Un'azienda con 12 dipendenti può confrontare i prezzi dei software in base alla prima fattura, ma in questo modo non vede il costo di gestione nell'arco di diversi anni. Il calcolo su tre anni considera 36 mesi di utilizzo, l'hosting, l'amministrazione e l'accesso opzionale agli aggiornamenti successivi.
Inizia calcolando il costo di 432 mesi-utente
Se il fornitore addebita ogni mese ciascun account attivo, per 12 persone e 3 anni il punto di partenza è il seguente calcolo:
12 persone × 36 mesi = 432 mesi-utente.
Indica con la lettera S il prezzo mensile di una postazione. Il costo dell'abbonamento sarà quindi:
Costo dell'abbonamento = 432 × S.
Se, ad esempio, S è pari a 30 zł IVA esclusa, ottieni 12 960 zł IVA esclusa. Si tratta di un'ipotesi convenzionale che mostra il funzionamento della formula, non del prezzo di un prodotto specifico.
In caso di fatturazione annuale, indica con R il prezzo annuo di una postazione. Il costo sarà quindi 12 × 3 × R, ossia 36 × R. Il numero di fatture non è rilevante - il fornitore può emetterle ogni mese oppure una volta all'anno, ma il confronto riguarda il costo dello stesso periodo di utilizzo.
Tutti i valori dello stesso calcolo devono avere la medesima base fiscale. Se inserisci S come importo IVA esclusa, calcola allo stesso modo anche la licenza, l'hosting e i servizi a pagamento. Se analizzi importi IVA inclusa, utilizza in modo coerente valori IVA inclusa in ogni riga.
Un foglio di calcolo neutrale sostituisce le ipotesi su un «abbonamento tipico»
Le modalità di fatturazione dei servizi variano da un fornitore all'altro. Un servizio può addebitare gli account attivi, un altro le postazioni acquistate e un altro ancora può richiedere un numero minimo di postazioni. Per questo, prima di inserire S, completa questo breve prospetto.
| Voce da verificare | Dati del tuo fornitore | Impatto sul calcolo |
|---|---|---|
| Prezzo di una postazione | mensile oppure annuale | base della formula |
| Numero minimo di postazioni | numero di account o postazioni | può aumentare il costo per un piccolo team |
| Periodo di fatturazione | mese oppure anno | determina la scadenza e l'importo dei pagamenti |
| Riduzione del numero di account | regole e tempi della modifica | verifica da quando diminuisce l'importo addebitato |
| Componenti aggiuntivi | funzionalità a pagamento separato | aggiungi solo gli elementi necessari |
| Migrazione | costo una tantum | aggiungilo al lato corretto del confronto |
| Hosting e backup | ambito del servizio | non dare per scontato che ogni voce sia inclusa nel prezzo |
Con un abbonamento addebitato per ogni account, la tredicesima persona aumenta il costo del periodo di fatturazione successivo. Questa regola, tuttavia, non vale per tutti gli abbonamenti. Se paghi per un pacchetto di postazioni, il costo può rimanere invariato fino al raggiungimento del limite.
Lo stesso vale quando il team si riduce. Verifica nel listino o nel contratto se puoi diminuire il numero di postazioni a pagamento durante il periodo, solo al rinnovo oppure se il piano non lo consente affatto.
Il calcolo di Task Manager per 12 persone
Un team di 12 persone rientra nel piano Classic, che include fino a 20 postazioni attive. Non acquisti un account separato per ogni persona, ma una licenza con un limite di utenti definito.
Task Manager offre una licenza perpetua nell'ambito della versione 2.x. Il listino prevede anche il rinnovo annuale dell'accesso agli aggiornamenti. Il rinnovo è una voce opzionale - rinunciarvi non trasforma la licenza perpetua 2.x in un abbonamento e non fa passare automaticamente l'applicazione alla modalità di sola lettura.
Per il confronto puoi adottare uno scenario in cui acquisti la licenza all'inizio del triennio e due rinnovi annuali dell'accesso agli aggiornamenti per i due periodi successivi. Se non prevedi entrambi i rinnovi, elimina la voce corrispondente dalla tua formula.
| Variante | Licenza | Due rinnovi opzionali | Totale secondo il listino, prima di H e A |
|---|---|---|---|
| Standard Classic | 1 490 zł | 2 × 447 zł | 2 384 zł |
| Pro Classic | 3 990 zł | 2 × 1 197 zł | 6 384 zł |
Aggiungi alla variante scelta:
- H - il costo dell'hosting per 36 mesi,
- A - il costo del tempo dedicato all'amministrazione, agli aggiornamenti e al controllo dei backup.
Task Manager funziona sul server del cliente. È sufficiente un normale hosting condiviso con PHP e un database MySQL o MariaDB. I dati dell'applicazione si trovano su questo server e i requisiti sono descritti nella pagina Installazione sul tuo hosting.
Se disponi già di un server adeguato che non genera costi aggiuntivi, H può essere pari a zero. Non omettere però A solo perché degli aggiornamenti si occupa il titolare dell'azienda. Anche il suo tempo ha un valore.
Soglia di convenienza per Standard e Pro
La soglia indica a quale prezzo dell'abbonamento mensile i due modelli hanno lo stesso costo nel periodo analizzato. Per uno scenario che comprende la licenza, due rinnovi, l'hosting e l'amministrazione, le formule sono le seguenti:
Standard:
S graniczne Standard = (2 384 zł + H + A) / 432
Pro:
S graniczne Pro = (6 384 zł + H + A) / 432
Prima di effettuare il calcolo, converti tutti gli importi in valori IVA esclusa oppure tutti in valori IVA inclusa. H e A devono coprire l'intero periodo di 36 mesi.
Se il prezzo S dell'abbonamento è superiore al valore S di pareggio calcolato, la licenza ha un costo inferiore nello scenario considerato. Se S è inferiore, l'abbonamento è più conveniente. Se i valori sono uguali, il costo dei due modelli è lo stesso.
Ad esempio, se dai tuoi dati risulta un valore S di pareggio pari a 24 zł IVA esclusa e l'abbonamento preso in considerazione costa ipoteticamente 30 zł IVA esclusa per postazione al mese, la licenza ha un costo inferiore nell'arco di tre anni. Questo non significa che sarà più conveniente per qualsiasi periodo o con un numero diverso di persone.
Il limite di postazioni non aumenta con ogni nuova persona
Nel piano Classic il limite è di 20 utenti attivi. Aggiungere la tredicesima, la quattordicesima o la quindicesima persona non modifica il prezzo della licenza finché non superi il limite del piano.
Una postazione è occupata da un utente attivo. Quando un dipendente lascia l'azienda, l'amministratore può disattivare il suo account. La persona non può più accedere, ma i suoi dati e le sue attività rimangono nell'applicazione, mentre la postazione viene liberata per un altro dipendente.
L'amministratore può assegnare gli utenti ai singoli Spazi di lavoro e concedere loro le autorizzazioni per gestire lo spazio, creare attività e avviare chat. Per maggiori dettagli, consulta la pagina Utenti e ruoli.
Il costo della licenza comprende più del semplice acquisto del programma
Al costo della licenza sul tuo server aggiungi le voci che saranno effettivamente necessarie nella tua azienda:
- hosting per l'intero periodo analizzato,
- tempo necessario per eseguire e verificare i backup,
- tempo dedicato dall'amministratore agli aggiornamenti,
- migrazione dei dati dal programma attuale,
- formazione del team,
- costo dell'AI opzionale presso il fornitore del modello scelto.
In un servizio SaaS gestito dal fornitore, l'hosting dell'applicazione è a suo carico. Tuttavia, non dare per scontato senza prima verificarlo che il prezzo includa la migrazione, la formazione, lo spazio aggiuntivo, tutte le integrazioni o i backup accessibili al cliente. Inserisci ogni voce nel foglio di calcolo in base all'offerta del fornitore scelto.
La migrazione non deve essere aggiunta automaticamente solo al costo della licenza. Se anche il passaggio a un servizio in abbonamento richiede il trasferimento dei dati, il costo è presente in entrambi i modelli oppure cambia soltanto l'entità del lavoro necessario.
Puoi installare la maggior parte degli aggiornamenti di Task Manager senza FTP
Un servizio SaaS gestito dal fornitore non richiede al cliente di installare autonomamente le nuove versioni. Con un programma sul proprio server, gli aggiornamenti restano invece responsabilità dell'amministratore.
Task Manager verifica automaticamente la disponibilità di nuove versioni. L'amministratore vede una notifica e un indicatore nelle impostazioni. La maggior parte delle versioni può essere scaricata e installata direttamente dall'applicazione, senza FTP. Alcune versioni richiedono il caricamento manuale del pacchetto; in questo caso l'applicazione mostra le istruzioni appropriate.
Prima dell'aggiornamento occorre eseguire un backup del database e della cartella degli allegati. Per scaricare l'elenco delle versioni è necessaria una chiave di licenza valida. La procedura di installazione è descritta nella pagina Aggiornamenti.
Il rinnovo dell'accesso agli aggiornamenti è una voce commerciale del listino prezzi. Non deve essere confuso con un abbonamento per ogni utente né con una situazione in cui la chiave non è valida, è scaduta o non è stata inserita.
Cosa succede se la chiave manca o non è valida
La licenza di Task Manager è perpetua per le versioni 2.x. Lo stato della licenza mostra, tra le altre informazioni, il numero di postazioni occupate, il limite, l'azienda e la data di scadenza oppure l'indicazione «perpetua». Per maggiori informazioni, consulta la pagina Licenza perpetua.
La modalità di sola lettura si attiva quando la chiave non è stata inserita, non è valida oppure è scaduta nel caso di una chiave a tempo determinato. In questa modalità puoi consultare le attività, le chat, i messaggi e i file esistenti, ma non puoi creare o modificare contenuti. Dopo aver inserito una chiave valida, la funzione di salvataggio torna disponibile.
In modalità di sola lettura, la cronologia resta disponibile per la consultazione. Il mancato acquisto del rinnovo opzionale degli aggiornamenti per una licenza perpetua 2.x non rende automaticamente la chiave non valida e non deve essere indicato come causa del blocco del salvataggio.
La licenza una tantum non è più conveniente in ogni scenario
Il risultato dipende dal calcolo matematico, non dal semplice nome del modello. La licenza ha un costo inferiore nell'arco di tre anni quando 432 × S è maggiore della somma del costo della licenza, dei rinnovi scelti, di H e di A.
L'abbonamento può avere un costo inferiore per un progetto breve, se il fornitore consente di acquistare il numero di postazioni necessario soltanto per la durata del progetto. Può anche adattarsi a una riduzione del personale, ma solo se le condizioni del servizio consentono di diminuire abbastanza rapidamente il numero di account a pagamento.
Prima di decidere, inserisci nel foglio di calcolo i tuoi valori S, H e A. Aggiungi soltanto i rinnovi, i componenti aggiuntivi e i costi di migrazione che prevedi effettivamente. Confronta poi non solo il risultato, ma anche il luogo in cui vengono archiviati i dati, le responsabilità dell'amministratore e le funzionalità necessarie al team. Puoi provare il programma con attività e Spazi di lavoro di esempio nella Demo.
Domande frequenti
Quanto costa un abbonamento per 12 persone per 3 anni?
Se paghi per ogni account, moltiplica il prezzo mensile per postazione per 432. Un prezzo esemplificativo di 30 zł IVA esclusa dà un totale di 12 960 zł IVA esclusa per l'intero periodo.
Quale piano di Task Manager include 12 persone?
Per 12 utenti attivi è previsto il piano Classic, che include fino a 20 postazioni. Ogni account attivo occupa una postazione.
Il rinnovo degli aggiornamenti è obbligatorio?
Il listino prevede il rinnovo annuale dell'accesso agli aggiornamenti come voce opzionale. La licenza perpetua resta valida per la versione 2.x e il mancato rinnovo non comporta il passaggio automatico alla modalità di sola lettura.
Quando l'applicazione passa alla modalità di sola lettura?
Accade quando la chiave non è stata inserita, non è valida oppure è scaduta perché aveva una durata limitata. In questo caso puoi consultare i dati esistenti, ma non salvare le modifiche.
Il costo dell'hosting va aggiunto al prezzo della licenza?
Sì, se l'utilizzo dell'applicazione comporta un costo aggiuntivo per il server. Aggiungi al calcolo l'hosting per 36 mesi e il costo del tempo dedicato all'amministrazione e ai backup.
Fonti
Il team di Task Manager - scriviamo di lavoro di squadra, AI in azienda e organizzazione delle attività, utilizzando esempi tratti da Task Manager, un software installato sul proprio server. Task Manager è sviluppato dal 2013 da Blue Creation Group (Piotr Łącz) ed è utilizzato, tra gli altri, da Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna e Polpharma - scopri le opinioni dei clienti. Verifichiamo i contenuti consultando il manuale e la versione aggiornata del software.
