Lunedì, ore 8:50. Marek, proprietario di uno studio di progettazione con 11 persone, incolla in Claude la descrizione di un'attività e tre email di un cliente, per ricordarsi gli accordi sulla consegna. La quarta email resta nella casella. Le Connessioni AI in Task Manager permettono di interrogare il modello sui dati a cui Marek ha accesso, senza raccoglierli manualmente nella conversazione.
Perché incollare le email nel modello non basta più?
Incollando i contenuti, sei tu a scegliere cosa vedrà il modello, quindi è facile tralasciare un messaggio importante per la risposta. Ogni volta devi anche ritrovare l'attività, raccogliere la corrispondenza e trasferirla in una nuova conversazione.
Marek chiede il termine di consegna, ma non copia l'email in cui il cliente ha cambiato gli accordi. Claude può rispondere sulla base delle tre email ricevute, senza sapere che ne esiste una quarta. La risposta suona convincente, eppure Marek deve comunque tornare alla casella e verificare il risultato.
La connessione non esonera dal verificare la risposta alla fonte. Cambia il modo in cui i dati vengono forniti: invece di incollare altri frammenti, permetti al modello di cercare e leggere gli elementi a te accessibili in Task Manager. Resta comunque una condivisione dei contenuti letti con il fornitore AI, quindi la decisione di attivare la funzione dovrebbe spettare all'azienda, non derivare dalla comodità di una sola persona.
Come trovano la risposta le Connessioni AI tramite MCP?
ChatGPT o Claude cercano gli elementi accessibili all'utente che ha collegato l'account, e poi leggono il contenuto trovato. Le Connessioni AI si basano su MCP, uno standard aperto per collegare i modelli ad altri programmi.
Il modello ha a disposizione quattro strumenti: verifica le informazioni sull'account, effettua ricerche, legge l'elemento trovato e consulta il calendario. La ricerca copre attività, chat, messaggi, note, nomi dei file, discussioni di posta delle caselle personali dell'utente, eventi e la Base di conoscenza AI, ovvero riepiloghi, decisioni e conclusioni tratte dalle attività, chat, note e file a cui ha accesso. Cerca per testo, anche per frammento di parola.
Alle domande sul tempo risponde il calendario. Per il periodo scelto il modello riceve le scadenze delle attività visibili, i propri eventi e promemoria e le assenze del team. Marek può quindi chiedere a Claude: «Cosa ho in programma la prossima settimana?».
Marek chiede: „Cosa abbiamo concordato con l'azienda Nowak riguardo alla consegna?”. Claude può cercare „Nowak”, leggere l'attività trovata e la discussione nella casella di Marek, e poi comporre la risposta. Se serve il testo di un file, lo strumento di lettura può restituirlo; gli elementi lunghi vengono trasmessi in parti. La posta il modello la legge solo dalle caselle collegate all'account di Marek.
Maggiori dettagli sull'ambito della funzione nella descrizione delle Connessioni AI in Task Manager. La differenza rispetto alla copia manuale è semplice: a cercare le fonti è il modello, ma la domanda e la valutazione della risposta restano tue.
Chi attiva le Connessioni AI e come colleghi il tuo account?
Le Connessioni AI vengono prima attivate dall'amministratore, e solo dopo ogni utente può collegare il proprio account a ChatGPT o Claude. Copi l'indirizzo di connessione in Impostazioni, nella scheda Profilo, e lo aggiungi presso il fornitore del modello come connettore proprio. La funzione appartiene alla variante Pro; il semplice possesso di un account presso il fornitore del modello non la attiva in Task Manager.
L'amministratore apre Impostazioni, la scheda Avanzate e la sezione „Connessioni AI (MCP)”, quindi usa l'interruttore „Attiva connessioni AI”. Se in azienda è attiva la crittografia dei dati, prima dell'attivazione vedrà un avviso: i contenuti letti dal modello verranno decriptati e inviati al fornitore AI in forma non crittografata. Deve selezionare consapevolmente il consenso; il programma registrerà chi e quando lo ha espresso.
Ora tocca a te. Nelle Impostazioni, nella scheda Profilo, trova la sezione “Connessioni AI (ChatGPT, Claude)” e copia l'indirizzo con il pulsante “Copia”. In Claude lo aggiungerai nelle Impostazioni tramite Connettori e “Aggiungi connettore personalizzato”. In ChatGPT passerai per Applicazioni e connettori, e in modalità sviluppatore selezionerai “Crea”. I nomi dei menu dei fornitori possono cambiare; cerca l'opzione per aggiungere un connettore personalizzato.
Dopo aver incollato l'indirizzo si aprirà la pagina di accesso del tuo Task Manager. Accedi con e-mail e password, e nella pagina di consenso verifica il nome dell'applicazione e l'indirizzo di ritorno. Scegli la durata della connessione e clicca su “Consenti”. Per impostazione predefinita la connessione dura 90 giorni. Un campo di validità vuoto permette di creare una connessione senza data di scadenza, ma indicare un numero di giorni limita il tempo di accesso.
Il modello può vedere più di te o cambiare qualcosa?
No: il modello collegato vede i dati secondo i permessi del tuo account e ha accesso esclusivamente in lettura. Non aggiungerà un'attività, non ne modificherà il contenuto, non invierà e-mail né eliminerà un elemento in Task Manager.
Se Marek ha accesso a un'attività in un determinato Spazio di lavoro, cioè lo spazio di lavoro del team, può chiederne informazioni; se non la vede, non la vedrà nemmeno tramite Claude. L'amministratore globale ha una visione più ampia, perché vede tutti gli spazi di lavoro anche nel programma stesso. Il modello invece non riceve password, chiavi API né impostazioni. Anche le conversazioni private di altre persone con l'Assistente AI sono escluse.
Martedì Marek chiede a Claude una bozza di risposta per un cliente. Riceve il testo nella conversazione con il modello, ma deve controllarlo, incollarlo e inviarlo da solo. Non potrai incaricare il modello di chiudere un'attività o inviare un messaggio. Così la lettura dei dati aziendali resta separata dall'azione compiuta per loro conto.
Anche i messaggi dei clienti richiedono attenzione. Un mittente esterno può scrivere in un'e-mail un testo che suona come un'istruzione per l'AI. Il modello potrebbe interpretarlo male, quindi verifica la risposta alla fonte. Anche in quel caso la connessione non gli permetterà di apportare modifiche in Task Manager.
Cosa offre una casella di Posta impostata come “Solo lettura”?
Una casella impostata come “Solo lettura” permette di leggere la corrispondenza in Task Manager, ma blocca l'invio di messaggi dal programma. Non potrai rispondere manualmente da essa né selezionarla per l'invio nelle Automazioni; il modello collegato può comunque continuare a leggerne la corrispondenza, se la casella appartiene al tuo account.
Mercoledì Marek collega sul suo account una casella con la corrispondenza relativa alle fatture e la imposta come “Solo lettura”. Può chiedere a Claude informazioni sulle discussioni disponibili, ma Task Manager non invierà risposte da quella casella. Se vuole rispondere, lo fa con un altro programma di posta. Con questa impostazione il server SMTP, cioè il server usato per inviare le e-mail, è opzionale.
La Posta in Task Manager è un modulo Pro. La casella appartiene alla persona che l'ha collegata: il fatto che Marek legga le sue discussioni tramite Claude non le rende accessibili agli altri dipendenti né ai loro modelli collegati.
Come interrompi l'accesso e verifichi le letture?
Scollegherai la tua connessione nelle Impostazioni, nel Profilo, con il pulsante “Scollega”; l'applicazione AI perde l'accesso immediatamente. L'amministratore può scollegare qualsiasi connessione di un utente e consultare il “Registro connessioni” senza visualizzare i contenuti letti.
Il registro mostra chi e quando ha utilizzato la connessione, quale applicazione e strumento ha usato e a quale elemento si riferiva la lettura. Le voci più vecchie di 180 giorni vengono eliminate automaticamente. Se venerdì Marek nota una lettura che non riconosce, ha un punto di partenza per verificare la connessione, anche se il registro non gli mostrerà il contenuto della risposta del modello.
La connessione termina anche allo scadere della validità scelta, al cambio della password o al blocco dell'account da parte dell'amministratore. L'amministratore può inoltre disattivare la funzione per l'intera azienda. In tal caso tutte le connessioni smettono di funzionare immediatamente, ma non vengono eliminate e torneranno attive dopo una nuova attivazione. Se vuoi terminare una connessione specifica, usa “Scollega”.
Dove finiscono i contenuti letti e cosa richiede la connessione?
I contenuti letti da ChatGPT arrivano a OpenAI, e quelli letti da Claude ad Anthropic, anche al di fuori dell'Unione Europea. Task Manager deve essere raggiungibile da internet tramite HTTPS, cioè una connessione criptata al sito; dal lato del fornitore serve inoltre un piano che supporti i connettori personalizzati. I dati dell'applicazione restano comunque sul server della tua azienda, ma avere un server proprio non significa che i contenuti trasmessi al modello vi rimangano.
Prima di collegare l'account, verifica le regole aziendali riguardo ai dati dei clienti e alla corrispondenza. Se l'azienda non consente l'invio di tali contenuti al fornitore AI, non collegare l'account. La distinzione tra il luogo in cui sono conservati i dati e il luogo a cui arriva la richiesta è spiegata nell'articolo cosa arriva al fornitore AI.
ChatGPT e Claude si collegano dai propri server, non dal tuo computer. È un meccanismo diverso da Assistente AI in Task Manager, che funziona nel programma usando la chiave API dell'azienda. Le Connessioni AI non utilizzano questa chiave.
Domani annota una domanda per cui di solito incolli in ChatGPT o Claude e-mail aziendali, e verifica con l'amministratore se tali contenuti possono essere inviati al fornitore del modello. Se la risposta è “sì”, verifica le Connessioni AI nella variante Pro: il modello può leggere secondo i tuoi permessi, e l'azienda controlla le connessioni. Guarda la Demo.
Domande frequenti
ChatGPT o Claude possono modificare qualcosa in Task Manager?
No. Le Connessioni AI danno al modello solo l'accesso in lettura: non può aggiungere, modificare, inviare né eliminare nulla in Task Manager.
Le Connessioni AI sono incluse nella variante Standard?
No, le Connessioni AI appartengono alla variante Pro. L'amministratore deve prima attivarle, prima che gli utenti colleghino i propri account.
Un dipendente vedrà tramite ChatGPT più di quanto vede nel programma?
No. Il modello utilizza le autorizzazioni dell'account di quella persona e vede solo i dati a lei accessibili; la posta la legge dalle sue stesse caselle.
Per quanto tempo resta attiva la connessione con ChatGPT o Claude?
Per impostazione predefinita 90 giorni, e la durata la scegli nella pagina di consenso. Puoi lasciare il campo vuoto affinché la connessione non scada da sola, ma terminerà comunque dopo la disconnessione, il cambio password o il blocco dell'account.
Le Connessioni AI sono la stessa cosa dell'Assistente AI di Task Manager?
No. L'Assistente AI funziona in Task Manager con la chiave API dell'azienda, mentre le Connessioni AI ti permettono di collegare il tuo account nel programma a ChatGPT o Claude tramite un connettore proprio.
Fonti
Il team di Task Manager - scriviamo di lavoro di squadra, AI in azienda e organizzazione delle attività, utilizzando esempi tratti da Task Manager, un software installato sul proprio server. Task Manager è sviluppato dal 2013 da Blue Creation Group (Piotr Łącz) ed è utilizzato, tra gli altri, da Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna e Polpharma - scopri le opinioni dei clienti. Verifichiamo i contenuti consultando il manuale e la versione aggiornata del software.
