På torsdag morgon letar Marta efter det signerade avtalet för kunden Nord. På det sexpersoners kontoret cirkulerar redan tre filer: utkastet från e-posten, versionen efter kommentarer från uppgiften och skannningen som skickades i chatten. När Kasia ber: ”Skicka mig den senaste”, måste Marta först ta reda på vilken fil det är. Bilagor från e-post och uppgifter hittar hon snabbare om hon kontrollerar inte bara filnamnet utan även vilken tråd den kommer från.
Bilagor från e-post och uppgifter hittar du i Filer, men inte i en gemensam mapp
Bilagor från e-post och uppgifter hittar du i Task Managers modul Filer, men de hamnar inte automatiskt i en gemensam mapp. Uppgifter och chattar har egna mappar för bilagor, medan filer från mottagen e-post sparar du på begäran i en separat gren.
När Marta letar efter avtalet frågar hon inte längre bara ”vad hette filen?”, utan även ”i vilken konversation skickades den?”. En vanlig katalog som heter ”Avtal” svarar inte på den andra frågan.
Modulen Filer i Pro-versionen öppnar du från vymenyn i det övre fältet. I trädet finns Dokument, det vill säga ditt privata utrymme, mappar för arbetsytor, Delat med mig samt Papperskorgen. En arbetsyta är ett utrymme där teamet samlar sina uppgifter och chattar. I dess mapp hittar du separata avsnitt för Uppgifter och Chattar.
Uppgiftens mapp skapas innan den första filen dyker upp
Varje uppgift och varje chatt i en arbetsyta får en egen mapp i Filer, under sitt eget namn, även när den fortfarande är tom. Mappen har en egen ikon och kan varken tas bort eller flyttas - den lever så länge tråden lever.
När Kasia bifogar en skannning till ett meddelande i uppgiften ”Avtal Nord”, dyker bilagan även upp i den uppgiftens mapp. Dit hamnar även bilder inbäddade i innehållet, till exempel en teckning från fönstret Rita eller en inklistrad skärmdump. Man behöver inte skapa en katalog efter varje konversation.
En fil ”från tråden” är samma fil som visas vid meddelandet, inte en arkivkopia. Om du tar bort bilagan från meddelandet försvinner den även från mappen, eftersom det är en och samma fil som visas på två ställen. Från Filer kan du inte flytta den, byta namn på den eller ta bort den separat. Du kan ladda ner den, markera den som Favorit eller använda ”Kopiera till…” för att skapa en kopia i Dokument, arbetsytans mapp eller din egen undermapp.
På fredag vill Marta lägga det signerade avtalet i sin mapp ”Avtal”. Hon väljer ”Kopiera till…” istället för att försöka flytta bilagan och bryta dess koppling till konversationen. Tråden behåller sin fil, och Marta får en separat kopia på den valda platsen. Att bara kopiera till arbetsytans mapp delar dock inte kopian med teamet.
Mer om denna koppling visar exemplet fil från tråd i mapp.
Gem-ikonen i uppgiften gör slut på bläddrandet i gamla konversationer
Gem-ikonen ”Filer” i uppgiftens rubrik öppnar en lista över alla dess bilagor, även från äldre meddelanden som ännu inte laddats in på skärmen. Vid varje fil ser du typ, storlek, författare och datum för tillägg; ett klick öppnar förhandsvisningen, och pilen laddar ner filen.
Föreställ dig en måndag efter två veckors korrigeringar. Marta minns att Kasia bifogade en PDF, men minns varken dagen eller meddelandets innehåll. Istället för att bläddra genom hela korrespondensen öppnar hon uppgiftens mapp via gem-ikonen och kollar listan.
En ny bilaga lägger du till via gem-ikonen i redigeraren, genom att dra filen till fönstret eller klistra in den från urklipp med Ctrl/Cmd+V. Samma väg till trådens mapp har du från chattens rubrik. På så sätt behöver filen inte vänta på att någon manuellt ordnar den efter att den skickats.
Ett mejl kan sparas i Filer, men visas inte automatiskt för teamet
Bilagor från mottagen e-post sparar du i Filer på begäran, via trådens meny eller gem-ikonen i dess rubrik. Att spara dem delar inte den privata inkorgen med teamet; sparade filer förblir dina tills du själv delar dem. Filerna hamnar i mappen E-post → inkorgens namn → trådens ämne; själva e-postsynkroniseringen sparar endast en förteckning över bilagor, inte alla filer i sig.
I modulen E-post i Pro-versionen öppnar Marta korrespondensen med kunden. Menyn ⋮ för tråden gör att hon kan spara alla bilagor i Filer. Om hon klickar på gem-ikonen i rubriken öppnar Task Manager genast mappen för den konversationen, visar information om nedladdning från e-postservern och fortsätter lägga till filer i bakgrunden. Marta kan stänga fönstret innan nedladdningen är klar.
Nikt inny, nawet administrator, nie widzi poczty Marty tylko dlatego, że pracuje z nią w jednym workspace'ie. Powiązanie maila z zadaniem jest skrótem nawigacyjnym, nie udostępnia zespołowi treści ani tematu wiadomości. Jeśli współpracownicy mają poznać treść, Marta musi wkleić ją do zadania.
To ważna granica między „mam plik pod ręką” a „zespół może go otworzyć”. Przy wspólnej skrzynce firmowej każda osoba podłącza ją u siebie, jeśli ma mieć wgląd do korespondencji. Więcej o organizacji takiej pracy przeczytasz w tekście o tym, jak ogarnąć maile w zespole.
Położenie pliku nie zastępuje decyzji o dostępie
Plik wgrany do folderu workspace'u jest domyślnie prywatny; sam folder nie daje zespołowi prawa do jego odczytu. Wyjątkiem jest plik wgrany bezpośrednio do folderu zadania lub czatu: widzą go uczestnicy tego wątku, choć usunąć go lub zmienić nazwę może tylko właściciel.
Gdy Marta układa umowy, może więc wybrać miejsce według sprawy, a dostęp według osób. Właściciel zarządza udostępnianiem: rola „Tylko podgląd” pozwala pobrać plik i użyć go jako załącznika, a „Może edytować” pozwala dodatkowo zmienić nazwę. W oknie udostępniania wiersz „Cały workspace” daje dostęp członkom tej przestrzeni jednym ruchem.
| Gdzie jest plik | Kto ma dostęp bez osobnego udostępnienia | Komu właściciel może go udostępnić |
|---|---|---|
| W Dokumentach | Właściciel | Osobom, z którymi dzieli dowolny workspace |
| W folderze workspace'u | Właściciel | Członkom tego workspace'u |
| Wgrany bezpośrednio do folderu zadania lub czatu | Uczestnicy wątku | Osobom z dostępem do tego wątku |
Ta tabela nie zastępuje sprawdzenia konkretnego pliku. Przycisk „Informacje” pokazuje między innymi właściciela, położenie i osoby, którym plik udostępniono. Jeśli chcesz uporządkować również dostęp do samych zadań, zacznij od ról i uprawnień w Task Managerze.
Podgląd pomaga wybrać plik, ale nie edytuje dokumentu
Obrazy i PDF-y otwierają się bezpośrednio w podglądzie Plików. DOCX i XLSX pokazują samą treść w widoku tekstowym, więc pełny układ dokumentu sprawdzisz dopiero po pobraniu.
Dla Marty różnica jest praktyczna. Przed wysłaniem umowy może szybko zajrzeć do PDF-a; jeśli musi skontrolować układ tabel w arkuszu, pobiera XLSX. Pliki tekstowe, w tym TXT, CSV i Markdown, czyta w podglądzie, a obsługiwane formaty wideo odtwarza w oknie. Przy pozostałych formatach zobaczy kartę pliku z możliwością pobrania.
W podglądzie pole Położenie pomaga wrócić do źródła: przy załączniku z zadania lub czatu wskazuje wątek, a przy pliku z poczty - temat wiadomości. Strzałkami przy „Wstecz” przejdziesz do poprzedniego lub następnego pliku w tym samym folderze, bez powrotu do listy. Przy PDF-ie jest też „W nowej karcie”.
Plik z poprzedniego zadania dołączysz bez pobierania na pulpit
Plik z poprzedniego zadania dołączysz bez pobierania na pulpit: w edytorze kliknij spinacz i wybierz „Z aplikacji Pliki”. Możesz też wskazać „Z komputera”. Opcja „Z aplikacji Pliki” pozwala sięgnąć po własne pliki, udostępnione Ci dokumenty i załączniki z Twoich zadań oraz czatów, z informacją, skąd pochodzą.
We wtorek Kasia pisze wiadomość w nowym zadaniu. Potrzebuje cennika z zadania zamkniętego w zeszłym roku, więc wybiera „Z aplikacji Pliki” i wskazuje właściwy dokument. Nie musi najpierw zapisywać go na pulpicie, a potem wgrywać z powrotem. Na starcie przeglądarki plików zobaczy też sekcję Ostatnie z pięcioma ostatnio używanymi pozycjami.
Może również zadokować okno Plików obok otwartego wątku i przeciągnąć plik na rozmowę. Nakładka „Upuść, aby załączyć” sygnalizuje, że plik trafi do paska załączników i zostanie wysłany z następną wiadomością.
Ulubione porządkują pliki, a administrator kontroluje miejsce
Ulubione zbierają oznaczone pliki z różnych miejsc aplikacji i pokazują, skąd pochodzą. Administrator sprawdzi zajętość w Ustawieniach → Zaawansowane → Pliki i miejsce. Usunięty zwykły plik trafia do Śmietnika, skąd możesz go przywrócić lub usunąć trwale; po 30 dniach Śmietnik sprząta się sam.
Do otwartego folderu wgrasz plik ikoną wgrywania albo przeciągnięciem z komputera. Limit pojedynczego wgrywanego pliku wynosi 100 MB. Widok przełączysz między kaflami a listą, posortujesz pliki między innymi po nazwie, rozmiarze lub dacie dodania, a lupa przefiltruje bieżący folder.
Administrator może ustawić limit GB dla każdej osoby; do limitu wlicza się także Śmietnik. Dane aplikacji leżą na serwerze klienta, a pobieranie plików przechodzi przez aplikację sprawdzającą uprawnienia. Sama znajomość adresu pliku nie wystarcza do jego pobrania.
Asystent AI czyta tekst dokumentu, nie skan
Plik lub folder możesz wskazać jako źródło Asystenta AI, gdy potrzebujesz odpowiedzi na pytanie o treść dokumentu. Asystent AI czyta warstwę tekstową między innymi PDF, DOCX i XLSX, ale nie odczyta skanu PDF bez tekstu: Task Manager nie ma OCR, czyli rozpoznawania pisma z obrazu. Tę granicę szerzej opisuje tekst o plikach jako źródłach wiedzy AI.
Jutro wybierz jedną sprawę rozproszoną między zadaniem, czatem i mailem. Otwórz zadanie, kliknij spinacz w nagłówku i sprawdź listę załączników; brakujące dokumenty zapisz z odpowiedniego wątku pocztowego, a potem zdecyduj, komu dać do nich dostęp. Układ Plików i Poczty możesz obejrzeć w Demo.
Vanliga frågor
Kan hela teamet se en fil som laddats upp i en arbetsytemapp?
Nej, en fil i en arbetsytas mapp förblir privat tills ägaren delar den. En fil som laddats upp direkt till en uppgifts eller chatts mapp ses av deltagarna i den tråden.
Hur sparar jag bilagor från e-post i en gemensam mapp?
I menyn för e-posttråden väljer du att spara alla bilagor i Filer. De hamnar i mappen E-post → inkorgens namn → trådens ämne; gem-ikonen i e-postens rubrik öppnar den mappen och startar nedladdningen av bilagorna på begäran.
Kan jag flytta en bilaga från en uppgift till en annan mapp?
Nej, en bilaga märkt ”från tråd” kan du inte flytta via Filer. Du kan kopiera den till en annan mapp med ”Kopiera till…” och på så sätt behålla originalet kvar vid konversationen.
Kan AI-assistenten läsa ett avtal i PDF-format?
Ja, om PDF-filen innehåller ett textlager. En skannad fil utan text kan inte läsas, eftersom Task Manager saknar OCR.
Källor
Task Manager-teamet - vi skriver om teamarbete, AI i företag och struktur i uppgifter med exempel från Task Manager, ett program som installeras på din egen server. Task Manager har utvecklats sedan 2013 av Blue Creation Group (Piotr Łącz) och används bland annat av Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna och Polpharma - se vad kunderna tycker. Vi kontrollerar texterna mot dokumentationen och den aktuella versionen av programmet.
