Csütörtök reggel Marta az aláírt szerződést keresi a Nord ügyfélnek. A hatfős irodában már három fájl kering: a levélből származó tervezet, a feladatban megjegyzésekkel kiegészített verzió és a csevegésben elküldött szkennelt változat. Amikor Kasia megkéri: „Küldd át azt az utolsót”, Martának először ki kell derítenie, melyik fájl az. A levelekből és feladatokból származó mellékleteket gyorsabban megtalálja, ha nemcsak a fájl nevét nézi meg, hanem azt is, melyik beszélgetésszálból származik.
A levelek és feladatok mellékletei a Fájlokban találhatók, de nem egy mappában
A levelek és feladatok mellékletei a Task Manager Fájlok moduljában találhatók, de automatikusan nem kerülnek egy közös mappába. A feladatoknak és csevegéseknek saját mellékletmappájuk van, a beérkezett levelek fájljait pedig kérésre mented egy külön ágba.
Amikor Marta a szerződést keresi, már nem csak azt kérdezi, „hogy hívták a fájlt?”, hanem azt is, „melyik beszélgetésben küldték el?”. Egy egyszerű „Szerződések” nevű mappa erre a második kérdésre nem ad választ.
A Pro csomag Fájlok modulját a felső sávban lévő nézetmenüből nyitod meg. A fastruktúrában megtalálod a Dokumentumokat, vagyis a saját privát területedet, a munkaterületek mappáit, a Velem megosztva részt, valamint a Lomtárat. A munkaterület az a tér, ahol a csapat a feladatait és csevegéseit tartja. A mappájában külön Feladatok és Csevegések szakaszt találsz.
A feladat mappája már az első fájl megjelenése előtt létrejön
A munkaterület minden feladata és csevegése kap egy saját nevű mappát a Fájlokban, még akkor is, ha az még üres. A mappának saját ikonja van, és nem törölhető vagy helyezhető át - addig létezik, amíg a beszélgetésszál él.
Amikor Kasia csatol egy szkennelt dokumentumot az „Umowa Nord” feladat üzenetéhez, a melléklet megjelenik a feladat mappájában is. Odakerülnek a szövegbe ágyazott képek is, például a Rajzolj ablakból származó rajz vagy egy beillesztett képernyőkép. Nem kell minden beszélgetés után mappát létrehozni.
A „beszélgetésszálból” származó fájl ugyanaz a fájl, amely az üzenetnél látható, nem archivált másolat. Ha törlöd a mellékletet az üzenetből, az a mappából is eltűnik, mivel egyetlen fájlról van szó, amely két helyen jelenik meg. A Fájlok nézetből nem helyezheted át, nem nevezheted át, és nem törölheted külön. Letöltheted, megjelölheted Kedvencként, vagy használhatod a „Másolás ide…” funkciót, hogy másolatot készíts a Dokumentumokban, a munkaterület mappájában vagy egy saját almappában.
Pénteken Marta el szeretné tenni az aláírt szerződést a saját „Szerződések” mappájába. A „Másolás ide…” funkciót választja ahelyett, hogy megpróbálná áthelyezni a mellékletet és megszakítani a beszélgetéssel való kapcsolatát. A beszélgetésszál megtartja a saját fájlját, Martának pedig lesz egy külön másolata a kiválasztott helyen. Önmagában a munkaterület mappájába másolás azonban nem osztja meg a másolatot a csapattal.
Erről a kapcsolatról bővebben a beszélgetésszálból származó fájl a mappában példa mutat be részleteket.
A gemkapocs a feladatban véget vet a régi beszélgetés görgetésének
A feladat fejlécében található „Fájlok” gemkapocs megnyitja az összes mellékletének listáját, beleértve a régebbi, a képernyőn még be nem töltött üzenetekből származókat is. Minden fájlnál láthatod a típust, méretet, szerzőt és a hozzáadás dátumát; a kattintás előnézetet nyit meg, a nyíl pedig letölti a fájlt.
Képzelj el egy hétfőt két hetes javítgatás után. Marta emlékszik, hogy Kasia csatolt egy PDF-et, de nem emlékszik, melyik napon vagy milyen üzenetben. Ahelyett, hogy végiggörgetné az egész levelezést, megnyitja a feladat mappáját a gemkapocs segítségével, és ellenőrzi a listát.
Új mellékletet a szerkesztőben lévő gemkapoccsal adhatsz hozzá, a fájlt az ablakba húzva vagy a Ctrl/Cmd+V billentyűkombinációval a vágólapról beillesztve. Ugyanezt az utat a beszélgetésszál mappájába a csevegés fejlécéből is elérheted. Így a fájlnak nem kell várnia, amíg valaki kézzel rendszerezi a küldés után.
A levél elmenthető a Fájlokba, de önmagától nem jelenik meg a csapatnál
A beérkezett levél mellékleteit kérésre mented el a Fájlokba, a beszélgetésszál menüjét vagy a fejlécben lévő gemkapcsot használva. A mentés nem osztja meg a privát postafiókot a csapattal; a mentett fájlok a tieid maradnak, amíg magad meg nem osztod őket. A fájlok a Levelezés → postafiók neve → beszélgetés tárgya mappába kerülnek; maga a levelezés szinkronizálása csak a mellékletek jegyzékét menti el, nem tölti le mindegyiket.
A Pro csomag Levelezés moduljában Marta megnyitja az ügyféllel folytatott levelezést. A beszélgetésszál ⋮ menüje lehetővé teszi az összes melléklet mentését a Fájlokba. Ha a fejlécben lévő gemkapcsra kattint, a Task Manager azonnal megnyitja a beszélgetés mappáját, megjeleníti a levélkiszolgálóról történő letöltésre vonatkozó tájékoztatást, és a fájlokat a háttérben folyamatosan hozzáadja. Marta bezárhatja az ablakot, mielőtt a letöltés befejeződne.
Más, még a rendszergazda sem látja Marta leveleit csak azért, mert vele együtt dolgozik ugyanabban a munkaterületben. A levél feladathoz kapcsolása csak navigációs rövidítés, nem osztja meg a csapattal az üzenet tartalmát vagy tárgyát. Ha a munkatársaknak ismerniük kell a tartalmat, Martának be kell azt másolnia a feladatba.
Ez fontos határvonal a „kéznél van a fájl” és a „a csapat meg tudja nyitni” között. Közös céges postafióknál mindenkinek saját magának kell csatlakoztatnia azt, ha betekintést akar kapni a levelezésbe. Erről a munkaszervezésről bővebben olvashatsz a hogyan kezeld a leveleket csapatban című írásban.
A fájl helye nem helyettesíti a hozzáférésről szóló döntést
A munkaterület mappájába feltöltött fájl alapértelmezetten privát; maga a mappa nem ad jogot a csapatnak az olvasásához. Kivételt jelent a közvetlenül egy feladat vagy csevegés mappájába feltöltött fájl: azt az adott beszélgetésszál résztvevői látják, bár törölni vagy átnevezni csak a tulajdonos tudja.
Amikor Marta szerződéseket rendszerez, a helyet az ügy szerint, a hozzáférést pedig a személyek szerint választhatja ki. A megosztást a tulajdonos kezeli: a „Csak megtekintés” szerepkör lehetővé teszi a fájl letöltését és mellékletként való felhasználását, a „Szerkesztheti” pedig ezen felül az átnevezést is. A megosztási ablakban az „Egész munkaterület” sor egy mozdulattal hozzáférést ad a munkaterület tagjainak.
| Hol van a fájl | Kinek van hozzáférése külön megosztás nélkül | Kinek oszthatja meg a tulajdonos |
|---|---|---|
| A Dokumentumokban | Tulajdonos | Azoknak, akikkel bármilyen munkaterületet megoszt |
| A munkaterület mappájában | Tulajdonos | Az adott munkaterület tagjainak |
| Közvetlenül egy feladat vagy csevegés mappájába feltöltve | A beszélgetésszál résztvevői | Azoknak, akiknek hozzáférésük van ehhez a beszélgetésszálhoz |
Ez a táblázat nem helyettesíti a konkrét fájl ellenőrzését. Az „Információk” gomb megmutatja többek között a tulajdonost, a helyet és azokat, akikkel a fájlt megosztották. Ha a feladatokhoz való hozzáférést is szeretnéd rendbe tenni, kezdd a Task Manager szerepköreivel és jogosultságaival.
Az előnézet segít kiválasztani a fájlt, de nem szerkeszti a dokumentumot
A képek és PDF-ek közvetlenül megnyílnak a Fájlok előnézetében. A DOCX és XLSX fájlok csak a tartalmat mutatják szöveges nézetben, így a dokumentum teljes elrendezését csak letöltés után ellenőrizheted.
Marta számára ez a különbség gyakorlati jelentőségű. Szerződés küldése előtt gyorsan belenézhet a PDF-be; ha a táblázat elrendezését kell ellenőriznie, letölti az XLSX fájlt. A szöveges fájlokat, köztük a TXT, CSV és Markdown formátumokat, az előnézetben olvassa, a támogatott videóformátumokat pedig az ablakban lejátssza. A többi formátumnál a fájl kártyáját látja, letöltési lehetőséggel.
Az előnézetben a Hely mező segít visszatalálni a forráshoz: egy feladatból vagy csevegésből származó melléklet esetén a beszélgetésszálat mutatja, egy levélből származó fájl esetén pedig az üzenet tárgyát. A „Vissza” melletti nyilakkal az adott mappa előző vagy következő fájljára léphetsz, anélkül, hogy visszatérnél a listához. PDF esetén elérhető az „Új lapon” lehetőség is.
Egy korábbi feladat fájlját letöltés nélkül csatolhatod
Egy korábbi feladat fájlját letöltés nélkül csatolhatod: a szerkesztőben kattints a gemkapocsra, és válaszd a „Fájlok alkalmazásból” lehetőséget. Választhatod a „Számítógépről” opciót is. A „Fájlok alkalmazásból” lehetővé teszi, hogy hozzáférj saját fájljaidhoz, a neked megosztott dokumentumokhoz, valamint a feladataid és csevegéseid mellékleteihez, azzal az információval, honnan származnak.
Kedden Kasia üzenetet ír egy új feladatban. Szüksége van egy árlistára egy tavaly lezárt feladatból, ezért a „Fájlok alkalmazásból” lehetőséget választja, és kiválasztja a megfelelő dokumentumot. Nem kell előbb elmentenie az asztalra, majd újra feltöltenie. A fájlböngésző indulásakor megjelenik az Utóbbiak szekció is az öt legutóbb használt elemmel.
Lehorgonyozhatja a Fájlok ablakát a nyitott beszélgetésszál mellé, és ráhúzhatja a fájlt a beszélgetésre. A „Engedd el a csatoláshoz” átfedés jelzi, hogy a fájl a mellékletek sávjára kerül, és a következő üzenettel kerül elküldésre.
A Kedvencek rendszerezik a fájlokat, a rendszergazda pedig felügyeli a helyet
A Kedvencek összegyűjtik a megjelölt fájlokat az alkalmazás különböző helyeiről, és megmutatják, honnan származnak. A rendszergazda a foglaltságot a Beállítások → Haladó → Fájlok és hely menüpontban ellenőrizheti. A törölt egyszerű fájl a Lomtárba kerül, ahonnan visszaállítható vagy véglegesen törölhető; 30 nap után a Lomtár magától kiürül.
A nyitott mappába a feltöltés ikonnal vagy a számítógépről való áthúzással tölthetsz fel fájlt. Az egyszerre feltölthető fájl mérethatára 100 MB. A nézet csempés és listás megjelenítés között váltható, a fájlokat rendezheted többek között név, méret vagy hozzáadás dátuma szerint, a nagyító pedig a jelenlegi mappát szűri.
A rendszergazda GB-ban kifejezett korlátot állíthat be minden személyre; a korlátba a Lomtár is beleszámít. Az alkalmazás adatai az ügyfél szerverén vannak, a fájlok letöltése pedig a jogosultságokat ellenőrző alkalmazáson keresztül történik. Önmagában a fájl címének ismerete nem elég a letöltéséhez.
Az AI-asszisztens a dokumentum szövegét olvassa, nem a beszkennelt képet
Egy fájlt vagy mappát megjelölhetsz az AI-asszisztens forrásaként, ha a dokumentum tartalmára vonatkozó kérdésre van szükséged. Az AI-asszisztens a szöveges réteget olvassa többek között PDF, DOCX és XLSX formátumban, de nem olvassa be a szöveg nélküli beszkennelt PDF-et: a Task Managerben nincs OCR, azaz képről történő szövegfelismerés. Ezt a határt bővebben kifejti a fájlok mint AI-tudásforrások című írás.
Holnap válassz egy ügyet, amely feladat, csevegés és levél között oszlik meg. Nyisd meg a feladatot, kattints a gemkapocsra a fejlécben, és nézd át a mellékletek listáját; a hiányzó dokumentumokat mentsd el a megfelelő levelezési szálból, majd döntsd el, kinek adsz hozzá hozzáférést. A Fájlok és a Levelezés elrendezését megnézheted a Demo-ban.
Gyakori kérdések
Látja az egész csapat a Munkaterület mappájába feltöltött fájlt?
Nem, a munkaterület mappájában lévő fájl addig privát marad, amíg a tulajdonosa meg nem osztja. A feladat vagy csevegés mappájába közvetlenül feltöltött fájlt a beszélgetésszál résztvevői látják.
Hogyan menthetem el a levélmellékleteket egy mappába?
A levélbeszélgetés menüjében válaszd az összes melléklet mentését a Fájlokba. Ezek a Levelezés → postafiók neve → beszélgetés tárgya mappába kerülnek; a levél fejlécében lévő gemkapocs megnyitja ezt a mappát, és kérésre elindítja a mellékletek letöltését.
Áthelyezhetem a feladat mellékletét másik mappába?
Nem, a „beszélgetésszálból” jelölésű mellékletet nem helyezheted át a Fájlok nézetből. A „Másolás ide…” funkcióval másolatot készíthetsz másik mappába, az eredeti pedig a beszélgetésnél marad.
Elolvassa az AI-asszisztens a PDF formátumú szerződést?
Igen, ha a PDF tartalmaz szöveges réteget. A szöveg nélküli szkennelt dokumentumot nem tudja beolvasni, mivel a Task Manager nem rendelkezik OCR funkcióval.
Források
A Task Manager csapata - a csapatmunkáról, a vállalati AI-ról és a feladatok rendszerezéséről írunk a saját szerverre telepíthető Task Manager példáin keresztül. A Task Managert 2013 óta a Blue Creation Group (Piotr Łącz) fejleszti; többek között a Neonet, a Wojskowa Akademia Techniczna és a Polpharma is használja - nézd meg az ügyfelek véleményét. Írásainkat a dokumentáció és a program aktuális verziója alapján ellenőrizzük.
