Lunes, 8:50. Marek, propietario de un estudio de proyectos de 11 personas, pega en Claude la descripción de una tarea y tres correos de un cliente para recordar lo acordado sobre una entrega. Un cuarto correo se queda en el buzón. Las Conexiones de IA en Task Manager permiten preguntar al modelo por los datos a los que Marek tiene acceso, sin tener que reunirlos manualmente en la conversación.
¿Por qué copiar y pegar correos en el modelo deja de ser suficiente?
Al copiar y pegar contenidos, eres tú quien decide qué ve el modelo, así que es fácil omitir un mensaje importante para la respuesta. Además, cada vez tienes que buscar la tarea, reunir la correspondencia y trasladarla a una nueva conversación.
Marek pregunta por la fecha de entrega, pero no copia el correo en el que el cliente cambió los términos acordados. Claude puede responder a partir de los tres mensajes recibidos, sin saber que existe un cuarto. La respuesta suena convincente, y aun así Marek tiene que volver al buzón y comprobar el resultado.
La conexión no te exime de comprobar la respuesta en la fuente. Cambia la forma de entregar los datos: en lugar de pegar fragmentos uno tras otro, dejas que el modelo busque y lea los elementos a los que tienes acceso en Task Manager. Esto sigue significando compartir los contenidos leídos con el proveedor de IA, así que la decisión de activar la función debería ser de la empresa, no resultado de la comodidad de una persona.
¿Cómo encuentran la respuesta las Conexiones de IA mediante MCP?
ChatGPT o Claude busca los elementos a los que tiene acceso el usuario que conectó su cuenta, y luego lee el contenido encontrado. Las Conexiones de IA utilizan para ello MCP, un estándar abierto para conectar modelos con otros programas.
El modelo dispone de cuatro herramientas: comprueba la información de la cuenta, busca, lee el elemento encontrado y consulta el calendario. La búsqueda abarca tareas, chats, mensajes, notas, nombres de archivos, hilos de correo de los propios buzones del usuario, eventos y la Base de conocimiento de IA, es decir, resúmenes, decisiones y conclusiones de las tareas, chats, notas y archivos a los que tiene acceso. Busca por texto, incluso por fragmentos de palabra.
Las preguntas sobre tiempo las responde el calendario. Para el periodo seleccionado, el modelo recibe las fechas de las tareas visibles, sus propios eventos y recordatorios, y las ausencias del equipo. Marek puede entonces preguntarle a Claude: «¿Qué tengo la semana que viene?».
Marek pregunta: «¿Qué acordamos con la empresa Nowak sobre la entrega?». Claude puede buscar «Nowak», leer la tarea y el hilo encontrados en el buzón de Marek, y después elaborar una respuesta. Si se necesita el texto de un archivo, la herramienta de lectura puede devolverlo; los elementos largos se entregan por partes. El correo lo lee el modelo solo desde los buzones conectados a la cuenta de Marek.
Más sobre el alcance de la función en la descripción de las Conexiones de IA en Task Manager. La diferencia respecto a copiar manualmente es sencilla: el modelo busca las fuentes, pero la pregunta y la valoración de la respuesta siguen siendo cosa tuya.
¿Quién activa las Conexiones de IA y cómo conectas tu propia cuenta?
Las Conexiones de IA las activa primero el administrador, y solo después cada usuario puede conectar su propia cuenta con ChatGPT o Claude. Copiarás la dirección de conexión en Ajustes, en la pestaña Perfil, y la añadirás en el proveedor del modelo como tu propio conector. La función pertenece a la variante Pro; tener simplemente una cuenta con el proveedor del modelo no la activa en Task Manager.
El administrador abre Ajustes, la pestaña Avanzado y la sección «Conexiones de IA (MCP)», y luego usa el interruptor «Activar conexiones de IA». Cuando en la empresa está activo el cifrado de datos, antes de activarlo verá un aviso: los contenidos leídos por el modelo se descifrarán y se enviarán al proveedor de IA sin cifrar. Debe marcar el consentimiento de forma consciente; el programa registrará quién y cuándo lo dio.
Ahora te toca a ti. En Ajustes, en la pestaña Perfil, busca la sección «Conexiones de IA (ChatGPT, Claude)» y copia la dirección con el botón «Copiar». En Claude la añadirás en Ajustes mediante Conectores y «Añadir conector personalizado». En ChatGPT accederás a través de Aplicaciones y conectores, y en modo desarrollador elegirás «Crear». Los nombres de los menús de los proveedores pueden cambiar; busca la opción para añadir un conector propio.
Al pegar la dirección se abrirá la página de inicio de sesión de tu Task Manager. Inicia sesión con tu correo electrónico y contraseña, y en la página de consentimiento comprueba el nombre de la aplicación y la dirección de retorno. Elige la validez de la conexión y haz clic en «Permitir». Por defecto, la conexión dura 90 días. Dejar el campo de validez en blanco permite crear una conexión sin fecha de caducidad, pero indicar un número de días limita el tiempo de acceso.
¿Puede el modelo ver más de lo que ves tú o cambiar algo?
No: el modelo conectado ve los datos conforme a los permisos de tu cuenta y solo tiene acceso de lectura. No añadirá una tarea, no modificará su contenido, no enviará un correo ni eliminará ningún elemento en Task Manager.
Si Marek tiene acceso a una tarea en un Espacio de trabajo determinado, es decir, el espacio de trabajo del equipo, puede preguntar por ella; si no la ve, tampoco la verá a través de Claude. El administrador global tiene una vista más amplia, ya que ve todos los espacios de trabajo también en el propio programa. En cambio, el modelo no recibe contraseñas, claves API ni ajustes. Las conversaciones privadas de otras personas con el Asistente de IA también quedan excluidas.
El martes, Marek le pide a Claude un borrador de respuesta para un cliente. Recibe el texto en la conversación con el modelo, pero debe revisarlo, pegarlo y enviarlo él mismo. No puedes pedirle al modelo que cierre una tarea ni que envíe un mensaje. Así se mantiene separada la lectura de los datos de la empresa de la actuación en su nombre.
Los mensajes de los clientes también requieren atención. Un remitente externo puede escribir en un correo un texto que suene como una instrucción para la IA. El modelo puede interpretarlo mal, por eso conviene revisar la respuesta en la fuente. Aun así, la conexión no le permitirá realizar cambios en Task Manager.
¿Qué aporta un buzón de Correo configurado como «Solo lectura»?
Un buzón configurado como «Solo lectura» permite leer la correspondencia en Task Manager, pero impide enviar mensajes desde él a través del programa. No podrás responder manualmente desde él ni seleccionarlo para enviar en Automatizaciones; el modelo conectado sigue pudiendo leer su correspondencia si el buzón pertenece a tu cuenta.
El miércoles, Marek conecta en su cuenta un buzón con la correspondencia relativa a las facturas y lo configura como «Solo lectura». Puede preguntarle a Claude por los hilos disponibles, pero Task Manager no enviará respuestas desde ese buzón. Si quiere responder, lo hace desde otro programa de correo. Con este ajuste, el servidor SMTP, es decir, el servidor utilizado para enviar correos, es opcional.
El Correo en Task Manager es un módulo de Pro. El buzón pertenece a la persona que lo conectó: el hecho de que Marek lea sus hilos a través de Claude no los pone a disposición de otros empleados ni de sus modelos conectados.
¿Cómo interrumpes el acceso y compruebas las lecturas?
Tu propia conexión se desconecta en Ajustes, en Perfil, con el botón «Desconectar»; la aplicación de IA pierde el acceso de inmediato. El administrador puede desconectar cualquier conexión de un usuario y consultar el «Registro de conexiones» sin ver el contenido leído.
El registro muestra quién y cuándo utilizó la conexión, qué aplicación y herramienta empleó, y a qué elemento se refería la lectura. Las entradas de más de 180 días se eliminan automáticamente. Si el viernes Marek ve una lectura que no reconoce, tiene un punto de partida para revisar la conexión, aunque el registro no le mostrará el contenido de la respuesta del modelo.
La conexión también finaliza al vencer la validez elegida, al cambiar la contraseña o al bloquear la cuenta el administrador. Además, el administrador puede desactivar la función para toda la empresa. En ese caso, todas las conexiones dejan de funcionar de inmediato, pero no se eliminan y volverán a activarse al reactivar la función. Si quieres finalizar una conexión concreta, usa «Desconectar».
¿Adónde van a parar los contenidos leídos y qué requiere la conexión?
Los contenidos leídos por ChatGPT van a OpenAI, y los leídos por Claude a Anthropic, también fuera de la Unión Europea. Task Manager debe estar accesible desde internet mediante HTTPS, es decir, una conexión cifrada con el sitio; por parte del proveedor también necesitas un plan que admita conectores propios. Los datos de la aplicación siguen estando en el servidor de tu empresa, pero tener servidor propio no significa que los contenidos enviados al modelo permanezcan en él.
Antes de conectar, revisa las normas de tu empresa sobre los datos de clientes y la correspondencia. Si la empresa no permite enviar ese tipo de contenidos al proveedor de IA, no conectes la cuenta. La diferencia entre el lugar donde se almacenan los datos y el lugar al que va la pregunta se explica en el texto qué llega al proveedor de IA.
ChatGPT y Claude se conectan desde sus propios servidores, no desde tu ordenador. Es un mecanismo distinto al del Asistente de IA en Task Manager, que funciona dentro del programa con la clave API de la empresa. Las Conexiones de IA no utilizan esa clave.
Mañana anota una pregunta para la que sueles copiar y pegar correos de la empresa en ChatGPT o Claude, y comprueba con el administrador si esos contenidos se pueden enviar al proveedor del modelo. Si la respuesta es «sí», revisa las Conexiones de IA en la variante Pro: el modelo puede leer conforme a tus permisos, y la empresa controla las conexiones. Consulta la Demo.
Preguntas frecuentes
¿Pueden ChatGPT o Claude cambiar algo en Task Manager?
No. Las Conexiones de IA dan al modelo únicamente lectura: no puede añadir, cambiar, enviar ni eliminar nada en Task Manager.
¿Las Conexiones de IA están disponibles en la variante Standard?
No, las Conexiones de IA pertenecen a la variante Pro. El administrador debe activarlas antes de que los usuarios conecten sus propias cuentas.
¿Un empleado verá a través de ChatGPT más de lo que ve en el programa?
No. El modelo utiliza los permisos de la cuenta de esa persona y solo ve los datos a los que ella tiene acceso; el correo lo lee desde sus propios buzones.
¿Cuánto dura la conexión con ChatGPT o Claude?
Por defecto 90 días, y el tiempo de validez se elige en la página de consentimiento. Puedes dejar el campo vacío para que la conexión no caduque sola, pero finalizará al desconectarla, cambiar la contraseña o bloquear la cuenta.
¿Las Conexiones de IA son lo mismo que el Asistente de IA de Task Manager?
No. El Asistente de IA funciona en Task Manager con la clave API de la empresa, mientras que las Conexiones de IA permiten conectar tu cuenta del programa con ChatGPT o Claude mediante tu propio conector.
Fuentes
El equipo de Task Manager - escribimos sobre el trabajo en equipo, la IA en la empresa y la organización de las tareas con ejemplos de Task Manager, un programa que se instala en tu propio servidor. Task Manager es desarrollado desde 2013 por Blue Creation Group (Piotr Łącz) y lo utilizan, entre otros, Neonet, la Universidad Militar de Tecnología y Polpharma - consulta las opiniones de los clientes. Verificamos los textos con la documentación y la versión actual del programa.
