Anna dirige un estudio de diseño de 12 personas en Gliwice. El lunes recibe una oferta de un programa de gestión de tareas con un precio «por persona al mes», así que lo multiplica por 12 personas y 36 meses. Antes de decidir entre una suscripción y una licencia de pago único, todavía tiene que añadir los costes que no aparecen en la primera factura: alojamiento, actualizaciones y tiempo del administrador.
Suscripción o licencia de pago único - ¿por dónde empezar?
Empieza la comparación con 432 meses de usuario, es decir, 12 personas multiplicadas por 36 meses. Así podrás calcular ambos modelos para el mismo equipo y periodo.
Anna anota una fórmula sencilla en la hoja de cálculo:
koszt abonamentu przez 3 lata = 12 × 36 × S = 432 × S
S representa el precio mensual de una cuenta de pago. Si para hacer el cálculo utiliza una cuota hipotética de 25 zł, obtendrá 10 800 zł por 36 meses. Es una cifra de ejemplo, no el precio de un producto concreto.
Con el pago anual, el cálculo funciona de forma parecida. En lugar de 432 × S, calculas 3 × R, donde R representa el coste anual de todo el equipo. La frecuencia de facturación no cambia el periodo por el que pagas.
En cada fila, utiliza la misma base fiscal. Si la oferta de suscripción muestra importes netos, calcula también en neto la licencia, el alojamiento y el tiempo del administrador. Mezclar importes netos y brutos puede alterar el resultado más que la diferencia entre ambos modelos.
Hay que trasladar la suscripción de la tabla de precios a tu propia hoja de cálculo
El coste de la suscripción por cuentas se calcula multiplicando el número de puestos de pago por la cuota y el tiempo; el coste de un paquete se calcula tomando el precio del plan completo durante el periodo analizado. Primero comprueba en la tabla de precios del proveedor si pagas por cuentas activas, puestos contratados, un paquete mínimo o el plan completo.
Por tanto, Anna no se limita a copiar el precio que aparece en letra grande. Completa todos los campos que pueden afectar al cálculo:
| Concepto | Datos que debes consultar al proveedor | Efecto en el cálculo |
|---|---|---|
| Unidad de facturación | Cuenta activa, puesto o paquete | Determina por qué se multiplica el precio |
| Número mínimo de puestos | Si se pueden comprar exactamente 12 | Puede elevar el coste por encima del tamaño del equipo |
| Periodo de pago | Mes o año | Afecta al flujo de caja, no al periodo de análisis |
| Cambio en el número de cuentas | De inmediato o al renovar | Determina cuándo bajará o subirá el importe |
| Módulos adicionales | Si las funciones necesarias están incluidas en el plan | Puede requerir una opción más cara |
| Implantación y migración | Incluidas en el precio o por separado | Aumenta el coste inicial |
| Almacenamiento y copias de seguridad | Alcance del servicio y costes adicionales | Puede añadir un coste recurrente |
Si una decimotercera persona se incorpora al estudio de Anna, la suscripción por cuenta puede aumentar a partir del siguiente periodo de facturación. Con un paquete de puestos, el coste solo cambiará cuando se supere el límite. Consulta la norma exacta en la tabla de precios o en el contrato del proveedor correspondiente.
Lo mismo ocurre si se reduce el equipo. Comprueba si el número de puestos de pago disminuye de inmediato, al renovar o si permanece igual hasta que termine el contrato.
El cálculo de Task Manager para 12 personas incluye Classic, alojamiento y tiempo
Un equipo de 12 personas cabe en el plan Classic de Task Manager, que incluye hasta 20 puestos activos. En el cálculo se incluyen la licencia perpetua y las renovaciones de actualizaciones elegidas. H representa el coste del alojamiento durante 36 meses. A es el tiempo del administrador multiplicado por su tarifa por hora.
El precio de la licencia incluye 12 meses de acceso a las actualizaciones. Después puedes comprar una renovación anual o seguir utilizando la versión que tienes instalada sin ningún coste adicional. No renovar no bloquea ninguna función ni hace que el programa pase al modo de solo lectura.
| Opción Classic | Licencia | Dos renovaciones anuales | Total de 3 años antes de H y A |
|---|---|---|---|
| Standard | 1 490 zł | 2 × 447 zł | 2 384 zł |
| Pro | 3 990 zł | 2 × 1 197 zł | 6 384 zł |
La tabla muestra un escenario con acceso a nuevas versiones durante los 3 años completos. Las renovaciones son opcionales, por lo que también puedes calcular una opción sin renovaciones o con una sola renovación.
Standard y Pro no cubren el mismo alcance. Pro añade cinco módulos: Correo, Archivos, Automatizaciones, cifrado de contenido AES-256 y base de conocimiento con IA. Anna compara la variante que su taller realmente necesita, en lugar de comparar la licencia más barata con una suscripción muy completa.
La Instalación remota está incluida en el precio a partir del plan Classic, por lo que Anna no la añade a la hoja de cálculo como un coste independiente. El importe de 299 zł corresponde al plan Starter. El Mantenimiento, es decir, la instalación de nuevas versiones con una copia de seguridad, es un servicio opcional que cuesta 199 zł al mes y se presta mientras la renovación esté activa. Si lo eliges, añádelo por separado en lugar de ocultarlo en A.
Task Manager funciona en el servidor del cliente, por lo que H incluye el alojamiento durante 36 meses. Basta con un alojamiento compartido convencional con PHP y una base de datos MySQL o MariaDB. Anna ya dispone de un servidor para la web de la empresa, así que el coste adicional de H puede ser prácticamente nulo, pero lo consulta con el administrador en lugar de darlo por hecho. Encontrarás más requisitos en la descripción de la Instalación en tu servidor y de la licencia perpetua.
El umbral de rentabilidad reduce la comparación a una sola tarifa
El umbral de rentabilidad es el precio mensual por cuenta con el que la suscripción y la licencia cuestan lo mismo durante 3 años. Cuando conoces H y A, puedes calcularlo con una sola división.
Para la opción Standard, la fórmula es la siguiente:
S graniczne = (2 384 zł + H + A) / 432
Para la opción Pro:
S graniczne = (6 384 zł + H + A) / 432
Si la tarifa S de la oferta de suscripción es superior al resultado, la licencia cuesta menos en este escenario. Si S es inferior, la suscripción resulta más barata. Si los valores son iguales, el coste total es el mismo al final del mes 36.
Anna introduce en H el coste total del servidor durante 3 años y, en A, el tiempo necesario para las copias de seguridad y las actualizaciones multiplicado por su propia tarifa por hora. No considera que su trabajo sea gratuito solo porque no aparezca en la factura.
La decimotercera persona no cambia el precio del plan Classic
El plan Classic incluye hasta 20 puestos activos, por lo que las personas decimotercera, decimocuarta y decimoquinta no cambian el precio de la licencia. Solo cuando se supera el límite hace falta una clave con un número mayor de puestos.
Solo los usuarios activos ocupan un puesto. Cuando un diseñador deja el estudio de Anna, el administrador desactiva el interruptor «Activo» de su cuenta. El diseñador ya no puede iniciar sesión, pero sus tareas y datos se conservan, y el puesto libre puede asignarse a otra persona.
Cuando se alcanza el límite, el programa impide añadir o activar otro usuario y muestra un mensaje indicando que se ha superado el límite de la licencia. Puedes consultar la ocupación en «Puestos utilizados: X / Y» y en Ajustes → Avanzado → Licencia.
En la misma sección, el administrador asigna personas a los Espacios de trabajo y establece los permisos para añadir tareas y chats. Encontrarás más información en la página Usuarios y roles.
Un servidor propio conlleva costes que no se ven al comprar la licencia
Al coste de la licencia en tu propio servidor debes añadir el alojamiento, las copias de seguridad y el tiempo del administrador. Incluye también la migración de datos inicial, la preparación del equipo y los costes opcionales de la IA si tienes previsto utilizarla.
La hoja de cálculo de Anna incluye filas separadas para:
- el alojamiento de la aplicación durante 36 meses,
- la realización y comprobación de las copias de seguridad,
- el tiempo dedicado a las actualizaciones,
- la migración de datos desde el programa anterior,
- la preparación del equipo para trabajar,
- una clave de IA opcional del proveedor del modelo elegido.
Task Manager funciona sin IA. Si Anna la activa, utilizará su propia clave de OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude o xAI Grok y pagará directamente al proveedor del modelo, sin margen para Task Manager.
En un servicio de suscripción, el proveedor se encarga del alojamiento de la aplicación. No obstante, comprueba por separado la migración, la preparación de los empleados, el espacio adicional y las copias de seguridad disponibles para ti. La migración puede aparecer en ambos casos, porque pasar a un programa de suscripción también exige trasladar los datos.
Las actualizaciones requieren tiempo del administrador, por lo que se incluyen en A
En un servidor propio, el administrador ejecuta las actualizaciones, por lo que debes incluir en A el tiempo que les dedica. Task Manager comprueba automáticamente si hay nuevas versiones, pero no las instala sin intervención humana.
El administrador recibe una notificación de la nueva versión y ve un punto rojo junto al icono de ajustes. Descarga e instala las nuevas versiones desde el propio programa, normalmente sin FTP. La barra de progreso muestra las migraciones de la base de datos, la copia de archivos y la finalización, y al final aparece el botón «Actualizar la aplicación». Este proceso le ayuda a Anna a calcular el tiempo que anotará en A.
El soporte técnico resulta útil cuando el hosting no permite que el programa sobrescriba los archivos. Las versiones se instalan una tras otra. Antes de la descarga aparece un aviso para hacer una copia de la base de datos y de la carpeta uploads/.
El viernes, Anna reserva en su hoja de cálculo 20 minutos para cada actualización, incluida la copia de seguridad. Es una estimación de trabajo, no el tiempo de instalación declarado. Anotará el tiempo real después de las primeras actualizaciones y corregirá A. La página Actualizaciones describe el proceso.
El modo de solo lectura se activa por un problema con la clave, no por no renovarla
Task Manager pasa al modo de solo lectura cuando no se ha introducido una clave, esta no es válida o ha caducado. No renovar el acceso a nuevas versiones no invalida la licencia perpetua ni impide guardar cambios.
En el modo de solo lectura, Anna puede consultar tareas, chats, mensajes y archivos, pero no puede crear ni modificar contenido. En la parte inferior de la pantalla aparece una barra roja. Al introducir una clave válida, vuelve a ser posible guardar cambios.
El estado, el número de puestos y el campo «Válida hasta» con una fecha o la indicación «sin caducidad» los comprueba el administrador en Ajustes → Avanzado → Licencia. Cuando quedan 14 días o menos para que caduque la clave, el programa muestra un aviso en ámbar.
Para pasar de Standard a Pro, basta con introducir una nueva clave. Las funciones se activan de inmediato, sin actualizar la aplicación. Los datos de Correo, Archivos y Automatizaciones no se eliminan en el plan Standard; las automatizaciones quedan en pausa y se reanudan al introducir la clave Pro, sin volver a configurarlas.
La licencia no es la mejor opción en todos los casos
La licencia solo es más barata cuando 432 × S supera la suma de la licencia, las renovaciones elegidas, H y A. Si ocurre lo contrario, la suscripción resulta más rentable.
En el cálculo a tres años de Anna, la licencia solo resulta más rentable cuando se supera la tarifa límite calculada a partir de sus valores H y A. La suscripción puede ser una opción mejor para un proyecto de varios meses, cuando hay cambios frecuentes de personal o si nadie quiere encargarse de las actualizaciones y las copias de seguridad. Para ello, debe ser posible reducir el número de cuentas de pago de acuerdo con las condiciones del servicio concreto.
Compara primero los totales en la hoja de cálculo. Después, comprueba dónde se almacenarán los datos y quién se encargará de las copias de seguridad. Por último, compara las funciones que el equipo utiliza realmente. La frase «sin suscripción» no sustituye los cálculos, igual que un precio mensual bajo no refleja el coste de 36 meses.
Mañana, antes del primer café, introduce tres cifras en la hoja de cálculo: S de la oferta del proveedor, H para 36 meses y A valorado según tu propia tarifa por hora. Obtendrás el resultado con una multiplicación y una división.
Prueba cómo se trabaja con tareas y Espacios de trabajo de ejemplo en la Demo.
Preguntas frecuentes
Suscripción o licencia de pago único - ¿qué opción resulta más rentable para un equipo de 12 personas?
El modelo más barato es el que ofrece un coste menor al cabo de 36 meses: para la suscripción, calculas 432 × S; para la licencia, sumas el precio de la licencia, las renovaciones elegidas, H y A. Una cuota de suscripción de ejemplo de 25 zł da un total de 10 800 zł, pero esta cifra solo sirve para mostrar la fórmula y no es el precio de un programa concreto.
¿Qué plan de Task Manager incluye a 12 personas?
Un equipo de 12 personas cabe en el plan Classic, que incluye hasta 20 puestos activos. Cada cuenta activa ocupa un puesto, y al desactivarla se libera ese puesto sin eliminar los datos ni las tareas del usuario.
¿Tengo que renovar las actualizaciones de Task Manager al cabo de un año?
No, renovar el acceso a las actualizaciones es opcional. La licencia es perpetua, los primeros 12 meses de actualizaciones están incluidos en el precio y, después, puedes seguir trabajando con tu versión sin que se bloquee ninguna función.
¿Cuándo pasa Task Manager al modo de solo lectura?
El modo de solo lectura se activa cuando no se ha introducido la clave, esta no es válida o ha caducado. Puedes seguir consultando los datos, pero no guardar cambios hasta que el administrador introduzca una clave válida.
¿Hay que sumar el alojamiento al precio de la licencia de pago único?
Sí, si instalar el programa aumenta el coste de tu servidor. Incluye en el cálculo el alojamiento durante 36 meses y el tiempo necesario para las copias de seguridad y las actualizaciones. Ten en cuenta que a Task Manager le basta un alojamiento compartido normal con PHP y una base de datos MySQL o MariaDB.
Fuentes
El equipo de Task Manager - escribimos sobre el trabajo en equipo, la IA en la empresa y la organización de las tareas con ejemplos de Task Manager, un programa que se instala en tu propio servidor. Task Manager es desarrollado desde 2013 por Blue Creation Group (Piotr Łącz) y lo utilizan, entre otros, Neonet, la Universidad Militar de Tecnología y Polpharma - consulta las opiniones de los clientes. Verificamos los textos con la documentación y la versión actual del programa.
