Una empresa con 12 personas puede comparar los precios de distintos programas a partir de la primera factura, pero así no verá el coste de mantenimiento durante varios años. El cálculo a tres años incluye 36 meses de uso, el alojamiento, la administración y el acceso opcional a futuras actualizaciones.
Empieza calculando el coste de 432 meses de usuario
Si el proveedor factura mensualmente cada cuenta activa, para 12 personas y 3 años el punto de partida es este cálculo:
12 personas × 36 meses = 432 meses de usuario.
Representa el precio mensual de un puesto con la letra S. El coste de la suscripción será:
Coste de la suscripción = 432 × S.
Si S es, por ejemplo, de 30 zł netos, el resultado es de 12 960 zł netos. Es un supuesto ilustrativo para mostrar cómo funciona la fórmula, no el precio de un producto concreto.
En caso de facturación anual, representa el precio anual de un puesto con la letra R. El coste será entonces de 12 × 3 × R, es decir, 36 × R. El número de facturas es irrelevante - el proveedor puede emitirlas cada mes o una vez al año, pero estás comparando el coste del mismo periodo de uso.
Todos los importes de un mismo cálculo deben tener la misma base fiscal. Si introduces S como importe neto, expresa también en importes netos la licencia, el alojamiento y los servicios de pago. Si analizas importes brutos, utiliza siempre importes brutos en todas las filas.
Una hoja de cálculo neutral sustituye las suposiciones sobre una «suscripción típica»
Las condiciones de facturación de los servicios varían entre proveedores. Un servicio puede cobrar por las cuentas activas, otro por los puestos contratados y otro puede exigir un número mínimo de puestos. Por eso, antes de introducir S, completa esta breve tabla.
| Aspecto que debes comprobar | Datos de tu proveedor | Efecto en el cálculo |
|---|---|---|
| Precio de un puesto | mensual o anual | base de la fórmula |
| Número mínimo de puestos | número de cuentas o puestos | puede aumentar el coste para un equipo pequeño |
| Periodo de facturación | mes o año | determina la fecha y el importe del pago |
| Reducción del número de cuentas | condiciones y plazo para realizar el cambio | comprueba a partir de cuándo disminuye el importe facturado |
| Complementos | funciones que se pagan por separado | añade solo los elementos necesarios |
| Migración | coste único | súmalo al modelo correspondiente de la comparación |
| Alojamiento y copias de seguridad | alcance del servicio | no des por hecho que todos los conceptos están incluidos en el precio |
En una suscripción facturada por cada cuenta, la decimotercera persona aumenta el coste del siguiente periodo de facturación. Sin embargo, esto no ocurre con todas las suscripciones. Si pagas por un paquete de puestos, el coste puede mantenerse sin cambios hasta alcanzar el límite.
Lo mismo ocurre al reducir el equipo. Consulta en los precios o en el contrato si puedes reducir el número de puestos de pago durante el periodo contratado, solo al renovarlo o si no es posible hacerlo en ese plan.
Cálculo de Task Manager para 12 personas
Un equipo de 12 personas está incluido en el plan Classic, que admite hasta 20 puestos activos. No compras una cuenta separada para cada persona, sino una licencia con un límite de usuarios determinado.
Task Manager ofrece una licencia perpetua para la versión 2.x. Los precios también contemplan la renovación anual del acceso a las actualizaciones. La renovación es opcional - no renovarla no convierte la licencia perpetua 2.x en una suscripción ni hace que la aplicación pase automáticamente al modo de solo lectura.
Para la comparación, puedes utilizar un escenario en el que compras la licencia al principio y dos renovaciones anuales del acceso a las actualizaciones para los dos periodos siguientes. Si no tienes previsto realizar ambas renovaciones, elimina el concepto correspondiente de tu fórmula.
| Variante | Licencia | Dos renovaciones opcionales | Total según los precios antes de H y A |
|---|---|---|---|
| Standard Classic | 1 490 zł | 2 × 447 zł | 2 384 zł |
| Pro Classic | 3 990 zł | 2 × 1 197 zł | 6 384 zł |
Añade al modelo elegido:
- H - el coste del alojamiento durante 36 meses,
- A - el coste del tiempo dedicado a la administración, las actualizaciones y la supervisión de las copias de seguridad.
Task Manager funciona en el servidor del cliente. Basta con un alojamiento compartido convencional con PHP y una base de datos MySQL o MariaDB. Los datos de la aplicación se almacenan en ese servidor y los requisitos se describen en la página Instalación en tu servidor.
Si ya tienes un servidor adecuado y no genera ningún coste adicional, H puede ser cero. Sin embargo, no omitas A solo porque el propietario de la empresa se encargue de las actualizaciones. Su tiempo también tiene valor.
Umbral de rentabilidad de Standard y Pro
El umbral indica el precio de la suscripción mensual con el que ambos modelos tienen el mismo coste durante el periodo analizado. Para un escenario que incluye la licencia, dos renovaciones, el alojamiento y la administración, las fórmulas son estas:
Standard:
S graniczne Standard = (2 384 zł + H + A) / 432
Pro:
S graniczne Pro = (6 384 zł + H + A) / 432
Antes de hacer el cálculo, expresa todos los importes en valores netos o todos en valores brutos. H y A deben abarcar todo el periodo de 36 meses.
Si el precio de la suscripción S es superior al umbral S calculado, la licencia tiene un coste menor en el escenario planteado. Si S es inferior, la suscripción resulta más barata. Si ambos valores son iguales, el coste de los dos modelos es el mismo.
Por ejemplo, si tus datos indican que el umbral S es de 24 zł neto y la suscripción que estás valorando cuesta hipotéticamente 30 zł neto por usuario al mes, la licencia tiene un coste menor durante tres años. Esto no significa que sea más barata en cualquier periodo ni con un número de personas diferente.
El límite de usuarios no aumenta con cada nueva persona
El plan Classic admite hasta 20 usuarios activos. Añadir a una decimotercera, decimocuarta o decimoquinta persona no cambia el precio de la licencia mientras no superes el límite del plan.
Cada usuario activo ocupa una plaza. Cuando un empleado deja la empresa, el administrador puede desactivar su cuenta. Esa persona ya no podrá iniciar sesión, pero sus datos y tareas permanecerán en la aplicación y la plaza quedará libre para otro empleado.
El administrador puede asignar usuarios a cada espacio de trabajo y concederles permisos para gestionar el espacio, crear tareas y abrir chats. Encontrarás más información en la página Usuarios y roles.
El coste de la licencia incluye más que la compra del programa
Añade al coste de la licencia en tu propio servidor las partidas que realmente se apliquen a tu empresa:
- alojamiento durante todo el periodo analizado,
- tiempo dedicado a realizar y comprobar las copias de seguridad,
- tiempo que el administrador dedica a las actualizaciones,
- migración de datos desde el programa actual,
- formación del equipo,
- coste de la IA opcional del proveedor del modelo que elijas.
En un servicio SaaS mantenido por el proveedor, este se encarga del alojamiento de la aplicación. Sin embargo, no des por hecho que el precio incluye la migración, la formación, el espacio adicional, todas las integraciones o copias de seguridad accesibles para el cliente. Añade cada partida a la hoja de cálculo según la oferta del proveedor elegido.
La migración no debe añadirse automáticamente solo al coste de la licencia. Si el cambio a un servicio de suscripción también requiere trasladar los datos, el coste se aplica a ambos modelos o solo varía el alcance del trabajo.
Puedes instalar la mayoría de las actualizaciones de Task Manager sin FTP
Un servicio SaaS mantenido por el proveedor no exige que el cliente instale por su cuenta las nuevas versiones. En un programa alojado en tu propio servidor, las actualizaciones siguen siendo responsabilidad del administrador.
Task Manager comprueba automáticamente si hay nuevas versiones disponibles. El administrador ve una notificación y un indicador en los ajustes. La mayoría de las versiones se pueden descargar e instalar desde la aplicación, sin FTP. Algunas versiones requieren cargar el paquete manualmente, en cuyo caso la aplicación muestra las instrucciones correspondientes.
Antes de actualizar, debes realizar una copia de seguridad de la base de datos y de la carpeta de archivos adjuntos. Para consultar la lista de versiones necesitas una clave de licencia válida. El proceso de instalación se describe en la página Actualizaciones.
La renovación del acceso a las actualizaciones es una partida comercial incluida en la lista de precios. No debe confundirse con una suscripción por cada usuario ni con una situación en la que la clave no es válida, ha caducado o no se ha introducido.
Qué ocurre si la clave no existe o no es válida
La licencia de Task Manager es perpetua dentro de la versión 2.x. El estado de la licencia muestra, entre otros datos, el número de plazas ocupadas, el límite, la empresa y la fecha de validez o la indicación «perpetua». Encontrarás más información en la página Licencia perpetua.
El modo de solo lectura se activa cuando no se ha introducido la clave, esta no es válida o ha caducado una clave con vigencia limitada. En ese caso, se pueden consultar las tareas, los chats, los mensajes y los archivos existentes, pero no se puede crear ni modificar contenido. Al introducir una clave válida, vuelve a estar disponible la opción de guardar.
En el modo de solo lectura, el historial sigue estando disponible para su consulta. No comprar la renovación opcional de las actualizaciones para una licencia perpetua 2.x no implica automáticamente que la clave no sea válida ni debe describirse como la causa del bloqueo de la escritura.
Una licencia de pago único no es más barata en todos los casos
El resultado depende del cálculo, no del nombre del modelo. La licencia tiene un coste menor durante un periodo de tres años cuando 432 × S es superior a la suma de la licencia, las renovaciones elegidas, H y A.
Una suscripción puede tener un coste menor para un proyecto corto si el proveedor permite contratar el número de usuarios necesario solo durante el proyecto. También puede adaptarse a una reducción de la plantilla, pero únicamente si las condiciones del servicio permiten reducir con suficiente rapidez el número de cuentas de pago.
Antes de tomar una decisión, introduce tus propios valores de S, H y A en la hoja de cálculo. Añade únicamente las renovaciones, los extras y los costes de migración que realmente tengas previstos. Después, compara no solo el resultado, sino también dónde se almacenan los datos, las responsabilidades del administrador y las funciones que necesita el equipo. Puedes comprobar cómo funciona el programa con tareas y espacios de trabajo de ejemplo en la Demo.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta una suscripción para 12 personas durante 3 años?
Si se paga por cada cuenta, multiplica el precio mensual por puesto por 432. Un precio de ejemplo de 30 zł netos supone 12 960 zł netos durante todo el periodo.
¿Qué plan de Task Manager incluye a 12 personas?
Para 12 usuarios activos está pensado el plan Classic, que incluye hasta 20 puestos. Cada cuenta activa ocupa un puesto.
¿Es obligatoria la renovación de actualizaciones?
Los precios incluyen como opción la renovación anual del acceso a las actualizaciones. La licencia perpetua sigue siendo una licencia para la versión 2.x y no renovarla no hace que la aplicación pase automáticamente al modo de solo lectura.
¿Cuándo pasa la aplicación al modo de solo lectura?
Esto ocurre cuando no se ha introducido una clave, la clave no es válida o ha caducado una clave con validez limitada. En ese caso, los datos existentes se pueden consultar, pero no es posible guardar cambios.
¿Hay que sumar el alojamiento al precio de la licencia?
Sí, si el uso de la aplicación genera un coste adicional de servidor. Añade al cálculo el alojamiento durante 36 meses y el coste del tiempo dedicado a la administración y las copias de seguridad.
Fuentes
El equipo de Task Manager - escribimos sobre el trabajo en equipo, la IA en la empresa y la organización de las tareas con ejemplos de Task Manager, un programa que se instala en tu propio servidor. Task Manager es desarrollado desde 2013 por Blue Creation Group (Piotr Łącz) y lo utilizan, entre otros, Neonet, la Universidad Militar de Tecnología y Polpharma - consulta las opiniones de los clientes. Verificamos los textos con la documentación y la versión actual del programa.
