Måndag, 8:50. Marek, som äger en projekteringsbyrå med 11 anställda, klistrar in en uppgiftsbeskrivning och tre mejl från en kund i Claude för att påminna sig om överenskommelsen om leveransen. Det fjärde mejlet blir kvar i inkorgen. AI-anslutningar i Task Manager gör att han kan fråga modellen om data han har åtkomst till, utan att manuellt samla ihop den till konversationen.
Varför räcker det inte längre att klistra in mejl till modellen?
När du klistrar in innehåll väljer du själv vad modellen ska se, så det är lätt att missa ett meddelande som är viktigt för svaret. Varje gång måste du dessutom leta upp uppgiften, samla ihop korrespondensen och föra över den till en ny konversation.
Marek frågar om leveransdatumet, men kopierar inte mejlet där kunden ändrade överenskommelsen. Claude kan svara utifrån de tre mottagna meddelandena, utan att veta att ett fjärde finns. Svaret låter övertygande, men Marek måste ändå gå tillbaka till inkorgen och kontrollera resultatet.
Anslutningen befriar dig inte från att kontrollera svaret mot källan. Den ändrar sättet data levereras på: i stället för att klistra in fragment efter fragment låter du modellen söka upp och läsa de element du har åtkomst till i Task Manager. Det innebär fortfarande att det lästa innehållet delas med AI-leverantören, så beslutet att aktivera funktionen bör tas av företaget, inte styras av en enskild persons bekvämlighet.
Hur hittar AI-anslutningar svaret via MCP?
ChatGPT eller Claude söker upp element som den användare som kopplat sitt konto har åtkomst till, och läser sedan det hittade innehållet. AI-anslutningar använder MCP, en öppen standard för att koppla modeller till andra program.
Modellen har fyra verktyg till sitt förfogande: den kontrollerar kontoinformation, söker, läser det hittade objektet och tittar i kalendern. Sökningen omfattar uppgifter, chattar, meddelanden, anteckningar, filnamn, e-posttrådar från användarens egna inkorgar, händelser samt AI-kunskapsbasen, det vill säga sammanfattningar, beslut och slutsatser från de uppgifter, chattar, anteckningar och filer modellen har tillgång till. Den söker i texten, även i delar av ord.
Frågor om tid besvaras av kalendern. För en vald period får modellen förfallodatum för synliga uppgifter, egna händelser och påminnelser samt teamets frånvaro. Marek kan alltså fråga Claude: ”Vad har jag inplanerat nästa vecka?”.
Marek frågar: ”Vad kom vi överens om med företaget Nowak gällande leveransen?”. Claude kan söka på ”Nowak”, läsa den hittade uppgiften och tråden i Mareks inkorg, och sedan formulera ett svar. Om texten i en fil behövs kan läsverktyget returnera den; långa element skickas i delar. E-post läser modellen bara från de inkorgar som är kopplade till Mareks konto.
Mer om funktionens omfattning visas i beskrivningen av AI-anslutningar i Task Manager. Skillnaden mot manuell kopiering är enkel: modellen letar upp källorna, men frågan och bedömningen av svaret ligger fortfarande hos dig.
Vem aktiverar AI-anslutningar och hur kopplar du ditt eget konto?
AI-anslutningar aktiveras först av administratören, och därefter kan varje användare koppla sitt eget konto till ChatGPT eller Claude. Anslutningsadressen kopierar du under Inställningar, fliken Profil, och lägger till den hos modelleverantören som en egen konnektor. Funktionen tillhör varianten Pro; att bara ha ett konto hos modelleverantören aktiverar den inte i Task Manager.
Administratören öppnar Inställningar, fliken Avancerat och avsnittet ”AI-anslutningar (MCP)”, och använder sedan reglaget ”Aktivera AI-anslutningar”. När datakryptering är aktiverad i företaget visas en varning innan aktiveringen: innehåll som modellen läser dekrypteras och skickas till AI-leverantören i okrypterad form. Administratören måste medvetet markera samtycket; programmet registrerar vem som gav det och när.
Nu är det din tur. Under Inställningar, på fliken Profil, hittar du avsnittet ”AI-anslutningar (ChatGPT, Claude)” och kopierar adressen med knappen ”Kopiera”. I Claude lägger du till den under Inställningar via Konnektorer och ”Lägg till egen konnektor”. I ChatGPT går du via Appar och konnektorer, och i utvecklarläget väljer du ”Skapa”. Menynamnen hos leverantörerna kan ändras; leta efter alternativet att lägga till en egen konnektor.
När du klistrat in adressen öppnas inloggningssidan för din Task Manager. Logga in med e-post och lösenord, och på samtyckessidan kontrollerar du appnamnet och returadressen. Välj giltighetstid för anslutningen och klicka på ”Tillåt”. Som standard gäller anslutningen i 90 dagar. Ett tomt giltighetsfält gör att du kan skapa en anslutning utan utgångsdatum, men om du anger ett antal dagar begränsas åtkomsttiden.
Kan modellen se mer än du eller ändra något?
Nej: den anslutna modellen ser data enligt ditt kontos behörigheter och har endast läsåtkomst. Den lägger inte till en uppgift, ändrar inte dess innehåll, skickar inget e-postmeddelande och tar inte bort något element i Task Manager.
Om Marek har åtkomst till en uppgift i en viss Arbetsyta, alltså teamets arbetsutrymme, kan han fråga om den; om han inte ser den, ser han den inte heller via Claude. Den globala administratören har en bredare överblick, eftersom hen ser alla arbetsytor även i själva programmet. Modellen får däremot inte lösenord, API-nycklar eller inställningar. Andra personers privata konversationer med AI-assistenten utelämnas också.
På tisdagen ber Marek Claude om ett utkast till svar till en kund. Han får en text i konversationen med modellen, men måste själv granska den, klistra in den och skicka den. Du kan inte låta modellen stänga en uppgift eller skicka ett meddelande. På så sätt hålls läsning av företagsdata åtskild från att agera i dess namn.
Meddelanden från kunder kräver också uppmärksamhet. En utomstående avsändare kan skriva text i ett mejl som låter som en instruktion till AI. Modellen kan tolka den fel, så kontrollera svaret i källan. Även då tillåter inte anslutningen den att göra ändringar i Task Manager.
Vad innebär en E-post-inkorg inställd på ”Endast läsbehörighet”?
En inkorg inställd på ”Endast läsbehörighet” gör att du kan läsa korrespondens i Task Manager, men blockerar att skicka meddelanden från den via programmet. Du kan inte svara manuellt från den eller välja den för utskick i Automatiseringar; den anslutna modellen kan ändå läsa dess korrespondens, om inkorgen tillhör ditt konto.
På onsdagen kopplar Marek till en egen inkorg med korrespondens om fakturor och ställer in den som ”Endast läsbehörighet”. Han kan fråga Claude om tillgängliga trådar, men Task Manager skickar inga svar från den inkorgen. Om han vill svara gör han det i ett annat e-postprogram. Med en sådan inställning är SMTP-servern, alltså servern som används för att skicka e-post, valfri.
E-post i Task Manager är en Pro-modul. Inkorgen tillhör den person som anslutit den: att Marek läser dess trådar via Claude gör dem inte tillgängliga för andra anställda eller deras anslutna modeller.
Hur avbryter du åtkomsten och kontrollerar läsningarna?
Du kopplar bort din egen anslutning under Inställningar, i Profilen, med knappen ”Koppla bort”; AI-appen förlorar då åtkomsten omedelbart. Administratören kan koppla bort varje användares anslutning samt kontrollera ”Anslutningslogg” utan att se det lästa innehållet.
Loggen visar vem som använt anslutningen, när, vilken app och vilket verktyg som användes samt vilket element läsningen gällde. Poster äldre än 180 dagar raderas automatiskt. Om Marek på fredagen ser en läsning han inte känner igen har han en utgångspunkt för att kontrollera anslutningen, även om loggen inte visar innehållet i modellens svar.
Anslutningen upphör också när vald giltighetstid löper ut, lösenordet ändras eller administratören spärrar kontot. Administratören kan dessutom inaktivera funktionen för hela företaget. Då slutar alla anslutningar fungera omedelbart, men de tas inte bort och återställs när funktionen aktiveras igen. Om du vill avsluta en specifik anslutning, använd ”Koppla bort”.
Vart hamnar det lästa innehållet och vad krävs för anslutningen?
Innehåll som läses av ChatGPT hamnar hos OpenAI, och innehåll som läses av Claude hos Anthropic, även utanför EU. Task Manager måste vara tillgänglig från internet via HTTPS, alltså en krypterad anslutning till webbplatsen; hos leverantören behöver du också en plan som stöder egna konnektorer. Appens data finns fortfarande på ditt företags server, men en egen server innebär inte att innehåll som skickas till modellen stannar där.
Kontrollera företagets regler för kunddata och korrespondens innan du ansluter. Om företaget inte tillåter att sådant innehåll skickas till AI-leverantören, anslut inte kontot. Skillnaden mellan var data lagras och vart frågan skickas förklaras i texten vad som når AI-leverantören.
ChatGPT och Claude ansluter från sina egna servrar, inte från din dator. Det är en annan mekanism än AI-assistenten i Task Manager, som körs i programmet med företagets egen API-nyckel. AI-anslutningar använder inte den nyckeln.
I morgon, notera en fråga där du brukar klistra in företagets mejl i ChatGPT eller Claude, och kom överens med administratören om huruvida sådant innehåll får skickas till modellens leverantör. Om svaret är ”ja”, kolla in AI-anslutningar i Pro-varianten: modellen kan läsa enligt dina behörigheter, och företaget kontrollerar anslutningarna. Se Demo.
Vanliga frågor
Kan ChatGPT eller Claude ändra något i Task Manager?
Nej. AI-anslutningar ger modellen enbart läsbehörighet: den kan inte lägga till, ändra, skicka eller ta bort något i Task Manager.
Ingår AI-anslutningar i varianten Standard?
Nej, AI-anslutningar tillhör varianten Pro. Administratören måste först aktivera dem innan användarna kan koppla sina egna konton.
Ser en medarbetare mer via ChatGPT än i programmet?
Nej. Modellen använder den personens kontobehörigheter och ser bara den data personen har åtkomst till; e-post läser den endast från personens egna inkorgar.
Hur länge gäller en anslutning till ChatGPT eller Claude?
Som standard 90 dagar, och giltighetstiden väljer du på samtyckessidan. Du kan lämna fältet tomt så att anslutningen inte går ut av sig själv, men den upphör ändå vid frånkoppling, lösenordsbyte eller om kontot spärras.
Är AI-anslutningar samma sak som AI-assistenten i Task Manager?
Nej. AI-assistenten körs i Task Manager med företagets egen API-nyckel, medan AI-anslutningar låter dig koppla ditt konto i programmet till ChatGPT eller Claude via en egen konnektor.
Källor
Task Manager-teamet - vi skriver om teamarbete, AI i företag och struktur i uppgifter med exempel från Task Manager, ett program som installeras på din egen server. Task Manager har utvecklats sedan 2013 av Blue Creation Group (Piotr Łącz) och används bland annat av Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna och Polpharma - se vad kunderna tycker. Vi kontrollerar texterna mot dokumentationen och den aktuella versionen av programmet.
