Na quinta-feira de manhã, a Marta procura o contrato assinado para o cliente Nord. No escritório de seis pessoas já circulam três ficheiros: o projeto do e-mail, a versão com as alterações da tarefa e a digitalização enviada no chat. Quando a Kasia pede: "Envia-me a última", a Marta primeiro tem de descobrir qual delas é. Encontrará os anexos de e-mails e tarefas mais depressa se verificar não só o nome do ficheiro, mas também o tópico de onde provém.
Anexos de e-mails e tarefas encontram-se em Ficheiros, mas não numa só pasta
Os anexos de e-mails e tarefas encontram-se no módulo Ficheiros do Task Manager, mas não vão automaticamente para uma pasta comum. As tarefas e os chats têm pastas próprias para anexos, enquanto os ficheiros do correio recebido são guardados a pedido num ramo separado.
Quando a Marta procura um contrato, já não pergunta apenas "como se chamava o ficheiro?", mas também "em que conversa foi enviado?". Uma pasta comum chamada "Contratos" não responde à segunda pergunta.
O módulo Ficheiros na variante Pro é aberto a partir do menu de vistas na barra superior. Na árvore encontra Documentos, ou seja, o seu espaço privado, as pastas dos workspaces, Partilhados comigo e o Lixo. Um workspace é um espaço onde a equipa mantém as suas tarefas e conversas. Na respetiva pasta vai encontrar secções separadas para Tarefas e Conversas.
A pasta da tarefa é criada antes de aparecer o primeiro ficheiro
Cada tarefa e cada chat do workspace recebe nos Ficheiros uma pasta com o seu nome, mesmo quando ainda está vazia. A pasta tem um ícone próprio e não pode ser eliminada nem movida - existe enquanto existir o tópico.
Quando a Kasia anexar uma digitalização a uma mensagem na tarefa "Contrato Nord", o anexo também aparecerá na pasta dessa tarefa. Também lá chegarão imagens incorporadas no conteúdo, por exemplo um desenho feito na janela Desenhar ou uma captura de ecrã colada. Não é preciso criar uma pasta depois de cada conversa.
O ficheiro "do tópico" é o mesmo ficheiro visível junto à mensagem, e não uma cópia de arquivo. Se eliminar o anexo da mensagem, ele também desaparecerá da pasta, porque é um único ficheiro mostrado em dois sítios. A partir dos Ficheiros não o pode mover, mudar o nome nem eliminar separadamente. Pode descarregá-lo, marcá-lo como Favorito ou usar "Copiar para..." para criar uma cópia nos Documentos, na pasta do workspace ou numa subpasta própria.
Na sexta-feira, a Marta quer guardar o contrato assinado na sua pasta "Contratos". Escolhe "Copiar para...", em vez de tentar mover o anexo e quebrar a sua ligação à conversa. O tópico mantém o seu ficheiro e a Marta fica com uma cópia separada no local escolhido. No entanto, copiar para a pasta do workspace não torna a cópia automaticamente partilhada com a equipa.
Mais sobre esta relação pode ser visto no exemplo do ficheiro do tópico na pasta.
O clipe na tarefa poupa-lhe o trabalho de percorrer uma conversa antiga
O clipe "Ficheiros" no cabeçalho da tarefa abre a lista de todos os seus anexos, incluindo mensagens antigas ainda não carregadas no ecrã. Junto a cada ficheiro vê o tipo, o tamanho, o autor e a data de adição; clicar abre a pré-visualização e a seta descarrega o ficheiro.
Imagine uma segunda-feira, duas semanas depois de correções. A Marta lembra-se de que a Kasia anexou um PDF, mas não se lembra do dia nem do conteúdo da mensagem. Em vez de percorrer toda a correspondência, abre a pasta da tarefa pelo clipe e verifica a lista.
Adiciona um novo anexo através do clipe no editor, arrastando o ficheiro para a janela ou colando-o da área de transferência com o atalho Ctrl/Cmd+V. Tem o mesmo caminho para a pasta do tópico a partir do cabeçalho do chat. Assim, o ficheiro não precisa de esperar que alguém o organize manualmente depois de ser enviado.
O e-mail pode ser guardado nos Ficheiros, mas não aparece sozinho para a equipa
Os anexos de um e-mail recebido são guardados nos Ficheiros a pedido, através do menu do tópico ou do clipe no seu cabeçalho. Guardá-los não partilha a caixa de correio privada com a equipa; os ficheiros guardados permanecem seus até que você próprio os partilhe. Os ficheiros vão para a pasta Correio → nome da caixa → assunto do tópico; a própria sincronização do correio guarda apenas a lista de anexos, e não os descarrega todos.
No módulo Correio na versão Pro, a Marta abre a correspondência com o cliente. O menu ⋮ da conversa permite guardar todos os anexos em Ficheiros. Se clicar no clipe no cabeçalho, o Task Manager abre de imediato a pasta dessa conversa, mostra a informação sobre a transferência a partir do servidor de correio e vai adicionando os ficheiros em segundo plano. A Marta pode fechar a janela antes de a transferência terminar.
Mais ninguém, nem mesmo o administrador, vê o correio da Marta só porque trabalha com ela no mesmo workspace. A associação do e-mail à tarefa é um atalho de navegação, não disponibiliza ao resto da equipa o conteúdo nem o assunto da mensagem. Se os colegas precisarem de conhecer o conteúdo, a Marta tem de o colar na tarefa.
É uma fronteira importante entre «tenho o ficheiro à mão» e «a equipa pode abri-lo». Numa caixa de correio partilhada da empresa, cada pessoa liga-a do seu lado se quiser ter acesso à correspondência. Pode ler mais sobre a organização deste tipo de trabalho no texto sobre como gerir e-mails em equipa.
A localização do ficheiro não substitui a decisão sobre o acesso
Um ficheiro carregado numa pasta do workspace é privado por predefinição; a própria pasta não dá à equipa o direito de o ler. A exceção é um ficheiro carregado diretamente na pasta de uma tarefa ou de um chat: os participantes dessa conversa veem-no, embora apenas o proprietário o possa apagar ou mudar de nome.
Quando a Marta organiza contratos, pode assim escolher o local consoante o assunto e o acesso consoante as pessoas. O proprietário gere a partilha: a função «Apenas visualização» permite transferir o ficheiro e usá-lo como anexo, e «Pode editar» permite também mudar o nome. Na janela de partilha, a linha «Todo o workspace» concede acesso aos membros desse espaço num único gesto.
| Onde está o ficheiro | Quem tem acesso sem partilha específica | A quem o proprietário o pode partilhar |
|---|---|---|
| Em Documentos | Proprietário | Pessoas com quem partilha qualquer workspace |
| Na pasta do workspace | Proprietário | Membros desse workspace |
| Carregado diretamente na pasta de uma tarefa ou de um chat | Participantes da conversa | Pessoas com acesso a essa conversa |
Esta tabela não substitui a verificação de um ficheiro concreto. O botão «Informações» mostra, entre outros, o proprietário, a localização e as pessoas com quem o ficheiro foi partilhado. Se também quiser organizar o acesso às próprias tarefas, comece por funções e permissões no Task Manager.
A pré-visualização ajuda a escolher o ficheiro, mas não edita o documento
Imagens e PDFs abrem diretamente na pré-visualização de Ficheiros. DOCX e XLSX mostram apenas o conteúdo em modo de texto, pelo que só verá o esquema completo do documento depois de o transferir.
Para a Marta, a diferença é prática. Antes de enviar o contrato, pode espreitar rapidamente o PDF; se precisar de verificar o esquema das tabelas numa folha de cálculo, transfere o XLSX. Os ficheiros de texto, incluindo TXT, CSV e Markdown, lê-os na pré-visualização, e os formatos de vídeo suportados reproduzem-se na janela. Nos restantes formatos, verá o cartão do ficheiro com a opção de transferência.
Na pré-visualização, o campo Localização ajuda a voltar à origem: num anexo de uma tarefa ou chat indica a conversa, e num ficheiro de correio - o assunto da mensagem. Com as setas junto a «Voltar» passa para o ficheiro anterior ou seguinte na mesma pasta, sem regressar à lista. No PDF há também «Em novo separador».
Anexa um ficheiro de uma tarefa anterior sem o transferir para o ambiente de trabalho
Anexa um ficheiro de uma tarefa anterior sem o transferir para o ambiente de trabalho: no editor, clique no clipe e escolha «Da aplicação Ficheiros». Também pode escolher «Do computador». A opção «Da aplicação Ficheiros» permite aceder aos seus próprios ficheiros, a documentos partilhados consigo e a anexos das suas tarefas e conversas, com a indicação da respetiva origem.
Na terça-feira, a Kasia escreve uma mensagem numa nova tarefa. Precisa da tabela de preços de uma tarefa encerrada no ano passado, por isso escolhe «Da aplicação Ficheiros» e indica o documento certo. Não precisa de o guardar primeiro no ambiente de trabalho e depois voltar a carregá-lo. No arranque do navegador de ficheiros verá também a secção Recentes, com os cinco itens usados mais recentemente.
Também pode encaixar a janela de Ficheiros ao lado da conversa aberta e arrastar o ficheiro para a conversa. A sobreposição «Largar para anexar» indica que o ficheiro vai para a barra de anexos e será enviado com a próxima mensagem.
Os Favoritos organizam os ficheiros, e o administrador controla o espaço
Os Favoritos reúnem os ficheiros assinalados em diferentes locais da aplicação e mostram de onde vêm. O administrador pode verificar a ocupação em Definições → Avançado → Ficheiros e espaço. Um ficheiro normal eliminado vai para o Lixo, de onde pode restaurá-lo ou eliminá-lo definitivamente; ao fim de 30 dias, o Lixo limpa-se automaticamente.
Numa pasta aberta, pode carregar um ficheiro através do ícone de carregamento ou arrastando-o a partir do computador. O limite por ficheiro carregado é de 100 MB. Pode alternar a vista entre mosaicos e lista, ordenar os ficheiros, entre outros critérios, por nome, tamanho ou data de adição, e a lupa filtra a pasta atual.
O administrador pode definir um limite em GB para cada pessoa; o Lixo também é contabilizado para esse limite. Os dados da aplicação estão no servidor do cliente, e a transferência de ficheiros passa pela aplicação, que verifica as permissões. Conhecer apenas o endereço do ficheiro não é suficiente para o transferir.
O Assistente de IA lê o texto do documento, não o digitaliza
Pode indicar um ficheiro ou pasta como fonte do Assistente de IA quando precisa de uma resposta a uma pergunta sobre o conteúdo de um documento. O Assistente de IA lê a camada de texto, entre outros, de PDF, DOCX e XLSX, mas não consegue ler um PDF digitalizado sem texto: o Task Manager não tem OCR, ou seja, reconhecimento de escrita a partir de imagem. Este limite está descrito com mais detalhe no texto sobre ficheiros como fontes de conhecimento para a IA.
Amanhã escolha um assunto disperso entre uma tarefa, um chat e um e-mail. Abra a tarefa, clique no clipe no cabeçalho e verifique a lista de anexos; guarde os documentos em falta a partir da conversa de correio correspondente e, depois, decida a quem dar acesso a eles. Pode ver a organização de Ficheiros e Correio na Demo.
Perguntas mais frequentes
Um ficheiro carregado para a pasta do workspace fica visível para toda a equipa?
Não, um ficheiro numa pasta do workspace permanece privado até o proprietário o disponibilizar. Um ficheiro carregado diretamente para a pasta de uma tarefa ou conversa é visível para os participantes desse tópico.
Como guardar os anexos de um e-mail numa única pasta?
No menu do tópico de correio, escolha guardar todos os anexos em Ficheiros. Serão colocados na pasta Correio → nome da caixa → assunto do tópico; o clipe no cabeçalho do e-mail abrirá essa pasta e iniciará a transferência dos anexos conforme necessário.
Posso mover um anexo de uma tarefa para outra pasta?
Não, um anexo marcado como "do tópico" não pode ser movido a partir de Ficheiros. Pode copiá-lo para outra pasta através de "Copiar para...", mantendo o original junto à conversa.
O Assistente de IA consegue ler um contrato em PDF?
Sim, se o PDF tiver uma camada de texto. Uma digitalização sem texto não será lida, porque o Task Manager não tem OCR.
Fontes
A equipa do Task Manager escreve sobre trabalho em equipa, IA nas empresas e organização das tarefas, com exemplos do Task Manager, um programa instalado no servidor da própria empresa. O Task Manager é desenvolvido desde 2013 pela Blue Creation Group (Piotr Łącz) e é utilizado, entre outros, pela Neonet, pela Wojskowa Akademia Techniczna e pela Polpharma - consulte as opiniões dos clientes. Verificamos os textos com base no manual e na versão atual do programa.
