Donnerstagmorgen sucht Marta die unterschriebene Vereinbarung für die Kundin Nord. Im sechsköpfigen Büro kursieren bereits drei Dateien: der Entwurf aus der E-Mail, die überarbeitete Version aus der Aufgabe und ein Scan, der im Chat verschickt wurde. Als Kasia bittet: „Schick mir die letzte Version”, muss Marta zunächst klären, welche Datei das ist. Anhänge aus E-Mails und Aufgaben findet sie schneller, wenn sie nicht nur den Dateinamen prüft, sondern auch den Thread, aus dem sie stammt.
Anhänge aus E-Mails und Aufgaben finden Sie in Dateien, aber nicht in einem einzigen Ordner
Anhänge aus E-Mails und Aufgaben finden Sie im Modul Dateien von Task Manager, landen dort aber nicht automatisch in einem gemeinsamen Ordner. Aufgaben und Chats haben eigene Ordner für Anhänge, während Dateien aus eingegangener Post Sie auf Zuruf in einem separaten Zweig speichern.
Wenn Marta die Vereinbarung sucht, fragt sie nicht mehr nur „wie hieß die Datei?”, sondern auch „in welcher Unterhaltung wurde sie verschickt?”. Ein gewöhnlicher Ordner namens „Verträge” beantwortet die zweite Frage nicht.
Das Modul Dateien in der Pro-Variante öffnen Sie über das Ansichtsmenü in der oberen Leiste. Im Baum finden Sie Dokumente, also Ihren privaten Bereich, die Ordner der Arbeitsbereiche, Für mich freigegeben sowie den Papierkorb. Ein Arbeitsbereich ist der Raum, in dem das Team seine Aufgaben und Chats führt. In seinem Ordner finden Sie eigene Bereiche für Aufgaben und Chats.
Der Ordner einer Aufgabe entsteht, bevor die erste Datei erscheint
Jede Aufgabe und jeder Chat eines Arbeitsbereichs erhält in Dateien einen Ordner mit seinem Namen, auch wenn er noch leer ist. Der Ordner hat ein eigenes Symbol und lässt sich weder löschen noch verschieben - er besteht, solange der Thread besteht.
Wenn Kasia einen Scan an eine Nachricht in der Aufgabe „Vertrag Nord” anhängt, erscheint der Anhang auch im Ordner dieser Aufgabe. Dort landen auch im Text eingebettete Bilder, etwa eine Zeichnung aus dem Fenster Zeichnen oder ein eingefügter Screenshot. Nach jeder Unterhaltung muss kein eigener Ordner angelegt werden.
Eine Datei „aus dem Thread” ist dieselbe Datei, die bei der Nachricht zu sehen ist, und keine archivierte Kopie. Löschen Sie den Anhang aus der Nachricht, verschwindet er auch aus dem Ordner, da es sich um eine einzige, an zwei Stellen angezeigte Datei handelt. Von Dateien aus können Sie sie weder verschieben noch umbenennen noch separat löschen. Sie können sie herunterladen, als Favorit markieren oder über „Kopieren nach…” eine Kopie in Dokumente, im Ordner des Arbeitsbereichs oder in einem eigenen Unterordner erstellen.
Am Freitag möchte Marta die unterschriebene Vereinbarung in ihrem Ordner „Verträge” ablegen. Sie wählt „Kopieren nach…”, statt zu versuchen, den Anhang zu verschieben und damit seine Verbindung zur Unterhaltung zu kappen. Der Thread behält seine Datei, und Marta erhält eine eigene Kopie am gewünschten Ort. Das bloße Kopieren in den Ordner des Arbeitsbereichs gibt die Kopie jedoch nicht automatisch für das Team frei.
Mehr zu dieser Verbindung zeigt das Beispiel einer Datei aus dem Thread im Ordner.
Die Büroklammer in der Aufgabe beendet das Durchscrollen alter Unterhaltungen
Die Büroklammer „Dateien” im Kopf der Aufgabe öffnet die Liste aller ihrer Anhänge, auch aus älteren Nachrichten, die noch nicht auf dem Bildschirm geladen wurden. Bei jeder Datei sehen Sie Typ, Größe, Autor und Hinzufügedatum; ein Klick öffnet die Vorschau, der Pfeil lädt die Datei herunter.
Stellen Sie sich einen Montag nach zwei Wochen voller Korrekturen vor. Marta erinnert sich, dass Kasia ein PDF angehängt hat, weiß aber weder den Tag noch den Inhalt der Nachricht. Statt die gesamte Korrespondenz zu durchscrollen, öffnet sie über die Büroklammer den Ordner der Aufgabe und prüft die Liste.
Einen neuen Anhang fügen Sie über die Büroklammer im Editor hinzu, indem Sie die Datei ins Fenster ziehen oder sie mit Strg/Cmd+V aus der Zwischenablage einfügen. Denselben Weg zum Ordner des Threads haben Sie über den Kopf des Chats. So muss die Datei nicht warten, bis jemand sie nach dem Versenden manuell einordnet.
Eine E-Mail lässt sich in Dateien speichern, zeigt sich dem Team aber nicht von selbst
Anhänge aus einer eingegangenen E-Mail speichern Sie auf Zuruf in Dateien, über das Menü des Threads oder die Büroklammer in dessen Kopf. Das Speichern gibt das private Postfach nicht für das Team frei; gespeicherte Dateien bleiben Ihre eigenen, bis Sie sie selbst freigeben. Die Dateien landen im Ordner E-Mail → Name des Postfachs → Betreff des Threads; die reine Synchronisierung der Post speichert lediglich ein Verzeichnis der Anhänge, ohne sie alle herunterzuladen.
Im Modul E-Mail in der Pro-Variante öffnet Marta die Korrespondenz mit der Kundin. Über das Menü ⋮ des Threads kann sie alle Anhänge in Dateien speichern. Klickt sie auf die Büroklammer im Kopf, öffnet Task Manager sofort den Ordner dieser Unterhaltung, zeigt einen Hinweis zum Abruf vom E-Mail-Server und fügt die Dateien im Hintergrund hinzu. Marta kann das Fenster schließen, bevor der Download abgeschlossen ist.
Niemand sonst, auch kein Administrator, sieht Martas E-Mails nur deshalb, weil er mit ihr im selben Arbeitsbereich arbeitet. Die Verknüpfung einer E-Mail mit einer Aufgabe ist eine Navigationsabkürzung, sie gibt den Inhalt oder Betreff der Nachricht nicht für das Team frei. Soll das Team den Inhalt kennen, muss Marta ihn in die Aufgabe einfügen.
Das ist eine wichtige Grenze zwischen „ich habe die Datei griffbereit“ und „das Team kann sie öffnen“. Bei einem gemeinsamen Team-Postfach bindet jede Person es bei sich selbst ein, wenn sie Einblick in die Korrespondenz haben soll. Mehr zur Organisation einer solchen Zusammenarbeit lesen Sie im Beitrag darüber, wie Sie E-Mails im Team in den Griff bekommen.
Der Speicherort einer Datei ersetzt nicht die Entscheidung über den Zugriff
Eine in einen Ordner des Arbeitsbereichs hochgeladene Datei ist standardmäßig privat; der Ordner selbst gibt dem Team kein Leserecht darauf. Eine Ausnahme bildet eine Datei, die direkt in den Ordner einer Aufgabe oder eines Chats hochgeladen wird: Sie ist für die Teilnehmer dieses Threads sichtbar, auch wenn sie löschen oder umbenennen nur der Eigentümer kann.
Wenn Marta Verträge ablegt, kann sie den Ort nach dem Vorgang wählen und den Zugriff nach den Personen. Der Eigentümer verwaltet die Freigabe: Die Rolle „Nur Ansicht“ erlaubt es, die Datei herunterzuladen und als Anhang zu verwenden, und „Kann bearbeiten“ erlaubt zusätzlich das Umbenennen. Im Freigabefenster gibt die Zeile „Gesamter Arbeitsbereich“ den Mitgliedern dieses Bereichs mit einem Klick Zugriff.
| Wo sich die Datei befindet | Wer ohne separate Freigabe Zugriff hat | Wem der Eigentümer sie freigeben kann |
|---|---|---|
| In Dokumente | Der Eigentümer | Personen, mit denen er einen beliebigen Arbeitsbereich teilt |
| Im Ordner des Arbeitsbereichs | Der Eigentümer | Mitgliedern dieses Arbeitsbereichs |
| Direkt in den Ordner einer Aufgabe oder eines Chats hochgeladen | Teilnehmer des Threads | Personen mit Zugriff auf diesen Thread |
Diese Tabelle ersetzt nicht die Prüfung der konkreten Datei. Die Schaltfläche „Informationen“ zeigt unter anderem den Eigentümer, den Speicherort und die Personen, denen die Datei freigegeben wurde. Wenn Sie auch den Zugriff auf die Aufgaben selbst ordnen möchten, beginnen Sie mit Rollen und Berechtigungen in Task Manager.
Die Vorschau hilft bei der Auswahl der Datei, bearbeitet aber nicht das Dokument
Bilder und PDF-Dateien öffnen sich direkt in der Vorschau der Dateien. DOCX und XLSX zeigen nur den Inhalt in einer Textansicht, das vollständige Layout des Dokuments sehen Sie erst nach dem Herunterladen.
Für Marta ist der Unterschied praktisch. Bevor sie den Vertrag verschickt, kann sie schnell in das PDF schauen; muss sie das Layout der Tabellen in der Tabelle prüfen, lädt sie die XLSX herunter. Textdateien, darunter TXT, CSV und Markdown, liest sie in der Vorschau, unterstützte Videoformate spielt sie im Fenster ab. Bei den übrigen Formaten sieht sie eine Dateikarte mit Download-Möglichkeit.
In der Vorschau hilft das Feld Speicherort, zur Quelle zurückzufinden: Bei einem Anhang aus einer Aufgabe oder einem Chat zeigt es den Thread an, bei einer Datei aus der E-Mail den Betreff der Nachricht. Mit den Pfeilen neben „Zurück“ gelangen Sie zur vorherigen oder nächsten Datei im selben Ordner, ohne zur Liste zurückzukehren. Bei PDF gibt es zusätzlich „In neuem Tab“.
Eine Datei aus einer früheren Aufgabe fügen Sie ohne Herunterladen auf den Desktop an
Eine Datei aus einer früheren Aufgabe fügen Sie ohne Herunterladen auf den Desktop an: Klicken Sie im Editor auf die Büroklammer und wählen Sie „Aus der App Dateien“. Sie können auch „Vom Computer“ wählen. Die Option „Aus der App Dateien“ erlaubt den Zugriff auf eigene Dateien, Ihnen freigegebene Dokumente und Anhänge aus Ihren Aufgaben und Chats, mit Angabe der Herkunft.
Am Dienstag schreibt Kasia eine Nachricht in einer neuen Aufgabe. Sie braucht die Preisliste aus einer im letzten Jahr abgeschlossenen Aufgabe, also wählt sie „Aus der App Dateien“ und wählt das passende Dokument aus. Sie muss es nicht erst auf den Desktop speichern und dann wieder hochladen. Beim Start des Dateibrowsers sieht sie auch den Bereich Zuletzt verwendet mit fünf zuletzt genutzten Einträgen.
Sie kann auch das Fenster Dateien neben dem geöffneten Thread andocken und die Datei auf die Unterhaltung ziehen. Die Einblendung „Loslassen zum Anhängen“ zeigt an, dass die Datei in die Anhangsleiste gelangt und mit der nächsten Nachricht gesendet wird.
Favoriten ordnen Dateien, der Administrator kontrolliert den Speicherplatz
Favoriten sammeln markierte Dateien aus verschiedenen Bereichen der App und zeigen, woher sie stammen. Der Administrator prüft die Auslastung unter Einstellungen → Erweitert → Dateien und Speicherplatz. Eine gelöschte normale Datei landet im Papierkorb, von wo Sie sie wiederherstellen oder endgültig löschen können; nach 30 Tagen leert sich der Papierkorb von selbst.
In den geöffneten Ordner laden Sie eine Datei über das Upload-Symbol oder per Ziehen vom Computer hoch. Das Limit pro hochgeladener Datei beträgt 100 MB. Die Ansicht wechseln Sie zwischen Kacheln und Liste, Sie sortieren Dateien unter anderem nach Name, Größe oder Hinzufügedatum, und die Lupe filtert den aktuellen Ordner.
Der Administrator kann für jede Person ein GB-Limit festlegen; in das Limit zählt auch der Papierkorb. Die Anwendungsdaten liegen auf dem Server des Kunden, und das Herunterladen von Dateien läuft über die Anwendung, die die Berechtigungen prüft. Allein die Kenntnis der Dateiadresse genügt nicht, um sie herunterzuladen.
Der KI-Assistent liest den Text des Dokuments, keinen Scan
Eine Datei oder einen Ordner können Sie als Quelle für den KI-Assistenten angeben, wenn Sie eine Antwort auf eine Frage zum Inhalt des Dokuments benötigen. Der KI-Assistent liest die Textebene unter anderem von PDF, DOCX und XLSX, erkennt aber keinen PDF-Scan ohne Text: Task Manager verfügt nicht über OCR, also die Erkennung von Schrift aus einem Bild. Diese Grenze beschreibt ausführlicher der Beitrag über Dateien als Wissensquellen für KI.
Wählen Sie morgen einen Vorgang, der auf Aufgabe, Chat und E-Mail verteilt ist. Öffnen Sie die Aufgabe, klicken Sie auf die Büroklammer im Kopfbereich und prüfen Sie die Liste der Anhänge; fehlende Dokumente speichern Sie aus dem passenden E-Mail-Thread, und entscheiden Sie dann, wem Sie Zugriff darauf geben. Den Aufbau von Dateien und E-Mail können Sie sich in der Demo ansehen.
Häufig gestellte Fragen
Kann das ganze Team eine Datei sehen, die in den Ordner eines Arbeitsbereichs hochgeladen wurde?
Nein, eine Datei im Arbeitsbereichsordner bleibt privat, bis der Eigentümer sie freigibt. Eine Datei, die direkt in den Ordner einer Aufgabe oder eines Chats hochgeladen wird, sehen die Teilnehmer dieses Threads.
Wie speichere ich Anhänge aus einer E-Mail in einem Ordner?
Wählen Sie im Menü des E-Mail-Threads das Speichern aller Anhänge in Dateien. Sie landen im Ordner E-Mail → Name des Postfachs → Betreff des Threads; die Büroklammer im E-Mail-Header öffnet diesen Ordner und startet den Download der Anhänge auf Zuruf.
Kann ich einen Anhang aus einer Aufgabe in einen anderen Ordner verschieben?
Nein, einen Anhang, der als „aus dem Thread” markiert ist, können Sie nicht aus Dateien verschieben. Sie können ihn über „Kopieren nach…” in einen anderen Ordner kopieren, wobei das Original bei der Unterhaltung erhalten bleibt.
Liest der KI-Assistent einen Vertrag im PDF-Format?
Ja, sofern das PDF eine Textebene enthält. Ein Scan ohne Text wird nicht gelesen, da Task Manager keine OCR besitzt.
Quellen
Das Task Manager-Team - wir schreiben anhand von Beispielen aus Task Manager über Teamarbeit, KI im Unternehmen und gut organisierte Aufgaben. Task Manager wird auf dem eigenen Server installiert und seit 2013 von der Blue Creation Group (Piotr Łącz) entwickelt. Zu den Nutzern gehören unter anderem Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna und Polpharma - lesen Sie die Kundenstimmen. Unsere Texte gleichen wir mit der Dokumentation und der aktuellen Programmversion ab.
