Uma empresa com 12 pessoas pode comparar os preços dos programas com base na primeira fatura, mas assim não verá o custo de manutenção ao longo de vários anos. O cálculo para três anos inclui 36 meses de utilização, alojamento, administração e acesso opcional a atualizações futuras.
Comece por calcular o custo de 432 meses-utilizador
Se o fornecedor cobrar mensalmente por cada conta ativa, o ponto de partida para 12 pessoas e 3 anos é o seguinte cálculo:
12 pessoas × 36 meses = 432 meses-utilizador.
Represente por S o preço mensal de um posto. O custo da subscrição é então:
Custo da subscrição = 432 × S.
Se S for, por exemplo, 30 zł sem IVA, o resultado será 12 960 zł sem IVA. Trata-se de um valor hipotético para demonstrar a fórmula, e não do preço de um produto específico.
No caso de faturação anual, represente por R o preço anual de um posto. O custo será então de 12 × 3 × R, ou seja, 36 × R. O número de faturas é irrelevante - o fornecedor pode emiti-las mensalmente ou uma vez por ano, mas está a comparar o custo do mesmo período de utilização.
Todos os valores de um cálculo devem ter a mesma base fiscal. Se introduzir S como valor sem IVA, calcule também a licença, o alojamento e os serviços pagos sem IVA. Se analisar valores com IVA, utilize-os de forma consistente em todas as linhas.
Uma folha de cálculo neutra substitui os pressupostos sobre uma «subscrição típica»
As regras de faturação dos serviços variam consoante o fornecedor. Um serviço pode cobrar pelas contas ativas, outro pelos postos contratados e outro exigir um número mínimo de postos. Por isso, antes de introduzir S, preencha esta breve folha de cálculo.
| Item a verificar | Dados do seu fornecedor | Impacto no cálculo |
|---|---|---|
| Preço de um posto | mensal ou anual | base da fórmula |
| Número mínimo de postos | número de contas ou postos | pode aumentar o custo para uma pequena equipa |
| Período de faturação | mês ou ano | determina a data e o montante do pagamento |
| Redução do número de contas | regras e prazo para a alteração | verifique a partir de quando o valor cobrado diminui |
| Extras | funcionalidades pagas em separado | adicione apenas os elementos necessários |
| Migração | custo único | adicione-o ao lado correto da comparação |
| Alojamento e cópias de segurança | âmbito do serviço | não pressuponha que todos os elementos estão incluídos no preço |
Numa subscrição cobrada por cada conta, a décima terceira pessoa aumenta o custo do período de faturação seguinte. No entanto, esta regra não se aplica a todas as subscrições. Se pagar por um pacote de postos, o custo pode manter-se inalterado até atingir o limite.
O mesmo se aplica quando a equipa diminui. Consulte a tabela de preços ou o contrato para saber se é possível reduzir o número de postos pagos durante o período, apenas na renovação ou se tal não é permitido no plano em questão.
Cálculo do Task Manager para 12 pessoas
Uma equipa de 12 pessoas está incluída no plano Classic, que abrange até 20 postos ativos. Não compra uma conta separada para cada pessoa, mas sim uma licença com um limite específico de utilizadores.
O Task Manager tem uma licença perpétua para a versão 2.x. A tabela de preços também inclui a renovação anual do acesso às atualizações. A renovação é opcional - não a renovar não transforma a licença perpétua 2.x numa subscrição nem faz com que a aplicação passe automaticamente para o modo só de leitura.
Para efeitos de comparação, pode considerar um cenário em que compra a licença no início e, durante os três anos, duas renovações anuais do acesso às atualizações para os dois períodos seguintes. Se não tencionar efetuar ambas as renovações, remova o item correspondente da sua fórmula.
| Variante | Licença | Duas renovações opcionais | Total segundo a tabela de preços antes de H e A |
|---|---|---|---|
| Standard Classic | 1 490 zł | 2 × 447 zł | 2 384 zł |
| Pro Classic | 3 990 zł | 2 × 1 197 zł | 6 384 zł |
Acrescente à opção escolhida:
- H - custo do alojamento durante 36 meses,
- A - custo do tempo dedicado à administração, às atualizações e à verificação das cópias de segurança.
O Task Manager funciona no servidor do cliente. Basta um alojamento partilhado comum com PHP e uma base de dados MySQL ou MariaDB. Os dados da aplicação ficam nesse servidor, e os requisitos estão descritos na página Instalação no seu alojamento.
Se já tiver um servidor adequado que não gere custos adicionais, H pode ser zero. No entanto, não ignore A apenas porque é o proprietário da empresa que trata das atualizações. O tempo dele também tem valor.
Limiar de rentabilidade do Standard e do Pro
O limiar indica a que preço mensal da subscrição os dois modelos têm o mesmo custo durante o período analisado. Para um cenário que inclua a licença, duas renovações, alojamento e administração, as fórmulas são as seguintes:
Standard:
S graniczne Standard = (2 384 zł + H + A) / 432
Pro:
S graniczne Pro = (6 384 zł + H + A) / 432
Antes de efetuar o cálculo, converta todos os valores para montantes sem IVA ou todos para montantes com IVA. H e A devem abranger todo o período de 36 meses.
Se o preço da subscrição S for superior ao valor-limite de S calculado, a licença tem um custo inferior no cenário considerado. Se S for inferior, a subscrição é mais barata. Se os valores forem iguais, o custo dos dois modelos é o mesmo.
Por exemplo, se os seus dados indicarem um valor-limite de S de 24 zł líquidos e a subscrição em análise custar, hipoteticamente, 30 zł líquidos por posto por mês, a licença terá um custo inferior ao longo de três anos. Isto não significa que será mais barata em todos os períodos ou com um número diferente de pessoas.
O limite de postos não aumenta com cada nova pessoa
No plano Classic, o limite é de 20 utilizadores ativos. Adicionar uma décima terceira, décima quarta ou décima quinta pessoa não altera o preço da licença, desde que não ultrapasse o limite do plano.
Cada utilizador ativo ocupa um posto. Quando um trabalhador sai da empresa, o administrador pode desativar a respetiva conta. Essa pessoa deixa de poder iniciar sessão, mas os seus dados e tarefas permanecem na aplicação, e o posto fica disponível para o trabalhador seguinte.
O administrador pode atribuir utilizadores a espaços Workspace específicos e conceder-lhes permissões para gerir o espaço, criar tarefas e iniciar chats. A página Utilizadores e funções apresenta os detalhes.
O custo da licença inclui mais do que a compra do programa
Ao custo da licença para servidor próprio, acrescente os elementos que efetivamente se aplicam à sua empresa:
- alojamento durante todo o período analisado,
- tempo necessário para criar e verificar cópias de segurança,
- tempo dedicado pelo administrador às atualizações,
- migração dos dados do programa atual,
- formação da equipa,
- custo da IA opcional do fornecedor de modelos escolhido.
Num serviço SaaS mantido pelo fornecedor, o alojamento da aplicação fica a cargo deste. No entanto, não assuma sem confirmação que o preço inclui a migração, a formação, o espaço adicional, todas as integrações ou cópias de segurança acessíveis ao cliente. Introduza cada um destes elementos na folha de cálculo de acordo com a proposta do fornecedor escolhido.
A migração não deve ser automaticamente acrescentada apenas à licença. Se a mudança para um serviço por subscrição também exigir a transferência de dados, o custo aplica-se aos dois modelos ou difere apenas no âmbito do trabalho.
A maioria das atualizações do Task Manager pode ser instalada sem FTP
Um serviço SaaS mantido pelo fornecedor não exige que o cliente instale as versões seguintes. Num programa instalado num servidor próprio, as atualizações continuam a ser responsabilidade do administrador.
O Task Manager verifica automaticamente a disponibilidade de novas versões. O administrador vê uma notificação e um indicador nas definições. A maioria das versões pode ser descarregada e instalada a partir da aplicação, sem FTP. Algumas versões exigem o carregamento manual do pacote e, nesses casos, a aplicação apresenta as instruções adequadas.
Antes da atualização, deve criar uma cópia de segurança da base de dados e da pasta de anexos. Para obter a lista de versões, é necessária uma chave de licença válida. A página Atualizações descreve o processo de instalação.
A renovação do acesso às atualizações é um item comercial da tabela de preços. Não deve ser confundida com uma subscrição por utilizador nem com uma situação em que a chave é inválida, expirou ou não foi introduzida.
O que acontece quando a chave está em falta ou é inválida
A licença do Task Manager é perpétua para as versões 2.x. O estado da licença apresenta, entre outros dados, o número de postos ocupados, o limite, a empresa e a data de validade ou a indicação «perpétua». A página Licença perpétua contém mais informações.
O modo só de leitura aplica-se quando a chave não foi introduzida, é inválida ou quando uma chave com prazo limitado expirou. Nesse caso, é possível consultar as tarefas, os chats, as mensagens e os ficheiros existentes, mas não é possível criar nem alterar conteúdos. Depois de introduzir uma chave válida, volta a ser possível guardar alterações.
No modo só de leitura, o histórico continua disponível para consulta. A não aquisição da renovação opcional das atualizações para uma licença perpétua 2.x não significa automaticamente que a chave seja inválida e não deve ser apresentada como causa do bloqueio da gravação de alterações.
Uma licença de compra única não é mais barata em todos os cenários
O resultado é determinado pelo cálculo matemático, e não apenas pelo nome do modelo. A licença tem um custo inferior ao longo de três anos quando 432 × S é superior à soma da licença, das renovações escolhidas, de H e de A.
A subscrição pode ter um custo inferior num projeto de curta duração, se o fornecedor permitir adquirir o número de postos necessário apenas durante o projeto. Também pode acompanhar uma redução do número de trabalhadores, mas apenas se as regras do serviço permitirem reduzir com a rapidez necessária o número de contas pagas.
Antes de decidir, introduza na folha de cálculo os seus próprios valores de S, H e A. Adicione apenas as renovações, os extras e os custos de migração que efetivamente prevê. Em seguida, compare não só o resultado, mas também o local de armazenamento dos dados, as responsabilidades do administrador e as funcionalidades necessárias para a equipa. Pode testar o funcionamento do programa com tarefas e espaços Workspace de exemplo na Demo.
Perguntas mais frequentes
Quanto custa uma subscrição para 12 pessoas durante 3 anos?
Se pagar por cada conta, multiplique o preço mensal por posto por 432. Um valor de exemplo de 30 zł sem IVA corresponde a 12 960 zł sem IVA durante todo o período.
Que plano do Task Manager inclui 12 pessoas?
O plano Classic, que inclui até 20 postos, destina-se a 12 utilizadores ativos. Cada conta ativa ocupa um posto.
É obrigatório renovar o acesso às atualizações?
A tabela de preços inclui a renovação anual do acesso às atualizações como opção. A licença perpétua continua a abranger a versão 2.x, e a falta de renovação não faz com que a aplicação passe automaticamente para o modo só de leitura.
Quando é que a aplicação passa para o modo só de leitura?
Isso acontece quando a chave não foi introduzida, é inválida ou expirou por ter uma validade limitada. Nesse caso, é possível consultar os dados existentes, mas não guardar alterações.
É necessário acrescentar o alojamento ao preço da licença?
Sim, se a utilização da aplicação implicar um custo adicional com o servidor. Acrescente ao cálculo o alojamento durante 36 meses, bem como o custo do tempo dedicado à administração e às cópias de segurança.
Fontes
A equipa do Task Manager escreve sobre trabalho em equipa, IA nas empresas e organização das tarefas, com exemplos do Task Manager, um programa instalado no servidor da própria empresa. O Task Manager é desenvolvido desde 2013 pela Blue Creation Group (Piotr Łącz) e é utilizado, entre outros, pela Neonet, pela Wojskowa Akademia Techniczna e pela Polpharma - consulte as opiniões dos clientes. Verificamos os textos com base no manual e na versão atual do programa.
