12 henkilöä työllistävä yritys voi vertailla ohjelmien hintoja ensimmäisen laskun perusteella, mutta silloin usean vuoden ylläpitokustannukset jäävät piiloon. Kolmen vuoden laskelmassa huomioidaan 36 kuukauden käyttö, palvelin, ylläpito ja valinnainen pääsy tuleviin päivityksiin.
Laske ensin 432 käyttäjäkuukauden kustannus
Jos palveluntarjoaja veloittaa jokaisesta aktiivisesta tilistä kuukausittain, 12 henkilön ja 3 vuoden laskelman lähtökohta on:
12 henkilöä × 36 kuukautta = 432 käyttäjäkuukautta.
Merkitse yhden käyttäjäpaikan kuukausihintaa kirjaimella S. Tilauksen kustannus on tällöin:
Tilauksen kustannus = 432 × S.
Jos S on esimerkiksi 30 zł alv 0 %, tulokseksi tulee 12 960 zł alv 0 %. Tämä on vain kaavan toimintaa havainnollistava oletus, ei minkään tietyn tuotteen hinta.
Vuosilaskutuksessa merkitse yhden käyttäjäpaikan vuosihintaa kirjaimella R. Kustannus on tällöin 12 × 3 × R eli 36 × R. Laskujen määrällä ei ole merkitystä - palveluntarjoaja voi laskuttaa kuukausittain tai kerran vuodessa, mutta vertailussa tarkastellaan saman käyttöjakson kustannuksia.
Kaikkien saman laskelman arvojen on perustuttava samaan verokantaan. Jos syötät S:n verottomana summana, käytä myös lisenssin, palvelimen ja maksullisten palvelujen verottomia hintoja. Jos tarkastelet verollisia summia, käytä johdonmukaisesti verollisia hintoja jokaisella rivillä.
Neutraali taulukko korvaa oletukset ”tyypillisestä tilauksesta”
Palvelujen laskutusperiaatteet vaihtelevat palveluntarjoajittain. Yksi palvelu voi veloittaa aktiivisista tileistä, toinen varatuista käyttäjäpaikoista ja kolmas edellyttää tiettyä vähimmäismäärää käyttäjäpaikkoja. Täytä siksi lyhyt taulukko ennen S:n syöttämistä.
| Tarkistettava kohta | Palveluntarjoajasi tiedot | Vaikutus laskelmaan |
|---|---|---|
| Yhden käyttäjäpaikan hinta | kuukausittainen tai vuosittainen | kaavan perusta |
| Käyttäjäpaikkojen vähimmäismäärä | tilien tai käyttäjäpaikkojen määrä | voi nostaa pienen tiimin kustannuksia |
| Laskutusjakso | kuukausi tai vuosi | määrittää maksun ajankohdan ja suuruuden |
| Tilien määrän vähentäminen | muutoksen ehdot ja ajankohta | tarkista, mistä alkaen veloitettava summa pienenee |
| Lisäpalvelut | erikseen maksulliset ominaisuudet | lisää vain tarvitsemasi osat |
| Siirto | kertaluonteinen kustannus | lisää vertailun oikealle puolelle |
| Palvelin ja varmuuskopiot | palvelun laajuus | älä oleta, että kaikki sisältyy hintaan |
Kun tilaus veloitetaan jokaisesta tilistä erikseen, kolmastoista henkilö nostaa seuraavan laskutusjakson kustannusta. Tämä ei kuitenkaan koske kaikkia tilauksia. Jos maksat käyttäjäpaikkapaketista, kustannus voi pysyä ennallaan rajaan asti.
Sama koskee tiimin pienentämistä. Tarkista hinnastosta tai sopimuksesta, voiko maksullisten käyttäjäpaikkojen määrää vähentää kesken laskutusjakson, vasta uusimisen yhteydessä vai ei lainkaan kyseisessä paketissa.
Task Manager -laskelma 12 henkilölle
12 henkilön tiimi mahtuu Classic-pakettiin, johon sisältyy enintään 20 aktiivista käyttäjäpaikkaa. Et osta erillistä tiliä jokaiselle henkilölle, vaan lisenssin, jossa on määritetty käyttäjäraja.
Task Managerissa on pysyvä lisenssi version 2.x puitteissa. Hinnastossa on myös päivitysoikeuden vuosittainen uusiminen. Uusiminen on valinnainen - siitä luopuminen ei muuta pysyvää 2.x-lisenssiä tilaukseksi eikä siirrä sovellusta automaattisesti vain luku -tilaan.
Vertailussa voidaan käyttää skenaariota, jossa ostat lisenssin aluksi ja uusit päivitysoikeuden kahdesti seuraavia kahta vuosijaksoa varten. Jos et aio tehdä molempia uusimisia, poista vastaava kohta omasta kaavastasi.
| Versio | Lisenssi | Kaksi valinnaista uusimista | Hinnaston mukainen summa ennen H:ta ja A:ta |
|---|---|---|---|
| Standard Classic | 1 490 zł | 2 × 447 zł | 2 384 zł |
| Pro Classic | 3 990 zł | 2 × 1 197 zł | 6 384 zł |
Lisää valitsemaasi vaihtoehtoon:
- H - palvelinkustannukset 36 kuukaudelta,
- A - ylläpitoon, päivityksiin ja varmuuskopioiden tarkistamiseen käytetyn ajan kustannus.
Task Manager toimii asiakkaan palvelimella. Tavallinen jaettu palvelin, jossa on PHP sekä MySQL- tai MariaDB-tietokanta, riittää. Sovelluksen tiedot sijaitsevat tällä palvelimella, ja vaatimukset on kuvattu sivulla Asennus omalle palvelimellesi.
Jos sinulla on jo sopiva palvelin eikä se aiheuta lisäkustannuksia, H voi olla nolla. Älä kuitenkaan jätä A:ta pois vain siksi, että yrityksen omistaja hoitaa päivitykset. Myös hänen ajallaan on arvoa.
Standardin ja Pron kannattavuusraja
Kannattavuusraja kertoo, millä kuukausitilauksen hinnalla molempien mallien kustannukset ovat samat tarkastelujaksolla. Kun skenaarioon sisältyvät lisenssi, kaksi uusimista, palvelin ja ylläpito, kaavat ovat seuraavat:
Standard:
S graniczne Standard = (2 384 zł + H + A) / 432
Pro:
S graniczne Pro = (6 384 zł + H + A) / 432
Muunna kaikki summat ennen laskemista joko verottomiksi tai verollisiksi. H:n ja A:n on katettava koko 36 kuukauden ajanjakso.
Jos tilauksen hinta S on laskettua S:n raja-arvoa korkeampi, lisenssi maksaa valitussa skenaariossa vähemmän. Jos S on raja-arvoa pienempi, tilaus on edullisempi. Kun arvot ovat samat, molemmat mallit maksavat yhtä paljon.
Jos tiedoistasi laskettu S:n raja-arvo on esimerkiksi 24 zł alv 0 % ja harkitsemasi tilaus maksaa oletetusti 30 zł alv 0 % käyttäjäpaikkaa kohden kuukaudessa, lisenssi maksaa kolmen vuoden aikana vähemmän. Tämä ei tarkoita, että se olisi edullisempi kaikilla ajanjaksoilla tai eri käyttäjämäärällä.
Käyttäjäpaikkojen enimmäismäärä ei kasva jokaisen uuden käyttäjän myötä
Classic-pakettiin sisältyy enintään 20 aktiivista käyttäjää. Kolmannentoista, neljännentoista tai viidennentoista käyttäjän lisääminen ei muuta lisenssin hintaa, kunhan paketin raja ei ylity.
Aktiivinen käyttäjä käyttää yhden käyttäjäpaikan. Kun työntekijä lähtee yrityksestä, ylläpitäjä voi poistaa hänen tilinsä käytöstä. Käyttäjä ei voi enää kirjautua sisään, mutta hänen tietonsa ja tehtävänsä säilyvät sovelluksessa ja käyttäjäpaikka vapautuu seuraavalle työntekijälle.
Ylläpitäjä voi määrittää käyttäjiä eri Työtiloihin ja antaa heille oikeudet työtilan hallintaan, tehtävien luomiseen ja keskustelujen aloittamiseen. Lisätietoja on sivulla Käyttäjät ja roolit.
Lisenssin kustannuksiin kuuluu muutakin kuin ohjelmiston hankintahinta
Lisää omalle palvelimelle asennettavan lisenssin kustannuksiin ne erät, jotka todella koskevat yritystäsi:
- palvelinkustannukset koko tarkastelujaksolta,
- varmuuskopiointiin ja varmuuskopioiden tarkistamiseen käytetty työaika,
- ylläpitäjän päivityksiin käyttämä työaika,
- tietojen siirto nykyisestä ohjelmistosta,
- tiimin koulutus,
- valinnaisen AI:n kustannukset valitulla mallintarjoajalla.
Palveluntarjoajan ylläpitämässä SaaS-palvelussa sovelluksen palvelinkustannuksista vastaa palveluntarjoaja. Älä kuitenkaan oleta tarkistamatta, että hintaan sisältyvät tietojen siirto, koulutus, lisätila, kaikki integraatiot tai asiakkaan käytettävissä olevat varmuuskopiot. Lisää jokainen tällainen erä taulukkoon valitsemasi palveluntarjoajan tarjouksen mukaisesti.
Tietojen siirtoa ei pidä automaattisesti lisätä vain lisenssin kustannuksiin. Jos myös tilauspalveluun siirtyminen edellyttää tietojen siirtämistä, kustannus syntyy molemmissa vaihtoehdoissa tai eroaa vain työn laajuuden osalta.
Useimmat Task Managerin päivitykset voi asentaa ilman FTP:tä
Palveluntarjoajan ylläpitämä SaaS-palvelu ei edellytä, että asiakas asentaa uudet versiot itse. Omalla palvelimella toimivan ohjelmiston päivitykset ovat puolestaan ylläpitäjän vastuulla.
Task Manager tarkistaa uusien versioiden saatavuuden automaattisesti. Ylläpitäjä näkee ilmoituksen ja ilmaisimen asetuksissa. Useimmat versiot voi ladata ja asentaa suoraan sovelluksessa ilman FTP:tä. Jotkin versiot edellyttävät paketin lataamista palvelimelle manuaalisesti, jolloin sovellus näyttää tarvittavat ohjeet.
Ennen päivitystä on varmuuskopioitava tietokanta ja liitekansio. Versioluettelon lataaminen edellyttää voimassa olevaa lisenssiavainta. Asennusprosessi kuvataan sivulla Päivitykset.
Päivitysoikeuden uusiminen on hinnastossa erikseen myytävä palvelu. Sitä ei pidä sekoittaa käyttäjäkohtaiseen tilaukseen eikä tilanteeseen, jossa avain on virheellinen, vanhentunut tai sitä ei ole syötetty.
Mitä tapahtuu, jos avain puuttuu tai on virheellinen
Task Managerin lisenssi on pysyvä 2.x-versioissa. Lisenssin tila näyttää muun muassa käytössä olevien käyttäjäpaikkojen määrän, enimmäismäärän, yrityksen sekä voimassaolon päättymispäivän tai tiedon ”pysyvä”. Lisätietoja on sivulla Pysyvä lisenssi.
Vain luku -tila otetaan käyttöön, jos avainta ei ole syötetty, se on virheellinen tai määräaikainen avain on vanhentunut. Tällöin aiempia tehtäviä, keskusteluja, viestejä ja tiedostoja voi tarkastella, mutta sisältöä ei voi luoda tai muuttaa. Tallentaminen on jälleen mahdollista, kun voimassa oleva avain on syötetty.
Vain luku -tilassa historiaa voi edelleen tarkastella. Jos pysyvän 2.x-lisenssin valinnaista päivitysoikeuden uusimista ei osteta, se ei automaattisesti tarkoita, että lisenssiavain olisi mitätön, eikä sitä pidä kuvata tallennuksen estymisen syyksi.
Kertalisenssi ei ole edullisempi kaikissa skenaarioissa
Ratkaisevaa on laskutoimituksen tulos, ei pelkkä hinnoittelumallin nimi. Lisenssi maksaa kolmen vuoden aikana vähemmän, jos 432 × S on suurempi kuin lisenssin, valittujen uusimisten, H:n ja A:n yhteissumma.
Tilaus voi maksaa vähemmän lyhyessä projektissa, jos palveluntarjoaja sallii tarvittavan käyttäjäpaikkamäärän ostamisen vain projektin ajaksi. Se voi myös mukautua henkilöstömäärän vähenemiseen, mutta vain jos palvelun ehdot sallivat maksullisten tilien määrän vähentämisen riittävän nopeasti.
Syötä ennen päätöstä taulukkoon omat S-, H- ja A-arvosi. Lisää vain ne uusimiset, lisäpalvelut ja tietojen siirtokustannukset, jotka todella aiot hankkia. Vertaa lopputuloksen lisäksi tietojen tallennuspaikkaa, ylläpitäjän tehtäviä ja tiimin tarvitsemia ominaisuuksia. Voit kokeilla ohjelmiston toimintaa esimerkkitehtävillä ja Työtiloilla Demossa.
Usein kysytyt kysymykset
Paljonko 12 henkilön tilaus maksaa 3 vuodessa?
Kun jokaisesta tilistä veloitetaan erikseen, kerro yhden käyttäjäpaikan kuukausihinta 432:lla. Esimerkiksi 30 zł alv 0 % tekee koko ajalta 12 960 zł alv 0 %.
Mikä Task Managerin paketti sopii 12 henkilölle?
12 aktiiviselle käyttäjälle sopii Classic-paketti, johon sisältyy enintään 20 käyttäjäpaikkaa. Jokainen aktiivinen tili vie yhden käyttäjäpaikan.
Onko päivitysoikeuden uusiminen pakollista?
Hinnastossa päivitysoikeuden vuosittainen uusiminen on valinnainen. Pysyvä lisenssi on edelleen version 2.x lisenssi, eikä uusimatta jättäminen siirrä sovellusta automaattisesti vain luku -tilaan.
Milloin sovellus siirtyy vain luku -tilaan?
Näin tapahtuu, jos avainta ei ole syötetty, avain on virheellinen tai määräaikainen avain on vanhentunut. Aiemmin tallennettuja tietoja voi tällöin tarkastella, mutta muutoksia ei voi tallentaa.
Pitääkö palvelimen kustannukset lisätä lisenssin hintaan?
Kyllä, jos sovelluksen käyttö aiheuttaa ylimääräisiä palvelinkustannuksia. Lisää laskelmaan palvelinkustannukset 36 kuukaudelta sekä ylläpitoon ja varmuuskopiointiin käytetyn ajan kustannus.
Lähteet
Task Manager -tiimi - kirjoitamme tiimityöstä, tekoälyn hyödyntämisestä yrityksissä ja tehtävien järjestämisestä käyttäen esimerkkejä Task Managerista, omalle palvelimelle asennettavasta ohjelmistosta. Blue Creation Group (Piotr Łącz) on kehittänyt Task Manageria vuodesta 2013 lähtien, ja sitä käyttävät muun muassa Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna ja Polpharma - katso asiakkaiden kokemuksia. Tarkistamme tekstit käyttöohjeiden ja ohjelmiston ajantasaisen version perusteella.
