Anna johtaa 12 hengen suunnittelutoimistoa Gliwicessä. Maanantaina hän saa tarjouksen tehtävienhallintaohjelmistosta, jonka hinta on ilmoitettu ”henkilöä ja kuukautta kohti”, joten hän kertoo hinnan 12 henkilöllä ja 36 kuukaudella. Ennen kuin hän ratkaisee, valitseeko jatkuvan tilauksen vai kertalisenssin, hänen on lisättävä laskelmaan myös kulut, jotka eivät näy ensimmäisellä laskulla: palvelinkulut, päivitykset ja järjestelmänvalvojan työaika.
Jatkuva tilaus vai kertalisenssi - mistä kannattaa aloittaa?
Aloita vertailu 432 käyttäjäkuukaudesta eli kertomalla 12 henkilöä 36 kuukaudella. Näin lasket molempien mallien kustannukset samalle tiimille ja ajanjaksolle.
Anna merkitsee laskentataulukkoon yksinkertaisen kaavan:
koszt abonamentu przez 3 lata = 12 × 36 × S = 432 × S
S tarkoittaa yhden maksullisen tilin kuukausihintaa. Jos hän käyttää laskuharjoituksessa esimerkkihintaa 25 zł, 36 kuukauden kustannukseksi tulee 10 800 zł. Tämä on esimerkkiluku, ei minkään tietyn tuotteen hinta.
Vuosilaskutuksessa laskelma toimii samalla tavalla. Kaavan 432 × S sijasta käytetään kaavaa 3 × R, jossa R tarkoittaa koko tiimin vuosikustannusta. Laskutusväli ei muuta ajanjaksoa, jolta maksat.
Käytä jokaisella rivillä samaa veropohjaa. Jos tilauspalvelun tarjouksessa hinnat on ilmoitettu alv 0 % -hintoina, laske myös lisenssi, palvelinkulut ja järjestelmänvalvojan työaika alv 0 % -hintoina. Verottomien ja verollisten summien sekoittaminen voi vaikuttaa lopputulokseen enemmän kuin mallien välinen ero.
Hinnaston tilausmaksut on vietävä omaan laskentataulukkoon
Laske tilien tilauskustannus kertomalla maksullisten käyttäjäpaikkojen määrä hinnalla ja ajalla. Paketin kustannus taas lasketaan koko paketin hintana tarkasteltavalta ajanjaksolta. Tarkista ensin toimittajan hinnastosta, maksatko aktiivisista tileistä, ostetuista käyttäjäpaikoista, vähimmäispaketista vai koko paketista.
Anna ei siis kopioi taulukkoon vain suurikokoisella tekstillä näkyvää hintaa. Hän täyttää kaikki kentät, jotka voivat vaikuttaa laskelmaan:
| Kohta | Toimittajalta tarkistettavat tiedot | Vaikutus laskelmaan |
|---|---|---|
| Laskutusyksikkö | Aktiivinen tili, käyttäjäpaikka vai paketti | Määrittää, millä hinta kerrotaan |
| Käyttäjäpaikkojen vähimmäismäärä | Voiko käyttäjäpaikkoja ostaa tasan 12 | Voi nostaa kustannukset tiimin todellista kokoa suuremmiksi |
| Laskutusjakso | Kuukausi vai vuosi | Vaikuttaa kassavirtaan, ei tarkastelujaksoon |
| Tilien määrän muuttaminen | Heti vai uusimisen yhteydessä | Määrittää, milloin lasku pienenee tai kasvaa |
| Lisämoduulit | Sisältyvätkö tarvittavat ominaisuudet pakettiin | Voi edellyttää kalliimpaa vaihtoehtoa |
| Käyttöönotto ja tietojen siirto | Sisältyvätkö hintaan vai veloitetaanko erikseen | Kasvattaa alkuvaiheen kustannuksia |
| Tallennustila ja varmuuskopiot | Palvelun laajuus ja lisämaksut | Voi aiheuttaa toistuvan lisäkustannuksen |
Jos Annan suunnittelutoimistoon liittyy kolmastoista henkilö, käyttäjäkohtainen tilausmaksu voi nousta seuraavan laskutusjakson alusta. Käyttäjäpaikkapaketissa kustannus muuttuu vasta, kun paketin raja ylittyy. Tarkista täsmällinen käytäntö kyseisen toimittajan hinnastosta tai sopimuksesta.
Sama koskee tiimin pienentämistä. Tarkista, väheneekö maksullisten käyttäjäpaikkojen määrä heti vai vasta uusimisen yhteydessä tai pysyykö se ennallaan sopimuskauden loppuun asti.
Task Managerin kustannuslaskelma 12 henkilölle sisältää Classic-paketin, palvelinkulut ja työajan
12 hengen tiimi mahtuu Task Managerin Classic-pakettiin, joka sisältää enintään 20 aktiivista käyttäjäpaikkaa. Laskelmaan sisältyvät pysyvä lisenssi ja valitut päivitysoikeuden uusimiset. H tarkoittaa palvelinkuluja 36 kuukaudelta. A tarkoittaa järjestelmänvalvojan työaikaa kerrottuna hänen tuntihinnallaan.
Lisenssin hintaan sisältyy 12 kuukauden päivitysoikeus. Sen jälkeen voit ostaa päivitysoikeuden vuodeksi tai jatkaa asennetun version käyttöä ilman lisämaksua. Päivitysoikeuden uusimatta jättäminen ei poista ominaisuuksia käytöstä eikä siirrä ohjelmistoa vain luku -tilaan.
| Classic-vaihtoehto | Lisenssi | Kaksi vuosittaista päivitysoikeuden uusimista | 3 vuoden kokonaissumma ennen H:ta ja A:ta |
|---|---|---|---|
| Standard | 1 490 zł | 2 × 447 zł | 2 384 zł |
| Pro | 3 990 zł | 2 × 1 197 zł | 6 384 zł |
Taulukossa esitetään vaihtoehto, jossa uudet versiot ovat käytettävissä koko 3 vuoden ajan. Päivitysoikeuden uusiminen on vapaaehtoista, joten voit laskea myös vaihtoehdon ilman uusimisia tai vain yhdellä uusimisella.
Standard ja Pro eivät kata samaa laajuutta. Pro lisää viisi moduulia: Sähköpostin, Tiedostot, Automaatiot, AES-256-sisällön salauksen ja AI-tietopankin. Anna vertaa versiota, jota hänen studionsa todella tarvitsee, sen sijaan että asettaisi vastakkain halvimman lisenssin ja laajan tilauksen.
Etäasennus sisältyy hintaan Classic-paketista alkaen, joten Anna ei lisää sitä laskentataulukkoon erillisenä kuluna. Summa 299 zł koskee Starter-pakettia. Ylläpito eli version asentaminen varmuuskopioineen on puolestaan valinnainen palvelu, joka maksaa 199 zł kuukaudessa ja edellyttää aktiivista päivitysoikeutta. Jos valitset sen, lisää se erikseen sen sijaan, että sisällyttäisit sen A:han.
Task Manager toimii asiakkaan palvelimella, joten H sisältää 36 kuukauden hosting-kulut. Tavallinen jaettu hosting-palvelu, jossa on PHP sekä MySQL- tai MariaDB-tietokanta, riittää. Annalla on jo yrityksen verkkosivuston palvelin, joten hänen ylimääräinen H-kulunsa voi olla lähes nolla. Hän varmistaa asian kuitenkin ylläpitäjältä eikä oleta sitä etukäteen. Lisätietoa ehdoista on sivuilla Asennus omalle palvelimellesi ja Pysyvä lisenssi.
Kannattavuusraja tiivistää vertailun yhteen hintaan
Kannattavuusraja on yhden käyttäjätilin kuukausihinta, jolla tilaus ja lisenssi maksavat 3 vuoden aikana yhtä paljon. Kun tiedät H:n ja A:n, lasket rajan yhdellä jakolaskulla.
Standard-vaihtoehdon kaava on seuraava:
S graniczne = (2 384 zł + H + A) / 432
Pro-vaihtoehdossa:
S graniczne = (6 384 zł + H + A) / 432
Jos tilauspalvelun S-hinta on tulosta korkeampi, lisenssi maksaa tässä tilanteessa vähemmän. Jos S on tulosta matalampi, tilaus tulee halvemmaksi. Samat arvot tarkoittavat, että kokonaiskustannukset ovat yhtä suuret 36. kuukauden lopussa.
Anna merkitsee H:hon palvelimen kaikki kulut 3 vuodelta. A:han hän merkitsee varmuuskopioihin ja päivityksiin kuluvan ajan kerrottuna omalla tuntihinnallaan. Hän ei pidä omaa työtään ilmaisena vain siksi, ettei se näy laskulla.
Kolmastoista käyttäjä ei muuta Classic-paketin hintaa
Classic-paketti sisältää enintään 20 aktiivista käyttäjäpaikkaa, joten kolmastoista, neljästoista tai viidestoista käyttäjä ei muuta lisenssin hintaa. Vasta rajan ylittäminen edellyttää avainta, johon sisältyy enemmän käyttäjäpaikkoja.
Käyttäjäpaikan vie vain aktiivinen käyttäjä. Kun graafikko lähtee Annan studiosta, ylläpitäjä poistaa hänen tililtään ”Aktiivinen”-valinnan. Graafikko ei enää voi kirjautua sisään, mutta hänen tehtävänsä ja tietonsa säilyvät. Vapautuneen käyttäjäpaikan voi antaa uudelle henkilölle.
Kun raja on saavutettu, ohjelma estää uuden käyttäjän lisäämisen tai aktivoinnin ja ilmoittaa lisenssirajan ylittymisestä. Käyttöasteen näet kohdasta ”Käytetyt käyttäjäpaikat: X / Y” sekä valikosta Asetukset → Lisäasetukset → Lisenssi.
Samassa näkymässä ylläpitäjä määrittää henkilöt työtiloihin sekä heidän oikeutensa lisätä tehtäviä ja keskusteluja. Lisätietoa on sivulla Käyttäjät ja roolit.
Omasta palvelimesta syntyy kuluja, jotka eivät näy lisenssiä ostettaessa
Lisää omalle palvelimelle asennettavan lisenssin hintaan hosting, varmuuskopiot ja ylläpitäjän työaika. Huomioi myös tietojen kertaluonteinen siirto, tiimin perehdytys ja valinnaiset AI-kulut, jos aiot käyttää AI:ta.
Annan laskentataulukossa on omat rivinsä seuraaville kuluille:
- sovelluksen hosting 36 kuukauden ajan,
- varmuuskopioiden tekeminen ja tarkistaminen,
- päivityksiin käytetty aika,
- tietojen siirtäminen edellisestä ohjelmasta,
- tiimin perehdyttäminen ohjelman käyttöön,
- valinnaisen AI-avaimen hankkiminen valitulta mallin tarjoajalta.
Task Manager toimii ilman AI:ta. Jos Anna ottaa sen käyttöön, hän käyttää omaa OpenAI-, Google Gemini-, Anthropic Claude- tai xAI Grok -avaintaan ja maksaa suoraan mallin tarjoajalle ilman Task Managerin lisäämää katetta.
Tilauspalvelussa palveluntarjoaja huolehtii sovelluksen hostingista. Tarkista kuitenkin erikseen tietojen siirto, työntekijöiden perehdytys, lisätila ja käytettävissäsi olevat varmuuskopiot. Tietojen siirrosta voi syntyä kuluja kummassakin vaihtoehdossa, sillä myös tilauspalveluun siirtyminen edellyttää tietojen siirtämistä.
Päivitykset vievät ylläpitäjän aikaa, joten ne sisällytetään A:han
Omalla palvelimella ylläpitäjä käynnistää päivitykset, joten niihin käytetty aika merkitään A:han. Task Manager tarkistaa uusien versioiden saatavuuden automaattisesti, mutta ei asenna niitä ilman käyttäjän toimia.
Pääkäyttäjä saa ilmoituksen uudesta versiosta ja näkee punaisen pisteen asetukset-kuvakkeen kohdalla. Uudet versiot ladataan ja asennetaan suoraan ohjelmasta, yleensä ilman FTP:tä. Edistymispalkki näyttää tietokannan migraatiot, tiedostojen kopioinnin ja viimeistelyn, ja lopuksi näkyviin tulee painike „Päivitä sovellus”. Tämä kulku auttaa Annaa arvioimaan ajan, jonka hän merkitsee A:han.
Tekninen tuki on hyödyksi, jos hosting ei salli ohjelman ylikirjoittaa tiedostoja. Versiot asennetaan peräkkäin. Ennen latausta näytetään varoitus tietokannan ja uploads/-kansion varmuuskopioinnin tekemisestä.
Perjantaina Anna varaa laskentataulukossaan 20 minuuttia yhteen päivitykseen ja varmuuskopiointiin. Tämä on hänen oma työarvionsa, ei ilmoitettu asennusaika. Ensimmäisten päivitysten jälkeen hän kirjaa toteutuneen ajan ja korjaa A:ta. Prosessi kuvataan sivulla Päivitykset.
Avainongelma ottaa vain luku -tilan käyttöön, ei päivitysoikeuden uusimatta jättäminen
Task Manager siirtyy vain luku -tilaan, jos avainta ei ole syötetty, se on virheellinen tai sen voimassaolo on päättynyt. Uusien versioiden käyttöoikeuden uusimatta jättäminen ei mitätöi pysyvää lisenssiä eikä estä tietojen tallentamista.
Vain luku -tilassa Anna voi tarkastella tehtäviä, keskusteluja, viestejä ja tiedostoja, mutta hän ei voi luoda tai muuttaa sisältöä. Näytön alareunaan ilmestyy punainen palkki. Kun voimassa oleva avain syötetään, tallentaminen toimii jälleen.
Tilan, lisenssipaikkojen määrän sekä kentän „Voimassa” päivämäärän tai merkinnän „toistaiseksi” pääkäyttäjä tarkistaa kohdasta Asetukset → Lisäasetukset → Lisenssi. Kun avaimen voimassaolon päättymiseen on 14 päivää tai vähemmän, ohjelma näyttää meripihkanvärisen muistutuksen.
Standard-paketista Pro-pakettiin siirrytään syöttämällä uusi avain. Ominaisuudet tulevat heti käyttöön ilman sovelluksen päivittämistä. Moduulien Sähköposti, Tiedostot ja Automaatiot tietoja ei poisteta Standard-paketissa. Automaatiot keskeytetään, ja ne käynnistyvät uudelleen Pro-avaimen syöttämisen jälkeen ilman uutta määritystä.
Lisenssi ei ole paras vaihtoehto kaikissa tilanteissa
Lisenssi on halvempi vain, jos 432 × S ylittää lisenssin, valittujen päivitysoikeuden uusimisten, H:n ja A:n yhteissumman. Jos tulos on päinvastainen, tilaus on taloudellisesti parempi vaihtoehto.
Annan kolmen vuoden laskelmassa lisenssi tulee halvemmaksi vasta, kun hänen H:nsa ja A:nsa perusteella laskettu rajahinta ylittyy. Tilaus voi olla parempi muutaman kuukauden projektissa, henkilöstömäärän muuttuessa usein tai silloin, kun kukaan ei halua vastata päivityksistä ja varmuuskopioista. Tämä edellyttää, että maksullisten käyttäjätilien määrää voi vähentää kyseisen palvelun ehtojen mukaisesti.
Vertaa ensin laskentataulukon loppusummia. Tarkista sitten, missä tietoja säilytetään ja kuka vastaa varmuuskopioista. Vertaa lopuksi ominaisuuksia, joita tiimi todella käyttää. Pelkkä maininta ”ei jatkuvaa tilausta” ei korvaa laskelmaa, eikä matala kuukausihinta kerro 36 kuukauden kokonaiskustannuksia.
Merkitse huomenna ennen ensimmäistä kahvikupillista laskentataulukkoon kolme lukua: palveluntarjoajan S-hinta, H 36 kuukaudelta ja omalla tuntihinnallasi laskettu A. Saat tuloksen yhdellä kerto- ja yhdellä jakolaskulla.
Kokeile työskentelyä esimerkkitehtävillä ja -työtiloilla Demossa.
Usein kysytyt kysymykset
Jatkuva tilaus vai kertalisenssi - kumpi kannattaa 12 hengen tiimille?
Edullisempi on malli, jonka kustannukset ovat pienemmät 36 kuukauden jälkeen: jatkuvan tilauksen kustannukseksi lasketaan 432 × S, kun taas lisenssin kustannuksiin lasketaan yhteen lisenssin hinta, valitut päivitysoikeuden uusimiset, H ja A. Esimerkkinä käytetty tilausmaksu 25 zł tuottaa summaksi 10 800 zł, mutta luku on tarkoitettu vain laskukaavan havainnollistamiseen, eikä se ole minkään tietyn ohjelmiston hinta.
Mikä Task Managerin paketti sopii 12 henkilölle?
12 hengen tiimi mahtuu Classic-pakettiin, joka sisältää enintään 20 aktiivista käyttäjäpaikkaa. Aktiivinen tili vie yhden käyttäjäpaikan, ja tilin poistaminen käytöstä vapauttaa paikan poistamatta käyttäjän tietoja tai tehtäviä.
Täytyykö Task Managerin päivitysoikeus uusia vuoden kuluttua?
Ei, päivitysoikeuden uusiminen on vapaaehtoista. Lisenssi on pysyvä, ja ensimmäiset 12 kuukautta päivityksiä sisältyvät hintaan. Sen jälkeen voit jatkaa oman versiosi käyttöä ilman, että ominaisuuksia poistetaan käytöstä.
Milloin Task Manager siirtyy vain luku -tilaan?
Vain luku -tila otetaan käyttöön, jos avainta ei ole syötetty, se on virheellinen tai sen voimassaolo on päättynyt. Voit edelleen tarkastella tietoja, mutta et voi tallentaa muutoksia, ennen kuin järjestelmänvalvoja syöttää voimassa olevan avaimen.
Pitääkö palvelinkulut lisätä kertalisenssin hintaan?
Kyllä, jos ohjelmiston käyttöönotto kasvattaa palvelimesi kustannuksia. Lisää laskelmaan palvelinkulut 36 kuukaudelta sekä varmuuskopiointiin ja päivityksiin tarvittava aika. Muista, että Task Managerille riittää tavallinen jaettu webhotelli, jossa on PHP sekä MySQL- tai MariaDB-tietokanta.
Lähteet
Task Manager -tiimi - kirjoitamme tiimityöstä, tekoälyn hyödyntämisestä yrityksissä ja tehtävien järjestämisestä käyttäen esimerkkejä Task Managerista, omalle palvelimelle asennettavasta ohjelmistosta. Blue Creation Group (Piotr Łącz) on kehittänyt Task Manageria vuodesta 2013 lähtien, ja sitä käyttävät muun muassa Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna ja Polpharma - katso asiakkaiden kokemuksia. Tarkistamme tekstit käyttöohjeiden ja ohjelmiston ajantasaisen version perusteella.
