Une entreprise de 12 personnes peut comparer les prix des logiciels à partir de la première facture, mais elle ne verra pas ainsi le coût d’utilisation sur plusieurs années. Un calcul sur trois ans tient compte de 36 mois d’utilisation, de l’hébergement, de l’administration et de l’accès facultatif aux mises à jour suivantes.
Commencez par calculer le coût de 432 mois-utilisateur
Si le fournisseur facture chaque compte actif tous les mois, le point de départ pour 12 personnes et 3 ans est le calcul suivant :
12 personnes × 36 mois = 432 mois-utilisateur.
Désignez le tarif mensuel d’un utilisateur par la lettre S. Le coût de l’abonnement est alors le suivant :
Coût de l’abonnement = 432 × S.
Si S est par exemple égal à 30 zł HT, vous obtenez 12 960 zł HT. Il s’agit d’une hypothèse utilisée pour illustrer la formule, et non du prix d’un produit précis.
Pour une facturation annuelle, désignez le tarif annuel d’un utilisateur par la lettre R. Le coût est alors de 12 × 3 × R, soit 36 × R. Le nombre de factures n’a pas d’importance - le fournisseur peut les émettre tous les mois ou une fois par an, mais vous comparez le coût d’une même période d’utilisation.
Toutes les valeurs d’un même calcul doivent reposer sur la même base fiscale. Si vous saisissez S en HT, convertissez également la licence, l’hébergement et les services payants en HT. Si vous analysez des montants TTC, utilisez systématiquement le TTC dans chaque ligne.
Un tableau neutre remplace les hypothèses sur un « abonnement type »
Les modalités de facturation varient selon les fournisseurs. Un service peut facturer les comptes actifs, un autre les places réservées et un troisième imposer un nombre minimal d’utilisateurs. Avant de saisir S, complétez donc ce court tableau.
| Élément à vérifier | Données de votre fournisseur | Incidence sur le calcul |
|---|---|---|
| Prix d’un utilisateur | mensuel ou annuel | base de calcul |
| Nombre minimal d’utilisateurs | nombre de comptes ou de places | peut augmenter le coût pour une petite équipe |
| Période de facturation | mois ou année | détermine la date et le montant des paiements |
| Réduction du nombre de comptes | modalités et date de modification | vérifiez à partir de quand le montant facturé diminue |
| Modules complémentaires | fonctionnalités facturées séparément | ajoutez uniquement les éléments nécessaires |
| Migration | coût unique | ajoutez-le du bon côté de la comparaison |
| Hébergement et sauvegardes | périmètre du service | ne supposez pas que chaque élément est inclus dans le prix |
Avec un abonnement facturé par compte, une treizième personne augmente le coût de la période de facturation suivante. Cette règle ne s’applique toutefois pas à tous les abonnements. Si vous payez un forfait comprenant un nombre défini d’utilisateurs, le coût peut rester inchangé jusqu’à ce que la limite soit atteinte.
Il en va de même lorsque l’équipe se réduit. Vérifiez dans les tarifs ou le contrat s’il est possible de réduire le nombre de places payantes pendant la période en cours, uniquement lors du renouvellement ou pas du tout dans le cadre du forfait concerné.
Calcul du coût de Task Manager pour 12 personnes
Une équipe de 12 personnes entre dans le forfait Classic, qui comprend jusqu’à 20 utilisateurs actifs. Vous n’achetez pas un compte distinct pour chaque personne, mais une licence assortie d’un nombre maximal d’utilisateurs.
Task Manager propose une licence perpétuelle pour la version 2.x. Les tarifs prévoient également le renouvellement annuel de l’accès aux mises à jour. Ce renouvellement est facultatif - y renoncer ne transforme pas la licence perpétuelle 2.x en abonnement et ne fait pas automatiquement passer l’application en lecture seule.
Pour la comparaison, vous pouvez retenir un scénario dans lequel vous achetez la licence au départ, puis deux renouvellements annuels de l’accès aux mises à jour pour les deux périodes suivantes. Si vous ne prévoyez pas ces deux renouvellements, supprimez l’élément correspondant de votre propre formule.
| Version | Licence | Deux renouvellements facultatifs | Total selon les tarifs avant H et A |
|---|---|---|---|
| Standard Classic | 1 490 zł | 2 × 447 zł | 2 384 zł |
| Pro Classic | 3 990 zł | 2 × 1 197 zł | 6 384 zł |
Ajoutez à l’option choisie :
- H - le coût de l’hébergement pendant 36 mois,
- A - le coût du temps consacré à l’administration, aux mises à jour et au contrôle des sauvegardes.
Task Manager fonctionne sur le serveur du client. Un hébergement mutualisé standard avec PHP et une base de données MySQL ou MariaDB suffit. Les données de l’application sont stockées sur ce serveur et les prérequis sont présentés sur la page Installation sur votre hébergement.
Si vous disposez déjà d’un serveur adapté qui n’entraîne aucun coût supplémentaire, H peut être égal à zéro. N’omettez toutefois pas A au seul motif que le propriétaire de l’entreprise s’occupe des mises à jour. Son temps a lui aussi une valeur.
Seuil de rentabilité pour Standard et Pro
Le seuil indique à partir de quel tarif d’abonnement mensuel les deux modèles ont le même coût sur la période analysée. Pour un scénario comprenant la licence, deux renouvellements, l’hébergement et l’administration, les formules sont les suivantes :
Standard :
S graniczne Standard = (2 384 zł + H + A) / 432
Pro :
S graniczne Pro = (6 384 zł + H + A) / 432
Avant d’effectuer le calcul, convertissez tous les montants soit en HT, soit en TTC. H et A doivent couvrir l’ensemble de la période de 36 mois.
Si le prix S de l’abonnement est supérieur à la valeur seuil de S calculée, la licence coûte moins cher dans le scénario retenu. Si S est inférieur, l’abonnement est moins cher. Si les valeurs sont égales, les deux modèles ont le même coût.
Par exemple, si vos données donnent une valeur seuil de S égale à 24 zł HT et que l’abonnement envisagé coûte 30 zł HT par utilisateur et par mois, la licence coûte moins cher sur trois ans. Cela ne signifie pas qu’elle sera moins chère sur toutes les périodes ni avec un nombre différent d’utilisateurs.
Le prix n’augmente pas à chaque nouvel utilisateur
La formule Classic autorise jusqu’à 20 utilisateurs actifs. L’ajout d’une treizième, quatorzième ou quinzième personne ne change pas le prix de la licence tant que vous ne dépassez pas la limite de la formule.
Chaque utilisateur actif occupe une place. Lorsqu’un salarié quitte l’entreprise, l’administrateur peut désactiver son compte. Cette personne ne peut alors plus se connecter, mais ses données et ses tâches restent dans l’application, tandis que sa place est libérée pour un autre salarié.
L’administrateur peut affecter les utilisateurs à différents espaces de travail et leur accorder les autorisations nécessaires pour gérer l’espace, créer des tâches et lancer des discussions. La page Utilisateurs et rôles présente tous les détails.
Le coût de la licence ne se limite pas à l’achat du logiciel
Pour une licence installée sur votre propre serveur, ajoutez les postes de coût qui s’appliquent réellement à votre entreprise :
- l’hébergement pendant toute la période analysée,
- le temps consacré à la réalisation et à la vérification des sauvegardes,
- le temps consacré par l’administrateur aux mises à jour,
- la migration des données depuis le logiciel actuel,
- la formation de l’équipe,
- le coût de l’IA facultative auprès du fournisseur de modèle choisi.
Dans un service SaaS géré par le fournisseur, celui-ci prend en charge l’hébergement de l’application. Ne partez toutefois pas du principe, sans vérification, que le prix comprend la migration, la formation, l’espace de stockage supplémentaire, toutes les intégrations ou des sauvegardes accessibles au client. Ajoutez chaque poste à votre feuille de calcul conformément à l’offre du fournisseur choisi.
Il ne faut pas ajouter automatiquement les frais de migration à la seule licence. Si le passage à un service par abonnement nécessite également de transférer les données, le coût s’applique aux deux modèles ou seule l’ampleur des travaux diffère.
La plupart des mises à jour de Task Manager s’installent sans FTP
Un service SaaS géré par le fournisseur n’oblige pas le client à installer lui-même les nouvelles versions. Avec un logiciel installé sur votre propre serveur, les mises à jour restent à la charge de l’administrateur.
Task Manager vérifie automatiquement si de nouvelles versions sont disponibles. L’administrateur voit une notification ainsi qu’un indicateur dans les paramètres. La plupart des versions peuvent être téléchargées et installées directement depuis l’application, sans FTP. Certaines versions nécessitent le chargement manuel d’un paquet, auquel cas l’application affiche les instructions correspondantes.
Avant toute mise à jour, vous devez sauvegarder la base de données et le dossier des pièces jointes. La récupération de la liste des versions nécessite une clé de licence valide. Le processus d’installation est décrit sur la page Mises à jour.
Le renouvellement de l’accès aux mises à jour est une option commerciale figurant dans les tarifs. Il ne doit être confondu ni avec un abonnement facturé pour chaque utilisateur, ni avec une situation dans laquelle la clé est incorrecte, a expiré ou n’a pas été saisie.
Que se passe-t-il si la clé est absente ou incorrecte ?
La licence Task Manager est perpétuelle pour les versions 2.x. Le statut de la licence indique notamment le nombre de places occupées, la limite, l’entreprise ainsi que la date de validité ou la mention « perpétuelle ». Pour en savoir plus, consultez la page Licence perpétuelle.
Le mode lecture seule s’applique lorsque la clé n’a pas été saisie, qu’elle est incorrecte ou qu’une clé à durée limitée a expiré. Il reste alors possible de consulter les tâches, discussions, messages et fichiers existants, mais pas de créer ni de modifier du contenu. La saisie d’une clé valide rétablit la possibilité d’enregistrer les modifications.
En mode lecture seule, l’historique reste consultable. L’absence de renouvellement facultatif des mises à jour pour une licence perpétuelle 2.x ne signifie pas automatiquement que la clé est invalide et ne doit pas être présentée comme la cause du blocage de l’enregistrement.
Une licence à achat unique n’est pas moins chère dans tous les scénarios
Le résultat dépend du calcul, pas du simple nom du modèle. Sur une période de trois ans, la licence coûte moins cher lorsque 432 × S est supérieur au total formé par la licence, les renouvellements choisis, H et A.
L’abonnement peut coûter moins cher pour un projet de courte durée si le fournisseur permet d’acheter le nombre de comptes nécessaires uniquement pour la durée du projet. Il peut également s’adapter à une baisse des effectifs, mais seulement si les conditions du service permettent de réduire assez rapidement le nombre de comptes payants.
Avant de prendre votre décision, saisissez vos propres valeurs S, H et A dans la feuille de calcul. Ajoutez uniquement les renouvellements, options et frais de migration que vous prévoyez réellement. Comparez ensuite non seulement le résultat, mais aussi le lieu de stockage des données, les responsabilités de l’administrateur et les fonctionnalités dont votre équipe a besoin. Vous pouvez tester le fonctionnement du logiciel avec des exemples de tâches et d’espaces de travail dans la Demo.
Questions fréquentes
Combien coûte un abonnement pour 12 personnes sur 3 ans ?
Si chaque compte est facturé séparément, multipliez le tarif mensuel d’un utilisateur par 432. Par exemple, un tarif de 30 zł HT représente 12 960 zł HT sur toute la période.
Quel forfait Task Manager couvre 12 personnes ?
Le forfait Classic, qui comprend jusqu’à 20 utilisateurs, est adapté à 12 utilisateurs actifs. Chaque compte actif occupe une place.
Le renouvellement des mises à jour est-il obligatoire ?
Les tarifs prévoient le renouvellement annuel de l’accès aux mises à jour en option. La licence perpétuelle reste valable pour la version 2.x et l’absence de renouvellement ne fait pas automatiquement passer l’application en lecture seule.
Quand l’application passe-t-elle en lecture seule ?
Cela se produit lorsqu’aucune clé n’a été saisie, que la clé est incorrecte ou qu’une clé à durée limitée a expiré. Les données existantes restent alors consultables, mais aucune modification ne peut être enregistrée.
Faut-il ajouter l’hébergement au prix de la licence ?
Oui, si l’utilisation de l’application entraîne des frais de serveur supplémentaires. Ajoutez au calcul 36 mois d’hébergement ainsi que le coût du temps consacré à l’administration et aux sauvegardes.
Sources
L’équipe Task Manager - nous écrivons sur le travail en équipe, l’IA en entreprise et l’organisation des tâches, à partir d’exemples tirés de Task Manager, un logiciel installé sur votre propre serveur. Task Manager est développé depuis 2013 par Blue Creation Group (Piotr Łącz) ; il est notamment utilisé par Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna et Polpharma - consultez les avis de nos clients. Nous vérifions nos contenus à l’aide de la documentation et de la version actuelle du logiciel.
