Firma s 12 zamestnancami môže porovnať ceny programov podľa prvej faktúry, neuvidí však náklady na ich prevádzku počas niekoľkých rokov. Výpočet na tri roky zahŕňa 36 mesiacov používania, hosting, správu a voliteľný prístup k ďalším aktualizáciám.
Najprv vypočítajte náklady na 432 používateľských mesiacov
Ak poskytovateľ účtuje každý aktívny účet mesačne, východiskovým výpočtom pre 12 osôb a 3 roky je:
12 osôb × 36 mesiacov = 432 používateľských mesiacov.
Mesačnú cenu jedného používateľského miesta označte písmenom S. Náklady na predplatné potom predstavujú:
Náklady na predplatné = 432 × S.
Ak je S napríklad 30 zł bez DPH, výsledkom je 12 960 zł bez DPH. Ide o modelový predpoklad, ktorý ukazuje použitie vzorca, nie o cenu konkrétneho produktu.
Pri ročnom účtovaní označte ročnú cenu jedného používateľského miesta písmenom R. Náklady potom predstavujú 12 × 3 × R, teda 36 × R. Počet faktúr tu nie je dôležitý - poskytovateľ ich môže vystavovať mesačne alebo raz ročne, no porovnávate náklady za rovnaké obdobie používania.
Všetky hodnoty v jednom výpočte musia mať rovnaký daňový základ. Ak S zadávate ako sumu bez DPH, prepočítajte na sumy bez DPH aj licenciu, hosting a platené služby. Ak analyzujete sumy s DPH, používajte ich dôsledne v každom riadku.
Neutrálna tabuľka nahrádza predpoklady o „typickom predplatnom“
Spôsoby účtovania služieb sa medzi poskytovateľmi líšia. Jedna služba môže účtovať aktívne účty, iná zakúpené miesta a ďalšia môže vyžadovať minimálny počet používateľských miest. Preto pred zadaním S vyplňte krátku tabuľku.
| Položka na overenie | Údaje vášho poskytovateľa | Vplyv na výpočet |
|---|---|---|
| Cena jedného používateľského miesta | mesačná alebo ročná | základ vzorca |
| Minimálny počet používateľských miest | počet účtov alebo miest | môže zvýšiť náklady malého tímu |
| Fakturačné obdobie | mesiac alebo rok | určuje termín a výšku platby |
| Zníženie počtu účtov | pravidlá a termín zmeny | overte, odkedy sa účtovaná suma zníži |
| Doplnky | samostatne platené funkcie | pridajte iba potrebné položky |
| Migrácia | jednorazové náklady | pripočítajte ich na správnej strane porovnania |
| Hosting a zálohy | rozsah služby | nepredpokladajte, že každá položka je zahrnutá v cene |
Pri predplatnom účtovanom za každý účet zvýši trinásta osoba náklady na nasledujúce fakturačné obdobie. Neplatí to však pre každé predplatné. Ak platíte za balík používateľských miest, náklady môžu zostať rovnaké až do dosiahnutia limitu.
Podobne je to aj pri zmenšení tímu. V cenníku alebo zmluve si overte, či možno znížiť počet platených miest počas obdobia, až pri obnovení alebo či to v danom pláne nie je možné vôbec.
Výpočet nákladov na Task Manager pre 12 osôb
Tím 12 osôb patrí do plánu Classic, ktorý zahŕňa až 20 aktívnych používateľských miest. Nekupujete samostatný účet pre každú osobu, ale licenciu s určeným limitom používateľov.
Task Manager má trvalú licenciu v rámci verzie 2.x. Cenník ponúka aj ročné obnovenie prístupu k aktualizáciám. Obnovenie je voliteľná položka - ak sa preň nerozhodnete, trvalá licencia 2.x sa nezmení na predplatné a aplikácia automaticky neprejde do režimu iba na čítanie.
Pri porovnaní možno vychádzať zo scenára, v ktorom na začiatku kúpite licenciu a počas troch rokov aj dve ročné obnovenia prístupu k aktualizáciám na dve nasledujúce obdobia. Ak obe obnovenia neplánujete, odstráňte príslušnú položku zo svojho vzorca.
| Verzia | Licencia | Dve voliteľné obnovenia | Súčet podľa cenníka pred pripočítaním H a A |
|---|---|---|---|
| Standard Classic | 1 490 zł | 2 × 447 zł | 2 384 zł |
| Pro Classic | 3 990 zł | 2 × 1 197 zł | 6 384 zł |
K vybranému variantu pripočítajte:
- H - náklady na hosting počas 36 mesiacov,
- A - náklady na čas venovaný správe, aktualizáciám a kontrole záloh.
Task Manager funguje na serveri zákazníka. Stačí bežný zdieľaný hosting s PHP a databázou MySQL alebo MariaDB. Dáta aplikácie sa nachádzajú na tomto serveri a požiadavky opisuje stránka Inštalácia na vašom hostingu.
Ak už máte vhodný server a nevytvára dodatočné náklady, H môže byť nula. A však nevynechávajte len preto, že aktualizácie vykonáva majiteľ firmy. Aj jeho čas má hodnotu.
Hranica rentability pre Standard a Pro
Hranica určuje, pri akej cene mesačného predplatného majú oba modely za analyzované obdobie rovnaké náklady. Pre scenár zahŕňajúci licenciu, dve obnovenia, hosting a správu vyzerajú vzorce takto:
Standard:
S graniczne Standard = (2 384 zł + H + A) / 432
Pro:
S graniczne Pro = (6 384 zł + H + A) / 432
Pred výpočtom preveďte všetky sumy buď na sumy bez DPH, alebo na sumy s DPH. H a A musia zahŕňať celé obdobie 36 mesiacov.
Ak je cena predplatného S vyššia ako vypočítaná hraničná hodnota S, licencia má v danom scenári nižšie náklady. Ak je S nižšia, lacnejšie je predplatné. Pri rovnakej hodnote sú náklady oboch modelov rovnaké.
Ak napríklad z vašich údajov vyplýva hraničná hodnota S vo výške 24 zł bez DPH a zvažované predplatné stojí modelových 30 zł bez DPH za používateľské miesto mesačne, licencia má počas troch rokov nižšie náklady. Neznamená to, že bude lacnejšia v každom období ani pri inom počte osôb.
Limit používateľských miest sa nezvyšuje s každou novou osobou
V pláne Classic je limit do 20 aktívnych používateľov. Pridanie trinástej, štrnástej alebo pätnástej osoby nemení cenu licencie, kým neprekročíte limit plánu.
Používateľské miesto zaberá aktívny používateľ. Keď zamestnanec odíde, administrátor môže deaktivovať jeho účet. Takáto osoba sa nemôže prihlásiť, ale jej údaje a úlohy zostanú v aplikácii a používateľské miesto sa uvoľní pre ďalšieho zamestnanca.
Administrátor môže priraďovať používateľov k jednotlivým pracovným priestorom Workspace a udeľovať im oprávnenia na správu priestoru, vytváranie úloh a zakladanie chatov. Podrobnosti nájdete na stránke Používatelia a roly.
Náklady na licenciu zahŕňajú viac než len kúpu programu
K licencii na vlastnom serveri pripočítajte položky, ktoré vo vašej firme skutočne vzniknú:
- hosting počas celého analyzovaného obdobia,
- čas potrebný na vytváranie a kontrolu záloh,
- čas administrátora venovaný aktualizáciám,
- migráciu údajov zo súčasného programu,
- školenie tímu,
- náklady na voliteľnú AI u vybraného poskytovateľa modelu.
Pri službe SaaS prevádzkovanej poskytovateľom zabezpečuje hosting aplikácie poskytovateľ. Bez overenia však nepredpokladajte, že cena zahŕňa migráciu, školenie, dodatočný priestor, všetky integrácie alebo zálohy dostupné zákazníkovi. Každú takúto položku zadajte do tabuľky podľa ponuky vybraného poskytovateľa.
Migráciu netreba automaticky pripočítavať iba k licencii. Ak si aj prechod na predplatenú službu vyžaduje prenos údajov, náklady vzniknú pri oboch možnostiach alebo sa líšia len rozsahom prác.
Väčšinu aktualizácií Task Managera nainštalujete bez FTP
Služba SaaS prevádzkovaná poskytovateľom nevyžaduje, aby si zákazník sám inštaloval ďalšie verzie. Pri programe na vlastnom serveri zostávajú aktualizácie úlohou administrátora.
Task Manager sám kontroluje dostupnosť nových vydaní. Administrátor vidí oznámenie a indikátor v nastaveniach. Väčšinu verzií možno stiahnuť a nainštalovať priamo v aplikácii bez FTP. Niektoré vydania vyžadujú manuálne nahratie balíka a aplikácia vtedy zobrazí príslušný návod.
Pred aktualizáciou je potrebné vytvoriť zálohu databázy a priečinka s prílohami. Stiahnutie zoznamu verzií vyžaduje platný licenčný kľúč. Proces inštalácie opisuje stránka Aktualizácie.
Obnovenie prístupu k aktualizáciám je samostatnou obchodnou položkou v cenníku. Nemožno ho zamieňať s predplatným za každého používateľa ani so situáciou, keď je kľúč neplatný, vypršal alebo nebol zadaný.
Čo sa stane, ak kľúč chýba alebo je neplatný
Licencia Task Managera je v rámci verzie 2.x trvalá. Stav licencie okrem iného zobrazuje počet obsadených používateľských miest, limit, firmu a dátum platnosti alebo informáciu „bez časového obmedzenia“. Viac informácií nájdete na stránke Trvalá licencia.
Režim iba na čítanie sa aktivuje, ak kľúč nebol zadaný, je neplatný alebo vypršala platnosť časovo obmedzeného kľúča. Vtedy možno prezerať existujúce úlohy, chaty, správy a súbory, ale nemožno vytvárať ani meniť obsah. Po zadaní platného kľúča bude opäť možné ukladať zmeny.
V režime iba na čítanie zostáva história dostupná na prezeranie. Ak si nezakúpite voliteľné obnovenie aktualizácií pre trvalú licenciu 2.x, neznamená to automaticky, že je kľúč neplatný, a nemalo by sa to uvádzať ako príčina zablokovania ukladania zmien.
Jednorazová licencia nie je lacnejšia v každom scenári
O výsledku rozhoduje matematický výpočet, nie samotný názov modelu. Licencia má počas troch rokov nižšie náklady vtedy, keď je 432 × S väčšie ako súčet ceny licencie, vybraných obnovení, H a A.
Predplatné môže mať nižšie náklady pri krátkodobom projekte, ak poskytovateľ umožňuje kúpiť potrebný počet používateľských miest iba na obdobie projektu. Môže tiež reagovať na zníženie počtu zamestnancov, ale iba vtedy, ak pravidlá služby umožňujú dostatočne rýchlo znížiť počet platených účtov.
Pred rozhodnutím zadajte do tabuľky vlastné hodnoty S, H a A. Pridajte iba tie obnovenia, doplnky a náklady na migráciu, ktoré skutočne plánujete. Potom porovnajte nielen výsledok, ale aj miesto uloženia údajov, povinnosti administrátora a funkcie, ktoré tím potrebuje. Fungovanie programu na vzorových úlohách a v pracovných priestoroch Workspace si môžete vyskúšať v Demo.
Najčastejšie otázky
Koľko stojí predplatné pre 12 osôb na 3 roky?
Pri poplatku za každý účet vynásobte mesačnú cenu za používateľské miesto číslom 432. Napríklad 30 zł bez DPH predstavuje za celé obdobie 12 960 zł bez DPH.
Ktorý plán Task Managera zahŕňa 12 osôb?
Pre 12 aktívnych používateľov je určený plán Classic, ktorý zahŕňa až 20 používateľských miest. Aktívny účet zaberá jedno miesto.
Je obnovenie aktualizácií povinné?
Cenník uvádza ročné obnovenie prístupu k aktualizáciám ako voliteľnú položku. Trvalá licencia zostáva licenciou na verziu 2.x a neobnovenie nespôsobí automatický prechod do režimu iba na čítanie.
Kedy aplikácia prejde do režimu iba na čítanie?
Stane sa to vtedy, keď kľúč nebol zadaný, je neplatný alebo vypršala platnosť časovo obmedzeného kľúča. Dovtedajšie dáta možno naďalej prezerať, ale zmeny sa nedajú ukladať.
Treba k cene licencie pripočítať hosting?
Áno, ak používanie aplikácie spôsobuje dodatočné náklady na server. Do výpočtu zahrňte hosting na 36 mesiacov a náklady na čas venovaný správe a zálohovaniu.
Zdroje
Tím Task Managera - píšeme o tímovej práci, AI vo firme a poriadku v úlohách na príkladoch z Task Managera, programu inštalovaného na vlastnom serveri. Task Manager vyvíja od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používajú ho okrem iných Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna a Polpharma - pozrite si hodnotenia zákazníkov. Texty overujeme podľa dokumentácie a aktuálnej verzie programu.
