Anna gere um atelier de projetos com 12 pessoas em Gliwice. Na segunda-feira, recebe uma proposta para um programa de gestão de tarefas com um preço «por pessoa e por mês», pelo que o multiplica por 12 pessoas e 36 meses. Antes de decidir entre uma subscrição e uma licença de pagamento único, ainda tem de acrescentar os custos que não aparecem na primeira fatura: alojamento, atualizações e tempo do administrador.
Subscrição ou licença de pagamento único - por onde começar?
Comece a comparação com 432 meses de utilização, ou seja, 12 pessoas multiplicadas por 36 meses. Desta forma, pode calcular ambos os modelos para a mesma equipa e o mesmo período.
Anna regista uma fórmula simples na folha de cálculo:
koszt abonamentu przez 3 lata = 12 × 36 × S = 432 × S
S representa o preço mensal de uma conta paga. Se, para efeitos do exercício, usar o valor hipotético de 25 zł, obterá 10 800 zł por 36 meses. Trata-se de um valor meramente ilustrativo e não do preço de um produto específico.
Com um pagamento anual, o cálculo funciona de forma semelhante. Em vez de 432 × S, calcula 3 × R, em que R representa o custo anual de toda a equipa. A frequência de faturação não altera o período pelo qual paga.
Utilize a mesma base fiscal em todas as linhas. Se a proposta de subscrição apresentar valores sem impostos, calcule também a licença, o alojamento e o tempo do administrador sem impostos. Misturar valores com e sem impostos pode alterar o resultado mais do que a diferença entre os modelos.
Os preços da subscrição têm de ser adaptados à sua própria folha de cálculo
O custo de uma subscrição por contas é calculado multiplicando o número de lugares pagos pelo preço e pelo período, enquanto o custo de um pacote corresponde ao preço do plano completo durante o período analisado. Comece por verificar na tabela de preços do fornecedor se paga por contas ativas, lugares contratados, um pacote mínimo ou pelo plano completo.
Por isso, Anna não se limita a copiar o preço apresentado em letras grandes. Preenche todos os campos que podem alterar o cálculo:
| Item | Dados a confirmar junto do fornecedor | Impacto no cálculo |
|---|---|---|
| Unidade de faturação | Conta ativa, lugar ou pacote | Determina por que fator se multiplica o preço |
| Número mínimo de lugares | Se é possível comprar exatamente 12 | Pode aumentar o custo para além da dimensão da equipa |
| Período de pagamento | Mês ou ano | Afeta o fluxo de caixa, não o período da análise |
| Alteração do número de contas | Imediatamente ou na renovação | Determina quando o valor diminui ou aumenta |
| Módulos adicionais | Se as funcionalidades necessárias estão incluídas no plano | Pode exigir uma opção mais cara |
| Implementação e migração | Incluídas no preço ou cobradas à parte | Aumentam o custo inicial |
| Armazenamento e cópias de segurança | Âmbito do serviço e custos adicionais | Pode acrescentar um custo recorrente |
Se uma décima terceira pessoa se juntar ao atelier de Anna, a subscrição por conta poderá aumentar a partir do período de faturação seguinte. Num pacote de lugares, o custo só mudará quando o limite for ultrapassado. Confirme a regra exata na tabela de preços ou no contrato do fornecedor em causa.
O mesmo se aplica quando a equipa diminui. Verifique se o número de lugares pagos diminui de imediato, apenas na renovação ou se permanece inalterado até ao fim do contrato.
O cálculo do Task Manager para 12 pessoas inclui o plano Classic, o alojamento e o tempo
Uma equipa de 12 pessoas está abrangida pelo plano Classic do Task Manager, que inclui até 20 postos ativos. O cálculo inclui a licença perpétua e as renovações de atualizações escolhidas. H representa o custo do alojamento durante 36 meses. A corresponde ao tempo do administrador multiplicado pela respetiva tarifa horária.
O preço da licença inclui 12 meses de acesso às atualizações. Depois, pode comprar uma renovação anual ou continuar a utilizar a versão que tem instalada sem custos adicionais. A falta de renovação não bloqueia funcionalidades nem coloca o programa no modo só de leitura.
| Opção Classic | Licença | Duas renovações anuais | Total para 3 anos antes de H e A |
|---|---|---|---|
| Standard | 1 490 zł | 2 × 447 zł | 2 384 zł |
| Pro | 3 990 zł | 2 × 1 197 zł | 6 384 zł |
A tabela apresenta um cenário com acesso a novas versões durante os 3 anos completos. As renovações são opcionais, pelo que também pode calcular uma opção sem renovações ou apenas com uma renovação.
Standard e Pro não têm o mesmo âmbito. O Pro acrescenta cinco módulos: Correio, Ficheiros, Automatizações, encriptação de conteúdos AES-256 e base de conhecimento de IA. A Anna compara a versão de que o seu ateliê realmente precisa, em vez de comparar a licença mais barata com um subscrição alargada.
A instalação remota está incluída no preço a partir do plano Classic, pelo que Anna não a acrescenta à folha de cálculo como um custo separado. O valor de 299 zł aplica-se ao plano Starter. A assistência, ou seja, a instalação de versões com uma cópia de segurança, é um serviço opcional por 199 zł mensais e é prestada em conjunto com uma renovação ativa. Se optar por este serviço, acrescente-o separadamente em vez de o incluir em A.
O Task Manager funciona no servidor do cliente, pelo que H inclui o alojamento durante 36 meses. Basta um alojamento partilhado comum com PHP e uma base de dados MySQL ou MariaDB. Anna já tem um servidor para o site da empresa, por isso o H adicional pode ser praticamente nulo no seu caso, mas confirma-o com o administrador em vez de partir desse princípio. Encontrará mais condições na descrição da Instalação no seu alojamento e da licença perpétua.
O ponto de equilíbrio reduz a comparação a um único valor
O ponto de equilíbrio é o preço mensal de uma conta em que a subscrição e a licença custam o mesmo ao longo de 3 anos. Quando conhece H e A, pode calculá-lo com uma única divisão.
Para a opção Standard, a fórmula é a seguinte:
S graniczne = (2 384 zł + H + A) / 432
Para a opção Pro:
S graniczne = (6 384 zł + H + A) / 432
Se o valor S da oferta de subscrição for superior ao resultado, a licença custa menos neste cenário. Se S for inferior, a subscrição é a opção mais económica. Valores iguais significam um empate financeiro no final do 36.º mês.
Anna introduz em H o custo total do servidor durante 3 anos e, em A, o tempo necessário para as cópias de segurança e atualizações multiplicado pela sua própria tarifa horária. Não considera o seu trabalho gratuito apenas por não aparecer numa fatura.
A décima terceira pessoa não altera o preço do plano Classic
O plano Classic inclui até 20 postos ativos, pelo que a décima terceira, a décima quarta e a décima quinta pessoa não alteram o preço da licença. Só quando o limite é ultrapassado se torna necessária uma chave com um número superior de postos.
Apenas um utilizador ativo ocupa um posto. Quando um designer sai do estúdio de Anna, o administrador desativa a opção “Ativo” na respetiva conta. O designer deixa de poder iniciar sessão, mas as suas tarefas e os seus dados permanecem, e o posto livre pode ser atribuído a uma nova pessoa.
Quando o limite é atingido, o programa impede a adição ou ativação de outro utilizador e apresenta uma mensagem a informar que o limite da licença foi ultrapassado. Pode verificar a ocupação em “Postos utilizados: X / Y” e em Definições → Avançadas → Licença.
Na mesma área, o administrador atribui pessoas a espaços de trabalho e define as permissões para adicionar tarefas e chats. Encontrará mais informações na página Utilizadores e funções.
Um servidor próprio tem custos que não são visíveis no momento da compra da licença
Ao custo da licença num servidor próprio, acrescente o alojamento, as cópias de segurança e o tempo do administrador. Inclua também a migração única dos dados, a preparação da equipa e os custos opcionais de IA, caso pretenda utilizá-la.
A folha de cálculo de Anna contém linhas separadas para:
- alojamento da aplicação durante 36 meses,
- criação e verificação de cópias de segurança,
- tempo dedicado às atualizações,
- transferência dos dados do programa anterior,
- preparação da equipa para trabalhar com o programa,
- chave de IA opcional do fornecedor do modelo escolhido.
O Task Manager funciona sem IA. Se Anna a ativar, utilizará a sua própria chave da OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok e pagará diretamente ao fornecedor do modelo, sem margem do Task Manager.
Num serviço por subscrição, o alojamento da aplicação é assegurado pelo fornecedor. No entanto, verifique separadamente a migração, a preparação dos funcionários, o espaço adicional e as cópias de segurança a que terá acesso. A migração pode surgir dos dois lados, porque a mudança para um programa por subscrição também exige a transferência dos dados.
As atualizações ocupam o tempo do administrador, pelo que são incluídas em A
Num servidor próprio, as atualizações são iniciadas pelo administrador, pelo que o tempo despendido é incluído em A. O Task Manager verifica automaticamente se existem novas versões, mas não as instala sem intervenção humana.
O administrador recebe uma notificação sobre a nova versão e vê um ponto vermelho junto ao ícone de definições. As novas versões são descarregadas e instaladas a partir do próprio programa, geralmente sem FTP. A barra de progresso mostra as migrações da base de dados, a cópia de ficheiros e a finalização e, no final, aparece o botão "Atualizar aplicação". Este processo ajuda a Anna a estimar o tempo a inscrever em A.
O apoio técnico é útil quando o alojamento não permite que o programa substitua os ficheiros. As versões são instaladas uma a seguir à outra. Antes do download aparece um aviso para fazer uma cópia da base de dados e da pasta uploads/.
Na sexta-feira, Anna reserva na sua folha de cálculo 20 minutos para cada atualização, incluindo a cópia de segurança. Trata-se de uma estimativa de trabalho, não do tempo de instalação declarado. Registará o resultado real após as primeiras atualizações e corrigirá A. O processo é descrito na página Atualizações.
O modo só de leitura é ativado por um problema com a chave, não pela falta de renovação
O Task Manager passa para o modo só de leitura quando a chave não foi introduzida, é inválida ou expirou. A opção de não renovar o acesso a novas versões não invalida a licença perpétua nem impede a gravação.
No modo só de leitura, Anna pode consultar tarefas, chats, mensagens e ficheiros, mas não pode criar nem alterar conteúdos. É apresentada uma barra vermelha na parte inferior do ecrã. Depois de introduzir uma chave válida, a gravação volta a funcionar.
O estado, o número de postos e o campo "Válida até" com uma data ou a indicação "sem limite" são verificados pelo administrador em Definições → Avançado → Licença. Quando faltam 14 dias ou menos para o termo de validade da chave, o programa mostra um aviso em âmbar.
Para mudar de Standard para Pro, basta introduzir uma nova chave. As funcionalidades são ativadas de imediato, sem atualizar a aplicação. Os dados de Correio, Ficheiros e Automatizações não são eliminados no plano Standard, e as automatizações ficam em pausa e são retomadas após a introdução da chave Pro - sem necessidade de nova configuração.
A licença não é a melhor opção em todos os cenários
A licença só é mais económica quando 432 × S é superior à soma da licença, das renovações escolhidas, de H e de A. Se o resultado for o inverso, a subscrição é financeiramente mais vantajosa.
No cálculo de três anos de Anna, a licença só é mais vantajosa depois de ser ultrapassado o valor de equilíbrio calculado com base nos seus H e A. A subscrição pode ser mais vantajosa num projeto com a duração de alguns meses, quando há alterações frequentes no número de funcionários ou quando não existe uma pessoa disposta a assumir a responsabilidade pelas atualizações e cópias de segurança. Para isso, tem de ser possível reduzir o número de contas pagas de acordo com as regras do serviço em questão.
Comece por comparar os totais na folha de cálculo. Em seguida, verifique onde serão armazenados os dados e quem será responsável pelas cópias de segurança. Por fim, compare o conjunto de funcionalidades que a equipa utiliza efetivamente. A simples indicação “sem subscrição” não substitui os cálculos, tal como um preço mensal baixo não mostra o custo de 36 meses.
Amanhã, antes do primeiro café, introduza três números na folha de cálculo: S da oferta do fornecedor, H para 36 meses e A calculado com base na sua própria tarifa horária. Verá o resultado após uma multiplicação e uma divisão.
Experimente trabalhar com tarefas e espaços de trabalho de exemplo na Demo.
Perguntas mais frequentes
Subscrição ou licença de pagamento único - qual compensa mais para uma equipa de 12 pessoas?
O modelo mais económico é o que apresenta o menor custo ao fim de 36 meses: para a subscrição, calcula 432 × S; para a licença, soma o preço da licença, as renovações escolhidas, H e A. Uma mensalidade de exemplo de 25 zł resulta em 10 800 zł, mas este valor serve apenas para demonstrar a fórmula e não corresponde ao preço de um programa específico.
Que plano do Task Manager inclui 12 pessoas?
Uma equipa de 12 pessoas está abrangida pelo plano Classic, que inclui até 20 postos ativos. Cada conta ativa ocupa um posto e, ao ser desativada, liberta-o sem eliminar os dados nem as tarefas do utilizador.
Tenho de renovar as atualizações do Task Manager após um ano?
Não, a renovação do acesso às atualizações é opcional. A licença é perpétua, os primeiros 12 meses de atualizações estão incluídos no preço e, depois, pode continuar a trabalhar com a sua versão sem qualquer bloqueio de funcionalidades.
Quando é que o Task Manager entra no modo só de leitura?
O modo só de leitura é ativado quando a chave não foi introduzida, é inválida ou expirou. Continua a poder consultar os dados, mas não pode guardar alterações até o administrador introduzir uma chave válida.
É necessário acrescentar o alojamento ao preço da licença de pagamento único?
Sim, se a instalação do programa aumentar o custo do seu servidor. Inclua no cálculo o alojamento durante 36 meses e o tempo necessário para as cópias de segurança e atualizações, tendo em conta que o Task Manager apenas precisa de um alojamento partilhado comum com PHP e uma base de dados MySQL ou MariaDB.
Fontes
A equipa do Task Manager escreve sobre trabalho em equipa, IA nas empresas e organização das tarefas, com exemplos do Task Manager, um programa instalado no servidor da própria empresa. O Task Manager é desenvolvido desde 2013 pela Blue Creation Group (Piotr Łącz) e é utilizado, entre outros, pela Neonet, pela Wojskowa Akademia Techniczna e pela Polpharma - consulte as opiniões dos clientes. Verificamos os textos com base no manual e na versão atual do programa.
