Ve čtvrtek večer Marta, majitelka šestičlenné agentury, připravuje pozvánky do projektu webových stránek klienta Nord. Přístup pro subdodavatele - grafika Michała - a copywriterky Ani má zahrnovat pouze tento projekt. Zakázka potrvá tři měsíce, ale nabídky pro ostatní klienty i interní konverzace mají zůstat mimo jejich dohled. Pozvánky odešle v pátek, po nastavení oprávnění v Task Manageru.
Přístup pro subdodavatele začíná hranicí Pracovního prostoru
Samostatný Pracovní prostor umožňuje přiřadit subdodavatele k projektu bez přiřazení k ostatním prostorům. Pracovní prostor je vyčleněný prostor pro úkoly a chaty spojené s projektem, týmem nebo tématem; uživatel vidí pouze prostory, do kterých patří. Více o této hranici ukazuje popis Pracovních prostorů.
Marta zakládá „Nord - webové stránky“: klikne na „+“ vedle nápisu „Pracovní prostory“ v levém sloupci, zadá název a uloží. Toto tlačítko vidí globální administrátor nebo osoba s oprávněním „Může přidávat Pracovní prostory“. Marta se může také zeptat AI asistenta: „Vytvoř pracovní prostor s názvem Nord - webové stránky“. Asistent otevře formulář s vyplněným názvem, který je stále třeba uložit.
Na snímku je vidět několik prostorů demonstračního účtu. Externí grafik přiřazený pouze k projektu Nord by ostatní Pracovní prostory ve svém seznamu neviděl. Ani položka „Vše“ není branou do celé firmy: shromažďuje úkoly a chaty pouze z prostorů dostupných dané osobě.
Samotný název projektu ale nic nechrání. Pokud Marta umístí do prostoru Nord konverzaci o marži, zpřístupní ji účastníkům tohoto prostoru. Interní dohody tedy nechává v „Prodeji“ a do projektu Nord přesouvá konverzace a úkoly, které potřebuje grafik a copywriterka.
Tři pole oddělují účast od práva vytvářet
V každém Pracovním prostoru zvlášť nastavujete oprávnění „Administrátor“, „Úkoly“ a „Chaty“. Poslední dvě pole umožňují zakládat nové úkoly nebo chaty a sama o sobě nerozhodují o tom, zda osoba může psát v existujícím vláknu, do kterého byla přidána. Popis rolí a oprávnění pomáhá tyto případy rozlišit.
V pátek Marta zaškrtne grafikovi Michałovi „Úkoly“ a „Chaty“ pouze u Pracovního prostoru Nord, protože má hlásit nové návrhy a zakládat konverzace o variantách projektu. Copywriterka Ania má pracovat ve vláknech, do kterých bude přidána; Marta jí nedává právo zakládat nové úkoly ani chaty. Ania může i tak číst a psát v jí přiřazených vláknech. Pokud někdo nemá oprávnění přidávat úkoly nebo chaty v žádném dostupném Pracovním prostoru, ikony „Přidat úkol“ nebo „Přidat chat“ jsou pro něj skryté.
Snímek ukazuje všechna tři zaškrtnutá oprávnění u jednoho prostoru. Pro subdodavatele nemusíte toto uspořádání kopírovat. „Administrátor“ znamená správu daného Pracovního prostoru: přidávání a odebírání účastníků, změnu nastavení a možnost upravovat a mazat cizí úkoly a chaty. Jeho zaškrtnutí automaticky zapne a uzamkne pole „Úkoly“ a „Chaty“.
Pokud zaškrtnete kterékoli oprávnění, aplikace danou osobu přiřadí k Pracovnímu prostoru. Pokud chcete zrušit přístup k celému prostoru, odškrtněte ho u dané osoby - aplikace vymaže celý řádek. Přiřazení můžete změnit v okně Uživatelé nebo přes menu ⋮ u karty prostoru výběrem „Upravit pracovní prostor“ a sekce „Přiřadit uživatele“.
Účet zakládáte vy, heslo nastavuje pozvaná osoba
Účet subdodavatele zakládá globální administrátor a pozvaná osoba si sama nastaví heslo po obdržení e-mailu. Nevytváříte pro ni samostatnou roli hosta: vyberete globální roli „Uživatel“ a určíte přístup ke konkrétním Pracovním prostorům.
Marta klikne na ikonu skupiny vlevo nahoře, otevře záložku „Přidat“ a zadá e-mail, jméno a příjmení Michała. Vybere roli „Uživatel“ a níže, v tabulce „Přiřadit k Pracovním prostorům“, zaškrtne pouze prostor Nord a potřebná oprávnění. Po uložení dostane Michał pozvánku. Pokud zpráva nedorazí, Marta použije u jeho jména tlačítko „Odeslat znovu“.
Ve stejném formuláři Marta rozhoduje, zda může Michał používat AI v úkolech, AI v chatech a samostatné okno AI asistenta. Bez daného oprávnění se příslušné možnosti v jeho rozhraní nezobrazí. Přístup AI asistenta k internetu je pro uživatele ve výchozím nastavení vypnutý; globální administrátor ho má vždy. Přepínače Pošty a Automatizací se objevují pouze ve variantě Pro, protože varianta Standard tyto moduly nemá.
Před odesláním pozvánky Marta ještě zkontroluje Pracovní prostor „Obecné“. Při instalaci v něm vznikne chat „Společný“, do kterého se nově přidané osoby automaticky připojí v mezích přístupu k tomuto prostoru. Pokud Michał nemá přístup k „Obecné“, není pro něj tento kanál konverzace dostupný. Pokud ho má - obsah tohoto chatu by mu měl být vhodné ukázat.
Odkaz na úkol nenahrazuje oprávnění
Samotný odkaz na úkol nedává subdodavateli přístup k jeho obsahu. „Kopírovat odkaz na úkol“ vede do vlákna, ale osoba bez přístupu uvidí místo konverzace jen hlášení. Podobně samotná adresa souboru nestačí k jeho stažení: aplikace kontroluje oprávnění.
V pondělí pošle Marta Michalovi adresu úkolu z jiného pracovního prostoru omylem. Odkaz mu neotevře konverzaci, ke které nemá přístup. Lepší je ale omyl opravit, než považovat odkaz za způsob pozvání: pro společnou práci je potřeba účet a správné přiřazení.
Ne každý obsah v aplikaci dědí přístup z pracovního prostoru. Poznámka zůstává soukromá, dokud ji autor neudílí; přiřazení poznámky k pracovnímu prostoru je štítek, ne sdílení. Poštovní schránka je také soukromá, a propojení e-mailu s úkolem představuje navigační zkratku, nikoli zobrazení obsahu korespondence ostatním. Soukromé zůstávají rovněž konverzace s AI asistentem. Asistent vidí jen to, k čemu má přístup osoba, která ho používá.
Existuje důležitá výjimka z hranice pracovního prostoru: globální administrátor vidí a spravuje všechny prostory, úkoly a chaty. Z projektu Nord ho nevyloučíte. Marta si tedy tuto roli ponechává a subdodavatelům přiděluje roli „Uživatel“. Pokud si chcete přesněji ověřit, kdo vidí úkoly u jednotlivých rolí, rozepsali jsme to na samostatných příkladech.
Po zakázce deaktivujte účet, pokud chcete uvolnit místo
Deaktivace znemožní přihlášení a uvolní licenční místo, ale zachová data i úkoly subdodavatele. V editaci uživatele vypnete přepínač „Aktivní“; nemusíte mazat historii projektu, abyste připravili místo pro další osobu.
V pátek po předání webu má Marta tři různé možnosti. Může Michalovi odebrat pracovní prostor Nord, pokud má dál pracovat v jiných prostorech. Může deaktivovat účet, pokud s ním spolupráci ukončuje - při pokusu o přihlášení Michal uvidí běžné hlášení „Nesprávný e-mail nebo heslo“. Může také nastavit stav „Zablokováno“, když potřebuje přerušit aktivní relaci: aplikace zruší relace a zapamatovaná zařízení, odhlásí uživatele při nejbližším kliknutí a informuje ho o blokaci. Blokace neuvolňuje místo. Nelze ji uplatnit na sebe ani na jiného globálního administrátora.
Každý aktivní subdodavatel zabírá jedno místo určené v licenčním klíči. Když Marta Michala deaktivuje, místo se vrátí do fondu a může připadnout další osobě, pokud to limit umožňuje.
Obsazenost Marta zjistí v záložce „Přidat“ v okně Uživatelé nebo v Nastavení → Pokročilé → Licence. Jakmile se limit vyčerpá, aplikace zablokuje přidání nebo aktivaci dalšího účtu. Pro zvýšení limitu je třeba zadat nový klíč.
Task Manager účtuje licenci jednorázově za počet míst, bez předplatného za uživatele. Plán Starter zahrnuje až 8 osob a ve variantě Standard stojí 690 PLN; Classic zahrnuje až 20 osob a stojí 1 490 PLN.
Licence je trvalá, obsahuje 12 měsíců aktualizací a pozdější prodloužení je volitelné. Pokud tento model srovnáváte s opakovanou platbou, podívejte se na srovnání předplatného a licence pro tým.
Nehledejte přitom tlačítko „Archivovat pracovní prostor“ - taková operace neexistuje. Můžete archivovat jednotlivé úkoly a chaty; ty se pak nepočítají do nepřečtených ani do součtu v bublině u prostoru.
Odstranění celého pracovního prostoru vyžaduje přepsání jeho názvu a nenávratně smaže úkoly, chaty, zprávy i soubory příloh. Pokud chcete zachovat průběh spolupráce, nemažte prostor jen proto, že zakázka skončila.
Před pozvánkou vyřešte tři věci
Před odesláním pozvánky si ujasněte, který obsah patří do společného prostoru, co v něm subdodavatel může vytvářet a kdo mu po předání zakázky zruší přístup.
Zítra si vypište projekty, na kterých pracují externí osoby. U každého poznamenejte, co by mělo patřit do společného pracovního prostoru, komu stačí psát v existujících vláknech a kdy účet vypnete. Task Manager uchovává data aplikace na vašem serveru a licence nevyžaduje předplatné za každou osobu. Uspořádání prostorů a oprávnění si můžete prohlédnout v Demu.
Nejčastější dotazy
Může mít subdodavatel přístup jen k jednomu projektu?
Ano, přiřaďte mu roli „Uživatel“ a pouze jeden Pracovní prostor. Uživatel vidí prostory, do kterých byl přiřazen; globální administrátor vidí všechny.
Zabírá externí osoba licenční místo?
Ano, aktivní účet subdodavatele zabírá místo. Po ukončení spolupráce vypněte „Aktivní“, abyste uvolnili místo a zachovali data i úkoly.
Co se stane, když subdodavatel dostane odkaz na nedostupný úkol?
Zobrazí se mu zpráva, nikoli obsah úkolu. Odkaz vede k vláknu, ale nepřiděluje oprávnění.
Vidí globální administrátor konverzace subdodavatele v jeho Pracovním prostoru?
Ano, globální administrátor vidí úkoly a chaty ve všech Pracovních prostorech. Nevidí ale soukromé poznámky, cizí poštovní schránku ani konverzace uživatele s AI asistentem.
Čím se liší deaktivace účtu od zablokování?
Deaktivace znemožní přihlášení a uvolní místo, zatímco zablokování přeruší relaci při nejbližším kliknutí, ale místo neuvolní. Při přihlášení deaktivovaná osoba uvidí zprávu o neplatném e-mailu nebo hesle, zatímco zablokovaná - informaci o zablokování administrátorem.
Zdroje
Tým aplikace Task Manager - píšeme o týmové práci, AI ve firmách a organizaci úkolů na příkladech z aplikace Task Manager, která se instaluje na vlastní server. Task Manager vyvíjí od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používají ho mimo jiné Neonet, Vojenská technická akademie a Polpharma - prohlédněte si hodnocení zákazníků. Texty ověřujeme podle dokumentace a aktuální verze aplikace.
