Anna gestisce uno studio di progettazione di 12 persone a Gliwice. Lunedì riceve un'offerta per un programma di gestione delle attività con un prezzo «per persona al mese», quindi lo moltiplica per 12 persone e 36 mesi. Prima di decidere tra abbonamento e licenza una tantum, deve ancora aggiungere i costi che non compaiono sulla prima fattura: hosting, aggiornamenti e tempo dell'amministratore.
Abbonamento o licenza una tantum - da dove iniziare?
Inizia il confronto da 432 mesi-utente, ovvero 12 persone moltiplicate per 36 mesi. In questo modo calcolerai entrambi i modelli per lo stesso team e lo stesso periodo.
Anna inserisce nel foglio una formula semplice:
koszt abonamentu przez 3 lata = 12 × 36 × S = 432 × S
S indica il prezzo mensile di un account a pagamento. Se, ai fini dell'esempio, adotta una tariffa convenzionale di 25 zł, ottiene 10 800 zł per 36 mesi. È un valore esemplificativo, non il prezzo di un prodotto specifico.
Con il pagamento annuale il calcolo funziona in modo simile. Anziché 432 × S, calcoli 3 × R, dove R indica il costo annuale dell'intero team. La frequenza di emissione delle fatture non modifica il periodo per cui paghi.
Mantieni la stessa base imponibile in ogni riga. Se l'offerta di abbonamento riporta importi IVA esclusa, calcola allo stesso modo anche la licenza, l'hosting e il tempo dell'amministratore. Mescolare importi IVA esclusa e inclusa può alterare il risultato più della differenza tra i due modelli.
Il prezzo dell'abbonamento va riportato in un foglio di calcolo personalizzato
Calcola il costo dell'abbonamento per account moltiplicando il numero di posti a pagamento per la tariffa e il periodo, mentre per un pacchetto considera il prezzo dell'intero piano per il periodo analizzato. Per prima cosa verifica nel listino del fornitore se paghi per gli account attivi, i posti acquistati, un pacchetto minimo oppure l'intero piano.
Anna, quindi, non si limita a copiare il prezzo indicato in caratteri grandi. Compila tutti i campi che possono modificare il calcolo:
| Voce | Dati da verificare con il fornitore | Impatto sul calcolo |
|---|---|---|
| Unità di fatturazione | Account attivo, posto o pacchetto | Determina per quale valore moltiplicare il prezzo |
| Numero minimo di posti | Se è possibile acquistarne esattamente 12 | Può far salire il costo oltre le effettive dimensioni del team |
| Periodo di pagamento | Mese o anno | Influisce sul flusso di cassa, non sul periodo di analisi |
| Modifica del numero di account | Immediatamente o al rinnovo | Determina quando il costo diminuirà o aumenterà |
| Moduli aggiuntivi | Se le funzionalità necessarie sono incluse nel piano | Può richiedere una variante più costosa |
| Implementazione e migrazione | Incluse nel prezzo o a parte | Aumenta il costo iniziale |
| Archiviazione e backup | Ambito del servizio ed eventuali supplementi | Può aggiungere un costo ricorrente |
Se una tredicesima persona entra nello studio di Anna, il costo dell'abbonamento per account può aumentare dal periodo di fatturazione successivo. Con un pacchetto di posti, il costo cambierà solo dopo il superamento del limite. Verifica la regola esatta nel listino o nel contratto del fornitore specifico.
Lo stesso vale se il team si riduce. Verifica se il numero di posti a pagamento diminuisce immediatamente, solo al rinnovo oppure rimane invariato fino alla scadenza del contratto.
Il calcolo di Task Manager per 12 persone comprende Classic, hosting e tempo
Un team di 12 persone rientra nel piano Classic di Task Manager, che comprende fino a 20 postazioni attive. Nel calcolo rientrano la licenza perpetua e i rinnovi degli aggiornamenti scelti. H indica il costo dell'hosting per 36 mesi. A corrisponde al tempo dell'amministratore moltiplicato per la sua tariffa oraria.
Il prezzo della licenza comprende 12 mesi di accesso agli aggiornamenti. In seguito puoi acquistare un rinnovo annuale oppure continuare a utilizzare la versione installata senza costi aggiuntivi. Il mancato rinnovo non blocca le funzionalità e non fa passare il programma alla modalità di sola lettura.
| Variante Classic | Licenza | Due rinnovi annuali | Totale per 3 anni prima di H e A |
|---|---|---|---|
| Standard | 1 490 zł | 2 × 447 zł | 2 384 zł |
| Pro | 3 990 zł | 2 × 1 197 zł | 6 384 zł |
La tabella mostra uno scenario con accesso alle nuove versioni per tutti i 3 anni. I rinnovi sono facoltativi, quindi puoi calcolare anche una variante senza rinnovi oppure con un solo rinnovo.
Standard e Pro non coprono lo stesso ambito. Pro aggiunge cinque moduli: Posta, File, Automazioni, crittografia dei contenuti AES-256 e la base di conoscenza AI. Anna confronta la variante di cui il suo studio ha effettivamente bisogno, invece di mettere a confronto la licenza più economica con un abbonamento completo.
L'Installazione da remoto è inclusa nel prezzo a partire dal piano Classic, quindi Anna non la aggiunge al foglio come costo separato. L'importo di 299 zł si riferisce al piano Starter. L'Assistenza, ovvero l'installazione delle nuove versioni con backup, è invece un servizio facoltativo da 199 zł al mese e viene fornita insieme a un rinnovo attivo. Se la scegli, aggiungila separatamente anziché nasconderla in A.
Task Manager funziona sul server del cliente, quindi H include l'hosting per 36 mesi. È sufficiente un normale hosting condiviso con PHP e un database MySQL o MariaDB. Anna ha già il server del sito web aziendale, quindi nel suo caso il costo aggiuntivo H potrebbe essere vicino allo zero, ma preferisce verificarlo con l'amministratore anziché darlo per scontato. Trovi maggiori dettagli sui requisiti nelle pagine dedicate all'Installazione sul tuo hosting e alla licenza perpetua.
Il punto di pareggio riduce il confronto a un'unica tariffa
Il punto di pareggio è il prezzo mensile di un singolo account al quale, nell'arco di 3 anni, abbonamento e licenza hanno lo stesso costo. Una volta noti H e A, basta una divisione per calcolarlo.
Per la variante Standard, la formula è la seguente:
S graniczne = (2 384 zł + H + A) / 432
Per la variante Pro:
S graniczne = (6 384 zł + H + A) / 432
Se la tariffa S dell'offerta in abbonamento è superiore al risultato, in questo scenario la licenza costa meno. Se S è inferiore, l'abbonamento risulta più conveniente. Se i valori sono uguali, il costo è identico alla fine del 36° mese.
Anna inserisce in H l'intero costo del server per 3 anni e in A il tempo necessario per backup e aggiornamenti, moltiplicato per la propria tariffa oraria. Non considera gratuito il proprio lavoro solo perché non compare in fattura.
La tredicesima persona non cambia il prezzo del piano Classic
Il piano Classic include fino a 20 postazioni attive, quindi la tredicesima, la quattordicesima e la quindicesima persona non modificano il prezzo della licenza. Solo il superamento del limite richiede una chiave con un numero maggiore di postazioni.
Una postazione viene occupata esclusivamente da un utente attivo. Quando un grafico lascia lo studio di Anna, l'amministratore disattiva l'opzione “Attivo” nel suo account. Il grafico non può più accedere, ma le sue attività e i suoi dati rimangono disponibili e la postazione libera può essere assegnata a una nuova persona.
Una volta raggiunto il limite, il programma impedisce di aggiungere o attivare un altro utente e mostra un messaggio che segnala il superamento del limite della licenza. Puoi controllare l'occupazione alla voce “Postazioni utilizzate: X / Y” e in Impostazioni → Avanzate → Licenza.
Nella stessa area, l'amministratore assegna le persone agli spazi di lavoro e stabilisce le autorizzazioni per aggiungere attività e chat. Per maggiori dettagli, consulta la pagina Utenti e ruoli.
Un server proprio comporta costi che non sono visibili al momento dell'acquisto della licenza
Al costo della licenza sul tuo server aggiungi l'hosting, i backup e il tempo dell'amministratore. Considera anche la migrazione iniziale dei dati, la preparazione del team e gli eventuali costi dell'AI, se intendi utilizzarla.
Il foglio di calcolo di Anna contiene righe separate per:
- hosting dell'applicazione per 36 mesi,
- esecuzione e verifica dei backup,
- tempo dedicato agli aggiornamenti,
- trasferimento dei dati dal programma precedente,
- preparazione del team al lavoro,
- chiave AI opzionale presso il fornitore del modello scelto.
Task Manager funziona anche senza AI. Se Anna decide di attivarla, utilizzerà la propria chiave OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude o xAI Grok e pagherà direttamente il fornitore del modello, senza alcun ricarico da parte di Task Manager.
In un servizio in abbonamento, l'hosting dell'applicazione è gestito dal fornitore. Verifica comunque separatamente la migrazione, la preparazione dei dipendenti, lo spazio aggiuntivo e i backup a tua disposizione. La migrazione può comparire in entrambi i calcoli, perché anche il passaggio a un programma in abbonamento richiede il trasferimento dei dati.
Gli aggiornamenti richiedono tempo all'amministratore, quindi rientrano in A
Sul tuo server gli aggiornamenti vengono avviati dall'amministratore, quindi il tempo impiegato va inserito in A. Task Manager verifica automaticamente la disponibilità delle nuove versioni, ma non le installa senza l'intervento di una persona.
L'amministratore riceve una notifica sulla nuova versione e vede un pallino rosso accanto all'icona delle impostazioni. Le nuove versioni le scarica e installa direttamente dal programma, di solito senza FTP. La barra mostra le migrazioni del database, la copia dei file e la finalizzazione, e alla fine compare il pulsante "Aggiorna applicazione". Questo svolgimento aiuta Anna a stimare il tempo da inserire in A.
Il supporto tecnico sarà utile quando l'hosting non permette al programma di sovrascrivere i file. Le versioni si installano in sequenza. Prima del download compare un avviso di eseguire una copia del database e della cartella uploads/.
Venerdì Anna prevede nel proprio foglio di calcolo 20 minuti per ogni aggiornamento, backup incluso. È una sua ipotesi di lavoro, non il tempo di installazione dichiarato. Dopo i primi aggiornamenti registrerà il tempo effettivo e correggerà A. Il processo è descritto nella pagina Aggiornamenti.
La modalità di sola lettura viene attivata da un problema con la chiave, non dal mancato rinnovo
Task Manager passa alla modalità di sola lettura quando la chiave non è stata inserita, non è valida oppure è scaduta. La rinuncia al rinnovo dell'accesso alle nuove versioni non annulla la licenza perpetua e non impedisce di salvare i dati.
In modalità di sola lettura Anna può consultare attività, chat, messaggi e file, ma non può creare né modificare contenuti. Nella parte inferiore dello schermo compare una barra rossa. Dopo aver inserito una chiave valida, è nuovamente possibile salvare i dati.
Lo stato, il numero di postazioni e il campo "Valida fino al" con la data o la dicitura "a tempo indeterminato" l'amministratore li controlla in Impostazioni → Avanzate → Licenza. Quando mancano 14 giorni o meno alla scadenza della chiave, il programma mostra un promemoria color ambra.
Per passare da Standard a Pro basta inserire una nuova chiave. Le funzionalità vengono attivate immediatamente, senza aggiornare l'applicazione. I dati di Posta, File e Automazioni non vengono eliminati nel piano Standard, mentre le automazioni vengono sospese e riprendono dopo l'inserimento della chiave Pro - senza doverle configurare di nuovo.
La licenza non è la scelta migliore in ogni scenario
La licenza è più conveniente solo se 432 × S supera la somma del costo della licenza, dei rinnovi scelti, di H e di A. Se avviene il contrario, l'abbonamento risulta economicamente più vantaggioso.
Nel calcolo triennale di Anna, la licenza diventa più conveniente solo quando viene superata la tariffa di pareggio calcolata in base ai suoi H e A. L'abbonamento può essere preferibile per un progetto di pochi mesi, in caso di frequenti variazioni dell'organico o se nessuno vuole occuparsi di aggiornamenti e backup. A condizione che sia possibile ridurre il numero di account a pagamento secondo le regole del servizio specifico.
Per prima cosa confronta i totali nel foglio di calcolo. Poi verifica dove verranno conservati i dati e chi sarà responsabile dei backup. Infine confronta le funzionalità effettivamente utilizzate dal team. La semplice dicitura “senza abbonamento” non sostituisce un calcolo, così come un prezzo mensile basso non mostra il costo di 36 mesi.
Domani, prima del primo caffè, inserisci nel foglio di calcolo tre numeri: S dall'offerta del fornitore, H per 36 mesi e A calcolato in base alla tua tariffa oraria. Otterrai il risultato con una moltiplicazione e una divisione.
Prova a lavorare con attività e spazi di lavoro di esempio nella Demo.
Domande frequenti
Abbonamento o licenza una tantum - quale conviene a un team di 12 persone?
Il modello più conveniente è quello che offre il costo più basso dopo 36 mesi: per l'abbonamento calcoli 432 × S, mentre per la licenza sommi il prezzo della licenza, i rinnovi scelti, H e A. Una tariffa di abbonamento esemplificativa di 25 zł dà un totale di 10 800 zł, ma è soltanto un valore usato per illustrare la formula, non il prezzo di un programma specifico.
Quale piano di Task Manager include 12 persone?
Un team di 12 persone rientra nel piano Classic, che comprende fino a 20 postazioni attive. Una postazione è occupata da un account attivo e la sua disattivazione libera il posto senza eliminare i dati e le attività dell'utente.
Dopo un anno devo rinnovare gli aggiornamenti di Task Manager?
No, il rinnovo dell'accesso agli aggiornamenti è facoltativo. La licenza è perpetua, i primi 12 mesi di aggiornamenti sono inclusi nel prezzo e in seguito puoi continuare a lavorare con la tua versione senza che le funzionalità vengano bloccate.
Quando Task Manager passa in modalità di sola lettura?
La modalità di sola lettura si attiva quando la chiave non è stata inserita, non è valida oppure è scaduta. Puoi continuare a consultare i dati, ma non puoi salvare le modifiche finché l'amministratore non inserisce una chiave valida.
Il costo dell'hosting va aggiunto al prezzo della licenza una tantum?
Sì, se l'esecuzione del programma aumenta il costo del tuo server. Nel calcolo inserisci l'hosting per 36 mesi e il tempo necessario per i backup e gli aggiornamenti, ricordando che per Task Manager è sufficiente un normale hosting condiviso con PHP e un database MySQL o MariaDB.
Fonti
Il team di Task Manager - scriviamo di lavoro di squadra, AI in azienda e organizzazione delle attività, utilizzando esempi tratti da Task Manager, un software installato sul proprio server. Task Manager è sviluppato dal 2013 da Blue Creation Group (Piotr Łącz) ed è utilizzato, tra gli altri, da Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna e Polpharma - scopri le opinioni dei clienti. Verifichiamo i contenuti consultando il manuale e la versione aggiornata del software.
