Segunda-feira, 8:50. O Marek, proprietário de um atelier de projetos com 11 pessoas, cola no Claude a descrição de uma tarefa e três e-mails de um cliente, para relembrar os acordos sobre uma entrega. Um quarto e-mail fica na caixa de correio. As Ligações AI no Task Manager permitem perguntar ao modelo sobre dados a que o Marek tem acesso, sem ter de os reunir manualmente para a conversa.
Porque é que copiar e colar e-mails para o modelo deixa de ser suficiente?
Ao copiar e colar conteúdos, é você quem escolhe o que o modelo vê, pelo que é fácil omitir uma mensagem importante para a resposta. De cada vez tem também de procurar a tarefa, reunir a correspondência e transferi-la para a nova conversa.
O Marek pergunta sobre o prazo de entrega, mas não copia o e-mail em que o cliente alterou os acordos. O Claude pode responder com base nas três mensagens recebidas, sem saber que existe uma quarta. A resposta soa convincente, e mesmo assim o Marek tem de voltar à caixa de correio e verificar o resultado.
A ligação não dispensa a verificação da resposta na fonte. Muda a forma como os dados são fornecidos: em vez de colar sucessivos excertos, permite que o modelo procure e leia os elementos a que você tem acesso no Task Manager. Isto continua a significar partilhar os conteúdos lidos com o fornecedor de AI, pelo que a decisão de ativar a funcionalidade deve caber à empresa, e não resultar da conveniência de uma só pessoa.
Como é que as Ligações AI encontram a resposta através do MCP?
O ChatGPT ou o Claude procura elementos acessíveis ao utilizador que ligou a conta, e depois lê o conteúdo encontrado. As Ligações AI utilizam para isso o MCP, um padrão aberto de ligação de modelos a outros programas.
O modelo tem à sua disposição quatro ferramentas: verifica informações da conta, pesquisa, lê o elemento encontrado e consulta o calendário. A pesquisa abrange tarefas, conversas, mensagens, notas, nomes de ficheiros, threads de e-mail das suas próprias caixas de correio, eventos e a Base de Conhecimento AI, ou seja, resumos, decisões e conclusões de tarefas, conversas, notas e ficheiros a que tem acesso. Procura por texto, mesmo por fragmentos de palavra.
Às perguntas sobre tempo responde o calendário. Para o período escolhido, o modelo recebe os prazos das tarefas visíveis, os seus próprios eventos e lembretes, e as ausências da equipa. O Marek pode então perguntar ao Claude: «O que tenho na próxima semana?».
O Marek pergunta: "O que ficou combinado com a empresa Nowak sobre a entrega?". O Claude pode procurar "Nowak", ler a tarefa encontrada e a conversa na caixa de correio do Marek, e depois construir a resposta. Se for necessário o texto de um ficheiro, a ferramenta de leitura pode devolvê-lo; elementos longos são entregues em partes. O correio é lido pelo modelo apenas a partir das caixas de correio ligadas à conta do Marek.
Mais sobre o âmbito da funcionalidade mostra a descrição das Ligações AI no Task Manager. A diferença em relação à cópia manual é simples: as fontes são procuradas pelo modelo, mas a pergunta e a avaliação da resposta continuam a ser da sua responsabilidade.
Quem ativa as Ligações AI e como liga a sua própria conta?
As Ligações AI são primeiro ativadas pelo administrador, e só depois cada utilizador pode ligar a sua própria conta ao ChatGPT ou ao Claude. O endereço de ligação é copiado em Definições, no separador Perfil, e adicionado junto do fornecedor do modelo como conector próprio. A funcionalidade pertence à variante Pro; o simples facto de ter uma conta junto do fornecedor do modelo não a ativa no Task Manager.
O administrador abre Definições, o separador Avançado e a secção "Ligações AI (MCP)", e depois usa o interruptor "Ativar ligações AI". Quando na empresa está ativa a encriptação de dados, antes de ativar verá um aviso: os conteúdos lidos pelo modelo serão desencriptados e enviados ao fornecedor de AI em formato não encriptado. Tem de assinalar conscientemente o consentimento; o programa regista quem e quando o deu.
Agora é a sua vez. Nas Definições, no separador Perfil, procure a secção «Ligações de IA (ChatGPT, Claude)» e copie o endereço com o botão «Copiar». No Claude, adiciona-o nas Definições através de Conetores e «Adicionar conetor personalizado». No ChatGPT, vai a Aplicações e conetores e, no modo de programador, escolhe «Criar». Os nomes dos menus dos fornecedores podem mudar; procure a opção para adicionar um conetor personalizado.
Depois de colar o endereço, abre-se a página de início de sessão do seu Task Manager. Inicie sessão com o e-mail e a palavra-passe e, na página de consentimento, verifique o nome da aplicação e o endereço de retorno. Escolha a validade da ligação e clique em «Permitir». Por predefinição, a ligação dura 90 dias. Deixar o campo de validade em branco permite criar uma ligação sem data de expiração, mas indicar um número de dias limita o tempo de acesso.
O modelo pode ver mais do que você ou alterar alguma coisa?
Não: o modelo ligado vê os dados de acordo com as permissões da sua conta e tem apenas acesso de leitura. Não adiciona tarefas, não altera o respetivo conteúdo, não envia e-mails nem elimina elementos no Task Manager.
Se o Marek tiver acesso a uma tarefa num determinado Workspace, ou seja, um espaço de trabalho de equipa, pode perguntar por ela; se não a vir, também não a verá através do Claude. O administrador global tem uma visão mais ampla, pois vê todos os workspaces, também no próprio programa. O modelo, por outro lado, não recebe palavras-passe, chaves API nem definições. As conversas privadas de outras pessoas com o Assistente de IA também ficam de fora.
Na terça-feira, o Marek pede ao Claude um esboço de resposta para um cliente. Recebe o texto na conversa com o modelo, mas tem de o verificar, colar e enviar ele próprio. Não pode pedir ao modelo para fechar uma tarefa nem para enviar uma mensagem. Assim, a leitura dos dados da empresa mantém-se separada da ação em nome deles.
As mensagens dos clientes também exigem atenção. Um remetente externo pode escrever no e-mail um texto que pareça uma instrução para a IA. O modelo pode interpretá-lo mal, por isso verifique sempre a resposta na origem. Mesmo assim, a ligação não lhe permitirá fazer alterações no Task Manager.
O que é que uma caixa de Correio definida como «Apenas leitura» permite?
Uma caixa definida como «Apenas leitura» permite ler a correspondência no Task Manager, mas bloqueia o envio de mensagens a partir dela pelo programa. Não poderá responder manualmente a partir dela nem selecioná-la para envio nas Automatizações; o modelo ligado continua a poder ler a sua correspondência, desde que a caixa pertença à sua conta.
Na quarta-feira, o Marek liga a sua caixa com correspondência sobre faturas e define-a como «Apenas leitura». Pode perguntar ao Claude sobre os tópicos disponíveis, mas o Task Manager não enviará respostas a partir dessa caixa. Se quiser responder, fá-lo noutro programa de correio. Com esta definição, o servidor SMTP, ou seja, o servidor usado para enviar e-mails, é opcional.
O Correio no Task Manager é um módulo Pro. A caixa pertence à pessoa que a ligou: o facto de o Marek ler os seus tópicos através do Claude não os disponibiliza a outros colaboradores nem aos modelos a que estes estão ligados.
Como interrompe o acesso e verifica as leituras?
A sua própria ligação é desativada nas Definições, no Perfil, com o botão «Desligar»; a aplicação de IA perde o acesso de imediato. O administrador pode desligar qualquer ligação de um utilizador e consultar o «Registo de ligações» sem ver os conteúdos lidos.
O registo mostra quem usou a ligação, quando, qual a aplicação e a ferramenta utilizadas e a que elemento se referiu a leitura. As entradas com mais de 180 dias são eliminadas automaticamente. Se, na sexta-feira, o Marek vir uma leitura que não reconhece, tem um ponto de partida para verificar a ligação, embora o registo não lhe mostre o conteúdo da resposta do modelo.
A ligação também termina quando expira a validade escolhida, quando a palavra-passe é alterada ou quando a conta é bloqueada pelo administrador. O administrador pode ainda desativar a funcionalidade para toda a empresa. Nesse caso, todas as ligações deixam de funcionar de imediato, mas não são eliminadas e voltam a funcionar quando a funcionalidade for reativada. Se quiser terminar uma ligação específica, use «Desligar».
Para onde vão os conteúdos lidos e o que a ligação exige?
Os conteúdos lidos pelo ChatGPT vão para a OpenAI e os conteúdos lidos pelo Claude vão para a Anthropic, também fora da União Europeia. O Task Manager tem de estar acessível a partir da internet por HTTPS, ou seja, uma ligação encriptada ao site; do lado do fornecedor, também precisa de um plano que suporte conetores personalizados. Os dados da aplicação continuam no servidor da sua empresa, mas ter um servidor próprio não significa que os conteúdos enviados ao modelo permaneçam nele.
Antes de ligar, verifique as regras da empresa sobre dados de clientes e correspondência. Se a empresa não permitir o envio desses conteúdos a um fornecedor de IA, não ligue a conta. A distinção entre o local onde os dados são guardados e o local para onde a pergunta é enviada é explicada no texto o que chega ao fornecedor de IA.
O ChatGPT e o Claude ligam-se a partir dos seus próprios servidores, não a partir do seu computador. Este é um mecanismo diferente do Assistente de IA no Task Manager, que funciona no programa com a chave API da empresa. As Ligações de IA não usam essa chave.
Amanhã, anote uma pergunta para a qual costuma colar e-mails da empresa no ChatGPT ou no Claude, e confirme com o administrador se esses conteúdos podem ser enviados ao fornecedor do modelo. Se a resposta for «sim», veja as Ligações de IA na variante Pro: o modelo pode ler de acordo com as suas permissões, e a empresa controla as ligações. Veja a Demo.
Perguntas mais frequentes
O ChatGPT ou o Claude podem alterar algo no Task Manager?
Não. As Ligações AI dão ao modelo apenas leitura: não pode adicionar, alterar, enviar nem eliminar nada no Task Manager.
As Ligações AI existem na variante Standard?
Não, as Ligações AI pertencem à variante Pro. O administrador tem ainda de as ativar antes de os utilizadores ligarem as suas próprias contas.
Um colaborador verá através do ChatGPT mais do que no programa?
Não. O modelo utiliza as permissões da conta dessa pessoa e só vê os dados a que ela tem acesso; o correio é lido a partir das suas próprias caixas de correio.
Durante quanto tempo funciona a ligação com o ChatGPT ou o Claude?
Por predefinição 90 dias, e o período de validade é escolhido na página de consentimento. Pode deixar o campo vazio para que a ligação não expire sozinha, mas ela terminará ao desligar, ao alterar a palavra-passe ou ao bloquear a conta.
As Ligações AI são o mesmo que o Assistente AI no Task Manager?
Não. O Assistente AI funciona no Task Manager com a chave API da empresa, enquanto as Ligações AI permitem ligar a sua conta no programa ao ChatGPT ou ao Claude através do seu próprio conector.
Fontes
A equipa do Task Manager escreve sobre trabalho em equipa, IA nas empresas e organização das tarefas, com exemplos do Task Manager, um programa instalado no servidor da própria empresa. O Task Manager é desenvolvido desde 2013 pela Blue Creation Group (Piotr Łącz) e é utilizado, entre outros, pela Neonet, pela Wojskowa Akademia Techniczna e pela Polpharma - consulte as opiniões dos clientes. Verificamos os textos com base no manual e na versão atual do programa.
