 osob?
Levnější je model, který má po 36 měsících nižší náklady: u předplatného počítáte 432 × S a u licence sečtete cenu licence, zvolená prodloužení, H a A. Modelová sazba předplatného 25 zł vychází na 10 800 zł, ale jde pouze o číslo použité k ukázce výpočtu, nikoli o cenu konkrétního programu.
Který tarif Task Managera je určen pro 12 osob?
Tým 12 osob se vejde do plánu Classic, který zahrnuje až 20 aktivních míst. Místo zabírá aktivní účet a jeho deaktivací se místo uvolní, aniž by se odstranila data a úkoly uživatele.
Musím po roce prodloužit aktualizace aplikace Task Manager?
Ne, prodloužení přístupu k aktualizacím je volitelné. Licence je trvalá, prvních 12 měsíců aktualizací získáte v ceně a poté můžete dál pracovat se svou verzí, aniž by došlo k zablokování funkcí.
Kdy Task Manager přejde do režimu jen pro čtení?
Režim jen pro čtení se aktivuje, pokud nebyl zadán licenční klíč, klíč je neplatný nebo jeho platnost vypršela. Data si můžete dál prohlížet, ale změny nelze ukládat, dokud správce nezadá platný klíč.
Je nutné k ceně jednorázové licence připočítat hosting?
Ano, pokud spuštění programu zvýší náklady na váš server. Do výpočtu zahrňte hosting na 36 měsíců a čas potřebný na zálohování a aktualizace. Nezapomeňte přitom, že aplikaci Task Manager stačí běžný sdílený hosting s PHP a databází MySQL nebo MariaDB.
Zdroje
Tým aplikace Task Manager - píšeme o týmové práci, AI ve firmách a organizaci úkolů na příkladech z aplikace Task Manager, která se instaluje na vlastní server. Task Manager vyvíjí od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používají ho mimo jiné Neonet, Vojenská technická akademie a Polpharma - prohlédněte si hodnocení zákazníků. Texty ověřujeme podle dokumentace a aktuální verze aplikace.
