Torstaiaamuna Marta etsii allekirjoitettua sopimusta asiakkaalle Nord. Kuuden hengen toimistossa liikkuu jo kolme tiedostoa: luonnos sähköpostista, kommenttien jälkeinen versio tehtävästä ja keskustelussa lähetetty skannaus. Kun Kasia pyytää: ”Lähetä se viimeisin”, Martan täytyy ensin selvittää, mikä tiedosto se on. Sähköpostien ja tehtävien liitteet löytyvät nopeammin, jos tarkistaa paitsi tiedoston nimen, myös sen, mistä viestiketjusta se on peräisin.
Sähköpostien ja tehtävien liitteet löydät Tiedostoista, mutta eivät samasta kansiosta
Sähköpostien ja tehtävien liitteet löydät Task Managerin Tiedostot-moduulista, mutta ne eivät päädy automaattisesti yhteen kansioon. Tehtävillä ja keskusteluilla on omat kansionsa liitteille, kun taas saapuneen postin tiedostot tallennat pyynnöstä omaan erilliseen haaraan.
Kun Marta etsii sopimusta, hän ei kysy enää vain ”mikä oli tiedoston nimi?”, vaan myös ”missä keskustelussa se lähetettiin?”. Tavallinen kansio nimeltä ”Sopimukset” ei vastaa jälkimmäiseen kysymykseen.
Pro-version Tiedostot-moduulin avaat yläpalkin näkymävalikosta. Puurakenteessa näkyvät Asiakirjat eli oma yksityinen tilasi, työtilojen kansiot, Jaettu minulle sekä Roskakori. Työtila on tila, jossa tiimi pitää tehtäviään ja keskustelujaan. Sen kansiossa on erilliset Tehtävät- ja Keskustelut-osiot.
Tehtävän kansio syntyy jo ennen ensimmäistä tiedostoa
Jokainen työtilan tehtävä ja keskustelu saa Tiedostoissa oman nimensä mukaisen kansion, vaikka se olisi vielä tyhjä. Kansiolla on oma kuvake, eikä sitä voi poistaa tai siirtää - se säilyy niin kauan kuin viestiketju on olemassa.
Kun Kasia liittää skannauksen tehtävän ”Sopimus Nord” viestiin, liite ilmestyy myös tämän tehtävän kansioon. Sinne päätyvät myös viestin sisältöön upotetut kuvat, esimerkiksi Piirrä-ikkunan piirros tai liitetty ruutukaappaus. Erillistä kansiota ei tarvitse luoda jokaisen keskustelun jälkeen.
”Viestiketjusta” peräisin oleva tiedosto on sama tiedosto, joka näkyy viestin yhteydessä - ei arkistokopio. Jos poistat liitteen viestistä, se katoaa myös kansiosta, koska kyseessä on yksi ja sama tiedosto, joka näkyy kahdessa paikassa. Tiedostot-näkymästä et voi siirtää sitä, nimetä uudelleen etkä poistaa erikseen. Voit ladata sen, merkitä Suosikiksi tai käyttää toimintoa ”Kopioi kohteeseen…” luodaksesi kopion Asiakirjoihin, työtilan kansioon tai omaan alikansioosi.
Perjantaina Marta haluaa tallentaa allekirjoitetun sopimuksen omaan ”Sopimukset”-kansioonsa. Hän valitsee ”Kopioi kohteeseen…” sen sijaan, että yrittäisi siirtää liitteen ja katkaista sen yhteyden keskusteluun. Viestiketju säilyttää oman tiedostonsa, ja Martalla on erillinen kopio valitussa paikassa. Pelkkä kopiointi työtilan kansioon ei kuitenkaan jaa kopiota tiimille.
Lisää tästä yhteydestä kertoo esimerkki viestiketjun tiedostosta kansiossa.
Tehtävän paperiliitin lopettaa vanhan keskustelun selaamisen
Tehtävän otsikon paperiliitin ”Tiedostot” avaa listan kaikista sen liitteistä, myös vanhemmista viesteistä, joita ei vielä ole ladattu näkyviin. Jokaisen tiedoston kohdalla näet tyypin, koon, lisääjän ja lisäyspäivän; klikkaus avaa esikatselun ja nuoli lataa tiedoston.
Kuvittele maanantai kahden viikon korjauskierroksen jälkeen. Marta muistaa, että Kasia liitti PDF:n, mutta ei muista päivää eikä viestin sisältöä. Sen sijaan, että selaisi koko kirjeenvaihtoa, hän avaa tehtävän kansion paperiliittimestä ja tarkistaa listan.
Uuden liitteen lisäät editorin paperiliittimestä, vetämällä tiedoston ikkunaan tai liittämällä sen leikepöydältä pikanäppäimellä Ctrl/Cmd+V. Saman reitin viestiketjun kansioon löydät myös keskustelun otsikosta. Näin tiedoston ei tarvitse odottaa, että joku järjestää sen käsin lähettämisen jälkeen.
Sähköpostin voi tallentaa Tiedostoihin, mutta se ei näy tiimille automaattisesti
Saapuneen sähköpostin liitteet tallennat Tiedostoihin pyynnöstä käyttämällä ketjun valikkoa tai sen otsikossa olevaa paperiliitintä. Tallentaminen ei jaa yksityistä postilaatikkoa tiimille; tallennetut tiedostot pysyvät sinun omanasi, kunnes itse jaat ne. Tiedostot päätyvät kansioon Sähköposti → postilaatikon nimi → ketjun aihe; pelkkä sähköpostin synkronointi tallentaa vain luettelon liitteistä, ei lataa niitä kaikkia.
Pro-version Sähköposti-moduulissa Marta avaa kirjeenvaihdon asiakkaan kanssa. Ketjun ⋮-valikosta voi tallentaa kaikki liitteet Tiedostoihin. Jos hän klikkaa otsikon paperiliitintä, Task Manager avaa heti kyseisen keskustelun kansion, näyttää tiedon latauksesta sähköpostipalvelimelta ja lisää tiedostoja taustalla. Marta voi sulkea ikkunan ennen kuin lataus on valmis.
Kukaan muu, ei edes pääkäyttäjä, ei näe Martan sähköposteja vain siksi, että hän työskentelee hänen kanssaan samassa työtilassa. Sähköpostin yhdistäminen tehtävään on vain navigointipikakuvake - se ei jaa tiimille viestin sisältöä eikä aihetta. Jos kollegoiden pitää nähdä sisältö, Martan on liitettävä se tehtävään.
Tämä on tärkeä raja sen välillä, että "tiedosto on käden ulottuvilla" ja että "tiimi pääsee avaamaan sen". Jaetussa postilaatikossa jokainen liittää sen itse, jos hänellä pitää olla näkyvyys kirjeenvaihtoon. Lisää tällaisen työn järjestämisestä löydät tekstistä tiimin sähköpostien hallinnasta.
Tiedoston sijainti ei korvaa päätöstä käyttöoikeudesta
Työtilan kansioon ladattu tiedosto on oletuksena yksityinen; itse kansio ei anna tiimille lukuoikeutta siihen. Poikkeuksena on tiedosto, joka on ladattu suoraan tehtävän tai keskustelun kansioon: sen näkevät kyseisen viestiketjun osallistujat, vaikka sen voi poistaa tai nimetä uudelleen vain omistaja.
Kun Marta järjestää sopimuksia, hän voi siis valita paikan asian mukaan ja käyttöoikeuden henkilöiden mukaan. Omistaja hallinnoi jakamista: rooli "Vain katselu" mahdollistaa tiedoston lataamisen ja käyttämisen liitteenä, kun taas "Voi muokata" sallii lisäksi nimen muuttamisen. Jakoikkunassa rivi "Koko työtila" antaa käyttöoikeuden kyseisen tilan jäsenille yhdellä liikkeellä.
| Missä tiedosto sijaitsee | Kenellä on käyttöoikeus ilman erillistä jakamista | Kenelle omistaja voi jakaa sen |
|---|---|---|
| Tiedostoissa | Omistaja | Henkilöille, joiden kanssa hän jakaa minkä tahansa työtilan |
| Työtilan kansiossa | Omistaja | Kyseisen työtilan jäsenet |
| Ladattu suoraan tehtävän tai keskustelun kansioon | Viestiketjun osallistujat | Henkilöille, joilla on pääsy kyseiseen viestiketjuun |
Tämä taulukko ei korvaa tietyn tiedoston tarkistamista. Painike "Tiedot" näyttää muun muassa omistajan, sijainnin ja henkilöt, joille tiedosto on jaettu. Jos haluat järjestää myös itse tehtävien käyttöoikeudet, aloita Task Managerin rooleista ja käyttöoikeuksista.
Esikatselu auttaa valitsemaan tiedoston, mutta ei muokkaa dokumenttia
Kuvat ja PDF-tiedostot avautuvat suoraan Tiedostojen esikatselussa. DOCX- ja XLSX-tiedostot näyttävät pelkän sisällön tekstinäkymässä, joten dokumentin täyden asettelun näet vasta latauksen jälkeen.
Martalle ero on käytännöllinen. Ennen sopimuksen lähettämistä hän voi vilkaista PDF:ää nopeasti; jos hänen pitää tarkistaa taulukoiden asettelu laskentataulukossa, hän lataa XLSX:n. Tekstitiedostot, kuten TXT, CSV ja Markdown, hän lukee esikatselussa, ja tuetut videomuodot toistuvat ikkunassa. Muiden tiedostomuotojen kohdalla hän näkee tiedostokortin, josta voi ladata tiedoston.
Esikatselussa kenttä Sijainti auttaa palaamaan lähteeseen: tehtävän tai keskustelun liitteen kohdalla se osoittaa viestiketjun, ja sähköpostista tulevan tiedoston kohdalla - viestin aiheen. Nuolilla kohdan "Takaisin" vieressä siirryt saman kansion edelliseen tai seuraavaan tiedostoon palaamatta listaan. PDF:n kohdalla on myös "Uuteen välilehteen".
Liität edellisen tehtävän tiedoston ilman lataamista työpöydälle
Liität edellisen tehtävän tiedoston ilman lataamista työpöydälle: napsauta editorissa paperiliitintä ja valitse "Tiedostot-sovelluksesta". Voit myös valita "Tietokoneelta". Vaihtoehto "Tiedostot-sovelluksesta" antaa pääsyn omiin tiedostoihisi, sinulle jaettuihin dokumentteihin sekä omien tehtäviesi ja keskustelujesi liitteisiin - tiedolla, mistä ne ovat peräisin.
Tiistaina Kasia kirjoittaa viestin uudessa tehtävässä. Hän tarvitsee hinnaston viime vuonna suljetusta tehtävästä, joten hän valitsee "Tiedostot-sovelluksesta" ja osoittaa oikean dokumentin. Hänen ei tarvitse ensin tallentaa sitä työpöydälle ja sitten ladata takaisin. Tiedostoselaimen avautuessa hän näkee myös Viimeisimmät-osion viidellä viimeksi käytetyllä kohteella.
Hän voi myös telakoida Tiedostot-ikkunan avoimen viestiketjun viereen ja vetää tiedoston keskusteluun. Peite "Pudota liittääksesi" ilmaisee, että tiedosto siirtyy liitepalkkiin ja lähetetään seuraavan viestin mukana.
Suosikit järjestävät tiedostot, ja pääkäyttäjä hallitsee tilaa
Suosikit kokoavat merkityt tiedostot sovelluksen eri paikoista ja näyttävät, mistä ne ovat peräisin. Pääkäyttäjä tarkistaa käytetyn tilan kohdasta Asetukset → Lisäasetukset → Tiedostot ja tila. Poistettu tavallinen tiedosto siirtyy Roskakoriin, josta voit palauttaa tai poistaa sen pysyvästi; 30 päivän jälkeen Roskakori tyhjenee itsestään.
Avoimeen kansioon lisäät tiedoston latauskuvakkeella tai vetämällä sen tietokoneelta. Yksittäisen ladattavan tiedoston raja on 100 Mt. Näkymän voit vaihtaa ruudukon ja listan välillä, lajitella tiedostoja muun muassa nimen, koon tai lisäyspäivän mukaan, ja suurennuslasi suodattaa nykyisen kansion.
Pääkäyttäjä voi asettaa jokaiselle henkilölle gigatavurajan; rajaan lasketaan mukaan myös Roskakori. Sovelluksen data sijaitsee asiakkaan palvelimella, ja tiedostojen lataaminen kulkee käyttöoikeudet tarkistavan sovelluksen kautta. Pelkkä tiedoston osoitteen tunteminen ei riitä sen lataamiseen.
AI-avustaja lukee dokumentin tekstin, ei skannausta
Voit osoittaa tiedoston tai kansion AI-avustajan lähteeksi, kun tarvitset vastauksen kysymykseen dokumentin sisällöstä. AI-avustaja lukee tekstitason muun muassa PDF-, DOCX- ja XLSX-tiedostoista, mutta se ei lue tekstitöntä PDF-skannausta: Task Managerissa ei ole OCR:ää eli tekstintunnistusta kuvasta. Tätä rajaa käsitellään laajemmin tekstissä tiedostoista AI:n tietolähteinä.
Valitse huomenna yksi asia, joka on hajallaan tehtävän, keskustelun ja sähköpostin välillä. Avaa tehtävä, napsauta otsikossa paperiliitintä ja tarkista liitteiden lista; tallenna puuttuvat dokumentit oikeasta sähköpostiketjusta ja päätä sitten, kenelle annat niihin pääsyn. Tiedostojen ja Sähköpostin asettelun voit nähdä Demossa.
Usein kysytyt kysymykset
Näkeekö koko tiimi Työtilan kansioon ladatun tiedoston?
Ei, työtilan kansiossa oleva tiedosto pysyy yksityisenä, kunnes omistaja jakaa sen. Suoraan tehtävän tai keskustelun kansioon ladatun tiedoston näkevät kyseisen viestiketjun osallistujat.
Miten tallennan sähköpostin liitteet samaan kansioon?
Valitse sähköpostiketjun valikosta kaikkien liitteiden tallennus Tiedostoihin. Ne päätyvät kansioon Sähköposti → postilaatikon nimi → ketjun aihe; sähköpostin otsikossa oleva paperiliittimen kuva avaa tämän kansion ja aloittaa liitteiden lataamisen pyynnöstä.
Voinko siirtää tehtävän liitteen toiseen kansioon?
Et, "viestiketjusta"-merkinnällä varustettua liitettä ei voi siirtää Tiedostot-näkymästä. Voit kopioida sen toiseen kansioon toiminnolla ”Kopioi kohteeseen…”, jolloin alkuperäinen tiedosto säilyy keskustelun yhteydessä.
Lukeeko AI-avustaja PDF-muotoisen sopimuksen?
Kyllä, jos PDF sisältää tekstitason. Skannausta ilman tekstiä ei lueta, koska Task Managerissa ei ole OCR-toimintoa.
Lähteet
Task Manager -tiimi - kirjoitamme tiimityöstä, tekoälyn hyödyntämisestä yrityksissä ja tehtävien järjestämisestä käyttäen esimerkkejä Task Managerista, omalle palvelimelle asennettavasta ohjelmistosta. Blue Creation Group (Piotr Łącz) on kehittänyt Task Manageria vuodesta 2013 lähtien, ja sitä käyttävät muun muassa Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna ja Polpharma - katso asiakkaiden kokemuksia. Tarkistamme tekstit käyttöohjeiden ja ohjelmiston ajantasaisen version perusteella.
