El jueves por la mañana Marta busca el contrato firmado para el cliente Nord. En una oficina de seis personas ya circulan tres archivos: el borrador del correo, la versión con comentarios de la tarea y el escaneo enviado por el chat. Cuando Kasia pide: «Envíame la última», Marta primero tiene que averiguar cuál de ellos es. Encontrará los adjuntos de correos y tareas más rápido si revisa no solo el nombre del archivo, sino también el hilo del que proviene.
Los adjuntos de correos y tareas están en Archivos, pero no en una sola carpeta
Los adjuntos de correos y tareas se encuentran en el módulo Archivos de Task Manager, pero no van automáticamente a una única carpeta compartida. Las tareas y los chats tienen sus propias carpetas para adjuntos, mientras que los archivos del correo recibido se guardan a petición en una rama aparte.
Cuando Marta busca el contrato, ya no se pregunta solo «¿cómo se llamaba el archivo?», sino también «¿en qué conversación se envió?». Una carpeta corriente llamada «Contratos» no responde a la segunda pregunta.
El módulo Archivos del plan Pro se abre desde el menú de vistas de la barra superior. En el árbol encontrarás Documentos, tu espacio privado, las carpetas de los espacios de trabajo, Compartido conmigo y la Papelera. Un espacio de trabajo es el lugar donde el equipo guarda sus tareas y chats. Dentro de su carpeta hay secciones independientes de Tareas y Chats.
La carpeta de la tarea se crea antes de que llegue el primer archivo
Cada tarea y cada chat del espacio de trabajo recibe en Archivos una carpeta con su nombre, incluso cuando aún está vacía. La carpeta tiene un icono propio y no se puede eliminar ni mover: existe mientras exista el hilo.
Cuando Kasia adjunte un escaneo a un mensaje de la tarea «Contrato Nord», el adjunto aparecerá también en la carpeta de esa tarea. Allí llegarán también las imágenes incrustadas en el texto, por ejemplo un dibujo de la ventana Dibujar o una captura de pantalla pegada. No hace falta crear una carpeta después de cada conversación.
El archivo «del hilo» es el mismo archivo que se ve junto al mensaje, no una copia de archivo. Si eliminas el adjunto del mensaje, desaparecerá también de la carpeta, porque es un único archivo mostrado en dos lugares. Desde Archivos no puedes moverlo, renombrarlo ni eliminarlo por separado. Puedes descargarlo, marcarlo como Favorito o usar «Copiar a…» para crear una copia en Documentos, en la carpeta del espacio de trabajo o en tu propia subcarpeta.
El viernes Marta quiere guardar el contrato firmado en su carpeta «Contratos». Elige «Copiar a…» en lugar de intentar mover el adjunto y romper su vínculo con la conversación. El hilo conserva su archivo y Marta tiene una copia aparte en el lugar elegido. Sin embargo, el simple hecho de copiarlo a la carpeta del espacio de trabajo no comparte la copia con el equipo.
Más sobre esta relación lo muestra el ejemplo del archivo del hilo en la carpeta.
El clip de la tarea acaba con el desplazamiento por conversaciones antiguas
El clip «Archivos» de la cabecera de la tarea abre la lista de todos sus adjuntos, incluidos los de mensajes antiguos aún no cargados en pantalla. Junto a cada archivo ves el tipo, el tamaño, el autor y la fecha de incorporación; al hacer clic se abre la vista previa, y la flecha descarga el archivo.
Imagina un lunes después de dos semanas de correcciones. Marta recuerda que Kasia adjuntó un PDF, pero no recuerda el día ni el contenido del mensaje. En lugar de desplazarse por toda la correspondencia, abre la carpeta de la tarea con el clip y revisa la lista.
Añades un nuevo adjunto con el clip del editor, arrastrando el archivo a la ventana o pegándolo desde el portapapeles con Ctrl/Cmd+V. Tienes el mismo acceso a la carpeta del hilo desde la cabecera del chat. Así el archivo no tiene que esperar a que alguien lo ordene a mano después de enviarlo.
Un correo se puede guardar en Archivos, pero no se muestra solo al equipo
Los adjuntos de un correo recibido los guardas en Archivos a petición, usando el menú del hilo o el clip de su cabecera. Guardarlos no comparte tu buzón privado con el equipo; los archivos guardados siguen siendo tuyos hasta que tú mismo los compartes. Los archivos van a la carpeta Correo → nombre del buzón → asunto del hilo; la propia sincronización del correo solo guarda la lista de adjuntos, no los descarga todos.
En el módulo Correo del plan Pro, Marta abre la correspondencia con el cliente. El menú ⋮ del hilo le permite guardar todos los adjuntos en Archivos. Si hace clic en el clip de la cabecera, Task Manager abrirá de inmediato la carpeta de esa conversación, mostrará información sobre la descarga desde el servidor de correo e irá añadiendo los archivos en segundo plano. Marta puede cerrar la ventana antes de que termine la descarga.
Nadie más, ni siquiera el administrador, ve el correo de Marta solo por trabajar con ella en el mismo espacio de trabajo. Vincular un correo con una tarea es un atajo de navegación, no comparte con el equipo el contenido ni el asunto del mensaje. Si los compañeros necesitan conocer el contenido, Marta tiene que pegarlo en la tarea.
Es una frontera importante entre «tengo el archivo a mano» y «el equipo puede abrirlo». En el caso del buzón compartido, cada persona debe conectarlo por su cuenta si quiere tener acceso a la correspondencia. Puedes leer más sobre cómo organizar este tipo de trabajo en el artículo sobre cómo gestionar el correo en equipo.
La ubicación del archivo no sustituye la decisión sobre el acceso
Un archivo subido a una carpeta del espacio de trabajo es privado por defecto; la propia carpeta no concede al equipo derecho a leerlo. La excepción es un archivo subido directamente a la carpeta de una tarea o un chat: lo ven los participantes de ese hilo, aunque solo el propietario puede eliminarlo o cambiarle el nombre.
Cuando Marta organiza los contratos, puede elegir el lugar según el asunto y el acceso según las personas. El propietario gestiona la compartición: el rol «Solo lectura» permite descargar el archivo y usarlo como adjunto, y «Puede editar» permite además cambiarle el nombre. En la ventana de compartición, la fila «Todo el espacio de trabajo» da acceso a los miembros de ese espacio de un solo gesto.
| Dónde está el archivo | Quién tiene acceso sin compartición aparte | A quién puede compartírselo el propietario |
|---|---|---|
| En Archivos | El propietario | A las personas con las que comparte cualquier espacio de trabajo |
| En la carpeta del espacio de trabajo | El propietario | A los miembros de ese espacio de trabajo |
| Subido directamente a la carpeta de una tarea o un chat | Los participantes del hilo | A las personas con acceso a ese hilo |
Esta tabla no sustituye comprobar un archivo concreto. El botón «Información» muestra, entre otras cosas, el propietario, la ubicación y las personas con las que se ha compartido el archivo. Si también quieres poner orden en el acceso a las propias tareas, empieza por los roles y permisos en Task Manager.
La vista previa ayuda a elegir el archivo, pero no edita el documento
Las imágenes y los PDF se abren directamente en la vista previa de Archivos. Los DOCX y XLSX muestran solo el contenido en vista de texto, así que el formato completo del documento solo se comprueba al descargarlo.
Para Marta, la diferencia es práctica. Antes de enviar el contrato puede echar un vistazo rápido al PDF; si necesita comprobar el diseño de las tablas de una hoja de cálculo, descarga el XLSX. Los archivos de texto, incluidos TXT, CSV y Markdown, los lee en la vista previa, y los formatos de vídeo admitidos se reproducen en la ventana. Para el resto de formatos verá la ficha del archivo con la opción de descargarlo.
En la vista previa, el campo Ubicación ayuda a volver al origen: en un adjunto de una tarea o un chat indica el hilo, y en un archivo del correo, el asunto del mensaje. Con las flechas junto a «Atrás» pasas al archivo anterior o siguiente de la misma carpeta, sin volver a la lista. En el caso de un PDF también está la opción «Abrir en una pestaña nueva».
Un archivo de una tarea anterior lo adjuntas sin descargarlo al escritorio
Un archivo de una tarea anterior lo adjuntas sin descargarlo al escritorio: en el editor, haz clic en el clip y elige «Desde la app Archivos». También puedes elegir «Desde el ordenador». La opción «Desde la app Archivos» permite acceder a tus propios archivos, a los documentos que te han compartido y a los adjuntos de tus tareas y chats, indicando de dónde proceden.
El martes, Kasia escribe un mensaje en una tarea nueva. Necesita la tarifa de una tarea cerrada el año pasado, así que elige «Desde la app Archivos» e indica el documento correcto. No tiene que guardarlo primero en el escritorio y luego volver a subirlo. Al abrir el explorador de archivos verá también la sección Recientes, con los cinco elementos usados más recientemente.
También puede acoplar la ventana de Archivos junto al hilo abierto y arrastrar el archivo sobre la conversación. La capa «Suelta para adjuntar» indica que el archivo irá a la barra de adjuntos y se enviará con el siguiente mensaje.
Los favoritos ordenan los archivos y el administrador controla el espacio
Los favoritos reúnen los archivos marcados de distintos lugares de la aplicación y muestran de dónde proceden. El administrador puede comprobar el espacio ocupado en Configuración → Avanzado → Archivos y espacio. Un archivo normal eliminado va a la Papelera, desde donde puedes restaurarlo o eliminarlo definitivamente; pasados 30 días, la Papelera se vacía sola.
En una carpeta abierta puedes subir un archivo con el icono de subida o arrastrándolo desde el ordenador. El límite por archivo subido es de 100 MB. Puedes alternar la vista entre mosaicos y lista, ordenar los archivos entre otros por nombre, tamaño o fecha de incorporación, y la lupa filtra la carpeta actual.
El administrador puede fijar un límite en GB para cada persona; en ese límite también se cuenta la Papelera. Los datos de la aplicación residen en el servidor del cliente, y la descarga de archivos pasa por la aplicación, que comprueba los permisos. Conocer la dirección del archivo no basta para descargarlo.
El Asistente de IA lee el texto del documento, no un escaneo
Puedes indicar un archivo o una carpeta como fuente del Asistente de IA cuando necesitas una respuesta sobre el contenido de un documento. El Asistente de IA lee la capa de texto de, entre otros, PDF, DOCX y XLSX, pero no puede leer un PDF escaneado sin texto: Task Manager no tiene OCR, es decir, reconocimiento de escritura a partir de una imagen. Este límite se explica con más detalle en el artículo sobre los archivos como fuentes de conocimiento de la IA.
Mañana elige un asunto que esté repartido entre una tarea, un chat y un correo. Abre la tarea, haz clic en el clip del encabezado y revisa la lista de adjuntos; guarda los documentos que falten desde el hilo de correo correspondiente, y después decide a quién das acceso a ellos. Puedes ver cómo funcionan Archivos y Correo juntos en el Demo.
Preguntas frecuentes
¿Puede todo el equipo ver un archivo subido a la carpeta del Espacio de trabajo?
No, el archivo de una carpeta de espacio de trabajo permanece privado hasta que su propietario lo comparte. El archivo subido directamente a la carpeta de una tarea o un chat lo ven los participantes de ese hilo.
¿Cómo guardo los adjuntos de un correo en una sola carpeta?
En el menú del hilo de correo, elige guardar todos los adjuntos en Archivos. Irán a la carpeta Correo → nombre del buzón → asunto del hilo; el clip en la cabecera del correo abrirá esa carpeta e iniciará la descarga de los adjuntos a petición.
¿Puedo mover un adjunto de una tarea a otra carpeta?
No, un adjunto marcado como «del hilo» no se puede mover desde Archivos. Puedes copiarlo a otra carpeta con «Copiar a…», conservando el original junto a la conversación.
¿El Asistente de IA leerá un contrato en PDF?
Sí, siempre que el PDF tenga una capa de texto. Un escaneo sin texto no se podrá leer, porque Task Manager no dispone de OCR.
Fuentes
El equipo de Task Manager - escribimos sobre el trabajo en equipo, la IA en la empresa y la organización de las tareas con ejemplos de Task Manager, un programa que se instala en tu propio servidor. Task Manager es desarrollado desde 2013 por Blue Creation Group (Piotr Łącz) y lo utilizan, entre otros, Neonet, la Universidad Militar de Tecnología y Polpharma - consulta las opiniones de los clientes. Verificamos los textos con la documentación y la versión actual del programa.
