Pondělí, 8:50. Marek, majitel 11členné projekční kanceláře, vkládá do Claude popis úkolu a tři e-maily od klienta, aby si připomněl dohody o dodávce. Čtvrtý e-mail zůstává ve schránce. Připojení AI v Task Manageru umožňují zeptat se modelu na data, k nimž má Marek přístup, bez ručního shromažďování do konverzace.
Proč přepisování e-mailů do modelu přestává stačit?
Při přepisování obsahu sami vybíráte, co model uvidí, takže snadno vynecháte zprávu důležitou pro odpověď. Pokaždé musíte také dohledat úkol, shromáždit korespondenci a přenést ji do nové konverzace.
Marek se ptá na termín dodávky, ale nezkopíruje e-mail, v němž klient změnil dohodu. Claude může odpovědět na základě tří obdržených zpráv, aniž by věděl, že existuje čtvrtá. Odpověď zní přesvědčivě, a přesto se Marek musí vrátit do schránky a výsledek ověřit.
Připojení nezbavuje nutnosti ověřit odpověď u zdroje. Mění způsob dodání dat: místo vkládání dalších úryvků necháte model vyhledat a přečíst prvky dostupné vám v Task Manageru. Stále to znamená zpřístupnění přečteného obsahu dodavateli AI, proto by rozhodnutí o zapnutí funkce mělo náležet firmě, ne vyplývat z pohodlí jedné osoby.
Jak Připojení AI nacházejí odpověď přes MCP?
ChatGPT nebo Claude vyhledá prvky dostupné uživateli, který propojil účet, a poté přečte nalezený obsah. Připojení AI přitom využívají MCP, tedy otevřený standard propojování modelů s jinými programy.
Model má k dispozici čtyři nástroje: kontroluje informace o účtu, vyhledává, čte nalezenou položku a prohlíží kalendář. Vyhledávání zahrnuje úkoly, chaty, zprávy, poznámky, názvy souborů, vlákna pošty z vlastních schránek uživatele, události a Bázi znalostí AI, tedy shrnutí, rozhodnutí a závěry z dostupných úkolů, chatů, poznámek a souborů. Hledá v textu, i podle části slova.
Na otázky o čase odpovídá kalendář. Pro vybrané období dostane model termíny viditelných úkolů, vlastní události a připomenutí a nepřítomnosti týmu. Marek se tak může zeptat Claude: „Co mám příští týden?”.
Marek se ptá: „Co jsme si domluvili s firmou Nowak ohledně dodávky?“. Claude může vyhledat „Nowak“, přečíst nalezený úkol a vlákno ze schránky Marka a poté sestavit odpověď. Pokud je potřeba text souboru, nástroj pro čtení ho může vrátit; dlouhé prvky předává po částech. Poštu model čte pouze ze schránek připojených k účtu Marka.
Více o rozsahu funkce ukazuje popis Připojení AI v Task Manageru. Rozdíl oproti ručnímu kopírování je jednoduchý: zdroje hledá model, ale otázku a posouzení odpovědi stále berete na sebe.
Kdo zapíná Připojení AI a jak propojíte vlastní účet?
Připojení AI nejprve zapne administrátor, a teprve poté může každý uživatel propojit vlastní účet s ChatGPT nebo Claude. Adresu připojení zkopírujete v Nastavení, na záložce Profil, a přidáte ji u poskytovatele modelu jako vlastní konektor. Funkce patří do varianty Pro; samotné vlastnictví účtu u poskytovatele modelu ji v Task Manageru nespustí.
Administrátor otevře Nastavení, záložku Pokročilé a sekci „Připojení AI (MCP)“, poté použije přepínač „Zapnout připojení AI“. Pokud ve firmě funguje šifrování dat, před zapnutím se zobrazí upozornění: obsah přečtený modelem bude dešifrován a odeslán poskytovateli AI v nešifrované podobě. Musí vědomě zaškrtnout souhlas; program zaznamená, kdo a kdy jej vyjádřil.
Teď je řada na vás. V Nastavení, na kartě Profil, najděte sekci „AI připojení (ChatGPT, Claude)“ a zkopírujte adresu tlačítkem „Kopírovat“. V Claude ji přidáte v Nastavení přes Konektory a „Přidat vlastní konektor“. V ChatGPT projdete přes Aplikace a konektory a v režimu vývojáře zvolíte „Vytvořit“. Názvy nabídek u poskytovatelů se mohou měnit; hledejte možnost přidání vlastního konektoru.
Po vložení adresy se otevře přihlašovací stránka vašeho Task Manageru. Přihlaste se e-mailem a heslem a na stránce souhlasu zkontrolujte název aplikace a návratovou adresu. Zvolte dobu platnosti připojení a klikněte na „Povolit“. Výchozí platnost připojení je 90 dní. Prázdné pole platnosti umožní vytvořit připojení bez data vypršení, zadání počtu dní naopak dobu přístupu omezí.
Může model vidět víc než vy, nebo něco změnit?
Ne: připojený model vidí data podle oprávnění vašeho účtu a má výhradně přístup pro čtení. Nepřidá úkol, nezmění jeho obsah, neodešle e-mail ani nesmaže prvek v Task Manageru.
Pokud má Marek přístup k úkolu v daném Pracovním prostoru, tedy prostoru pro práci týmu, může se na něj zeptat; pokud ho nevidí, neuvidí ho ani přes Claude. Globální administrátor má širší pohled, protože vidí všechny pracovní prostory i v samotném programu. Model naopak nedostává hesla, API klíče ani nastavení. Vynechány jsou i soukromé rozhovory ostatních lidí s AI asistentem.
V úterý Marek požádá Claude o návrh odpovědi pro klienta. Dostane text v konverzaci s modelem, ale musí ho sám zkontrolovat, vložit a odeslat. Model nepověříte uzavřením úkolu ani odesláním zprávy. Čtení firemních dat je tak odděleno od jednání jejich jménem.
Pozornost vyžadují i zprávy od klientů. Cizí odesílatel může do e-mailu vložit text, který zní jako pokyn pro AI. Model ho může špatně vyložit, proto odpověď vždy ověřte ve zdroji. I tak mu ale připojení neumožní provést změnu v Task Manageru.
Co umožňuje schránka Pošty nastavená jako „Pouze pro čtení“?
Schránka nastavená jako „Pouze pro čtení“ umožňuje číst korespondenci v Task Manageru, ale blokuje odesílání zpráv z ní prostřednictvím programu. Nemůžete z ní ručně odpovědět ani ji vybrat k odeslání v Automatizacích; připojený model z ní přesto může číst korespondenci, pokud schránka patří k vašemu účtu.
Ve středu si Marek u sebe připojí schránku s korespondencí ohledně faktur a nastaví ji jako „Pouze pro čtení“. Může se Claude ptát na dostupná vlákna, ale Task Manager z této schránky neodešle odpověď. Pokud chce odpovědět, udělá to v jiném e-mailovém programu. Při tomto nastavení je SMTP server, tedy server sloužící k odesílání e-mailů, volitelný.
Pošta v Task Manageru je modul Pro. Schránka patří osobě, která ji připojila: to, že Marek čte její vlákna přes Claude, je nezpřístupňuje ostatním zaměstnancům ani jejich připojeným modelům.
Jak přerušíte přístup a zkontrolujete čtení?
Vlastní připojení odpojíte v Nastavení, v Profilu, tlačítkem „Odpojit“; AI aplikace tím okamžitě ztrácí přístup. Administrátor může odpojit jakékoli připojení uživatele a zkontrolovat „Deník připojení“ bez náhledu na přečtený obsah.
Deník ukazuje, kdo a kdy připojení použil, jakou aplikaci a nástroj použil a jakého prvku se čtení týkalo. Záznamy starší než 180 dní se automaticky mažou. Pokud Marek v pátek uvidí čtení, které nerozpozná, má výchozí bod pro kontrolu připojení, i když mu deník neukáže obsah odpovědi modelu.
Připojení skončí také po uplynutí zvolené platnosti, změně hesla nebo zablokování účtu administrátorem. Administrátor může navíc funkci vypnout pro celou firmu. Všechna připojení pak okamžitě přestanou fungovat, ale nejsou smazána a po opětovném zapnutí se obnoví. Pokud chcete ukončit konkrétní připojení, použijte „Odpojit“.
Kam putuje přečtený obsah a co připojení vyžaduje?
Obsah přečtený ChatGPT putuje k OpenAI a obsah přečtený Claude k Anthropic, také mimo Evropskou unii. Task Manager musí být dostupný z internetu přes HTTPS, tedy šifrované připojení ke stránce; na straně poskytovatele navíc potřebujete plán, který podporuje vlastní konektory. Data aplikace zůstávají na serveru vaší firmy, vlastní server ale neznamená, že na něm zůstává i obsah předaný modelu.
Před připojením si ověřte firemní pravidla pro data klientů a korespondenci. Pokud firma nepovoluje odesílat takový obsah poskytovateli AI, účet nepřipojujte. Rozdíl mezi místem uložení dat a místem, kam putuje dotaz, vysvětluje text co se dostane k poskytovateli AI.
ChatGPT a Claude se připojují ze svých vlastních serverů, nikoli z vašeho počítače. Jde o jiný mechanismus než AI asistent v Task Manageru, který v aplikaci funguje na firemním API klíči. Připojení AI tento klíč nevyužívají.
Zítra si zapište jednu otázku, u které obvykle kopírujete firemní e-maily do ChatGPT nebo Claude, a s administrátorem ověřte, zda je smíte poskytovateli modelu odeslat. Pokud zní odpověď „ano“, podívejte se na AI připojení ve variantě Pro: model může číst podle vašich oprávnění a firma má připojení pod kontrolou. Podívejte se na Demo.
Nejčastější dotazy
Může ChatGPT nebo Claude něco změnit v Task Manageru?
Ne. Připojení AI dávají modelu pouze čtení: nemůže nic přidat, změnit, odeslat ani smazat v Task Manageru.
Jsou Připojení AI ve variantě Standard?
Ne, Připojení AI patří do varianty Pro. Administrátor je musí ještě zapnout, než uživatelé propojí vlastní účty.
Uvidí zaměstnanec přes ChatGPT víc než v programu?
Ne. Model využívá oprávnění účtu dané osoby a vidí pouze jí dostupná data; poštu čte z jejích vlastních schránek.
Jak dlouho funguje připojení k ChatGPT nebo Claude?
Výchozí doba je 90 dní, dobu platnosti volíte na stránce souhlasu. Pole můžete nechat prázdné, aby připojení samo nevypršelo, ale skončí po odpojení, změně hesla nebo zablokování účtu.
Je Připojení AI totéž co AI asistent v Task Manageru?
Ne. AI asistent funguje v Task Manageru na firemním API klíči, zatímco Připojení AI umožňují propojit váš účet v programu s ChatGPT nebo Claude přes vlastní konektor.
Zdroje
Tým aplikace Task Manager - píšeme o týmové práci, AI ve firmách a organizaci úkolů na příkladech z aplikace Task Manager, která se instaluje na vlastní server. Task Manager vyvíjí od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používají ho mimo jiné Neonet, Vojenská technická akademie a Polpharma - prohlédněte si hodnocení zákazníků. Texty ověřujeme podle dokumentace a aktuální verze aplikace.
