Anna driver en designstudio med 12 personer i Gliwice. På måndagen får hon en offert på ett uppgiftsprogram med ett pris ”per person och månad”, så hon multiplicerar det med 12 personer och 36 månader. Innan hon kan avgöra om abonnemang eller engångslicens är bäst måste hon även lägga till kostnader som inte syns på den första fakturan: webbhotell, uppdateringar och administratörens tid.
Abonnemang eller engångslicens - var börjar du?
Börja jämförelsen med 432 användarmånader, det vill säga 12 personer multiplicerat med 36 månader. På så sätt beräknar du båda modellerna för samma team och period.
Anna skriver in en enkel formel i kalkylbladet:
koszt abonamentu przez 3 lata = 12 × 36 × S = 432 × S
S är månadspriset för ett betalt konto. Om hon för beräkningens skull antar en exempelavgift på 25 zł blir resultatet 10 800 zł för 36 månader. Det är ett räkneexempel, inte priset på en specifik produkt.
Vid årsbetalning fungerar beräkningen på liknande sätt. I stället för 432 × S räknar du 3 × R, där R är årskostnaden för hela teamet. Hur ofta fakturorna skickas ändrar inte den period du betalar för.
Använd samma skatteunderlag på varje rad. Om abonnemangsofferten anger belopp exkl. moms ska du även räkna licensen, webbhotellet och administratörens tid exkl. moms. Att blanda belopp exkl. och inkl. moms kan påverka resultatet mer än skillnaden mellan modellerna.
Abonnemanget i prislistan måste föras över till ditt eget kalkylblad
Kostnaden för ett kontoabonnemang beräknas som antalet betalda platser multiplicerat med avgiften och tiden, medan kostnaden för ett paket beräknas som priset för hela planen under den analyserade perioden. Kontrollera först i leverantörens prislista om du betalar för aktiva konton, köpta platser, ett minimipaket eller hela planen.
Anna kopierar alltså inte bara priset som visas med stora siffror. Hon fyller i alla fält som kan påverka beräkningen:
| Post | Uppgifter att kontrollera hos leverantören | Påverkan på beräkningen |
|---|---|---|
| Debiteringsenhet | Aktivt konto, plats eller paket | Avgör vad priset ska multipliceras med |
| Minsta antal platser | Om det går att köpa exakt 12 | Kan höja kostnaden över teamets faktiska storlek |
| Betalningsperiod | Månad eller år | Påverkar kassaflödet, inte analysperioden |
| Ändring av antalet konton | Direkt eller vid förnyelse | Avgör när kostnaden minskar eller ökar |
| Tilläggsmoduler | Om de funktioner som behövs ingår i planen | Kan kräva ett dyrare alternativ |
| Implementering och migrering | Ingår i priset eller kostar extra | Ökar startkostnaden |
| Lagring och säkerhetskopior | Tjänstens omfattning och tilläggsavgifter | Kan medföra en återkommande kostnad |
Om en trettonde person börjar på Annas designstudio kan abonnemangskostnaden per konto öka från nästa debiteringsperiod. Med ett platspaket ändras kostnaden först när gränsen överskrids. Kontrollera den exakta regeln i den aktuella leverantörens prislista eller avtal.
Detsamma gäller om teamet blir mindre. Kontrollera om antalet betalda platser minskar direkt, först vid förnyelsen eller förblir oförändrat till avtalets slut.
Beräkningen för Task Manager för 12 personer omfattar Classic, webbhotell och tid
Ett team på 12 personer ryms i Task Managers Classic-plan, som omfattar upp till 20 aktiva användarplatser. Beräkningen omfattar en permanent licens och valda förnyelser av uppdateringar. H är kostnaden för webbhotell under 36 månader. A är administratörens tid multiplicerad med timpriset.
I licenspriset ingår 12 månaders tillgång till uppdateringar. Därefter kan du köpa en årlig förnyelse eller fortsätta använda din installerade version utan extra kostnad. Utebliven förnyelse blockerar inga funktioner och försätter inte programmet i skrivskyddat läge.
| Classic-alternativet | Licens | Två årliga förnyelser | Totalt för 3 år före H och A |
|---|---|---|---|
| Standard | 1 490 zł | 2 × 447 zł | 2 384 zł |
| Pro | 3 990 zł | 2 × 1 197 zł | 6 384 zł |
Tabellen visar ett scenario med tillgång till nya versioner under hela 3-årsperioden. Förnyelserna är valfria, så du kan även beräkna ett alternativ utan dem eller med endast en förnyelse.
Standard och Pro är inte samma omfattning. Pro lägger till fem moduler: E-post, Filer, Automatiseringar, AES-256-kryptering av innehåll och AI-kunskapsbasen. Anna jämför den variant som hennes verkstad faktiskt behöver, istället för att ställa den billigaste licensen mot ett utbyggt abonnemang.
Fjärrinstallation ingår i priset från och med Classic-planen, så Anna lägger inte till den som en separat kostnad i kalkylbladet. Beloppet 299 zł gäller Starter-planen. Serviceavtal, det vill säga installation av versioner med säkerhetskopiering, är däremot en valfri tjänst för 199 zł per månad och tillhandahålls tillsammans med en aktiv förnyelse. Om du väljer tjänsten ska du lägga till den separat i stället för att dölja den i A.
Task Manager körs på kundens server, därför omfattar H hosting i 36 månader. Vanlig delad hosting med PHP och en MySQL- eller MariaDB-databas räcker. Anna har redan en server för företagets webbplats, så hennes extra H kan ligga nära noll, men hon kontrollerar detta med administratören i stället för att ta det för givet. Du hittar fler villkor i beskrivningarna av Installation på din server och Permanent licens.
Brytpunkten reducerar jämförelsen till ett enda pris
Brytpunkten är det månatliga priset för ett konto där abonnemanget och licensen kostar lika mycket under 3 år. När du känner till H och A räknar du ut den med en enda division.
För Standard ser formeln ut så här:
S graniczne = (2 384 zł + H + A) / 432
För Pro:
S graniczne = (6 384 zł + H + A) / 432
Om priset S i abonnemangserbjudandet är högre än resultatet kostar licensen mindre i det här scenariot. Om S är lägre blir abonnemanget billigare. Lika värden innebär ett ekonomiskt dödläge i slutet av månad 36.
Anna anger den totala serverkostnaden för 3 år som H och tiden som krävs för säkerhetskopiering och uppdateringar multiplicerad med hennes eget timpris som A. Hon betraktar inte sitt arbete som kostnadsfritt bara för att det inte syns på fakturan.
Den trettonde personen ändrar inte priset för Classic
Classic omfattar upp till 20 aktiva användarplatser, så den trettonde, fjortonde och femtonde personen ändrar inte licenspriset. Först när gränsen överskrids krävs en nyckel för fler användarplatser.
Endast en aktiv användare tar upp en användarplats. När en grafisk designer slutar på Annas studio stänger administratören av reglaget ”Aktiv” på personens konto. Den grafiska designern kan inte logga in, men uppgifterna och övriga data finns kvar, och den lediga användarplatsen kan tilldelas en ny person.
När gränsen har nåtts blockerar programmet tillägg eller aktivering av fler användare och visar ett meddelande om att licensgränsen har överskridits. Du kan kontrollera användningen under ”Använda platser: X / Y” och i Inställningar → Avancerat → Licens.
I samma område tilldelar administratören personer till arbetsytor och anger behörigheter för att lägga till uppgifter och chattar. Mer information finns på sidan Användare och roller.
En egen server medför kostnader som inte syns när licensen köps
Lägg till kostnaderna för hosting, säkerhetskopiering och administratörens tid för en licens på en egen server. Ta även med engångsmigreringen av data, introduktionen av teamet och eventuella AI-kostnader om du tänker använda AI.
Annas kalkylblad innehåller separata rader för:
- hosting av applikationen i 36 månader,
- att skapa och kontrollera säkerhetskopior,
- tid som läggs på uppdateringar,
- överföring av data från det tidigare programmet,
- att förbereda teamet för arbetet,
- en valfri AI-nyckel hos den valda modellleverantören.
Task Manager fungerar utan AI. Om Anna aktiverar AI använder hon sin egen nyckel för OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude eller xAI Grok och betalar modellleverantören direkt, utan påslag från Task Manager.
I abonnemangstjänsten ansvarar leverantören för applikationens hosting. Kontrollera dock separat kostnaderna för migrering, introduktion av medarbetare och extra utrymme samt vilka säkerhetskopior du får tillgång till. Migrering kan förekomma på båda sidor av jämförelsen, eftersom ett byte till ett abonnemangsprogram också kräver att data flyttas.
Uppdateringar tar administratörens tid och ingår därför i A
På en egen server startas uppdateringarna av administratören, så tiden som läggs på dem anges som A. Task Manager söker automatiskt efter nya versioner, men installerar dem inte utan att någon aktivt startar installationen.
Administratören får ett meddelande om en ny version och ser en röd punkt vid inställningsikonen. Nya versioner hämtas och installeras inifrån programmet, oftast utan FTP. Förloppsindikatorn visar databasmigreringar, filkopiering och slutförande, och därefter visas knappen ”Uppdatera applikationen”. Det här förloppet hjälper Anna att uppskatta tiden som hon anger som A.
Teknisk hjälp behövs om webbhotellet inte låter programmet skriva över filerna. Versionerna installeras i tur och ordning. Innan nedladdningen visas en påminnelse om att göra en säkerhetskopia av databasen och mappen uploads/.
På fredag räknar Anna med 20 minuter per uppdatering inklusive säkerhetskopiering i sitt kalkylblad. Det är hennes arbetsantagande, inte en angiven installationstid. Efter de första uppdateringarna antecknar hon det faktiska resultatet och justerar A. Processen beskrivs på sidan Uppdateringar.
Skrivskyddat läge aktiveras av ett problem med nyckeln, inte av utebliven förnyelse
Task Manager går över till skrivskyddat läge om nyckeln inte har angetts, är ogiltig eller har löpt ut. Om du avstår från att förnya åtkomsten till nya versioner blir den permanenta licensen inte ogiltig och möjligheten att spara blockeras inte.
I skrivskyddat läge kan Anna visa uppgifter, chattar, meddelanden och filer, men hon kan inte skapa eller ändra innehåll. Ett rött fält visas längst ned på skärmen. När en giltig nyckel anges går det att spara igen.
Administratören kontrollerar status, antalet användarplatser och fältet ”Giltig till” med ett datum eller texten ”permanent” i Inställningar → Avancerat → Licens. När nyckelns giltighetstid löper ut om 14 dagar eller mindre visar programmet en bärnstensfärgad påminnelse.
För att byta från Standard till Pro anger du en ny nyckel. Funktionerna aktiveras direkt utan att applikationen behöver uppdateras. Data i E-post, Filer och Automatiseringar raderas inte med Standard, medan automatiseringarna pausas och återupptas när Pro-nyckeln anges - utan att behöva konfigureras igen.
Licensen är inte bäst i alla scenarier
Licensen är bara billigare när 432 × S överstiger summan av licensen, valda förnyelser, H och A. Om resultatet är det omvända är abonnemanget det ekonomiskt bättre alternativet.
I Annas treårskalkyl blir licensen billigare först när priset överstiger brytpunkten som beräknats utifrån hennes H och A. Ett abonnemang kan vara bättre för ett projekt som pågår i några månader, vid täta personalförändringar eller om ingen vill ansvara för uppdateringar och säkerhetskopiering. Det förutsätter att antalet betalda konton kan minskas enligt reglerna för den aktuella tjänsten.
Jämför först totalsummorna i kalkylbladet. Kontrollera sedan var uppgifterna lagras och vem som ansvarar för säkerhetskopiorna. Jämför till sist vilka funktioner teamet faktiskt använder. Enbart formuleringen ”utan abonnemang” ersätter inte en kostnadskalkyl, precis som ett lågt månadspris inte visar kostnaden för 36 månader.
Fyll i tre siffror i kalkylbladet i morgon före dagens första kaffe: S från leverantörens erbjudande, H för 36 månader och A beräknat utifrån ditt eget timpris. Du får resultatet efter en multiplikation och en division.
Prova att arbeta med exempeluppgifter och arbetsytor i Demo.
Vanliga frågor
Abonnemang eller engångslicens - vad lönar sig för ett team på 12 personer?
Det billigaste alternativet är det som ger lägst kostnad efter 36 månader: för abonnemanget räknar du 432 × S, och för licensen summerar du licenspriset, valda förnyelser, H och A. En exempelavgift för abonnemanget på 25 zł ger 10 800 zł, men det är endast en siffra som illustrerar formeln, inte priset på ett specifikt program.
Vilket Task Manager-abonnemang omfattar 12 personer?
Ett team på 12 personer ryms i Classic-planen, som omfattar upp till 20 aktiva användarplatser. Ett aktivt konto använder en plats, och när kontot inaktiveras frigörs platsen utan att användarens data och uppgifter tas bort.
Måste jag förnya Task Manager-uppdateringarna efter ett år?
Nej, det är valfritt att förnya åtkomsten till uppdateringar. Licensen är permanent, de första 12 månadernas uppdateringar ingår i priset och därefter kan du fortsätta arbeta i din version utan att några funktioner blockeras.
När övergår Task Manager till skrivskyddat läge?
Skrivskyddat läge aktiveras när nyckeln inte har angetts, är ogiltig eller har gått ut. Du kan fortfarande visa dina data, men inte spara ändringar förrän administratören anger en giltig nyckel.
Måste kostnaden för webbhotell läggas till priset för engångslicensen?
Ja, om installationen av programmet ökar kostnaden för din server. Ta med webbhotell för 36 månader samt tiden som krävs för säkerhetskopiering och uppdateringar i beräkningen. Tänk på att Task Manager klarar sig med ett vanligt delat webbhotell med PHP och en MySQL- eller MariaDB-databas.
Källor
Task Manager-teamet - vi skriver om teamarbete, AI i företag och struktur i uppgifter med exempel från Task Manager, ett program som installeras på din egen server. Task Manager har utvecklats sedan 2013 av Blue Creation Group (Piotr Łącz) och används bland annat av Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna och Polpharma - se vad kunderna tycker. Vi kontrollerar texterna mot dokumentationen och den aktuella versionen av programmet.
