Anna leitet ein Planungsbüro mit 12 Personen in Gliwice. Am Montag erhält sie ein Angebot für eine Aufgabenverwaltung mit einem Preis „pro Person und Monat“. Daher multipliziert sie ihn mit 12 Personen und 36 Monaten. Bevor sie sich zwischen einem Abo und einer Einmallizenz entscheidet, muss sie noch die Kosten berücksichtigen, die auf der ersten Rechnung nicht sichtbar sind: Hosting, Updates und die Zeit des Administrators.
Abo oder Einmallizenz - womit sollten Sie beginnen?
Beginnen Sie den Vergleich mit 432 Nutzermonaten, also 12 Personen multipliziert mit 36 Monaten. So berechnen Sie beide Modelle für dasselbe Team und denselben Zeitraum.
Anna trägt eine einfache Formel in ihre Tabelle ein:
koszt abonamentu przez 3 lata = 12 × 36 × S = 432 × S
S steht für den monatlichen Preis eines kostenpflichtigen Kontos. Nimmt sie für die Beispielrechnung einen fiktiven Preis von 25 zł an, ergeben sich für 36 Monate 10 800 zł. Dies ist nur ein Beispielwert und nicht der Preis eines konkreten Produkts.
Bei jährlicher Zahlung funktioniert die Berechnung ähnlich. Statt 432 × S rechnen Sie mit 3 × R, wobei R für die jährlichen Kosten des gesamten Teams steht. Wie häufig Rechnungen ausgestellt werden, ändert nichts am Zeitraum, für den Sie bezahlen.
Verwenden Sie in jeder Zeile dieselbe Steuerbasis. Wenn im Aboangebot Nettobeträge angegeben sind, berechnen Sie auch die Lizenz, das Hosting und die Zeit des Administrators netto. Werden Netto- und Bruttobeträge vermischt, kann das Ergebnis stärker verfälscht werden als durch den Unterschied zwischen den Modellen.
Übertragen Sie das Abo aus der Preisliste in Ihre eigene Tabelle
Die Abokosten für Konten berechnen Sie als Anzahl der kostenpflichtigen Plätze multipliziert mit dem Preis und der Laufzeit. Bei einem Paket verwenden Sie den Preis des gesamten Tarifs für den analysierten Zeitraum. Prüfen Sie zunächst in der Preisliste des Anbieters, ob Sie für aktive Konten, gebuchte Plätze, ein Mindestpaket oder den gesamten Tarif bezahlen.
Anna übernimmt daher nicht nur den Preis, der in großer Schrift angezeigt wird. Sie füllt alle Felder aus, die das Ergebnis beeinflussen können:
| Position | Beim Anbieter zu prüfende Angaben | Auswirkung auf die Berechnung |
|---|---|---|
| Abrechnungseinheit | Aktives Konto, Benutzerplatz oder Paket | Legt fest, womit Sie den Preis multiplizieren |
| Mindestanzahl an Benutzerplätzen | Ob genau 12 gekauft werden können | Kann die Kosten über den tatsächlichen Teambedarf hinaus erhöhen |
| Abrechnungszeitraum | Monat oder Jahr | Beeinflusst den Zahlungsfluss, nicht den Analysezeitraum |
| Änderung der Kontenanzahl | Sofort oder bei der Verlängerung | Bestimmt, wann die Rechnung niedriger oder höher wird |
| Zusätzliche Module | Ob die benötigten Funktionen im Tarif enthalten sind | Kann einen teureren Tarif erforderlich machen |
| Einführung und Migration | Im Preis enthalten oder separat berechnet | Erhöht die Anfangskosten |
| Datenspeicherung und Backups | Leistungsumfang und Aufpreise | Kann zusätzliche laufende Kosten verursachen |
Wenn eine dreizehnte Person zu Annas Planungsbüro stößt, kann das Abo pro Konto ab dem nächsten Abrechnungszeitraum teurer werden. Bei einem Paket mit einer festen Anzahl von Benutzerplätzen ändern sich die Kosten erst, wenn das Limit überschritten wird. Die genaue Regelung finden Sie in der Preisliste oder im Vertrag des jeweiligen Anbieters.
Dasselbe gilt bei einer Verkleinerung des Teams. Prüfen Sie, ob die Anzahl der kostenpflichtigen Plätze sofort oder erst bei der Verlängerung sinkt oder bis zum Vertragsende unverändert bleibt.
Die Kalkulation für Task Manager mit 12 Personen umfasst Classic, Hosting und Zeitaufwand
Ein Team mit 12 Personen passt in den Classic-Tarif von Task Manager, der bis zu 20 aktive Benutzerplätze umfasst. In die Kalkulation fließen die Dauerlizenz und die gewählten Update-Verlängerungen ein. H steht für die Hostingkosten über 36 Monate. A entspricht dem Zeitaufwand des Administrators multipliziert mit seinem Stundensatz.
Im Lizenzpreis sind 12 Monate Zugang zu Updates enthalten. Danach können Sie eine jährliche Verlängerung erwerben oder Ihre installierte Version ohne zusätzliche Gebühren weiterverwenden. Eine fehlende Verlängerung sperrt keine Funktionen und versetzt das Programm nicht in den schreibgeschützten Modus.
| Classic-Variante | Lizenz | Zwei jährliche Verlängerungen | Gesamtsumme für 3 Jahre vor H und A |
|---|---|---|---|
| Standard | 1 490 zł | 2 × 447 zł | 2 384 zł |
| Pro | 3 990 zł | 2 × 1 197 zł | 6 384 zł |
Die Tabelle zeigt ein Szenario mit Zugang zu neuen Versionen über die vollen 3 Jahre. Die Verlängerungen sind optional. Sie können daher auch eine Variante ohne Verlängerung oder mit nur einer Verlängerung berechnen.
Standard und Pro sind nicht derselbe Funktionsumfang. Pro fügt fünf Module hinzu: E-Mail, Dateien, Automatisierungen, AES-256-Inhaltsverschlüsselung und die KI-Wissensdatenbank. Anna vergleicht die Variante, die ihre Werkstatt tatsächlich braucht, statt die günstigste Lizenz einem umfangreichen Abo gegenüberzustellen.
Die Remote-Installation ist ab dem Classic-Tarif im Preis enthalten. Deshalb trägt Anna sie nicht als separate Kostenposition in die Tabelle ein. Der Betrag von 299 zł gilt für den Starter-Tarif. Die Servicebetreuung, also das Einspielen neuer Versionen inklusive Backup, ist hingegen eine optionale Leistung für 199 zł monatlich und wird zusammen mit einer aktiven Verlängerung angeboten. Wenn Sie diese Leistung wählen, tragen Sie sie separat ein, statt sie unter A zu erfassen.
Task Manager läuft auf dem Server des Kunden, deshalb umfasst H die Hostingkosten für 36 Monate. Ein gewöhnliches Shared Hosting mit PHP und einer MySQL- oder MariaDB-Datenbank reicht aus. Anna hat bereits einen Server für ihre Unternehmenswebsite, sodass die zusätzlichen Kosten H für sie nahezu null sein können. Sie klärt das jedoch mit dem Administrator, statt es einfach anzunehmen. Weitere Bedingungen finden Sie in den Beschreibungen zur Installation auf Ihrem Server und zur Dauerlizenz.
Der Break-even-Point reduziert den Vergleich auf einen einzigen Betrag
Der Break-even-Point ist der monatliche Preis für ein Konto, bei dem Abo und Lizenz über 3 Jahre gleich viel kosten. Wenn Sie H und A kennen, berechnen Sie ihn mit einer einzigen Division.
Für die Variante Standard lautet die Formel:
S graniczne = (2 384 zł + H + A) / 432
Für die Variante Pro:
S graniczne = (6 384 zł + H + A) / 432
Ist der Betrag S aus dem Abo-Angebot höher als das Ergebnis, kostet die Lizenz in diesem Szenario weniger. Ist S niedriger, erweist sich das Abo als günstiger. Gleiche Werte bedeuten am Ende des 36. Monats einen finanziellen Gleichstand.
Anna trägt unter H die gesamten Serverkosten für 3 Jahre ein und unter A den Zeitaufwand für Backups und Updates, multipliziert mit ihrem eigenen Stundensatz. Sie betrachtet ihre Arbeit nicht nur deshalb als kostenlos, weil sie auf keiner Rechnung erscheint.
Eine dreizehnte Person ändert den Preis des Classic-Plans nicht
Der Classic-Plan umfasst bis zu 20 aktive Benutzerplätze. Deshalb ändern die dreizehnte, vierzehnte und fünfzehnte Person den Lizenzpreis nicht. Erst wenn das Limit überschritten wird, ist ein Schlüssel für eine höhere Anzahl von Benutzerplätzen erforderlich.
Nur ein aktiver Benutzer belegt einen Benutzerplatz. Wenn ein Grafiker Annas Studio verlässt, deaktiviert der Administrator in seinem Konto den Schalter „Aktiv“. Der Grafiker kann sich nicht mehr anmelden, seine Aufgaben und Daten bleiben jedoch erhalten und der freie Benutzerplatz kann einer neuen Person zugewiesen werden.
Nach Erreichen des Limits blockiert das Programm das Hinzufügen oder Aktivieren eines weiteren Benutzers und zeigt einen Hinweis zur Überschreitung des Lizenzlimits an. Die Auslastung sehen Sie unter „Belegte Benutzerplätze: X / Y“ sowie unter Einstellungen → Erweitert → Lizenz.
Im selben Bereich weist der Administrator Personen Arbeitsbereichen zu und legt die Berechtigungen zum Hinzufügen von Aufgaben und Chats fest. Einzelheiten finden Sie auf der Seite Benutzer und Rollen.
Ein eigener Server verursacht Kosten, die beim Kauf der Lizenz nicht sichtbar sind
Rechnen Sie bei einer Lizenz auf dem eigenen Server Hosting, Backups und den Zeitaufwand des Administrators hinzu. Berücksichtigen Sie außerdem die einmalige Datenmigration, die Vorbereitung des Teams sowie optionale KI-Kosten, wenn Sie KI nutzen möchten.
Annas Tabelle enthält separate Zeilen für:
- das Hosting der Anwendung über 36 Monate,
- das Erstellen und Prüfen von Backups,
- den Zeitaufwand für Updates,
- die Übertragung der Daten aus dem vorherigen Programm,
- die Vorbereitung des Teams auf die Arbeit,
- einen optionalen KI-Schlüssel beim ausgewählten Modellanbieter.
Task Manager funktioniert ohne KI. Wenn Anna sie aktiviert, verwendet sie ihren eigenen API-Schlüssel von OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude oder xAI Grok und bezahlt den Modellanbieter direkt - ohne Aufschlag von Task Manager.
Bei einem Abo-Service übernimmt der Anbieter das Hosting der Anwendung. Prüfen Sie jedoch separat die Kosten für Migration, Mitarbeitervorbereitung, zusätzlichen Speicherplatz und die Ihnen zur Verfügung stehenden Backups. Die Migration kann auf beiden Seiten anfallen, da auch der Wechsel zu einem Abo-Programm die Übertragung von Daten erfordert.
Updates beanspruchen Zeit des Administrators und fließen daher in A ein
Auf dem eigenen Server führt der Administrator die Updates aus. Deshalb tragen Sie den dafür erforderlichen Zeitaufwand unter A ein. Task Manager prüft selbst, ob neue Versionen verfügbar sind, installiert sie jedoch nicht ohne menschliches Eingreifen.
Der Administrator erhält eine Benachrichtigung über eine neue Version und sieht zudem einen roten Punkt am Einstellungssymbol. Neue Versionen lädt er direkt aus dem Programm herunter und installiert sie, in der Regel ohne FTP. Die Fortschrittsleiste zeigt Datenbankmigrationen, das Kopieren von Dateien und den Abschluss an, und am Ende erscheint die Schaltfläche „Anwendung aktualisieren”. Dieser Ablauf hilft Anna, die Zeit abzuschätzen, die sie in A einträgt.
Der technische Support ist hilfreich, wenn das Hosting dem Programm nicht erlaubt, Dateien zu überschreiben. Versionen werden nacheinander installiert. Vor dem Download erscheint ein Hinweis, eine Sicherung der Datenbank und des Ordners uploads/ anzulegen.
Am Freitag plant Anna in ihrer Tabelle 20 Minuten für ein einzelnes Update einschließlich Backup ein. Das ist ihre Arbeitsannahme und keine angegebene Installationsdauer. Nach den ersten Updates notiert sie den tatsächlichen Zeitaufwand und korrigiert A. Der Ablauf wird auf der Seite Updates beschrieben.
Der Nur-Lese-Modus wird durch ein Problem mit dem Schlüssel aktiviert, nicht durch eine fehlende Verlängerung
Task Manager wechselt in den Nur-Lese-Modus, wenn kein Schlüssel eingegeben wurde, der Schlüssel ungültig oder abgelaufen ist. Wenn Sie den Zugang zu neuen Versionen nicht verlängern, wird die Dauerlizenz dadurch weder ungültig noch wird das Speichern blockiert.
Im Nur-Lese-Modus kann Anna Aufgaben, Chats, Nachrichten und Dateien ansehen, aber keine Inhalte erstellen oder ändern. Am unteren Bildschirmrand erscheint ein roter Balken. Nach Eingabe eines gültigen Schlüssels ist das Speichern wieder möglich.
Status, Anzahl der Plätze sowie das Feld „Gültig bis” mit Datum oder dem Eintrag „unbefristet” prüft der Administrator unter Einstellungen → Erweitert → Lizenz. Bleiben bis zum Ablauf des Schlüssels 14 Tage oder weniger, zeigt das Programm einen bernsteinfarbenen Hinweis.
Für den Wechsel von Standard zu Pro muss lediglich ein neuer Schlüssel eingegeben werden. Die Funktionen werden sofort aktiviert - ohne Update der Anwendung. Die Daten aus E-Mail, Dateien und Automatisierungen werden im Standard-Plan nicht gelöscht. Die Automatisierungen werden pausiert und nach Eingabe des Pro-Schlüssels wieder aufgenommen - ohne erneute Konfiguration.
Eine Lizenz ist nicht in jedem Szenario die bessere Wahl
Die Lizenz ist nur dann günstiger, wenn 432 × S die Summe aus Lizenz, ausgewählten Verlängerungen, H und A übersteigt. Ist das Ergebnis umgekehrt, ist das Abo finanziell günstiger.
In Annas Dreijahresrechnung ist die Lizenz erst dann günstiger, wenn der anhand ihrer Werte für H und A berechnete Grenzbetrag überschritten wird. Bei einem Projekt, das nur einige Monate dauert, häufigen Personalwechseln oder wenn niemand die Verantwortung für Updates und Backups übernehmen möchte, kann das Abo besser abschneiden. Voraussetzung ist, dass sich die Anzahl der kostenpflichtigen Konten gemäß den Regeln des jeweiligen Dienstes reduzieren lässt.
Vergleichen Sie zuerst die Gesamtsummen in der Tabelle. Prüfen Sie anschließend, wo die Daten gespeichert werden und wer für Backups verantwortlich ist. Stellen Sie zuletzt die Funktionen gegenüber, die das Team tatsächlich nutzt. Die Angabe „ohne Abo“ ersetzt keine Berechnung, ebenso wenig zeigt ein niedriger Monatspreis die Kosten für 36 Monate.
Tragen Sie morgen vor dem ersten Kaffee drei Zahlen in die Tabelle ein: S aus dem Angebot des Anbieters, H für 36 Monate und A, bewertet mit Ihrem eigenen Stundensatz. Das Ergebnis erhalten Sie nach einer Multiplikation und einer Division.
Testen Sie die Arbeit mit Beispielaufgaben und Arbeitsbereichen in der Demo.
Häufig gestellte Fragen
Abo oder Einmallizenz - was lohnt sich für ein Team mit 12 Personen?
Günstiger ist das Modell, das nach 36 Monaten niedrigere Kosten verursacht: Beim Abo rechnen Sie mit 432 × S, bei der Lizenz addieren Sie den Lizenzpreis, die gewählten Verlängerungen, H und A. Ein beispielhafter Abopreis von 25 zł ergibt 10 800 zł. Dieser Wert dient jedoch nur zur Veranschaulichung der Formel und ist nicht der Preis eines konkreten Programms.
Welcher Tarif von Task Manager umfasst 12 Personen?
Ein Team mit 12 Personen passt in den Classic-Tarif, der bis zu 20 aktive Benutzerplätze umfasst. Ein aktives Konto belegt einen Benutzerplatz. Durch die Deaktivierung wird dieser Platz wieder frei, ohne die Daten und Aufgaben des Benutzers zu löschen.
Muss ich die Updates für Task Manager nach einem Jahr verlängern?
Nein, die Verlängerung des Zugangs zu Updates ist optional. Die Lizenz gilt unbefristet, die ersten 12 Monate Updates sind im Preis enthalten. Danach können Sie mit Ihrer Version weiterarbeiten, ohne dass Funktionen gesperrt werden.
Wann wechselt Task Manager in den schreibgeschützten Modus?
Der schreibgeschützte Modus wird aktiviert, wenn kein Lizenzschlüssel eingegeben wurde, der Schlüssel ungültig oder abgelaufen ist. Sie können Ihre Daten weiterhin ansehen, aber keine Änderungen speichern, bis der Administrator einen gültigen Schlüssel eingibt.
Müssen die Hostingkosten zum Preis der Einmallizenz hinzugerechnet werden?
Ja, wenn der Betrieb des Programms die Kosten Ihres Servers erhöht. Berücksichtigen Sie in Ihrer Kalkulation die Hostingkosten für 36 Monate sowie den Zeitaufwand für Backups und Updates. Dabei genügt Task Manager ein gewöhnliches Shared-Hosting-Paket mit PHP und einer MySQL- oder MariaDB-Datenbank.
Quellen
Das Task Manager-Team - wir schreiben anhand von Beispielen aus Task Manager über Teamarbeit, KI im Unternehmen und gut organisierte Aufgaben. Task Manager wird auf dem eigenen Server installiert und seit 2013 von der Blue Creation Group (Piotr Łącz) entwickelt. Zu den Nutzern gehören unter anderem Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna und Polpharma - lesen Sie die Kundenstimmen. Unsere Texte gleichen wir mit der Dokumentation und der aktuellen Programmversion ab.
