Ve čtvrtek ráno hledá Marta podepsanou smlouvu pro klienta Nord. V šestičlenné kanceláři kolují už tři soubory: návrh z e-mailu, verze po připomínkách z úkolu a sken poslaný na chatu. Když Kasia požádá: „Pošli mi tu poslední“, Marta musí nejdřív zjistit, který soubor to je. Přílohy z e-mailů a úkolů najde rychleji, pokud zkontroluje nejen název souboru, ale i vlákno, ze kterého pochází.
Přílohy z e-mailů a úkolů najdete v Souborech, ale ne v jedné složce
Přílohy z e-mailů a úkolů najdete v modulu Soubory v Task Manageru, ale automaticky nemíří do jedné společné složky. Úkoly a chaty mají vlastní složky na přílohy, zatímco soubory z přijaté pošty ukládáte na vyžádání do samostatné větve.
Když Marta hledá smlouvu, neptá se už jen „jak se jmenoval soubor?“, ale také „ve které konverzaci byl poslán?“. Obyčejný adresář s názvem „Smlouvy“ na druhou otázku neodpoví.
Modul Soubory ve variantě Pro otevřete z menu zobrazení v horní liště. Ve stromu jsou Dokumenty, tedy váš soukromý prostor, složky pracovních prostorů, Sdílené se mnou a Koš. Pracovní prostor je prostor, ve kterém tým drží své úkoly a chaty. V jeho složce najdete samostatné sekce Úkoly a Chaty.
Složka úkolu vzniká dřív, než se objeví první soubor
Každý úkol a každý chat pracovního prostoru dostane v Souborech složku pod svým názvem, i když je ještě prázdná. Složka má vlastní ikonu a nelze ji smazat ani přesunout - existuje, dokud existuje vlákno.
Když Kasia přiloží sken ke zprávě v úkolu „Smlouva Nord“, příloha se objeví i ve složce tohoto úkolu. Dostanou se tam i obrázky vložené do textu, například kresba z okna Nakreslit nebo vložený snímek obrazovky. Po každé konverzaci není třeba zakládat adresář.
Soubor „z vlákna“ je tentýž soubor, který vidíte u zprávy, ne archivní kopie. Pokud přílohu ze zprávy smažete, zmizí i ze složky, protože jde o jeden soubor zobrazený na dvou místech. Z úrovně Souborů ho nepřesunete, nepřejmenujete ani nesmažete samostatně. Můžete ho stáhnout, označit jako Oblíbený nebo použít „Kopírovat do…“ a vytvořit kopii v Dokumentech, složce pracovního prostoru nebo vlastní podsložce.
V pátek chce Marta uložit podepsanou smlouvu do své složky „Smlouvy“. Zvolí „Kopírovat do…“ místo toho, aby zkoušela přílohu přesunout a přerušit její vazbu na konverzaci. Vlákno si ponechá svůj soubor a Marta má samostatnou kopii na zvoleném místě. Samotné zkopírování do složky pracovního prostoru však kopii týmu nezpřístupní.
Více o této vazbě ukazuje příklad souboru z vlákna ve složce.
Sponka u úkolu ukončí procházení staré konverzace
Sponka „Soubory“ v záhlaví úkolu otevře seznam všech jeho příloh, včetně starších zpráv, které ještě nebyly načteny na obrazovce. U každého souboru vidíte typ, velikost, autora a datum přidání; klik otevře náhled a šipka soubor stáhne.
Představte si pondělí po dvou týdnech oprav. Marta si pamatuje, že Kasia přiložila PDF, ale nepamatuje si den ani obsah zprávy. Místo procházení celé korespondence otevře sponkou složku úkolu a zkontroluje seznam.
Novou přílohu přidáte sponkou v editoru, přetažením souboru do okna nebo vložením ze schránky zkratkou Ctrl/Cmd+V. Stejnou cestu do složky vlákna máte ze záhlaví chatu. Díky tomu soubor nemusí čekat, až ho někdo ručně uspořádá po odeslání.
E-mail lze uložit do Souborů, ale sám se týmu nezobrazí
Přílohy z přijatého e-mailu ukládáte do Souborů na vyžádání pomocí menu vlákna nebo sponky v jeho záhlaví. Jejich uložení nezpřístupní soukromou schránku týmu; uložené soubory zůstávají vaše, dokud je sami nesdílíte. Soubory míří do složky Pošta → název schránky → předmět vlákna; samotná synchronizace pošty ukládá pouze seznam příloh, nikoli je všechny stahuje.
V modulu Pošta ve variantě Pro otevírá Marta korespondenci s klientem. Menu ⋮ vlákna umožňuje uložit všechny přílohy do Souborů. Pokud klikne na sponku v záhlaví, Task Manager rovnou otevře složku této konverzace, zobrazí informaci o stahování z poštovního serveru a bude soubory přidávat na pozadí. Marta může okno zavřít, než se stahování dokončí.
Nikdo jiný, ani administrátor, nevidí poštu Marty jen proto, že s ní pracuje ve stejném pracovním prostoru. Propojení e-mailu s úkolem je navigační zkratka, nezpřístupňuje týmu obsah ani předmět zprávy. Pokud mají kolegové znát obsah, musí ho Marta vložit do úkolu.
To je důležitá hranice mezi „mám soubor po ruce“ a „tým ho může otevřít“. U sdílené firemní schránky si ji musí u sebe připojit každý, kdo má mít přehled o korespondenci. Více o organizaci takové práce se dočtete v textu o tom, jak zvládnout e-maily v týmu.
Umístění souboru nenahrazuje rozhodnutí o přístupu
Soubor nahraný do složky pracovního prostoru je ve výchozím nastavení soukromý; samotná složka nedává týmu právo k jeho čtení. Výjimkou je soubor nahraný přímo do složky úkolu nebo chatu: ten vidí účastníci daného vlákna, i když smazat ho nebo přejmenovat může pouze vlastník.
Když Marta řadí smlouvy, může tedy zvolit místo podle případu a přístup podle osob. Vlastník spravuje sdílení: role „Pouze náhled“ umožňuje soubor stáhnout a použít jako přílohu, zatímco „Může upravovat“ navíc umožňuje přejmenování. V okně sdílení řádek „Celý pracovní prostor“ zpřístupní soubor členům daného prostoru jedním krokem.
| Kde je soubor | Kdo má přístup bez samostatného sdílení | Komu ho může vlastník sdílet |
|---|---|---|
| V Dokumentech | Vlastník | Osobám, se kterými sdílí jakýkoli pracovní prostor |
| Ve složce pracovního prostoru | Vlastník | Členům tohoto pracovního prostoru |
| Nahraný přímo do složky úkolu nebo chatu | Účastníci vlákna | Osobám s přístupem k tomuto vláknu |
Tato tabulka nenahrazuje kontrolu konkrétního souboru. Tlačítko „Informace“ zobrazí mimo jiné vlastníka, umístění a osoby, kterým byl soubor sdílen. Pokud chcete uspořádat i přístup k samotným úkolům, začněte u rolí a oprávnění v Task Manageru.
Náhled pomůže vybrat soubor, ale dokument neupravuje
Obrázky a PDF se otevírají přímo v náhledu Souborů. DOCX a XLSX zobrazují pouze obsah v textovém zobrazení, takže úplné rozvržení dokumentu zjistíte až po stažení.
Pro Martu je ten rozdíl praktický. Před odesláním smlouvy může rychle nahlédnout do PDF; pokud potřebuje zkontrolovat rozvržení tabulek v sešitu, stáhne XLSX. Textové soubory, včetně TXT, CSV a Markdown, čte v náhledu a podporované video formáty přehraje přímo v okně. U ostatních formátů uvidí kartu souboru s možností stažení.
V náhledu pomáhá pole Umístění vrátit se ke zdroji: u přílohy z úkolu nebo chatu ukazuje vlákno, u souboru z pošty - předmět zprávy. Šipkami u „Zpět“ přejdete na předchozí nebo další soubor ve stejné složce, bez návratu na seznam. U PDF je navíc „V nové kartě“.
Soubor z předchozího úkolu připojíte bez stahování na plochu
Soubor z předchozího úkolu připojíte bez stahování na plochu: v editoru klikněte na sponku a vyberte „Z aplikace Soubory“. Můžete také zvolit „Z počítače“. Možnost „Z aplikace Soubory“ umožňuje sáhnout po vlastních souborech, sdílených dokumentech a přílohách z vašich úkolů a chatů, s informací o jejich původu.
V úterý Kasia píše zprávu v novém úkolu. Potřebuje ceník z úkolu uzavřeného loni, proto zvolí „Z aplikace Soubory“ a vybere příslušný dokument. Nemusí ho nejprve uložit na plochu a pak znovu nahrávat. Při otevření prohlížeče souborů uvidí také sekci Nedávné s pěti naposledy použitými položkami.
Může také ukotvit okno Souborů vedle otevřeného vlákna a přetáhnout soubor do konverzace. Překryv „Přetáhněte pro připojení“ signalizuje, že soubor se umístí na lištu příloh a odešle se s další zprávou.
Oblíbené uspořádají soubory, administrátor kontroluje místo
Oblíbené shromažďují označené soubory z různých míst aplikace a ukazují, odkud pocházejí. Administrátor zkontroluje obsazenost v Nastavení → Pokročilé → Soubory a místo. Smazaný běžný soubor putuje do Koše, odkud ho lze obnovit nebo trvale odstranit; po 30 dnech se Koš sám vyprázdní.
Do otevřené složky nahrajete soubor ikonou nahrávání nebo přetažením z počítače. Limit pro jeden nahrávaný soubor je 100 MB. Zobrazení přepnete mezi dlaždicemi a seznamem, soubory seřadíte mimo jiné podle názvu, velikosti nebo data přidání a lupa prohledá aktuální složku.
Administrátor může nastavit limit GB pro každou osobu; do limitu se počítá i Koš. Data aplikace leží na serveru klienta a stahování souborů prochází přes aplikaci, která kontroluje oprávnění. Pouhá znalost adresy souboru ke stažení nestačí.
AI asistent čte text dokumentu, ne sken
Soubor nebo složku můžete označit jako zdroj pro AI asistenta, pokud potřebujete odpověď na otázku o obsahu dokumentu. AI asistent čte textovou vrstvu mimo jiné u PDF, DOCX a XLSX, ale nepřečte sken PDF bez textu: Task Manager nemá OCR, tedy rozpoznávání textu z obrazu. Tuto hranici podrobněji popisuje text o souborech jako zdrojích znalostí AI.
Zítra si vyberte jednu záležitost rozptýlenou mezi úkolem, chatem a e-mailem. Otevřete úkol, klikněte na sponku v záhlaví a zkontrolujte seznam příloh; chybějící dokumenty uložte z příslušného e-mailového vlákna a poté se rozhodněte, komu k nim dát přístup. Uspořádání Souborů a Pošty si můžete prohlédnout v Demo.
Nejčastější dotazy
Vidí celý tým soubor nahraný do složky pracovního prostoru?
Ne, soubor ve složce pracovního prostoru zůstává soukromý, dokud ho vlastník nesdílí. Soubor nahraný přímo do složky úkolu nebo chatu vidí účastníci daného vlákna.
Jak uložit přílohy z e-mailu do jedné složky?
V menu poštovního vlákna zvolte uložení všech příloh do Souborů. Trasa vede do složky Pošta → název schránky → předmět vlákna; sponka v záhlaví e-mailu otevře tuto složku a zahájí stahování příloh na vyžádání.
Mohu přesunout přílohu z úkolu do jiné složky?
Ne, přílohu označenou „z vlákna“ nelze přesunout z úrovně Souborů. Můžete ji zkopírovat do jiné složky přes „Kopírovat do…“, čímž zachováte originál u konverzace.
Přečte AI asistent smlouvu v PDF?
Ano, pokud PDF obsahuje textovou vrstvu. Sken bez textu přečten nebude, protože Task Manager nemá OCR.
Zdroje
Tým aplikace Task Manager - píšeme o týmové práci, AI ve firmách a organizaci úkolů na příkladech z aplikace Task Manager, která se instaluje na vlastní server. Task Manager vyvíjí od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používají ho mimo jiné Neonet, Vojenská technická akademie a Polpharma - prohlédněte si hodnocení zákazníků. Texty ověřujeme podle dokumentace a aktuální verze aplikace.
