Jeudi matin, Marta cherche le contrat signé pour le client Nord. Dans ce bureau de six personnes, trois fichiers circulent déjà : le projet venu d'un e-mail, la version corrigée issue d'une tâche et un scan envoyé sur une discussion. Quand Kasia demande : « Envoie-moi la dernière version », Marta doit d'abord déterminer lequel de ces fichiers l'est. Elle retrouvera plus vite les pièces jointes des e-mails et des tâches en vérifiant non seulement le nom du fichier, mais aussi le fil dont il provient.
Les pièces jointes des e-mails et des tâches se trouvent dans Fichiers, mais pas dans un seul dossier
Les pièces jointes des e-mails et des tâches se trouvent dans le module Fichiers de Task Manager, mais elles n'atterrissent pas automatiquement dans un seul dossier commun. Les tâches et les discussions ont leurs propres dossiers pour les pièces jointes, tandis que les fichiers de la messagerie reçue s'enregistrent à la demande dans une branche séparée.
Quand Marta cherche le contrat, elle ne se demande plus seulement « comment s'appelait le fichier ? », mais aussi « dans quelle conversation a-t-il été envoyé ? ». Un simple dossier nommé « Contrats » ne répond pas à la seconde question.
Le module Fichiers de la version Pro s'ouvre depuis le menu des vues dans la barre supérieure. Dans l'arborescence se trouvent Documents, c'est-à-dire votre espace privé, les dossiers des espaces de travail, Partagé avec moi ainsi que la Corbeille. Un espace de travail est un espace où l'équipe conserve ses tâches et ses discussions. Dans son dossier, vous trouverez des sections distinctes Tâches et Discussions.
Le dossier d'une tâche se crée avant même l'arrivée du premier fichier
Chaque tâche et chaque discussion d'un espace de travail obtient dans Fichiers un dossier portant son nom, même s'il est encore vide. Ce dossier a une icône particulière et ne peut être ni supprimé ni déplacé - il existe tant que le fil existe.
Lorsque Kasia joint un scan à un message dans la tâche « Contrat Nord », la pièce jointe apparaît également dans le dossier de cette tâche. Y atterrissent aussi les images intégrées au contenu, par exemple un dessin venu de la fenêtre Dessiner ou une capture d'écran collée. Pas besoin de créer un dossier après chaque conversation.
Un fichier « issu d'un fil » est le même fichier que celui visible dans le message, et non une copie archivée. Si vous supprimez la pièce jointe du message, elle disparaît aussi du dossier, car il s'agit d'un seul fichier affiché à deux endroits. Depuis Fichiers, vous ne pourrez ni le déplacer, ni le renommer, ni le supprimer séparément. Vous pouvez le télécharger, le marquer comme Favori ou utiliser « Copier vers… » pour en créer une copie dans Documents, dans le dossier de l'espace de travail ou dans votre propre sous-dossier.
Vendredi, Marta souhaite classer le contrat signé dans son dossier « Contrats ». Elle choisit « Copier vers… » plutôt que d'essayer de déplacer la pièce jointe et de rompre son lien avec la conversation. Le fil conserve son fichier, et Marta obtient une copie distincte à l'endroit choisi. Le simple fait de copier vers le dossier de l'espace de travail ne partage toutefois pas la copie avec l'équipe.
L'exemple du fichier issu d'un fil dans un dossier en dit plus sur ce lien.
Le trombone dans la tâche met fin au défilement d'une vieille conversation
Le trombone « Fichiers » dans l'en-tête d'une tâche ouvre la liste de toutes ses pièces jointes, y compris celles des anciens messages pas encore chargés à l'écran. Pour chaque fichier, vous voyez le type, la taille, l'auteur et la date d'ajout ; un clic ouvre l'aperçu, et la flèche télécharge le fichier.
Imaginez un lundi, après deux semaines de corrections. Marta se souvient que Kasia a joint un PDF, mais ne se rappelle ni du jour ni du contenu du message. Plutôt que de faire défiler toute la correspondance, elle ouvre le dossier de la tâche via le trombone et consulte la liste.
Vous ajoutez une nouvelle pièce jointe avec le trombone dans l'éditeur, en glissant le fichier dans la fenêtre ou en le collant depuis le presse-papiers avec le raccourci Ctrl/Cmd+V. Le même chemin vers le dossier du fil est accessible depuis l'en-tête de la discussion. Ainsi, le fichier n'a pas besoin d'attendre que quelqu'un le range manuellement après l'envoi.
Un e-mail peut être enregistré dans Fichiers, mais il ne s'affiche pas automatiquement à l'équipe
Vous enregistrez les pièces jointes d'un e-mail reçu dans Fichiers à la demande, via le menu du fil ou le trombone dans son en-tête. Les enregistrer ne partage pas votre boîte mail privée avec l'équipe ; les fichiers enregistrés restent les vôtres tant que vous ne les partagez pas vous-même. Les fichiers atterrissent dans le dossier Messagerie → nom de la boîte → objet du fil ; la synchronisation de la messagerie elle-même n'enregistre que la liste des pièces jointes, et ne les télécharge pas toutes.
Dans le module Messagerie de la version Pro, Marta ouvre la correspondance avec le client. Le menu ⋮ du fil permet d'enregistrer toutes les pièces jointes dans Fichiers. Si elle clique sur le trombone dans l'en-tête, Task Manager ouvre immédiatement le dossier de cette conversation, affiche une information sur le téléchargement depuis le serveur de messagerie et ajoute les fichiers en arrière-plan. Marta peut fermer la fenêtre avant la fin du téléchargement.
Personne d'autre, pas même l'administrateur, ne voit la messagerie de Marta simplement parce qu'elle travaille avec lui dans le même espace de travail. Le lien entre un e-mail et une tâche est un raccourci de navigation, il ne donne pas accès à l'équipe au contenu ni à l'objet du message. Si les collègues doivent en connaître le contenu, Marta doit le coller dans la tâche.
C'est une frontière importante entre « j'ai le fichier sous la main » et « l'équipe peut l'ouvrir ». Avec une boîte mail partagée, chaque personne doit la connecter chez elle si elle veut avoir accès à la correspondance. Vous en apprendrez plus sur l'organisation de ce type de travail dans l'article sur la gestion des e-mails en équipe.
L'emplacement du fichier ne remplace pas la décision d'accès
Un fichier déposé dans un dossier de l'espace de travail est privé par défaut ; le dossier lui-même ne donne pas à l'équipe le droit de le lire. L'exception concerne un fichier déposé directement dans le dossier d'une tâche ou d'une discussion : les participants à ce fil le voient, mais seul le propriétaire peut le supprimer ou le renommer.
Lorsque Marta classe des contrats, elle peut donc choisir l'emplacement en fonction du dossier, et l'accès en fonction des personnes. Le propriétaire gère le partage : le rôle « Lecture seule » permet de télécharger le fichier et de l'utiliser comme pièce jointe, tandis que « Peut modifier » permet en plus de le renommer. Dans la fenêtre de partage, la ligne « Tout l'espace de travail » donne l'accès à tous les membres de cet espace en un seul geste.
| Où se trouve le fichier | Qui y a accès sans partage individuel | À qui le propriétaire peut le partager |
|---|---|---|
| Dans Fichiers | Le propriétaire | Aux personnes avec qui il partage un espace de travail quelconque |
| Dans le dossier de l'espace de travail | Le propriétaire | Aux membres de cet espace de travail |
| Déposé directement dans le dossier d'une tâche ou d'une discussion | Les participants au fil de discussion | Aux personnes ayant accès à ce fil de discussion |
Ce tableau ne remplace pas la vérification d'un fichier précis. Le bouton « Informations » affiche notamment le propriétaire, l'emplacement et les personnes avec qui le fichier a été partagé. Si vous souhaitez également mettre de l'ordre dans l'accès aux tâches elles-mêmes, commencez par les rôles et autorisations dans Task Manager.
L'aperçu aide à choisir un fichier, mais ne modifie pas le document
Les images et les PDF s'ouvrent directement dans l'aperçu de Fichiers. Les DOCX et XLSX n'affichent que le contenu en mode texte, vous ne pourrez donc vérifier la mise en page complète du document qu'après téléchargement.
Pour Marta, la différence est concrète. Avant d'envoyer un contrat, elle peut rapidement consulter le PDF ; si elle doit contrôler la mise en page des tableaux d'un tableur, elle télécharge le XLSX. Les fichiers texte, y compris TXT, CSV et Markdown, se lisent dans l'aperçu, et les formats vidéo pris en charge se lisent dans la fenêtre. Pour les autres formats, elle verra une fiche de fichier avec possibilité de téléchargement.
Dans l'aperçu, le champ Emplacement aide à revenir à la source : pour une pièce jointe issue d'une tâche ou d'une discussion, il indique le fil ; pour un fichier issu de la messagerie, l'objet du message. Les flèches à côté de « Retour » permettent de passer au fichier précédent ou suivant dans le même dossier, sans revenir à la liste. Pour un PDF, l'option « Dans un nouvel onglet » est également disponible.
Vous pouvez joindre un fichier d'une tâche précédente sans le télécharger sur votre bureau
Vous pouvez joindre un fichier d'une tâche précédente sans le télécharger sur votre bureau : dans l'éditeur, cliquez sur le trombone et choisissez « Depuis l'application Fichiers ». Vous pouvez aussi choisir « Depuis l'ordinateur ». L'option « Depuis l'application Fichiers » permet d'accéder à vos propres fichiers, aux documents qui vous ont été partagés et aux pièces jointes de vos tâches et discussions, avec une indication de leur provenance.
Mardi, Kasia rédige un message dans une nouvelle tâche. Elle a besoin d'un tarif issu d'une tâche clôturée l'année dernière ; elle choisit donc « Depuis l'application Fichiers » et sélectionne le bon document. Elle n'a pas besoin de l'enregistrer d'abord sur le bureau puis de le réimporter. Au démarrage du navigateur de fichiers, elle verra aussi une section Récents avec les cinq derniers éléments utilisés.
Elle peut aussi ancrer la fenêtre Fichiers à côté du fil ouvert et glisser le fichier vers la conversation. La superposition « Déposer pour joindre » indique que le fichier sera ajouté à la barre des pièces jointes et envoyé avec le prochain message.
Les favoris organisent les fichiers, et l'administrateur contrôle l'espace de stockage
Les favoris rassemblent les fichiers marqués provenant de différents endroits de l'application et indiquent leur provenance. L'administrateur peut vérifier l'occupation de l'espace dans Paramètres → Avancé → Fichiers et espace. Un fichier normal supprimé est placé dans la Corbeille, d'où vous pouvez le restaurer ou le supprimer définitivement ; au bout de 30 jours, la Corbeille se vide automatiquement.
Vous pouvez téléverser un fichier dans un dossier ouvert via l'icône de téléversement ou en le glissant depuis votre ordinateur. La limite par fichier téléversé est de 100 Mo. Vous pouvez basculer l'affichage entre vignettes et liste, trier les fichiers notamment par nom, taille ou date d'ajout, et la loupe filtre le dossier en cours.
L'administrateur peut définir une limite en Go pour chaque personne ; la Corbeille est également incluse dans cette limite. Les données de l'application se trouvent sur le serveur du client, et le téléchargement des fichiers passe par l'application qui vérifie les autorisations. La simple connaissance de l'adresse d'un fichier ne suffit pas à le télécharger.
L'Assistant IA lit le texte du document, pas un scan
Vous pouvez désigner un fichier ou un dossier comme source de l'Assistant IA lorsque vous avez besoin d'une réponse concernant le contenu d'un document. L'Assistant IA lit la couche de texte, notamment des fichiers PDF, DOCX et XLSX, mais il ne peut pas lire un PDF scanné sans texte : Task Manager n'intègre pas d'OCR, c'est-à-dire de reconnaissance d'écriture à partir d'une image. Cette limite est détaillée dans l'article sur les fichiers comme sources de connaissance pour l'IA.
Demain, choisissez un dossier dispersé entre une tâche, une discussion et un e-mail. Ouvrez la tâche, cliquez sur le trombone dans l'en-tête et vérifiez la liste des pièces jointes ; enregistrez les documents manquants depuis le fil de messagerie correspondant, puis décidez à qui en donner l'accès. Vous pouvez découvrir l'organisation de Fichiers et Messagerie dans la Demo.
Questions fréquentes
Toute l’équipe peut-elle voir un fichier ajouté au dossier d’un Espace de travail ?
Non, un fichier placé dans un dossier d'espace de travail reste privé tant que son propriétaire ne l'a pas partagé. Un fichier déposé directement dans le dossier d'une tâche ou d'une discussion est visible par les participants de ce fil.
Comment enregistrer les pièces jointes d'un e-mail dans un seul dossier ?
Dans le menu du fil de discussion pocztowego, choisissez d'enregistrer toutes les pièces jointes dans Fichiers. Elles seront placées dans le dossier Messagerie → nom de la boîte → objet du fil ; le trombone dans l'en-tête de l'e-mail ouvrira ce dossier et lancera le téléchargement des pièces jointes à la demande.
Puis-je déplacer une pièce jointe d'une tâche vers un autre dossier ?
Non, une pièce jointe marquée « issue d'un fil » ne peut pas être déplacée depuis Fichiers. Vous pouvez la copier vers un autre dossier via « Copier vers… », en conservant l'original lié à la conversation.
L'Assistant IA lira-t-il un contrat au format PDF ?
Oui, si le PDF contient une couche de texte. Un scan sans texte ne sera pas lu, car Task Manager ne dispose pas d'OCR.
Sources
L’équipe Task Manager - nous écrivons sur le travail en équipe, l’IA en entreprise et l’organisation des tâches, à partir d’exemples tirés de Task Manager, un logiciel installé sur votre propre serveur. Task Manager est développé depuis 2013 par Blue Creation Group (Piotr Łącz) ; il est notamment utilisé par Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna et Polpharma - consultez les avis de nos clients. Nous vérifions nos contenus à l’aide de la documentation et de la version actuelle du logiciel.
