Anna dirige un studio de conception de 12 personnes à Gliwice. Le lundi, elle reçoit une offre pour un logiciel de gestion des tâches avec un prix « par personne et par mois ». Elle le multiplie donc par 12 personnes et 36 mois. Avant de trancher entre abonnement et licence à achat unique, elle doit encore ajouter les coûts qui n’apparaissent pas sur la première facture : l’hébergement, les mises à jour et le temps de l’administrateur.
Abonnement ou licence à achat unique - par où commencer ?
Commencez la comparaison par 432 mois-utilisateur, soit 12 personnes multipliées par 36 mois. Vous pourrez ainsi calculer les deux modèles pour la même équipe et la même période.
Anna note une formule simple dans son tableau :
koszt abonamentu przez 3 lata = 12 × 36 × S = 432 × S
S correspond au prix mensuel d’un compte payant. Si, pour les besoins de l’exercice, elle retient un tarif indicatif de 25 zł, elle obtient 10 800 zł pour 36 mois. Il s’agit d’un exemple et non du prix d’un produit particulier.
Pour un paiement annuel, le calcul fonctionne de manière similaire. Au lieu de 432 × S, vous calculez 3 × R, où R correspond au coût annuel de toute l’équipe. La fréquence de facturation ne change pas la période pour laquelle vous payez.
Conservez la même base fiscale sur chaque ligne. Si l’offre d’abonnement indique des montants HT, calculez également la licence, l’hébergement et le temps de l’administrateur en HT. Mélanger les montants HT et TTC peut fausser le résultat davantage que l’écart entre les deux modèles.
L’abonnement affiché dans les tarifs doit être transposé dans votre propre tableau
Le coût d’un abonnement par compte se calcule en multipliant le nombre de postes payants par le tarif et la durée, tandis que le coût d’un forfait correspond au prix de l’ensemble de l’offre pour la période analysée. Commencez par vérifier dans les tarifs du fournisseur si vous payez pour les comptes actifs, les postes achetés, un forfait minimal ou l’ensemble de l’offre.
Anna ne se contente donc pas de recopier le prix affiché en grands caractères. Elle renseigne tous les champs susceptibles de modifier le calcul :
| Élément | Informations à vérifier auprès du fournisseur | Incidence sur le calcul |
|---|---|---|
| Unité de facturation | Compte actif, poste ou forfait | Détermine le multiplicateur appliqué au prix |
| Nombre minimal de postes | Est-il possible d’en acheter exactement 12 ? | Peut faire augmenter le coût au-delà de la taille réelle de l’équipe |
| Période de facturation | Mois ou année | Influe sur la trésorerie, mais pas sur la période d’analyse |
| Modification du nombre de comptes | Immédiatement ou lors du renouvellement | Détermine à quel moment la facture diminuera ou augmentera |
| Modules supplémentaires | Les fonctionnalités nécessaires sont-elles incluses dans l’offre ? | Peut nécessiter une formule plus chère |
| Déploiement et migration | Inclus dans le prix ou facturé séparément | Augmente le coût initial |
| Stockage et sauvegardes | Étendue du service et frais supplémentaires | Peut ajouter un coût récurrent |
Si une treizième personne rejoint le studio d’Anna, le coût de l’abonnement par compte peut augmenter dès la période de facturation suivante. Avec un forfait comprenant un nombre défini de postes, le coût ne changera qu’une fois la limite dépassée. Vérifiez la règle exacte dans les tarifs ou le contrat du fournisseur concerné.
Il en va de même lorsque l’équipe se réduit. Vérifiez si le nombre de postes payants diminue immédiatement, seulement lors du renouvellement ou s’il reste fixe jusqu’à la fin du contrat.
Le calcul de Task Manager pour 12 personnes comprend Classic, l’hébergement et le temps consacré
Une équipe de 12 personnes entre dans l’offre Classic de Task Manager, qui comprend jusqu’à 20 postes actifs. Le calcul inclut la licence perpétuelle ainsi que les renouvellements des mises à jour choisis. H correspond au coût de l’hébergement pendant 36 mois. A correspond au temps de l’administrateur multiplié par son tarif horaire.
Le prix de la licence comprend 12 mois d’accès aux mises à jour. Vous pouvez ensuite acheter un renouvellement annuel ou continuer à utiliser votre version installée sans frais supplémentaires. L’absence de renouvellement ne bloque pas les fonctionnalités et ne fait pas passer le logiciel en mode lecture seule.
| Formule Classic | Licence | Deux renouvellements annuels | Total sur 3 ans avant H et A |
|---|---|---|---|
| Standard | 1 490 zł | 2 × 447 zł | 2 384 zł |
| Pro | 3 990 zł | 2 × 1 197 zł | 6 384 zł |
Le tableau présente un scénario avec accès aux nouvelles versions pendant 3 années complètes. Les renouvellements sont facultatifs : vous pouvez donc également calculer une variante sans renouvellement ou avec un seul renouvellement.
Standard et Pro ne couvrent pas le même périmètre. Pro ajoute cinq modules : la Messagerie, les Fichiers, les Automatisations, le chiffrement du contenu AES-256 et la base de connaissances IA. Anna compare la version dont son atelier a réellement besoin, plutôt que de mettre face à face la licence la moins chère et un abonnement complet.
L’Installation à distance est incluse dans le prix à partir de l’offre Classic. Anna ne l’ajoute donc pas à son tableau comme coût distinct. Le montant de 299 zł concerne l’offre Starter. La Maintenance, c’est-à-dire l’installation des versions avec sauvegarde, est en revanche un service facultatif à 199 zł par mois, assuré conjointement avec un renouvellement actif. Si vous la choisissez, ajoutez-la séparément au lieu de la dissimuler dans A.
Task Manager fonctionne sur le serveur du client, c’est pourquoi H comprend l’hébergement pendant 36 mois. Un simple hébergement mutualisé avec PHP et une base MySQL ou MariaDB suffit. Anna dispose déjà d’un serveur pour le site de son entreprise, son coût H supplémentaire peut donc être proche de zéro, mais elle le vérifie auprès de l’administrateur au lieu de le supposer. Vous trouverez davantage de conditions dans la description de l’Installation sur votre hébergement et de la licence perpétuelle.
Le seuil de rentabilité ramène la comparaison à un seul tarif
Le seuil de rentabilité correspond au prix mensuel d’un compte pour lequel l’abonnement et la licence coûtent la même chose sur 3 ans. Une fois H et A connus, une simple division suffit pour le calculer.
Pour l’offre Standard, la formule est la suivante :
S graniczne = (2 384 zł + H + A) / 432
Pour l’offre Pro :
S graniczne = (6 384 zł + H + A) / 432
Si le tarif S de l’abonnement est supérieur au résultat, la licence coûte moins cher dans ce scénario. Si S est inférieur, l’abonnement s’avère plus avantageux. Des valeurs identiques signifient une égalité financière à la fin du 36e mois.
Anna saisit dans H le coût total du serveur sur 3 ans et, dans A, le temps nécessaire aux sauvegardes et aux mises à jour, multiplié par son propre taux horaire. Elle ne considère pas son travail comme gratuit sous prétexte qu’il n’apparaît pas sur une facture.
Une treizième personne ne change pas le prix de l’offre Classic
L’offre Classic comprend jusqu’à 20 postes actifs. Une treizième, quatorzième ou quinzième personne ne change donc pas le prix de la licence. Ce n’est qu’une fois cette limite dépassée qu’une clé couvrant davantage de postes devient nécessaire.
Seul un utilisateur actif occupe un poste. Lorsqu’un graphiste quitte l’atelier d’Anna, l’administrateur désactive l’option « Actif » sur son compte. Le graphiste ne peut plus se connecter, mais ses tâches et ses données sont conservées, et le poste libéré peut être attribué à une nouvelle personne.
Une fois la limite atteinte, le logiciel bloque l’ajout ou l’activation d’un utilisateur supplémentaire et affiche un message indiquant que la limite de la licence est dépassée. Vous pouvez vérifier l’utilisation sous « Postes utilisés : X / Y » ainsi que dans Paramètres → Avancés → Licence.
Dans cette même section, l’administrateur affecte les personnes aux espaces de travail et définit leurs droits pour ajouter des tâches et des discussions. La page Utilisateurs et rôles présente les détails.
Un serveur propre entraîne des coûts qui ne sont pas visibles lors de l’achat de la licence
Ajoutez au prix de la licence sur votre propre serveur les coûts d’hébergement, de sauvegarde et le temps de l’administrateur. Tenez également compte de la migration ponctuelle des données, de la préparation de l’équipe et des éventuels coûts liés à l’IA si vous prévoyez de l’utiliser.
Le tableur d’Anna contient des lignes distinctes pour :
- l’hébergement de l’application pendant 36 mois,
- la réalisation et la vérification des sauvegardes,
- le temps consacré aux mises à jour,
- le transfert des données depuis le logiciel précédent,
- la préparation de l’équipe à l’utilisation du logiciel,
- une clé IA facultative auprès du fournisseur de modèle choisi.
Task Manager fonctionne sans IA. Si Anna l’active, elle utilisera sa propre clé OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok et paiera directement le fournisseur du modèle, sans marge de Task Manager.
Dans le cadre d’un abonnement, le fournisseur prend en charge l’hébergement de l’application. Vérifiez toutefois séparément la migration, la préparation des employés, l’espace supplémentaire et les sauvegardes auxquelles vous avez accès. La migration peut figurer des deux côtés, car le passage à un logiciel par abonnement nécessite lui aussi un transfert des données.
Les mises à jour prennent du temps à l’administrateur et sont donc incluses dans A
Sur votre propre serveur, les mises à jour sont lancées par l’administrateur. Vous devez donc inclure dans A le temps qu’il y consacre. Task Manager vérifie automatiquement la disponibilité de nouvelles versions, mais ne les installe pas sans intervention humaine.
L'administrateur reçoit une notification concernant la nouvelle version et voit un point rouge sur l'icône des paramètres. Il télécharge et installe les nouvelles versions directement depuis le programme, généralement sans FTP. La barre de progression affiche les migrations de base de données, la copie des fichiers et la finalisation, puis un bouton « Actualiser l'application » apparaît à la fin. Ce déroulement aide Anna à estimer le temps qu'elle inscrira dans le tableau A.
L'assistance technique sera utile si l'hébergement ne permet pas au programme d'écraser les fichiers. Les versions s'installent les unes après les autres. Avant le téléchargement, un avertissement apparaît concernant la réalisation d'une copie de la base de données et du dossier uploads/.
Vendredi, Anna prévoit dans son tableur 20 minutes par mise à jour, sauvegarde comprise. Il s’agit de son hypothèse de travail, et non d’une durée d’installation annoncée. Elle notera la durée réelle après les premières mises à jour et ajustera A. La page Mises à jour décrit le déroulement du processus.
Le mode lecture seule est activé en cas de problème avec la clé, et non en l’absence de renouvellement
Task Manager passe en mode lecture seule lorsque la clé n’a pas été saisie, qu’elle est incorrecte ou qu’elle a expiré. Renoncer au renouvellement de l’accès aux nouvelles versions n’annule pas la licence perpétuelle et ne bloque pas l’enregistrement.
En mode lecture seule, Anna peut consulter les tâches, les discussions, les messages et les fichiers, mais elle ne peut ni créer ni modifier de contenu. Une barre rouge apparaît en bas de l’écran. Après la saisie d’une clé valide, l’enregistrement fonctionne de nouveau.
Le statut, le nombre de postes ainsi que le champ « Valable jusqu'au » avec une date ou la mention « illimité » sont consultables par l'administrateur dans Paramètres → Avancé → Licence. Lorsqu'il reste 14 jours ou moins avant la fin de validité de la clé, le programme affiche un rappel de couleur ambre.
Pour passer de Standard à Pro, il suffit de saisir une nouvelle clé. Les fonctionnalités sont activées immédiatement, sans mise à jour de l’application. Les données de la Messagerie, des Fichiers et des Automatisations ne sont pas supprimées dans l’offre Standard. Les automatisations sont suspendues, puis reprennent après la saisie d’une clé Pro - sans nouvelle configuration.
La licence n’est pas avantageuse dans tous les scénarios
La licence est moins chère uniquement si 432 × S est supérieur au coût cumulé de la licence, des renouvellements choisis, de H et de A. Dans le cas contraire, l’abonnement est financièrement plus avantageux.
Dans le calcul d’Anna sur trois ans, la licence ne devient avantageuse qu’une fois dépassé le tarif seuil calculé à partir de ses valeurs H et A. L’abonnement peut être plus intéressant pour un projet de quelques mois, en cas de changements fréquents dans les effectifs ou si personne ne souhaite prendre en charge les mises à jour et les sauvegardes. Cela suppose toutefois qu’il soit possible de réduire le nombre de comptes payants conformément aux règles du service concerné.
Commencez par comparer les totaux dans le tableur. Vérifiez ensuite où les données seront stockées et qui sera responsable des sauvegardes. Enfin, comparez les fonctionnalités que l’équipe utilise réellement. La simple mention « sans abonnement » ne remplace pas un calcul, tout comme un faible prix mensuel ne reflète pas le coût sur 36 mois.
Demain, avant votre premier café, saisissez trois valeurs dans le tableur : S provenant de l’offre du fournisseur, H pour 36 mois et A calculé selon votre propre taux horaire. Une multiplication et une division suffiront pour obtenir le résultat.
Testez le fonctionnement avec des exemples de tâches et d’espaces de travail dans la Demo.
Questions fréquentes
Abonnement ou licence à achat unique - quelle option est la plus rentable pour une équipe de 12 personnes ?
Le modèle le moins cher est celui dont le coût est le plus faible au bout de 36 mois : pour l’abonnement, vous calculez 432 × S, tandis que pour la licence, vous additionnez le prix de la licence, les renouvellements choisis, H et A. Un tarif d’abonnement indicatif de 25 zł donne 10 800 zł, mais ce chiffre sert uniquement à illustrer la formule et ne correspond pas au prix d’un logiciel particulier.
Quel forfait Task Manager couvre 12 personnes ?
Une équipe de 12 personnes entre dans l’offre Classic, qui comprend jusqu’à 20 postes actifs. Un compte actif occupe un poste, tandis que sa désactivation libère une place sans supprimer les données ni les tâches de l’utilisateur.
Dois-je renouveler les mises à jour de Task Manager au bout d’un an ?
Non, le renouvellement de l’accès aux mises à jour est facultatif. La licence est perpétuelle, les 12 premiers mois de mises à jour sont inclus dans le prix et vous pouvez ensuite continuer à utiliser votre version sans blocage des fonctionnalités.
Quand Task Manager passe-t-il en mode lecture seule ?
Le mode lecture seule s’active lorsque la clé n’a pas été saisie, qu’elle est incorrecte ou qu’elle a expiré. Vous pouvez toujours consulter les données, mais vous ne pouvez pas enregistrer de modifications tant que l’administrateur n’a pas saisi une clé valide.
Faut-il ajouter l’hébergement au prix de la licence à achat unique ?
Oui, si l’installation du logiciel augmente le coût de votre serveur. Ajoutez au calcul l’hébergement pour 36 mois ainsi que le temps nécessaire aux sauvegardes et aux mises à jour, en gardant à l’esprit qu’un simple hébergement mutualisé avec PHP et une base MySQL ou MariaDB suffit à Task Manager.
Sources
L’équipe Task Manager - nous écrivons sur le travail en équipe, l’IA en entreprise et l’organisation des tâches, à partir d’exemples tirés de Task Manager, un logiciel installé sur votre propre serveur. Task Manager est développé depuis 2013 par Blue Creation Group (Piotr Łącz) ; il est notamment utilisé par Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna et Polpharma - consultez les avis de nos clients. Nous vérifions nos contenus à l’aide de la documentation et de la version actuelle du logiciel.
