Ett företag med 12 anställda kan jämföra programpriser utifrån den första fakturan, men ser då inte kostnaden för flera års drift. En beräkning för tre år omfattar 36 månaders användning, webbhotell, administration och valfri åtkomst till kommande uppdateringar.
Börja med att beräkna kostnaden för 432 användarmånader
Om leverantören debiterar varje aktivt konto per månad är utgångspunkten för 12 personer och 3 år följande beräkning:
12 personer × 36 månader = 432 användarmånader.
Beteckna månadspriset för en användarplats med bokstaven S. Abonnemangskostnaden blir då:
Abonnemangskostnad = 432 × S.
Om S exempelvis är 30 zł exkl. moms blir resultatet 12 960 zł exkl. moms. Det är ett antagande som används för att visa hur formeln fungerar, inte priset på en specifik produkt.
Vid årsvis betalning betecknar du årspriset för en användarplats med R. Kostnaden blir då 12 × 3 × R, alltså 36 × R. Antalet fakturor saknar betydelse här - leverantören kan fakturera varje månad eller en gång per år, men du jämför kostnaden för samma användningsperiod.
Alla värden i samma beräkning måste ha samma momsgrund. Om du anger S exkl. moms ska även licensen, webbhotellet och de betalda tjänsterna räknas exkl. moms. Om du analyserar belopp inkl. moms ska du konsekvent använda belopp inkl. moms på varje rad.
Ett neutralt underlag ersätter antaganden om ett ”typiskt abonnemang”
Debiteringsmodellerna skiljer sig mellan leverantörer. En tjänst kan debitera aktiva konton, en annan köpta användarplatser och en tredje kräva ett minsta antal användarplatser. Fyll därför i det korta underlaget innan du anger S.
| Post att kontrollera | Uppgifter från din leverantör | Påverkan på beräkningen |
|---|---|---|
| Pris per användarplats | per månad eller år | formelns utgångspunkt |
| Minsta antal användarplatser | antal konton eller platser | kan öka kostnaden för ett litet team |
| Faktureringsperiod | månad eller år | avgör när betalningen ska ske och dess storlek |
| Minskning av antalet konton | villkor och tidpunkt för ändringen | kontrollera från vilket datum det debiterade beloppet minskar |
| Tillägg | funktioner som betalas separat | lägg bara till de delar som behövs |
| Migrering | engångskostnad | lägg till den på rätt sida i jämförelsen |
| Webbhotell och säkerhetskopiering | tjänstens omfattning | utgå inte från att varje post ingår i priset |
I ett abonnemang som debiteras per konto ökar den trettonde personen kostnaden för nästa faktureringsperiod. Detta gäller dock inte alla abonnemang. Om du betalar för ett paket med användarplatser kan kostnaden förbli oförändrad tills gränsen nås.
Samma sak gäller när teamet blir mindre. Kontrollera i prislistan eller avtalet om antalet betalda platser kan minskas under pågående period, först vid förnyelsen eller inte alls inom det aktuella abonnemanget.
Kostnadsberäkning för Task Manager för 12 personer
Ett team på 12 personer ryms i Classic, som omfattar upp till 20 aktiva användarplatser. Du köper inte ett separat konto för varje person, utan en licens med en fastställd användargräns.
Task Manager har en permanent licens inom version 2.x. Prislistan omfattar även årlig förnyelse av åtkomsten till uppdateringar. Förnyelsen är valfri - om du avstår från den omvandlas inte den permanenta 2.x-licensen till ett abonnemang, och applikationen övergår inte automatiskt till skrivskyddat läge.
I jämförelsen kan du använda ett scenario där du köper licensen i början av treårsperioden och två årliga förnyelser av åtkomsten till uppdateringar för de två följande perioderna. Om du inte planerar båda förnyelserna tar du bort motsvarande post från din egen formel.
| Variant | Licens | Två valfria förnyelser | Summa enligt prislistan före H och A |
|---|---|---|---|
| Standard Classic | 1 490 zł | 2 × 447 zł | 2 384 zł |
| Pro Classic | 3 990 zł | 2 × 1 197 zł | 6 384 zł |
Lägg till följande för det valda alternativet:
- H - kostnaden för webbhotell under 36 månader,
- A - kostnaden för den tid som läggs på administration, uppdateringar och kontroll av säkerhetskopior.
Task Manager körs på kundens server. Ett vanligt delat webbhotell med PHP och en MySQL- eller MariaDB-databas räcker. Applikationens data lagras på den servern, och kraven beskrivs på sidan Installation på din server.
Om du redan har en lämplig server som inte medför någon extra kostnad kan H vara noll. Utelämna däremot inte A bara för att företagets ägare sköter uppdateringarna. Även ägarens tid har ett värde.
Lönsamhetströskel för Standard och Pro
Tröskeln visar vid vilket månadspris för abonnemanget som de båda modellerna kostar lika mycket under den analyserade perioden. För scenariot som omfattar licens, två förnyelser, webbhotell och administration ser formlerna ut så här:
Standard:
S graniczne Standard = (2 384 zł + H + A) / 432
Pro:
S graniczne Pro = (6 384 zł + H + A) / 432
Innan du utför beräkningen ska du räkna om alla belopp till antingen exkl. moms eller inkl. moms. H och A måste omfatta hela perioden på 36 månader.
Om abonnemangspriset S är högre än det beräknade tröskelvärdet för S har licensen lägre kostnad i det valda scenariot. Om S är lägre är abonnemanget billigare. Vid samma värde kostar båda modellerna lika mycket.
Om dina uppgifter till exempel ger ett tröskelvärde för S på 24 zł exkl. moms och abonnemanget du överväger kostar hypotetiska 30 zł exkl. moms per användarplats och månad, har licensen lägre kostnad under tre år. Det innebär inte att den är billigare under alla tidsperioder eller med ett annat antal personer.
Gränsen för användarplatser höjs inte för varje ny person
I Classic-planen är gränsen upp till 20 aktiva användare. Priset på licensen ändras inte när du lägger till den trettonde, fjortonde eller femtonde personen, så länge du inte överskrider planens gräns.
En aktiv användare tar upp en användarplats. När en medarbetare slutar kan administratören inaktivera personens konto. Personen kan då inte logga in, men personens data och uppgifter finns kvar i programmet och användarplatsen blir ledig för nästa medarbetare.
Administratören kan tilldela användare till enskilda Arbetsytor och ge dem behörighet att hantera arbetsytan, skapa uppgifter och starta chattar. Mer information finns på sidan Användare och roller.
Licenskostnaden omfattar mer än bara köpet av programmet
Lägg till de poster som faktiskt är aktuella för ditt företag i kostnaden för en licens på en egen server:
- serverdrift under hela den analyserade perioden,
- tid för att skapa och kontrollera säkerhetskopior,
- administratörens tid för uppdateringar,
- migrering av data från det nuvarande programmet,
- utbildning av teamet,
- kostnaden för valfri AI hos den valda modellleverantören.
För en SaaS-tjänst som drivs av leverantören ansvarar leverantören för serverdriften av programmet. Utgå dock inte utan att kontrollera att priset omfattar migrering, utbildning, extra lagringsutrymme, alla integrationer eller säkerhetskopior som kunden har tillgång till. Lägg in varje sådan post i kalkylbladet enligt den valda leverantörens erbjudande.
Migrering ska inte automatiskt läggas till enbart för licensen. Om ett byte till en abonnemangstjänst också kräver att data flyttas uppstår kostnaden i båda alternativen, eller så skiljer sig endast arbetets omfattning.
De flesta uppdateringar av Task Manager kan installeras utan FTP
En SaaS-tjänst som drivs av leverantören kräver inte att kunden själv installerar nya versioner. För ett program på en egen server är uppdateringar fortfarande administratörens ansvar.
Task Manager söker automatiskt efter nya versioner. Administratören ser en avisering och en indikator i inställningarna. De flesta versioner kan hämtas och installeras direkt i programmet, utan FTP. Vissa versioner kräver att paketet laddas upp manuellt, och då visar programmet lämpliga instruktioner.
Innan uppdateringen ska du säkerhetskopiera databasen och mappen med bilagor. En giltig licensnyckel krävs för att hämta listan över versioner. Installationsprocessen beskrivs på sidan Uppdateringar.
Förnyelse av åtkomsten till uppdateringar är en separat post i prislistan. Den ska inte likställas med ett abonnemang per användare eller med en situation där nyckeln är ogiltig, har löpt ut eller inte har angetts.
Vad händer om nyckeln saknas eller är ogiltig
Licensen för Task Manager är permanent inom version 2.x. Licensstatusen visar bland annat antalet upptagna användarplatser, gränsen, företaget och giltighetsdatumet eller uppgiften ”permanent”. Mer information finns på sidan Permanent licens.
Skrivskyddat läge används när nyckeln inte har angetts, är ogiltig eller när en tidsbegränsad nyckel har löpt ut. Då går det att visa befintliga uppgifter, chattar, meddelanden och filer, men inte att skapa eller ändra innehåll. När en giltig nyckel har angetts går det återigen att spara.
I skrivskyddat läge går det fortfarande att visa historiken. Att inte köpa den valfria förnyelsen av uppdateringar för en permanent 2.x-licens innebär inte automatiskt att nyckeln är ogiltig och ska inte beskrivas som en orsak till att möjligheten att spara blockeras.
En engångslicens är inte billigare i alla scenarier
Resultatet avgörs av beräkningen, inte av vad modellen kallas. Licensen har lägre kostnad under en treårsperiod när 432 × S är större än summan av licensen, valda förnyelser, H och A.
Ett abonnemang kan ha lägre kostnad i ett kort projekt om leverantören låter dig köpa det antal användarplatser som behövs enbart under projektets löptid. Det kan också anpassas till en minskad personalstyrka, men bara om tjänstens villkor gör det möjligt att tillräckligt snabbt minska antalet betalda konton.
Fyll i dina egna värden för S, H och A i kalkylbladet innan du fattar beslutet. Lägg endast till de förnyelser, tillägg och migreringskostnader som du faktiskt planerar. Jämför sedan inte bara resultatet, utan även var data lagras, administratörens ansvar och de funktioner som teamet behöver. Du kan testa hur programmet fungerar med exempeluppgifter och Arbetsytor i Demo.
Vanliga frågor
Vad kostar ett abonnemang för 12 personer under 3 år?
Om du betalar för varje konto multiplicerar du månadspriset per användarplats med 432. Ett exempelpris på 30 zł exkl. moms ger 12 960 zł exkl. moms för hela perioden.
Vilket Task Manager-abonnemang omfattar 12 personer?
För 12 aktiva användare passar Classic, som omfattar upp till 20 användarplatser. Ett aktivt konto upptar en användarplats.
Är Förnyelse av uppdateringar obligatorisk?
Prislistan erbjuder årlig förnyelse av åtkomsten till uppdateringar som ett valfritt tillägg. Den permanenta licensen fortsätter att gälla för version 2.x, och om den inte förnyas övergår systemet inte automatiskt till skrivskyddat läge.
När övergår applikationen till skrivskyddat läge?
Det händer om ingen nyckel har angetts, om nyckeln är ogiltig eller om en tidsbegränsad nyckel har löpt ut. Befintliga data kan då visas, men ändringar kan inte sparas.
Behöver kostnaden för webbhotell läggas till licenspriset?
Ja, om användningen av applikationen medför en extra serverkostnad. Lägg till webbhotell för 36 månader samt kostnaden för den tid som läggs på administration och säkerhetskopiering.
Källor
Task Manager-teamet - vi skriver om teamarbete, AI i företag och struktur i uppgifter med exempel från Task Manager, ett program som installeras på din egen server. Task Manager har utvecklats sedan 2013 av Blue Creation Group (Piotr Łącz) och används bland annat av Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna och Polpharma - se vad kunderna tycker. Vi kontrollerar texterna mot dokumentationen och den aktuella versionen av programmet.
