Vo štvrtok ráno Marta hľadá podpísanú zmluvu pre klienta Nord. V šesťčlennej kancelárii už kolujú tri súbory: návrh z e-mailu, verzia po pripomienkach z úlohy a sken poslaný na chate. Keď Kasia požiada: „Pošli mi tú poslednú“, Marta musí najprv zistiť, ktorý súbor to je. Prílohy z e-mailov a úloh nájde rýchlejšie, ak si overí nielen názov súboru, ale aj vlákno, z ktorého pochádza.
Prílohy z e-mailov a úloh nájdeš v Súboroch, ale nie v jednom priečinku
Prílohy z e-mailov a úloh nájdeš v module Súbory Task Managera, no automaticky nemieria do jedného spoločného priečinka. Úlohy a chaty majú vlastné priečinky na prílohy, zatiaľ čo súbory z prijatej pošty ukladáš na požiadanie do samostatnej vetvy.
Keď Marta hľadá zmluvu, už sa nepýta len „ako sa volal súbor?“, ale aj „v ktorej konverzácii ho poslali?“. Obyčajný priečinok s názvom „Zmluvy“ na druhú otázku neodpovie.
Modul Súbory vo variante Pro otvoríš z menu zobrazení v hornom paneli. V strome sú Dokumenty, teda tvoj súkromný priestor, priečinky pracovných priestorov, Zdieľané so mnou a Kôš. Pracovný priestor je priestor, v ktorom tím drží svoje úlohy a chaty. V jeho priečinku nájdeš samostatné sekcie Úlohy a Chaty.
Priečinok úlohy vznikne skôr, ako sa objaví prvý súbor
Každá úloha a každý chat pracovného priestoru dostane v Súboroch priečinok podľa svojho názvu, aj keď je ešte prázdny. Priečinok má odlišnú ikonu a nedá sa odstrániť ani presunúť - existuje, kým existuje vlákno.
Keď Kasia pripojí sken k správe v úlohe „Zmluva Nord“, príloha sa objaví aj v priečinku tejto úlohy. Dostanú sa tam aj obrázky vložené do obsahu, napríklad kresba z okna Kresliť alebo vložená snímka obrazovky. Nemusíš zakladať priečinok po každej konverzácii.
Súbor „z vlákna“ je ten istý súbor, ktorý vidíš pri správe, nie archívna kópia. Ak odstrániš prílohu zo správy, zmizne aj z priečinka, pretože ide o jeden súbor zobrazený na dvoch miestach. Z úrovne Súborov ho nepresunieš, nepremenuješ ani neodstrániš samostatne. Môžeš ho stiahnuť, označiť ako Obľúbený alebo použiť „Kopírovať do…“ a vytvoriť kópiu v Dokumentoch, priečinku pracovného priestoru alebo vo vlastnom podpriečinku.
V piatok chce Marta odložiť podpísanú zmluvu do svojho priečinka „Zmluvy“. Zvolí „Kopírovať do…“ namiesto pokusu presunúť prílohu a pretrhnúť jej súvislosť s konverzáciou. Vlákno si ponechá svoj súbor a Marta má samostatnú kópiu na zvolenom mieste. Samotné skopírovanie do priečinka pracovného priestoru však kópiu tímu nesprístupní.
Viac o tomto vzťahu ukazuje príklad súboru z vlákna v priečinku.
Spinka v úlohe ukončí prehliadanie starej konverzácie
Spinka „Súbory“ v hlavičke úlohy otvorí zoznam všetkých jej príloh, aj zo starších správ, ktoré ešte neboli načítané na obrazovke. Pri každom súbore vidíš typ, veľkosť, autora a dátum pridania; kliknutím sa otvorí náhľad a šípka súbor stiahne.
Predstav si pondelok po dvoch týždňoch úprav. Marta si pamätá, že Kasia pripojila PDF, ale nepamätá si deň ani obsah správy. Namiesto prehliadania celej korešpondencie otvorí priečinok úlohy pomocou spinky a skontroluje zoznam.
Novú prílohu pridáš spinkou v editore, pretiahnutím súboru do okna alebo vložením zo schránky skratkou Ctrl/Cmd+V. Rovnakú cestu do priečinka vlákna máš z hlavičky chatu. Vďaka tomu súbor nemusí čakať, kým ho niekto ručne usporiada po odoslaní.
E-mail možno uložiť do Súborov, ale tímu sa sám nezobrazí
Prílohy z prijatého e-mailu ukladáš do Súborov na požiadanie pomocou menu vlákna alebo spinky v jeho hlavičke. Ich uloženie nesprístupní súkromnú schránku tímu; uložené súbory zostávajú tvoje, kým ich sám nezdieľaš. Súbory smerujú do priečinka Pošta → názov schránky → predmet vlákna; samotná synchronizácia pošty ukladá len zoznam príloh, nie ich všetky stiahnutie.
V module Pošta vo variante Pro Marta otvára korešpondenciu s klientom. Menu ⋮ vlákna umožňuje uložiť všetky prílohy do Súborov. Ak klikne na spinku v hlavičke, Task Manager hneď otvorí priečinok tejto konverzácie, zobrazí informáciu o sťahovaní z poštového servera a bude pridávať súbory na pozadí. Marta môže okno zavrieť skôr, než sa sťahovanie dokončí.
Nikto iný, dokonca ani administrátor, nevidí poštu Marty len preto, že s ňou pracuje v jednom pracovnom priestore. Prepojenie mailu s úlohou je navigačnou skratkou, nesprístupňuje tímu obsah ani predmet správy. Ak majú kolegovia poznať obsah, Marta ho musí vložiť do úlohy.
To je dôležitá hranica medzi „mám súbor poruke“ a „tím ho môže otvoriť“. Pri spoločnej firemnej schránke si ju každý pripája u seba, ak má mať prehľad o korešpondencii. Viac o organizácii takejto práce sa dočítate v texte o tom, ako zvládnuť maily v tíme.
Umiestnenie súboru nenahrádza rozhodnutie o prístupe
Súbor nahraný do priečinka pracovného priestoru je predvolene súkromný; samotný priečinok nedáva tímu právo ho čítať. Výnimkou je súbor nahraný priamo do priečinka úlohy alebo chatu: vidia ho účastníci tohto vlákna, hoci zmazať ho alebo premenovať môže len vlastník.
Keď Marta spravuje zmluvy, môže si teda vybrať miesto podľa prípadu a prístup podľa osôb. Vlastník spravuje zdieľanie: rola „Len na zobrazenie“ umožňuje stiahnuť súbor a použiť ho ako prílohu, a „Môže upravovať“ navyše umožňuje zmeniť názov. V okne zdieľania riadok „Celý pracovný priestor“ dáva prístup členom tohto priestoru jedným krokom.
| Kde je súbor | Kto má prístup bez osobitného zdieľania | Komu ho môže vlastník zdieľať |
|---|---|---|
| V Dokumentoch | Vlastník | Osobám, s ktorými zdieľa akýkoľvek pracovný priestor |
| V priečinku pracovného priestoru | Vlastník | Členom tohto pracovného priestoru |
| Nahraný priamo do priečinka úlohy alebo chatu | Účastníci vlákna | Osobám s prístupom k tomuto vláknu |
Táto tabuľka nenahrádza kontrolu konkrétneho súboru. Tlačidlo „Informácie“ okrem iného zobrazuje vlastníka, umiestnenie a osoby, ktorým bol súbor zdieľaný. Ak chcete usporiadať aj prístup k samotným úlohám, začnite od rolí a oprávnení v Task Manageri.
Náhľad pomáha vybrať súbor, ale neupravuje dokument
Obrázky a PDF sa otvárajú priamo v náhľade Súborov. DOCX a XLSX zobrazujú len obsah v textovom zobrazení, takže kompletné rozloženie dokumentu uvidíte až po stiahnutí.
Pre Martu je rozdiel praktický. Pred odoslaním zmluvy môže rýchlo nahliadnuť do PDF; ak potrebuje skontrolovať rozloženie tabuliek v hárku, stiahne si XLSX. Textové súbory vrátane TXT, CSV a Markdown číta v náhľade a podporované video formáty prehráva priamo v okne. Pri ostatných formátoch uvidí kartu súboru s možnosťou stiahnutia.
V náhľade pole Umiestnenie pomáha vrátiť sa k zdroju: pri prílohe z úlohy alebo chatu zobrazuje vlákno, a pri súbore z pošty - predmet správy. Šípkami pri „Späť“ prejdete na predchádzajúci alebo nasledujúci súbor v tom istom priečinku bez návratu na zoznam. Pri PDF je aj „V novej karte“.
Súbor z predchádzajúcej úlohy pripojíte bez sťahovania na plochu
Súbor z predchádzajúcej úlohy pripojíte bez sťahovania na plochu: v editore kliknite na sponku a vyberte „Z aplikácie Súbory“. Môžete tiež zvoliť „Z počítača“. Možnosť „Z aplikácie Súbory“ umožňuje siahnuť po vlastných súboroch, zdieľaných dokumentoch a prílohách z vašich úloh a chatov, spolu s informáciou, odkiaľ pochádzajú.
V utorok Kasia píše správu v novej úlohe. Potrebuje cenník z úlohy uzavretej minulý rok, preto vyberie „Z aplikácie Súbory“ a nájde príslušný dokument. Nemusí ho najprv uložiť na plochu a potom znova nahrávať. Pri spustení prehliadača súborov tiež uvidí sekciu Nedávne s piatimi naposledy použitými položkami.
Môže tiež ukotviť okno Súborov vedľa otvoreného vlákna a presunúť súbor do konverzácie. Prekryv „Pustite na pripojenie“ signalizuje, že súbor sa pridá na panel príloh a odošle s ďalšou správou.
Obľúbené usporadúvajú súbory a administrátor kontroluje miesto
Obľúbené zhromažďujú označené súbory z rôznych miest aplikácie a zobrazujú, odkiaľ pochádzajú. Administrátor skontroluje zaplnenie priestoru v Nastavenia → Pokročilé → Súbory a priestor. Odstránený bežný súbor sa presunie do Koša, odkiaľ ho môžete obnoviť alebo natrvalo vymazať; po 30 dňoch sa Kôš vyprázdni sám.
Do otvoreného priečinka nahráte súbor ikonou nahrávania alebo presunutím z počítača. Limit pre jeden nahrávaný súbor je 100 MB. Zobrazenie prepnete medzi dlaždicami a zoznamom, súbory zoradíte okrem iného podľa názvu, veľkosti alebo dátumu pridania, a lupa prefiltruje aktuálny priečinok.
Administrátor môže nastaviť limit GB pre každú osobu; do limitu sa počíta aj Kôš. Dáta aplikácie sú na serveri klienta a sťahovanie súborov prechádza cez aplikáciu, ktorá kontroluje oprávnenia. Samotná znalosť adresy súboru nestačí na jeho stiahnutie.
Asistent AI číta text dokumentu, nie sken
Súbor alebo priečinok môžete označiť ako zdroj Asistenta AI, keď potrebujete odpoveď na otázku o obsahu dokumentu. Asistent AI číta textovú vrstvu okrem iného PDF, DOCX a XLSX, ale neprečíta sken PDF bez textu: Task Manager nemá OCR, teda rozpoznávanie písma z obrázka. Túto hranicu podrobnejšie opisuje text o súboroch ako zdrojoch znalostí AI.
Zajtra si vyberte jeden prípad rozptýlený medzi úlohou, chatom a mailom. Otvorte úlohu, kliknite na sponku v záhlaví a skontrolujte zoznam príloh; chýbajúce dokumenty uložte z príslušného mailového vlákna a potom rozhodnite, komu k nim dať prístup. Usporiadanie Súborov a Pošty si môžete pozrieť v Demo.
Najčastejšie otázky
Vidí celý tím súbor nahraný do priečinka pracovného priestoru?
Nie, súbor v priečinku pracovného priestoru zostáva súkromný, kým ho vlastník nezdieľa. Súbor nahraný priamo do priečinka úlohy alebo chatu vidia účastníci daného vlákna.
Ako uložiť prílohy z e-mailu do jedného priečinka?
V menu poštového vlákna vyber uloženie všetkých príloh do Súborov. Prejdú do priečinka Pošta → názov schránky → predmet vlákna; spinka v hlavičke e-mailu otvorí tento priečinok a spustí sťahovanie príloh na požiadanie.
Môžem presunúť prílohu z úlohy do iného priečinka?
Nie, prílohu označenú „z vlákna“ nemožno presunúť z úrovne Súborov. Môžeš ju skopírovať do iného priečinka cez „Kopírovať do…“ a zachovať originál pri konverzácii.
Prečíta Asistent AI zmluvu v PDF-e?
Áno, ak PDF obsahuje textovú vrstvu. Sken bez textu sa neprečíta, pretože Task Manager nemá OCR.
Zdroje
Tím Task Managera - píšeme o tímovej práci, AI vo firme a poriadku v úlohách na príkladoch z Task Managera, programu inštalovaného na vlastnom serveri. Task Manager vyvíja od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používajú ho okrem iných Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna a Polpharma - pozrite si hodnotenia zákazníkov. Texty overujeme podľa dokumentácie a aktuálnej verzie programu.
