Giovedì mattina Marta cerca il contratto firmato per il cliente Nord. Nell'ufficio di sei persone circolano già tre file: la bozza dalla email, la versione dopo le correzioni dall'attività e la scansione inviata in chat. Quando Kasia chiede: "Mandami l'ultima versione", Marta deve prima capire quale file sia quello giusto. Troverà gli allegati di email e attività più velocemente se controlla non solo il nome del file, ma anche la discussione da cui proviene.
Gli allegati di email e attività li trovi in File, ma non in un'unica cartella
Gli allegati di email e attività li trovi nel modulo File di Task Manager, ma non finiscono automaticamente in un'unica cartella comune. Attività e chat hanno le proprie cartelle per gli allegati, mentre i file dalla posta ricevuta li salvi su richiesta in un ramo separato.
Quando Marta cerca il contratto, non si chiede più solo "come si chiamava il file?", ma anche "in quale conversazione è stato inviato?". Una normale cartella chiamata "Contratti" non risponde alla seconda domanda.
Il modulo File nella versione Pro si apre dal menu delle viste nella barra superiore. Nell'albero trovi Documenti, ovvero il tuo spazio privato, le cartelle degli spazi di lavoro, Condivisi con me e Cestino. Lo spazio di lavoro è lo spazio in cui il team tiene le proprie attività e chat. Nella sua cartella trovi sezioni separate Attività e Chat.
La cartella dell'attività viene creata prima che appaia il primo file
Ogni attività e ogni chat dello spazio di lavoro riceve in File una cartella con il proprio nome, anche quando è ancora vuota. La cartella ha un'icona distinta e non si può eliminare né spostare - esiste finché esiste la discussione.
Quando Kasia allega una scansione a un messaggio nell'attività "Contratto Nord", l'allegato apparirà anche nella cartella di quell'attività. Vi finiranno anche le immagini inserite nel testo, ad esempio un disegno dalla finestra Disegna o uno screenshot incollato. Non serve creare una cartella dopo ogni conversazione.
Il file "dalla discussione" è lo stesso file visibile accanto al messaggio, non una copia d'archivio. Se elimini l'allegato dal messaggio, scomparirà anche dalla cartella, perché è un unico file mostrato in due punti. Dai File non puoi spostarlo, rinominarlo né eliminarlo separatamente. Puoi scaricarlo, contrassegnarlo come Preferito oppure usare "Copia in..." per creare una copia in Documenti, nella cartella dello spazio di lavoro o in una tua sottocartella.
Venerdì Marta vuole archiviare il contratto firmato nella sua cartella "Contratti". Sceglie "Copia in..." invece di provare a spostare l'allegato e interromperne il legame con la conversazione. La discussione mantiene il proprio file, e Marta ha una copia separata nel luogo scelto. La semplice copia nella cartella dello spazio di lavoro però non condivide la copia con il team.
Di più su questo legame lo mostra l'esempio del file della discussione nella cartella.
La graffetta nell'attività elimina lo scorrimento di vecchie conversazioni
La graffetta "File" nell'intestazione dell'attività apre l'elenco di tutti i suoi allegati, anche dai messaggi più vecchi non ancora caricati sullo schermo. Per ogni file vedi tipo, dimensione, autore e data di aggiunta; un clic apre l'anteprima, e la freccia scarica il file.
Immagina un lunedì dopo due settimane di correzioni. Marta ricorda che Kasia ha allegato un PDF, ma non ricorda il giorno né il contenuto del messaggio. Invece di scorrere tutta la corrispondenza, apre la cartella dell'attività con la graffetta e controlla l'elenco.
Un nuovo allegato lo aggiungi con la graffetta nell'editor, trascinando il file nella finestra oppure incollandolo dagli appunti con la scorciatoia Ctrl/Cmd+V. La stessa strada verso la cartella della discussione la trovi nell'intestazione della chat. Così il file non deve aspettare che qualcuno lo organizzi manualmente dopo l'invio.
L'email si può salvare in File, ma non appare da sola al team
Gli allegati di un'email ricevuta li salvi in File su richiesta, usando il menu della discussione o la graffetta nella sua intestazione. Salvarli non condivide la casella privata con il team; i file salvati restano tuoi finché non li condividi tu stesso. I file finiscono nella cartella Posta → nome casella → oggetto della discussione; la sola sincronizzazione della posta salva soltanto l'elenco degli allegati, non li scarica tutti.
Nel modulo Posta nella versione Pro, Marta apre la corrispondenza con il cliente. Il menu ⋮ della discussione permette di salvare tutti gli allegati in File. Se clicca sulla graffetta nell'intestazione, Task Manager aprirà subito la cartella di quella conversazione, mostrerà un'informazione sul download dal server di posta e aggiungerà i file in background. Marta può chiudere la finestra prima che il download finisca.
Nessun altro, nemmeno l'amministratore, vede la posta di Marta solo perché lavora con lei nello stesso spazio di lavoro. Collegare un'email a un'attività è una scorciatoia di navigazione, non condivide con il team il contenuto né l'oggetto del messaggio. Se i colleghi devono conoscere il contenuto, Marta deve incollarlo nell'attività.
È un confine importante tra "ho il file a portata di mano" e "il team può aprirlo". Con una casella aziendale condivisa, ogni persona la collega sul proprio account se vuole avere accesso alla corrispondenza. Per saperne di più sull'organizzazione di questo tipo di lavoro, leggi l'articolo su come gestire le email in team.
La posizione del file non sostituisce la decisione sull'accesso
Un file caricato in una cartella dello spazio di lavoro è privato di default; la cartella stessa non concede al team il diritto di leggerlo. Fa eccezione il file caricato direttamente nella cartella di un'attività o di una chat: lo vedono i partecipanti di quella discussione, anche se solo il proprietario può eliminarlo o rinominarlo.
Quando Marta organizza i contratti, può quindi scegliere il luogo in base alla pratica e l'accesso in base alle persone. Il proprietario gestisce la condivisione: il ruolo "Solo visualizzazione" permette di scaricare il file e usarlo come allegato, mentre "Può modificare" consente anche di rinominarlo. Nella finestra di condivisione, la riga "Intero spazio di lavoro" concede l'accesso ai membri di quello spazio con un solo clic.
| Dove si trova il file | Chi ha accesso senza condivisione separata | A chi il proprietario può condividerlo |
|---|---|---|
| In Documenti | Proprietario | Alle persone con cui condivide un qualsiasi spazio di lavoro |
| Nella cartella dello spazio di lavoro | Proprietario | Ai membri di quello spazio di lavoro |
| Caricato direttamente nella cartella di un'attività o di una chat | Partecipanti della discussione | Alle persone con accesso a quella discussione |
Questa tabella non sostituisce il controllo del singolo file. Il pulsante "Informazioni" mostra, tra l'altro, il proprietario, la posizione e le persone con cui il file è stato condiviso. Se vuoi mettere ordine anche nell'accesso alle attività stesse, inizia da ruoli e permessi in Task Manager.
L'anteprima aiuta a scegliere il file, ma non modifica il documento
Immagini e PDF si aprono direttamente nell'anteprima di File. DOCX e XLSX mostrano solo il contenuto in vista testuale, quindi l'impaginazione completa del documento si verifica solo dopo averlo scaricato.
Per Marta la differenza è pratica. Prima di inviare il contratto può dare rapidamente un'occhiata al PDF; se deve controllare l'impaginazione delle tabelle nel foglio di calcolo, scarica l'XLSX. I file di testo, inclusi TXT, CSV e Markdown, li legge nell'anteprima, mentre i formati video supportati li riproduce nella finestra. Per gli altri formati vedrà la scheda del file con la possibilità di scaricarlo.
Nell'anteprima, il campo Posizione aiuta a tornare alla fonte: per un allegato di un'attività o di una chat indica la discussione, mentre per un file dalla posta indica l'oggetto del messaggio. Con le frecce accanto a "Indietro" passi al file precedente o successivo nella stessa cartella, senza tornare all'elenco. Per i PDF è presente anche "In una nuova scheda".
Alleghi un file da un'attività precedente senza scaricarlo sul desktop
Alleghi un file da un'attività precedente senza scaricarlo sul desktop: nell'editor clicca sulla graffetta e scegli "Dall'app File". Puoi anche indicare "Dal computer". L'opzione "Dall'app File" permette di attingere ai tuoi file, ai documenti condivisi con te e agli allegati delle tue attività e chat, con l'indicazione della loro provenienza.
Martedì Kasia scrive un messaggio in una nuova attività. Ha bisogno del listino prezzi di un'attività chiusa l'anno scorso, quindi sceglie "Dall'app File" e indica il documento giusto. Non deve prima salvarlo sul desktop e poi ricaricarlo. All'apertura del browser file vedrà anche la sezione Recenti con le cinque voci usate più di recente.
Può anche agganciare la finestra File accanto alla discussione aperta e trascinare il file nella conversazione. L'overlay "Rilascia per allegare" segnala che il file finirà nella barra degli allegati e verrà inviato con il messaggio successivo.
I preferiti mettono ordine nei file, l'amministratore controlla lo spazio
I Preferiti raccolgono i file contrassegnati provenienti da diversi punti dell'app e mostrano la loro provenienza. L'amministratore può verificare l'occupazione in Impostazioni → Avanzate → File e spazio. Un file normale eliminato finisce nel Cestino, da cui puoi ripristinarlo o eliminarlo definitivamente; dopo 30 giorni il Cestino si svuota automaticamente.
In una cartella aperta puoi caricare un file con l'icona di caricamento oppure trascinandolo dal computer. Il limite per singolo file caricato è di 100 MB. Puoi passare dalla vista a riquadri a quella a elenco, ordinare i file tra l'altro per nome, dimensione o data di aggiunta, e la lente filtra la cartella corrente.
L'amministratore può impostare un limite in GB per ogni persona; nel limite rientra anche il Cestino. I dati dell'app risiedono sul server del cliente, e il download dei file passa attraverso l'app che verifica i permessi. La sola conoscenza dell'indirizzo del file non è sufficiente per scaricarlo.
L'Assistente AI legge il testo del documento, non la scansione
Puoi indicare un file o una cartella come fonte dell'Assistente AI quando hai bisogno di una risposta su una domanda relativa al contenuto del documento. L'Assistente AI legge il livello testuale, tra l'altro, di PDF, DOCX e XLSX, ma non legge una scansione PDF priva di testo: Task Manager non ha OCR, cioè il riconoscimento della scrittura da un'immagine. Questo limite è descritto più ampiamente nell'articolo su i file come fonti di conoscenza per l'AI.
Domani scegli una pratica dispersa tra un'attività, una chat e un'email. Apri l'attività, clicca sulla graffetta nell'intestazione e controlla l'elenco degli allegati; salva i documenti mancanti dalla discussione email corrispondente, poi decidi a chi dare accesso. Puoi vedere l'organizzazione di File e Posta nella Demo.
Domande frequenti
Il file caricato nella cartella dello Spazio di lavoro è visibile a tutto il team?
No, il file in una cartella dello spazio di lavoro resta privato finché il proprietario non lo condivide. Un file caricato direttamente nella cartella di un'attività o di una chat è visibile ai partecipanti di quella discussione.
Come salvare gli allegati di un'email in un'unica cartella?
Nel menu della discussione email scegli di salvare tutti gli allegati in File. Finiranno nella cartella Posta → nome casella → oggetto della discussione; la graffetta nell'intestazione dell'email aprirà quella cartella e avvierà il download degli allegati su richiesta.
Posso spostare un allegato da un'attività a un'altra cartella?
No, un allegato contrassegnato come "dalla discussione" non può essere spostato dai File. Puoi copiarlo in un'altra cartella tramite "Copia in...", mantenendo l'originale accanto alla conversazione.
L'Assistente AI leggerà un contratto in PDF?
Sì, se il PDF contiene un livello di testo. Una scansione senza testo non verrà letta, perché Task Manager non ha l'OCR.
Fonti
Il team di Task Manager - scriviamo di lavoro di squadra, AI in azienda e organizzazione delle attività, utilizzando esempi tratti da Task Manager, un software installato sul proprio server. Task Manager è sviluppato dal 2013 da Blue Creation Group (Piotr Łącz) ed è utilizzato, tra gli altri, da Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna e Polpharma - scopri le opinioni dei clienti. Verifichiamo i contenuti consultando il manuale e la versione aggiornata del software.
