Maanantai, klo 8:50. Marek, 11 hengen arkkitehtitoimiston omistaja, liittää Claudeen tehtävän kuvauksen ja kolme asiakkaan sähköpostia muistaakseen toimitukseen liittyvät sopimukset. Neljäs viesti jää postilaatikkoon. Task Managerin AI-yhteydet antavat kysyä mallilta tietoja, joihin Marekilla on pääsy, ilman että hän kerää niitä itse keskusteluun.
Miksi sähköpostien liittäminen malliin ei enää riitä?
Liittäessäsi sisältöä valitset itse, mitä malli näkee, joten vastauksen kannalta olennainen viesti jää helposti pois. Joka kerta sinun täytyy myös etsiä tehtävä, koota kirjeenvaihto ja siirtää se uuteen keskusteluun.
Marek kysyy toimituksen aikataulusta, mutta ei kopioi sähköpostia, jossa asiakas muutti sopimusta. Claude voi vastata kolmen saamansa viestin perusteella tietämättä neljännestä. Vastaus kuulostaa vakuuttavalta, mutta silti Marekin täytyy palata postilaatikkoon ja tarkistaa tulos.
Yhteys ei vapauta tarkistamasta vastausta lähteestä. Se muuttaa tapaa, jolla tiedot toimitetaan: sen sijaan että liittäisit yksittäisiä katkelmia, annat mallin etsiä ja lukea sinulle käytettävissä olevat kohteet Task Managerissa. Tämä tarkoittaa silti luetun sisällön jakamista AI-palveluntarjoajalle, joten päätös toiminnon käyttöönotosta kuuluu yritykselle, ei yhden henkilön mukavuudelle.
Miten AI-yhteydet löytävät vastauksen MCP:n kautta?
ChatGPT tai Claude etsii kohteita, jotka ovat tilinsä yhdistäneen käyttäjän käytettävissä, ja lukee sitten löytyneen sisällön. AI-yhteydet hyödyntävät tässä MCP:tä, avointa standardia mallien yhdistämiseen muihin ohjelmiin.
Mallilla on käytössään neljä työkalua: se tarkistaa tilitiedot, hakee, lukee löytyneen kohteen ja tarkastelee kalenteria. Haku kattaa tehtävät, keskustelut, viestit, muistiinpanot, tiedostonimet, sähköpostiviestiketjut käyttäjän omista postilaatikoista, tapahtumat sekä AI-tietopankin eli yhteenvedot, päätökset ja johtopäätökset niistä tehtävistä, keskusteluista, muistiinpanoista ja tiedostoista, joihin sillä on pääsy. Haku toimii tekstin perusteella, myös sanan osalla.
Aikaa koskeviin kysymyksiin vastaa kalenteri. Valitulta ajanjaksolta malli saa näkyvien tehtävien määräajat, omat tapahtumat ja muistutukset sekä tiimin poissaolot. Marek voi siis kysyä Claudelta: ”Mitä minulla on ensi viikolla?”.
Marek kysyy: „Mitä sovimme Nowakin yrityksen kanssa toimituksesta?”. Claude voi hakea sanalla „Nowak”, lukea löytyneen tehtävän ja viestiketjun Marekin postilaatikosta ja koota niiden pohjalta vastauksen. Jos tarvitaan tiedoston tekstiä, lukutyökalu voi palauttaa sen; pitkät kohteet se toimittaa osissa. Sähköpostia malli lukee vain Marekin tilille yhdistetyistä postilaatikoista.
Lisää toiminnon laajuudesta kertoo Task Managerin AI-yhteyksien kuvaus. Ero manuaaliseen kopiointiin on yksinkertainen: lähteitä etsii malli, mutta kysymys ja vastauksen arviointi jäävät edelleen sinulle.
Kuka ottaa AI-yhteydet käyttöön ja miten yhdistät oman tilisi?
AI-yhteydet ottaa ensin käyttöön pääkäyttäjä, ja vasta sen jälkeen jokainen käyttäjä voi yhdistää oman tilinsä ChatGPT:hen tai Claudeen. Yhteysosoitteen kopioit Asetuksista, Profiili-välilehdeltä, ja lisäät sen mallin tarjoajalle omana konnektorina. Toiminto kuuluu Pro-varianttiin; pelkkä tili mallin tarjoajalla ei ota sitä käyttöön Task Managerissa.
Pääkäyttäjä avaa Asetukset, Lisäasetukset-välilehden ja osion „AI-yhteydet (MCP)”, ja käyttää sitten kytkintä „Ota AI-yhteydet käyttöön”. Kun yrityksessä on käytössä tietojen salaus, hän näkee ennen käyttöönottoa varoituksen: mallin lukema sisältö puretaan salauksesta ja lähetetään AI-palveluntarjoajalle salaamattomana. Hänen on tietoisesti vahvistettava suostumus; ohjelma tallentaa, kuka ja milloin sen antoi.
Nyt on sinun vuorosi. Etsi Asetuksista, Profiili-välilehdeltä osio ”AI-yhteydet (ChatGPT, Claude)” ja kopioi osoite ”Kopioi”-painikkeella. Claudessa lisäät sen Asetuksista Konnektorit-kohdan kautta valitsemalla ”Lisää oma konnektori”. ChatGPT:ssä kuljet Sovellukset ja konnektorit -kohdan kautta ja valitset kehittäjätilassa ”Luo”. Palveluntarjoajien valikkojen nimet voivat muuttua; etsi vaihtoehtoa oman konnektorin lisäämiseen.
Kun osoite on liitetty, avautuu oman Task Managerisi kirjautumissivu. Kirjaudu sisään sähköpostilla ja salasanalla, ja tarkista suostumussivulla sovelluksen nimi sekä paluuosoite. Valitse yhteyden voimassaoloaika ja napsauta ”Salli”. Oletuksena yhteys kestää 90 päivää. Tyhjäksi jätetty voimassaoloaika mahdollistaa yhteyden luomisen ilman vanhentumispäivää, mutta päivien määrän antaminen rajoittaa käyttöajan.
Voiko malli nähdä enemmän kuin sinä tai muuttaa jotain?
Ei: yhdistetty malli näkee tiedot omien tilisi käyttöoikeuksien mukaisesti ja sillä on vain lukuoikeus. Se ei lisää tehtävää, ei muuta sen sisältöä, ei lähetä sähköpostia eikä poista mitään Task Managerista.
Jos Marekilla on pääsy tehtävään tietyssä Työtilassa eli tiimin työskentelytilassa, hän voi kysyä siitä; jos hän ei näe sitä, hän ei näe sitä myöskään Clauden kautta. Globaalilla järjestelmänvalvojalla on laajempi näkymä, koska hän näkee kaikki työtilat myös itse ohjelmassa. Malli ei kuitenkaan saa salasanoja, API-avaimia eikä asetuksia. Myös muiden henkilöiden yksityiset keskustelut AI-avustajan kanssa jäävät pois.
Tiistaina Marek pyytää Claudelta luonnoksen vastauksesta asiakkaalle. Hän saa tekstin keskustelussa mallin kanssa, mutta hänen on itse tarkistettava se, liitettävä ja lähetettävä. Et voi antaa mallin tehtäväksi sulkea tehtävää tai lähettää viestiä. Näin yrityksen tietojen lukeminen pysyy erillään niiden puolesta toimimisesta.
Myös asiakkailta tulevat viestit vaativat huomiota. Ulkopuolinen lähettäjä voi kirjoittaa sähköpostiin tekstin, joka kuulostaa AI:lle annetulta komennolta. Malli voi tulkita sen väärin, siksi tarkista vastaus lähteestä. Silloinkin yhteys ei anna sille mahdollisuutta tehdä muutosta Task Managerissa.
Mitä ”Vain luku” -tilaan asetettu Sähköposti-laatikko antaa?
”Vain luku” -tilaan asetettu postilaatikko antaa lukea kirjeenvaihtoa Task Managerissa, mutta estää viestien lähettämisen siitä ohjelman kautta. Et voi vastata siitä käsin manuaalisesti etkä valita sitä lähetykseen Automaatioissa; yhdistetty malli voi silti edelleen lukea sen kirjeenvaihtoa, jos postilaatikko kuuluu tilillesi.
Keskiviikkona Marek liittää omaan tiliinsä laskuihin liittyvän kirjeenvaihdon sisältävän postilaatikon ja asettaa sen tilaan ”Vain luku”. Hän voi kysyä Claudelta saatavilla olevista viestiketjuista, mutta Task Manager ei lähetä vastausta tästä postilaatikosta. Jos hän haluaa vastata, hän tekee sen toisessa sähköpostiohjelmassa. Tällaisella asetuksella SMTP-palvelin, eli sähköpostien lähettämiseen käytettävä palvelin, on valinnainen.
Sähköposti Task Managerissa on Pro-moduuli. Postilaatikko kuuluu henkilölle, joka sen liitti: se, että Marek lukee sen viestiketjuja Clauden kautta, ei anna niitä muiden työntekijöiden tai heidän yhdistettyjen malliensa käyttöön.
Miten katkaiset pääsyn ja tarkistat luvut?
Oman yhteyden katkaiset Asetuksista, Profiilista, ”Katkaise yhteys” -painikkeella; AI-sovellus menettää silloin pääsyn välittömästi. Järjestelmänvalvoja voi katkaista minkä tahansa käyttäjän yhteyden sekä tarkistaa ”Yhteyslokin” näkemättä luettua sisältöä.
Loki näyttää, kuka ja milloin käytti yhteyttä, mitä sovellusta ja työkalua käytettiin sekä mikä kohde luettiin. Yli 180 päivää vanhat merkinnät poistetaan automaattisesti. Jos Marek näkee perjantaina luvun, jota hän ei tunnista, hänellä on lähtökohta yhteyden tarkistamiseen, vaikka loki ei näytä hänelle mallin vastauksen sisältöä.
Yhteys päättyy myös valitun voimassaoloajan päätyttyä, salasanan vaihtuessa tai järjestelmänvalvojan lukitessa tilin. Järjestelmänvalvoja voi lisäksi poistaa toiminnon käytöstä koko yrityksestä. Silloin kaikki yhteydet lakkaavat toimimasta välittömästi, mutta niitä ei poisteta ja ne palautuvat, kun toiminto otetaan uudelleen käyttöön. Jos haluat lopettaa tietyn yhteyden, käytä ”Katkaise yhteys” -painiketta.
Minne luetut sisällöt päätyvät ja mitä yhteys edellyttää?
ChatGPT:n lukemat sisällöt päätyvät OpenAI:lle ja Clauden lukemat sisällöt Anthropicille, myös Euroopan unionin ulkopuolelle. Task Managerin on oltava käytettävissä internetistä HTTPS:n kautta, eli salatun yhteyden kautta sivustolle; palveluntarjoajan puolella tarvitset myös suunnitelman, joka tukee omia konnektoreita. Sovelluksen tiedot sijaitsevat edelleen yrityksesi palvelimella, mutta oma palvelin ei tarkoita, että mallille välitetty sisältö jää sinne.
Ennen yhdistämistä tarkista yrityksesi käytännöt asiakastietojen ja kirjeenvaihdon suhteen. Jos yritys ei salli tällaisen sisällön lähettämistä AI-palveluntarjoajalle, älä yhdistä tiliä. Eron tietojen säilytyspaikan ja kysymyksen kohteen välillä selittää teksti mitä päätyy AI-palveluntarjoajalle.
ChatGPT ja Claude muodostavat yhteyden omilta palvelimiltaan, ei tietokoneeltasi. Tämä on eri mekanismi kuin AI-avustaja Task Managerissa, joka toimii ohjelmassa yrityksen omalla API-avaimella. AI-yhteydet eivät käytä tätä avainta.
Huomenna kirjaa ylös yksi kysymys, jonka yhteydessä yleensä liität ChatGPT:hen tai Claudeen yrityksen sähköposteja, ja selvitä järjestelmänvalvojan kanssa, saako tällaista sisältöä lähettää mallin toimittajalle. Jos vastaus on ”kyllä”, tutustu AI-yhteyksiin Pro-versiossa: malli voi lukea omien käyttöoikeuksiesi mukaisesti, ja yritys hallitsee yhteyksiä. Katso Demo.
Usein kysytyt kysymykset
Voiko ChatGPT tai Claude muuttaa jotain Task Managerissa?
Ei. AI-yhteydet antavat mallille pelkän lukuoikeuden: se ei voi lisätä, muuttaa, lähettää eikä poistaa mitään Task Managerissa.
Kuuluvatko AI-yhteydet Standard-varianttiin?
Ei, AI-yhteydet kuuluvat Pro-varianttiin. Pääkäyttäjän on vielä otettava ne käyttöön, ennen kuin käyttäjät voivat yhdistää omat tilinsä.
Näkeekö työntekijä ChatGPT:n kautta enemmän kuin ohjelmassa?
Ei. Malli käyttää kyseisen henkilön tilin käyttöoikeuksia ja näkee vain hänen käytettävissään olevat tiedot; sähköpostia se lukee vain hänen omista postilaatikoistaan.
Kuinka kauan yhteys ChatGPT:hen tai Claudeen on voimassa?
Oletuksena 90 päivää, ja voimassaoloajan valitset suostumussivulla. Voit jättää kentän tyhjäksi, jotta yhteys ei vanhene itsestään, mutta se päättyy, kun irrotat sen, vaihdat salasanan tai tili lukitaan.
Ovatko AI-yhteydet sama asia kuin AI-avustaja Task Managerissa?
Ei. AI-avustaja toimii Task Managerissa yrityksen omalla API-avaimella, kun taas AI-yhteydet antavat sinun yhdistää oman tilisi ohjelmassa ChatGPT:hen tai Claudeen oman konnektorin kautta.
Lähteet
Task Manager -tiimi - kirjoitamme tiimityöstä, tekoälyn hyödyntämisestä yrityksissä ja tehtävien järjestämisestä käyttäen esimerkkejä Task Managerista, omalle palvelimelle asennettavasta ohjelmistosta. Blue Creation Group (Piotr Łącz) on kehittänyt Task Manageria vuodesta 2013 lähtien, ja sitä käyttävät muun muassa Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna ja Polpharma - katso asiakkaiden kokemuksia. Tarkistamme tekstit käyttöohjeiden ja ohjelmiston ajantasaisen version perusteella.
