Ein Unternehmen mit 12 Beschäftigten kann die Preise von Programmen anhand der ersten Rechnung vergleichen, erkennt dabei jedoch nicht die Kosten über mehrere Jahre. Eine Berechnung für drei Jahre berücksichtigt 36 Monate Nutzung, Hosting, Administration und den optionalen Zugang zu weiteren Updates.
Berechnen Sie zuerst die Kosten für 432 Nutzermonate
Wenn der Anbieter jedes aktive Konto monatlich abrechnet, lautet die Ausgangsrechnung für 12 Personen und 3 Jahre:
12 Personen × 36 Monate = 432 Nutzermonate.
Bezeichnen Sie den monatlichen Preis eines Nutzerplatzes mit dem Buchstaben S. Die Abokosten betragen dann:
Abokosten = 432 × S.
Beträgt S beispielsweise 30 zł netto, ergeben sich 12 960 zł netto. Dies ist eine beispielhafte Annahme zur Veranschaulichung der Formel und nicht der Preis eines bestimmten Produkts.
Bei jährlicher Abrechnung bezeichnen Sie den Jahrespreis eines Nutzerplatzes mit R. Die Kosten betragen dann 12 × 3 × R, also 36 × R. Die Anzahl der Rechnungen spielt dabei keine Rolle - der Anbieter kann sie monatlich oder einmal jährlich ausstellen, Sie vergleichen jedoch die Kosten für denselben Nutzungszeitraum.
Alle Werte einer Berechnung müssen auf derselben steuerlichen Grundlage basieren. Wenn Sie S als Nettobetrag eintragen, müssen Sie auch Lizenz, Hosting und kostenpflichtige Leistungen netto ansetzen. Wenn Sie Bruttobeträge analysieren, verwenden Sie in jeder Zeile konsequent Bruttowerte.
Eine neutrale Tabelle ersetzt Annahmen über ein „typisches Abo“
Die Abrechnungsregeln unterscheiden sich je nach Anbieter. Ein Dienst kann aktive Konten abrechnen, ein anderer gebuchte Plätze und ein weiterer eine Mindestanzahl an Nutzerplätzen voraussetzen. Füllen Sie deshalb vor der Eingabe von S die kurze Tabelle aus.
| Zu prüfende Position | Angaben Ihres Anbieters | Auswirkung auf die Berechnung |
|---|---|---|
| Preis pro Nutzerplatz | monatlich oder jährlich | Grundlage der Formel |
| Mindestanzahl an Nutzerplätzen | Anzahl der Konten oder Plätze | kann die Kosten für ein kleines Team erhöhen |
| Abrechnungszeitraum | Monat oder Jahr | bestimmt Zeitpunkt und Höhe der Zahlung |
| Reduzierung der Kontenzahl | Bedingungen und Zeitpunkt der Änderung | prüfen Sie, ab wann der berechnete Betrag sinkt |
| Zusatzoptionen | separat kostenpflichtige Funktionen | fügen Sie nur benötigte Elemente hinzu |
| Migration | einmalige Kosten | auf der richtigen Seite des Vergleichs hinzurechnen |
| Hosting und Backups | Leistungsumfang | gehen Sie nicht davon aus, dass jede Position im Preis enthalten ist |
Bei einem Abo, das pro Konto berechnet wird, erhöht eine dreizehnte Person die Kosten des nächsten Abrechnungszeitraums. Das gilt jedoch nicht für jedes Abo. Wenn Sie für ein Paket mit einer festen Anzahl von Nutzerplätzen zahlen, können die Kosten bis zum Erreichen des Limits unverändert bleiben.
Ähnlich verhält es sich bei einer Verkleinerung des Teams. Prüfen Sie in der Preisliste oder im Vertrag, ob sich die Anzahl der kostenpflichtigen Plätze während des laufenden Zeitraums, erst bei der Verlängerung oder im jeweiligen Tarif überhaupt nicht reduzieren lässt.
Kostenrechnung für Task Manager für 12 Personen
Ein Team mit 12 Personen fällt unter den Tarif Classic, der bis zu 20 aktive Nutzerplätze umfasst. Sie kaufen nicht für jede Person ein separates Konto, sondern eine Lizenz mit einem festgelegten Benutzerlimit.
Task Manager bietet eine Dauerlizenz für Version 2.x. Die Preisliste sieht außerdem eine jährliche Verlängerung des Zugangs zu Updates vor. Die Verlängerung ist optional - der Verzicht darauf verwandelt die Dauerlizenz für Version 2.x nicht in ein Abo und führt nicht dazu, dass die Anwendung automatisch in den schreibgeschützten Modus wechselt.
Für den Vergleich können Sie ein Szenario annehmen, bei dem Sie zu Beginn die Lizenz und für die beiden folgenden Zeiträume jeweils eine jährliche Verlängerung des Zugangs zu Updates kaufen. Wenn Sie nicht beide Verlängerungen einplanen, entfernen Sie die entsprechende Position aus Ihrer eigenen Formel.
| Variante | Lizenz | Zwei optionale Verlängerungen | Summe laut Preisliste vor H und A |
|---|---|---|---|
| Standard Classic | 1 490 zł | 2 × 447 zł | 2 384 zł |
| Pro Classic | 3 990 zł | 2 × 1 197 zł | 6 384 zł |
Fügen Sie der gewählten Variante Folgendes hinzu:
- H - Hostingkosten für 36 Monate,
- A - Kosten für den Zeitaufwand für Administration, Updates und die Kontrolle der Backups.
Task Manager läuft auf dem Server des Kunden. Ein gewöhnliches Shared Hosting mit PHP und einer MySQL- oder MariaDB-Datenbank reicht aus. Die Anwendungsdaten befinden sich auf diesem Server. Die Anforderungen werden auf der Seite Installation auf Ihrem Server beschrieben.
Wenn Sie bereits über einen geeigneten Server verfügen und dadurch keine zusätzlichen Kosten entstehen, kann H null betragen. Lassen Sie A jedoch nicht nur deshalb weg, weil sich der Inhaber des Unternehmens um die Updates kümmert. Auch seine Zeit hat einen Wert.
Rentabilitätsschwelle für Standard und Pro
Die Schwelle zeigt, bei welchem monatlichen Abopreis beide Modelle im untersuchten Zeitraum gleich viel kosten. Für ein Szenario mit Lizenz, zwei Verlängerungen, Hosting und Administration lauten die Formeln:
Standard:
S graniczne Standard = (2 384 zł + H + A) / 432
Pro:
S graniczne Pro = (6 384 zł + H + A) / 432
Bringen Sie vor der Berechnung alle Beträge entweder auf Netto- oder auf Bruttobasis. H und A müssen den gesamten Zeitraum von 36 Monaten abdecken.
Wenn der Abonnementpreis S über dem berechneten Grenzwert für S liegt, verursacht die Lizenz im angenommenen Szenario geringere Kosten. Liegt S darunter, ist das Abonnement günstiger. Bei gleichem Wert sind die Kosten beider Modelle identisch.
Ergibt sich aus Ihren Daten beispielsweise ein Grenzwert für S von 24 zł netto und kostet das betrachtete Abonnement angenommene 30 zł netto pro Benutzerplatz und Monat, verursacht die Lizenz über drei Jahre geringere Kosten. Das bedeutet nicht, dass sie in jedem Zeitraum oder bei einer anderen Personenzahl günstiger ist.
Das Benutzerlimit erhöht sich nicht mit jeder neuen Person
Im Classic-Tarif liegt das Limit bei bis zu 20 aktiven Benutzern. Wenn Sie eine dreizehnte, vierzehnte oder fünfzehnte Person hinzufügen, ändert sich der Lizenzpreis nicht, solange Sie das Limit des Tarifs nicht überschreiten.
Ein aktiver Benutzer belegt einen Benutzerplatz. Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, kann der Administrator dessen Konto deaktivieren. Diese Person kann sich dann nicht mehr anmelden, ihre Daten und Aufgaben bleiben jedoch in der Anwendung erhalten und der Benutzerplatz wird für einen neuen Mitarbeiter frei.
Der Administrator kann Benutzer einzelnen Arbeitsbereichen zuweisen und ihnen Berechtigungen zum Verwalten des Arbeitsbereichs, Erstellen von Aufgaben und Starten von Chats erteilen. Weitere Einzelheiten finden Sie auf der Seite Benutzer und Rollen.
Die Lizenzkosten umfassen mehr als nur den Kauf des Programms
Rechnen Sie bei einer Lizenz auf dem eigenen Server die Positionen hinzu, die in Ihrem Unternehmen tatsächlich anfallen:
- Hosting während des gesamten analysierten Zeitraums,
- Zeitaufwand für das Erstellen und Überprüfen von Backups,
- Zeitaufwand des Administrators für Updates,
- Migration der Daten aus dem bisherigen Programm,
- Schulung des Teams,
- Kosten für optionale KI beim gewählten Modellanbieter.
Bei einem vom Anbieter betriebenen SaaS-Dienst übernimmt dieser das Hosting der Anwendung. Gehen Sie jedoch nicht ungeprüft davon aus, dass der Preis die Migration, Schulung, zusätzlichen Speicherplatz, alle Integrationen oder für den Kunden zugängliche Backups umfasst. Tragen Sie jede dieser Positionen gemäß dem Angebot des gewählten Anbieters in die Tabelle ein.
Die Migration sollte nicht automatisch nur der Lizenz zugerechnet werden. Wenn auch der Wechsel zu einem Abonnementdienst eine Datenübertragung erfordert, fallen die Kosten auf beiden Seiten an oder unterscheiden sich lediglich im Arbeitsumfang.
Die meisten Updates für Task Manager lassen sich ohne FTP installieren
Bei einem vom Anbieter betriebenen SaaS-Dienst muss der Kunde neue Versionen nicht selbst installieren. Bei einem Programm auf dem eigenen Server bleiben Updates Aufgabe des Administrators.
Task Manager prüft selbstständig, ob neue Versionen verfügbar sind. Der Administrator sieht eine Benachrichtigung und eine Anzeige in den Einstellungen. Die meisten Versionen können direkt in der Anwendung heruntergeladen und installiert werden, ohne FTP. Einige Versionen müssen manuell als Paket hochgeladen werden. In diesem Fall zeigt die Anwendung die entsprechende Anleitung an.
Vor dem Update muss ein Backup der Datenbank und des Anhangsordners erstellt werden. Zum Abrufen der Versionsliste ist ein gültiger Lizenzschlüssel erforderlich. Der Installationsprozess wird auf der Seite Updates beschrieben.
Die Update-Verlängerung ist eine separate Position in der Preisliste. Sie ist weder mit einem Abonnement pro Benutzer noch mit einer Situation gleichzusetzen, in der der Schlüssel ungültig oder abgelaufen ist oder nicht eingegeben wurde.
Was bei einem fehlenden oder ungültigen Schlüssel geschieht
Die Lizenz für Task Manager ist innerhalb der Version 2.x unbefristet. Der Lizenzstatus zeigt unter anderem die Anzahl der belegten Benutzerplätze, das Limit, das Unternehmen sowie das Gültigkeitsdatum oder den Hinweis „unbefristet“ an. Weitere Informationen finden Sie auf der Seite Dauerlizenz.
Der Nur-Lese-Modus wird aktiviert, wenn kein Schlüssel eingegeben wurde, der Schlüssel ungültig ist oder ein zeitlich befristeter Schlüssel abgelaufen ist. Bisherige Aufgaben, Chats, Nachrichten und Dateien können dann weiterhin angezeigt werden, Inhalte lassen sich jedoch weder erstellen noch ändern. Nach Eingabe eines gültigen Schlüssels ist das Speichern wieder möglich.
Im Nur-Lese-Modus kann der Verlauf weiterhin eingesehen werden. Wenn die optionale Update-Verlängerung für eine Dauerlizenz der Version 2.x nicht erworben wurde, bedeutet dies nicht automatisch, dass der Schlüssel ungültig ist, und sollte nicht als Grund für die Sperrung der Schreibfunktion dargestellt werden.
Eine Einmallizenz ist nicht in jedem Szenario günstiger
Entscheidend ist die mathematische Berechnung, nicht allein die Bezeichnung des Modells. Die Lizenz verursacht über einen Zeitraum von drei Jahren geringere Kosten, wenn 432 × S größer ist als die Summe aus Lizenz, gewählten Verlängerungen, H und A.
Bei einem kurzen Projekt kann ein Abonnement geringere Kosten verursachen, wenn der Anbieter den Kauf der benötigten Anzahl von Benutzerplätzen ausschließlich für die Projektdauer ermöglicht. Es kann auch auf einen Personalabbau reagieren, jedoch nur, wenn die Nutzungsbedingungen eine entsprechend schnelle Reduzierung der Anzahl kostenpflichtiger Konten zulassen.
Tragen Sie vor Ihrer Entscheidung Ihre eigenen Werte für S, H und A in die Tabelle ein. Berücksichtigen Sie nur die Verlängerungen, Zusatzleistungen und Migrationskosten, die Sie tatsächlich einplanen. Vergleichen Sie anschließend nicht nur das Ergebnis, sondern auch den Speicherort der Daten, die Aufgaben des Administrators und die vom Team benötigten Funktionen. Wie das Programm mit Beispielaufgaben und Arbeitsbereichen funktioniert, können Sie in der Demo prüfen.
Häufig gestellte Fragen
Wie viel kostet ein Abo für 12 Personen über 3 Jahre?
Bei einer Gebühr pro Konto multiplizieren Sie den monatlichen Preis pro Nutzerplatz mit 432. Bei beispielhaften 30 zł netto ergeben sich für den gesamten Zeitraum 12 960 zł netto.
Welcher Tarif von Task Manager umfasst 12 Personen?
Für 12 aktive Benutzer ist der Tarif Classic vorgesehen, der bis zu 20 Nutzerplätze umfasst. Ein aktives Konto belegt einen Nutzerplatz.
Ist die Update-Verlängerung verpflichtend?
Die Preisliste sieht die jährliche Verlängerung des Zugangs zu Updates als optionale Position vor. Die Dauerlizenz gilt weiterhin für Version 2.x, und ohne Verlängerung wechselt die Anwendung nicht automatisch in den schreibgeschützten Modus.
Wann wechselt die Anwendung in den schreibgeschützten Modus?
Das geschieht, wenn kein Schlüssel eingegeben wurde, der Schlüssel ungültig ist oder ein befristeter Schlüssel abgelaufen ist. Die vorhandenen Daten können dann angezeigt, Änderungen jedoch nicht gespeichert werden.
Müssen die Hostingkosten zum Lizenzpreis hinzugerechnet werden?
Ja, wenn durch die Nutzung der Anwendung zusätzliche Serverkosten entstehen. Rechnen Sie das Hosting für 36 Monate sowie die Kosten für den Zeitaufwand für Administration und Backups hinzu.
Quellen
Das Task Manager-Team - wir schreiben anhand von Beispielen aus Task Manager über Teamarbeit, KI im Unternehmen und gut organisierte Aufgaben. Task Manager wird auf dem eigenen Server installiert und seit 2013 von der Blue Creation Group (Piotr Łącz) entwickelt. Zu den Nutzern gehören unter anderem Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna und Polpharma - lesen Sie die Kundenstimmen. Unsere Texte gleichen wir mit der Dokumentation und der aktuellen Programmversion ab.
