Lundi, 8h50. Marek, propriétaire d’un bureau d’études de 11 personnes, colle dans Claude la description d’une tâche et trois e-mails d’un client pour se rappeler les accords sur la livraison. Un quatrième e-mail reste dans la boîte de réception. Les Connexions IA dans Task Manager permettent d’interroger le modèle sur les données auxquelles Marek a accès, sans devoir les rassembler manuellement dans la conversation.
Pourquoi copier-coller des e-mails dans le modèle ne suffit-il plus ?
En copiant-collant des contenus, vous choisissez vous-même ce que le modèle verra, il est donc facile d’oublier un message important pour la réponse. À chaque fois, vous devez aussi retrouver la tâche, rassembler la correspondance et la transférer dans une nouvelle conversation.
Marek demande la date de livraison, mais ne copie pas l’e-mail dans lequel le client a changé les modalités. Claude peut répondre sur la base des trois messages reçus, sans savoir qu’il en existe un quatrième. La réponse semble convaincante, et pourtant Marek doit revenir à sa boîte mail pour vérifier le résultat.
La connexion ne dispense pas de vérifier la réponse à la source. Elle change la façon dont les données sont fournies : au lieu de coller des fragments les uns après les autres, vous laissez le modèle rechercher et lire les éléments auxquels vous avez accès dans Task Manager. Cela revient tout de même à partager les contenus lus avec le fournisseur d’IA ; la décision d’activer cette fonctionnalité doit donc revenir à l’entreprise, et non résulter du confort d’une seule personne.
Comment les Connexions IA trouvent-elles la réponse via MCP ?
ChatGPT ou Claude recherche les éléments accessibles à l’utilisateur qui a connecté son compte, puis lit le contenu trouvé. Les Connexions IA s’appuient pour cela sur MCP, un standard ouvert de connexion des modèles à d’autres applications.
Le modèle dispose de quatre outils : il consulte les informations du compte, effectue des recherches, lit l’élément trouvé et consulte le calendrier. La recherche porte sur les tâches, discussions, messages, notes, noms de fichiers, fils de messagerie des boîtes propres de l’utilisateur, événements et la Base de connaissances IA, c’est-à-dire les synthèses, décisions et conclusions issues des tâches, discussions, notes et fichiers auxquels il a accès. Il recherche dans le texte, même sur une partie d’un mot.
Le calendrier répond aux questions liées au temps. Pour une période donnée, le modèle reçoit les échéances des tâches visibles, ses propres événements et rappels, ainsi que les absences de l’équipe. Marek peut donc demander à Claude : « Qu’ai-je la semaine prochaine ? ».
Marek demande : « Qu’avons-nous convenu avec l’entreprise Nowak concernant la livraison ? ». Claude peut rechercher « Nowak », lire la tâche et le fil de messagerie trouvés dans la boîte de Marek, puis construire une réponse. Si le texte d’un fichier est nécessaire, l’outil de lecture peut le renvoyer ; les éléments longs sont transmis en plusieurs parties. Le modèle ne lit la messagerie que depuis les boîtes mail connectées au compte de Marek.
Pour en savoir plus sur le périmètre de la fonctionnalité, consultez la description des Connexions IA dans Task Manager. La différence par rapport à la copie manuelle est simple : c’est le modèle qui recherche les sources, mais la question et l’évaluation de la réponse restent de votre responsabilité.
Qui active les Connexions IA et comment connecter votre propre compte ?
Les Connexions IA sont d’abord activées par l’administrateur, et c’est seulement ensuite que chaque utilisateur peut connecter son propre compte à ChatGPT ou Claude. L’adresse de connexion se copie dans les Paramètres, onglet Profil, et s’ajoute chez le fournisseur du modèle comme connecteur personnel. La fonctionnalité appartient à la version Pro ; posséder un compte chez le fournisseur du modèle ne suffit pas à l’activer dans Task Manager.
L’administrateur ouvre les Paramètres, l’onglet Avancé et la section « Connexions IA (MCP) », puis utilise le commutateur « Activer les connexions IA ». Lorsque le chiffrement des données est actif dans l’entreprise, un avertissement s’affiche avant l’activation : les contenus lus par le modèle seront déchiffrés et envoyés au fournisseur d’IA sous forme non chiffrée. Il doit cocher la case de consentement en connaissance de cause ; le programme enregistrera qui l’a donné et quand.
À vous de jouer. Dans les Paramètres, onglet Profil, trouvez la section « Connexions IA (ChatGPT, Claude) » et copiez l'adresse avec le bouton « Copier ». Dans Claude, vous l'ajouterez dans les Paramètres via Connecteurs puis « Ajouter un connecteur personnalisé ». Dans ChatGPT, vous passerez par Applications et connecteurs, puis en mode développeur vous sélectionnerez « Créer ». Les noms des menus des fournisseurs peuvent changer ; cherchez l'option d'ajout d'un connecteur personnalisé.
Après avoir collé l'adresse, la page de connexion de votre Task Manager s'ouvrira. Connectez-vous avec votre e-mail et votre mot de passe, puis sur la page de consentement, vérifiez le nom de l'application et l'adresse de retour. Choisissez la durée de validité de la connexion et cliquez sur « Autoriser ». Par défaut, la connexion dure 90 jours. Laisser le champ de durée vide permet de créer une connexion sans date d'expiration, mais indiquer un nombre de jours limite la durée d'accès.
Le modèle peut-il voir plus que vous ou modifier quelque chose ?
Non : le modèle connecté voit les données selon les permissions de votre compte et dispose uniquement d'un accès en lecture. Il n'ajoutera pas de tâche, ne modifiera pas son contenu, n'enverra pas d'e-mail et ne supprimera pas d'élément dans Task Manager.
Si Marek a accès à une tâche dans un Espace de travail donné, c'est-à-dire l'espace de travail de l'équipe, il peut poser des questions à son sujet ; s'il ne la voit pas, il ne la verra pas non plus via Claude. L'administrateur global a une vue plus étendue, car il voit tous les espaces de travail, y compris dans le logiciel lui-même. En revanche, le modèle ne reçoit ni mots de passe, ni clés API, ni paramètres. Les conversations privées des autres personnes avec l'Assistant IA sont également exclues.
Mardi, Marek demande à Claude une ébauche de réponse pour un client. Il obtient un texte dans la conversation avec le modèle, mais doit lui-même le vérifier, le coller et l'envoyer. Vous ne pourrez pas demander au modèle de clôturer une tâche ni d'envoyer un message. Ainsi, la lecture des données de l'entreprise reste séparée de l'action en leur nom.
Les messages des clients demandent aussi de l'attention. Un expéditeur externe peut écrire dans un e-mail un texte qui ressemble à une instruction destinée à l'IA. Le modèle peut mal l'interpréter, vérifiez donc la réponse à la source. Même dans ce cas, la connexion ne lui permettra pas d'effectuer une modification dans Task Manager.
Que permet une boîte mail de la Messagerie réglée sur « Lecture seule » ?
Une boîte mail réglée sur « Lecture seule » permet de lire la correspondance dans Task Manager, mais bloque l'envoi de messages depuis celle-ci via le logiciel. Vous ne pourrez pas y répondre manuellement ni la sélectionner pour l'envoi dans les Automatisations ; le modèle connecté peut toujours lire sa correspondance, si la boîte mail appartient à votre compte.
Mercredi, Marek connecte chez lui une boîte mail contenant la correspondance relative aux factures et la règle sur « Lecture seule ». Il peut interroger Claude sur les fils disponibles, mais Task Manager n'enverra pas de réponse depuis cette boîte mail. S'il souhaite répondre, il le fait depuis un autre logiciel de messagerie. Avec ce réglage, le serveur SMTP, c'est-à-dire le serveur servant à l'envoi des e-mails, est facultatif.
La Messagerie dans Task Manager est un module Pro. La boîte mail appartient à la personne qui l'a connectée : le fait que Marek lise ses fils via Claude ne les rend pas accessibles aux autres employés ni à leurs modèles connectés.
Comment interrompre l'accès et vérifier les lectures ?
Vous pouvez déconnecter votre propre connexion dans les Paramètres, section Profil, avec le bouton « Déconnecter » ; l'application IA perd alors immédiatement l'accès. L'administrateur peut déconnecter n'importe quelle connexion d'un utilisateur et consulter le « Journal des connexions » sans avoir accès au contenu lu.
Le journal indique qui a utilisé la connexion, quand, avec quelle application et quel outil, et quel élément a été concerné par la lecture. Les entrées de plus de 180 jours sont supprimées automatiquement. Si vendredi Marek constate une lecture qu'il ne reconnaît pas, il dispose d'un point de départ pour vérifier la connexion, même si le journal ne lui montrera pas le contenu de la réponse du modèle.
La connexion prend également fin après l'expiration de la durée choisie, un changement de mot de passe ou le blocage du compte par l'administrateur. L'administrateur peut en outre désactiver la fonctionnalité pour toute l'entreprise. Toutes les connexions cessent alors immédiatement de fonctionner, mais elles ne sont pas supprimées et reviendront après réactivation. Si vous souhaitez mettre fin à une connexion précise, utilisez « Déconnecter ».
Où vont les contenus lus et que nécessite la connexion ?
Les contenus lus par ChatGPT sont transmis à OpenAI, et ceux lus par Claude à Anthropic, également en dehors de l'Union européenne. Task Manager doit être accessible depuis internet via HTTPS, c'est-à-dire une connexion chiffrée au site ; chez le fournisseur, vous avez également besoin d'un plan prenant en charge les connecteurs personnalisés. Les données de l'application restent sur le serveur de votre entreprise, mais avoir son propre serveur ne signifie pas que les contenus transmis au modèle y restent.
Avant de connecter un compte, vérifiez les règles de votre entreprise concernant les données clients et la correspondance. Si l'entreprise n'autorise pas l'envoi de tels contenus à un fournisseur IA, ne connectez pas de compte. La distinction entre le lieu de stockage des données et le lieu où va la question est expliquée dans l'article ce qui est transmis au fournisseur IA.
ChatGPT et Claude se connectent depuis leurs serveurs, pas depuis votre ordinateur. C'est un mécanisme différent de l'Assistant IA dans Task Manager, qui fonctionne dans le logiciel avec la clé API de l'entreprise. Les Connexions IA n'utilisent pas cette clé.
Demain, notez une question pour laquelle vous collez habituellement des e-mails de l'entreprise dans ChatGPT ou Claude, et vérifiez avec votre administrateur si ces contenus peuvent être envoyés au fournisseur du modèle. Si la réponse est « oui », regardez les Connexions IA dans la version Pro : le modèle peut lire selon vos permissions, et l'entreprise garde le contrôle des connexions. Voir Demo.
Questions fréquentes
ChatGPT ou Claude peuvent-ils modifier quelque chose dans Task Manager ?
Non. Les Connexions IA ne donnent au modèle qu’un accès en lecture : il ne peut rien ajouter, modifier, envoyer ni supprimer dans Task Manager.
Les Connexions IA sont-elles incluses dans la version Standard ?
Non, les Connexions IA font partie de la version Pro. L’administrateur doit encore les activer avant que les utilisateurs ne connectent leurs propres comptes.
Un employé verra-t-il plus de choses via ChatGPT que dans l’application ?
Non. Le modèle utilise les autorisations du compte de cette personne et ne voit que les données auxquelles elle a accès ; il lit la messagerie uniquement depuis ses propres boîtes mail.
Combien de temps dure la connexion avec ChatGPT ou Claude ?
Par défaut 90 jours, et vous choisissez la durée de validité sur la page de consentement. Vous pouvez laisser le champ vide pour que la connexion n’expire pas d’elle-même, mais elle se terminera après déconnexion, changement de mot de passe ou blocage du compte.
Les Connexions IA sont-elles la même chose que l’Assistant IA de Task Manager ?
Non. L’Assistant IA fonctionne dans Task Manager avec la clé API de l’entreprise, tandis que les Connexions IA vous permettent de relier votre compte dans l’application à ChatGPT ou Claude via votre propre connecteur.
Sources
L’équipe Task Manager - nous écrivons sur le travail en équipe, l’IA en entreprise et l’organisation des tâches, à partir d’exemples tirés de Task Manager, un logiciel installé sur votre propre serveur. Task Manager est développé depuis 2013 par Blue Creation Group (Piotr Łącz) ; il est notamment utilisé par Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna et Polpharma - consultez les avis de nos clients. Nous vérifions nos contenus à l’aide de la documentation et de la version actuelle du logiciel.
