Montag, 8:50 Uhr. Marek, Inhaber eines 11-köpfigen Planungsbüros, fügt in Claude die Aufgabenbeschreibung und drei E-Mails eines Kunden ein, um sich an die Absprachen zur Lieferung zu erinnern. Eine vierte E-Mail bleibt im Postfach. Mit KI-Verbindungen in Task Manager lässt sich das Modell nach Daten fragen, auf die Marek Zugriff hat, ohne sie manuell für das Gespräch zusammenzutragen.
Warum reicht das Einfügen von E-Mails in das Modell nicht mehr aus?
Beim Einfügen von Inhalten wählen Sie selbst aus, was das Modell sieht, sodass leicht eine für die Antwort wichtige Nachricht übersehen wird. Außerdem müssen Sie jedes Mal die Aufgabe heraussuchen, die Korrespondenz zusammentragen und in ein neues Gespräch übertragen.
Marek fragt nach dem Liefertermin, kopiert aber nicht die E-Mail, in der der Kunde die Absprachen geändert hat. Claude kann nur anhand der drei erhaltenen Nachrichten antworten, ohne zu wissen, dass es eine vierte gibt. Die Antwort klingt überzeugend, trotzdem muss Marek ins Postfach zurückkehren und das Ergebnis prüfen.
Die Verbindung entbindet nicht davon, die Antwort an der Quelle zu prüfen. Sie ändert die Art der Datenbereitstellung: Statt weitere Textfragmente einzufügen, lassen Sie das Modell die Ihnen zugänglichen Elemente in Task Manager suchen und lesen. Das bedeutet weiterhin, gelesene Inhalte an den KI-Anbieter weiterzugeben, daher sollte die Entscheidung, die Funktion zu aktivieren, der Firma obliegen und nicht aus der Bequemlichkeit einer einzelnen Person entstehen.
Wie finden KI-Verbindungen die Antwort über MCP?
ChatGPT oder Claude sucht nach Elementen, die dem Nutzer zugänglich sind, der sein Konto verbunden hat, und liest anschließend den gefundenen Inhalt. KI-Verbindungen nutzen dabei MCP, einen offenen Standard zur Verbindung von Modellen mit anderen Programmen.
Das Modell hat vier Werkzeuge zur Verfügung: Es prüft Kontoinformationen, sucht, liest das gefundene Element und sieht in den Kalender. Die Suche umfasst Aufgaben, Chats, Nachrichten, Notizen, Dateinamen, E-Mail-Threads aus den eigenen Postfächern des Nutzers, Termine sowie die KI-Wissensdatenbank, also Zusammenfassungen, Entscheidungen und Erkenntnisse aus den für ihn zugänglichen Aufgaben, Chats, Notizen und Dateien. Es sucht per Text, auch nach Wortteilen.
Fragen zur Zeit beantwortet der Kalender. Für den gewählten Zeitraum erhält das Modell die Fälligkeitsdaten sichtbarer Aufgaben, eigene Termine und Erinnerungen sowie Abwesenheiten des Teams. Marek kann Claude also fragen: „Was steht nächste Woche bei mir an?“.
Marek fragt: „Was haben wir mit der Firma Nowak bezüglich der Lieferung vereinbart?“ Claude kann nach „Nowak“ suchen, die gefundene Aufgabe und den Thread aus Mareks Postfach lesen und daraus eine Antwort formulieren. Wird der Text einer Datei benötigt, kann das Lesewerkzeug ihn zurückgeben; längere Elemente werden in Teilen übermittelt. E-Mails liest das Modell nur aus den auf Mareks Konto verbundenen Postfächern.
Mehr zum Funktionsumfang zeigt die Beschreibung der KI-Verbindungen in Task Manager. Der Unterschied zum manuellen Kopieren ist einfach: Die Quellen sucht das Modell, aber die Frage und die Bewertung der Antwort übernehmen weiterhin Sie.
Wer aktiviert KI-Verbindungen und wie verbinden Sie Ihr eigenes Konto?
KI-Verbindungen werden zunächst vom Administrator aktiviert, erst danach kann jeder Nutzer sein eigenes Konto mit ChatGPT oder Claude verbinden. Die Verbindungsadresse kopieren Sie in den Einstellungen, im Tab Profil, und fügen sie beim Modellanbieter als eigenen Konnektor hinzu. Die Funktion gehört zur Variante Pro; ein bloßes Konto beim Modellanbieter aktiviert sie in Task Manager nicht.
Der Administrator öffnet die Einstellungen, den Tab Erweitert und den Bereich „KI-Verbindungen (MCP)“ und nutzt dann den Schalter „KI-Verbindungen aktivieren“. Ist in der Firma die Datenverschlüsselung aktiv, erscheint vor der Aktivierung ein Warnhinweis: Vom Modell gelesene Inhalte werden entschlüsselt und unverschlüsselt an den KI-Anbieter gesendet. Er muss der Zustimmung bewusst zustimmen; das Programm speichert, wer sie wann erteilt hat.
Jetzt sind Sie dran. Suchen Sie in den Einstellungen, im Tab Profil, den Abschnitt „KI-Verbindungen (ChatGPT, Claude)“ und kopieren Sie die Adresse mit der Schaltfläche „Kopieren“. In Claude fügen Sie sie in den Einstellungen über Konnektoren und „Eigenen Konnektor hinzufügen“ ein. In ChatGPT gehen Sie über Apps und Konnektoren, und im Entwicklermodus wählen Sie „Erstellen“. Die Menübezeichnungen der Anbieter können sich ändern; suchen Sie nach der Option zum Hinzufügen eines eigenen Konnektors.
Nach dem Einfügen der Adresse öffnet sich die Anmeldeseite Ihres Task Managers. Melden Sie sich mit E-Mail und Passwort an und prüfen Sie auf der Zustimmungsseite den Namen der Anwendung sowie die Rückkehradresse. Wählen Sie die Gültigkeitsdauer der Verbindung und klicken Sie auf „Erlauben“. Standardmäßig gilt die Verbindung 90 Tage. Ein leeres Gültigkeitsfeld ermöglicht eine Verbindung ohne Ablaufdatum, während die Angabe einer Anzahl von Tagen die Zugriffsdauer begrenzt.
Kann das Modell mehr sehen als Sie oder etwas ändern?
Nein: Das verbundene Modell sieht Daten gemäß den Berechtigungen Ihres Kontos und hat ausschließlich Lesezugriff. Es fügt keine Aufgabe hinzu, ändert ihren Inhalt nicht, sendet keine E-Mail und löscht kein Element im Task Manager.
Wenn Marek Zugriff auf eine Aufgabe in einem bestimmten Arbeitsbereich hat, also dem Arbeitsbereich des Teams, kann er danach fragen; sieht er sie nicht, wird er sie auch über Claude nicht sehen. Der globale Administrator hat einen umfassenderen Blick, da er auch im Programm selbst alle Arbeitsbereiche sieht. Das Modell erhält hingegen keine Passwörter, API-Schlüssel oder Einstellungen. Private Gespräche anderer Personen mit dem KI-Assistenten werden ebenfalls ausgelassen.
Am Dienstag bittet Marek Claude um einen Entwurf einer Antwort für einen Kunden. Er erhält den Text im Gespräch mit dem Modell, muss ihn jedoch selbst prüfen, einfügen und versenden. Sie können dem Modell weder das Schließen einer Aufgabe noch das Versenden einer Nachricht übertragen. So bleibt das Lesen von Unternehmensdaten vom Handeln in ihrem Namen getrennt.
Auch Nachrichten von Kunden erfordern Aufmerksamkeit. Ein fremder Absender kann in einer E-Mail einen Text einfügen, der wie ein Befehl für die KI klingt. Das Modell kann ihn falsch interpretieren, prüfen Sie die Antwort daher in der Quelle. Selbst dann erlaubt die Verbindung keine Änderung im Task Manager.
Was bringt ein als „Nur Lesen“ eingerichtetes E-Mail-Postfach?
Ein als „Nur Lesen“ eingerichtetes Postfach ermöglicht das Lesen der Korrespondenz im Task Manager, blockiert jedoch den Versand von Nachrichten daraus über das Programm. Sie können von dort weder manuell antworten noch es in Automatisierungen zum Versand auswählen; das verbundene Modell kann die Korrespondenz dieses Postfachs weiterhin lesen, sofern es Ihrem Konto gehört.
Am Mittwoch verbindet Marek bei sich ein Postfach mit Korrespondenz zu Rechnungen und richtet es als „Nur Lesen“ ein. Er kann Claude nach verfügbaren Threads fragen, doch Task Manager versendet aus diesem Postfach keine Antworten. Will er antworten, tut er das in einem anderen E-Mail-Programm. Bei dieser Einstellung ist der SMTP-Server, also der Server zum Versenden von E-Mails, optional.
E-Mail im Task Manager ist ein Pro-Modul. Das Postfach gehört der Person, die es verbunden hat: Dass Marek dessen Threads über Claude liest, macht sie nicht für andere Mitarbeiter oder deren verbundene Modelle zugänglich.
Wie unterbrechen Sie den Zugriff und prüfen die Lesevorgänge?
Ihre eigene Verbindung trennen Sie in den Einstellungen, im Profil, mit der Schaltfläche „Trennen“; die KI-Anwendung verliert dann sofort den Zugriff. Der Administrator kann jede Verbindung eines Benutzers trennen sowie das „Verbindungsprotokoll“ einsehen, ohne die gelesenen Inhalte einzusehen.
Das Protokoll zeigt, wer wann die Verbindung genutzt hat, welche Anwendung und welches Werkzeug verwendet wurde und welches Element der Lesevorgang betraf. Einträge, die älter als 180 Tage sind, werden automatisch gelöscht. Sieht Marek am Freitag einen Lesevorgang, den er nicht erkennt, hat er einen Ausgangspunkt, um die Verbindung zu überprüfen, auch wenn das Protokoll ihm nicht den Inhalt der Modellantwort zeigt.
Die Verbindung endet auch nach Ablauf der gewählten Gültigkeitsdauer, bei einer Passwortänderung oder wenn der Administrator das Konto sperrt. Der Administrator kann die Funktion zudem für das gesamte Unternehmen deaktivieren. Dann funktionieren alle Verbindungen sofort nicht mehr, werden jedoch nicht gelöscht und kehren nach erneuter Aktivierung zurück. Möchten Sie eine bestimmte Verbindung beenden, verwenden Sie „Trennen“.
Wohin gelangen die gelesenen Inhalte, und was setzt die Verbindung voraus?
Von ChatGPT gelesene Inhalte gelangen zu OpenAI, von Claude gelesene Inhalte zu Anthropic, auch außerhalb der Europäischen Union. Task Manager muss über HTTPS, also eine verschlüsselte Verbindung zur Seite, aus dem Internet erreichbar sein; beim Anbieter benötigen Sie zudem einen Plan, der eigene Konnektoren unterstützt. Die Anwendungsdaten befinden sich weiterhin auf dem Server Ihres Unternehmens, doch ein eigener Server bedeutet nicht, dass die dem Modell übergebenen Inhalte dort verbleiben.
Prüfen Sie vor der Verbindung die internen Richtlinien zu Kundendaten und Korrespondenz. Erlaubt das Unternehmen die Übermittlung solcher Inhalte an einen KI-Anbieter nicht, verbinden Sie das Konto nicht. Die Unterscheidung zwischen dem Speicherort der Daten und dem Ort, an den die Anfrage gelangt, erklärt der Beitrag Was an den KI-Anbieter gelangt.
ChatGPT und Claude verbinden sich von ihren eigenen Servern aus, nicht von Ihrem Computer. Das ist ein anderer Mechanismus als der KI-Assistent im Task Manager, der im Programm mit dem API-Schlüssel des Unternehmens arbeitet. KI-Verbindungen nutzen diesen Schlüssel nicht.
Notieren Sie sich morgen eine Frage, bei der Sie üblicherweise Unternehmens-E-Mails in ChatGPT oder Claude hineinkopieren, und klären Sie mit dem Administrator, ob diese Inhalte an den Modellanbieter gesendet werden dürfen. Lautet die Antwort „ja“, schauen Sie sich die KI-Verbindungen in der Pro-Variante an: Das Modell kann gemäß Ihren Berechtigungen lesen, und das Unternehmen behält die Kontrolle über die Verbindungen. Siehe Demo.
Häufig gestellte Fragen
Können ChatGPT oder Claude etwas in Task Manager ändern?
Nein. KI-Verbindungen geben dem Modell ausschließlich Lesezugriff: Es kann in Task Manager nichts hinzufügen, ändern, senden oder löschen.
Sind KI-Verbindungen in der Variante Standard enthalten?
Nein, KI-Verbindungen gehören zur Variante Pro. Der Administrator muss sie zunächst aktivieren, bevor Nutzer ihre eigenen Konten verbinden können.
Sieht ein Mitarbeiter über ChatGPT mehr als im Programm?
Nein. Das Modell nutzt die Berechtigungen des jeweiligen Kontos und sieht nur die dieser Person zugänglichen Daten; E-Mails liest es aus deren eigenen Postfächern.
Wie lange besteht eine Verbindung mit ChatGPT oder Claude?
Standardmäßig 90 Tage, die Gültigkeitsdauer wählen Sie auf der Zustimmungsseite. Sie können das Feld leer lassen, damit die Verbindung nicht von selbst abläuft, sie endet aber beim Trennen, bei einer Passwortänderung oder bei Kontosperrung.
Sind KI-Verbindungen dasselbe wie der KI-Assistent in Task Manager?
Nein. Der KI-Assistent arbeitet in Task Manager mit dem API-Schlüssel der Firma, während KI-Verbindungen es ermöglichen, Ihr Konto im Programm über einen eigenen Konnektor mit ChatGPT oder Claude zu verbinden.
Quellen
Das Task Manager-Team - wir schreiben anhand von Beispielen aus Task Manager über Teamarbeit, KI im Unternehmen und gut organisierte Aufgaben. Task Manager wird auf dem eigenen Server installiert und seit 2013 von der Blue Creation Group (Piotr Łącz) entwickelt. Zu den Nutzern gehören unter anderem Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna und Polpharma - lesen Sie die Kundenstimmen. Unsere Texte gleichen wir mit der Dokumentation und der aktuellen Programmversion ab.
