Am Donnerstagabend bereitet Marta, Inhaberin einer sechsköpfigen Agentur, Einladungen zum Projekt der Website des Kunden Nord vor. Der Zugriff für den Subunternehmer - den Grafiker Michał - und die Copywriterin Ania soll nur dieses Projekt umfassen. Der Auftrag läuft drei Monate, doch Angebote für andere Kunden und interne Gespräche sollen außerhalb ihres Sichtfelds bleiben. Die Einladungen schickt sie am Freitag, nachdem sie die Berechtigungen im Task Manager eingestellt hat.
Der Zugriff für einen Subunternehmer beginnt an der Grenze des Arbeitsbereichs
Ein separater Arbeitsbereich ermöglicht es, einen Subunternehmer einem Projekt zuzuweisen, ohne ihn den übrigen Bereichen zuzuordnen. Ein Workspace ist ein abgegrenzter Bereich für Aufgaben und Chats, die mit einem Projekt, einem Team oder einem Thema zusammenhängen; der Benutzer sieht nur die Bereiche, denen er angehört. Mehr zu dieser Grenze zeigt die Beschreibung der Arbeitsbereiche.
Marta legt „Nord - Website“ an: Sie klickt auf das „+“ neben der Beschriftung „Arbeitsbereiche“ in der linken Spalte, gibt den Namen ein und speichert. Diese Schaltfläche sieht der globale Administrator oder eine Person mit der Berechtigung „Darf Arbeitsbereiche hinzufügen“. Marta kann auch den KI-Assistenten bitten: „Erstelle einen Workspace mit dem Namen Nord - Website“. Der Assistent öffnet ein Formular mit dem eingetragenen Namen, das trotzdem noch gespeichert werden muss.
Auf dem Screenshot sind mehrere Bereiche des Demo-Kontos zu sehen. Ein externer Grafiker, der nur dem Projekt Nord zugewiesen ist, würde die übrigen Arbeitsbereiche nicht in seiner Liste sehen. Auch die Position „Alles“ ist keine Hintertür zum ganzen Unternehmen: Sie sammelt Aufgaben und Chats ausschließlich aus den Bereichen, die der jeweiligen Person zugänglich sind.
Der Projektname allein schützt jedoch nichts. Wenn Marta im Bereich Nord ein Gespräch über die Marge platziert, macht sie es den Teilnehmern dieses Bereichs zugänglich. Interne Absprachen belässt sie daher im Bereich „Vertrieb“, während sie in das Projekt Nord die Gespräche und Aufgaben verschiebt, die der Grafiker und die Copywriterin benötigen.
Drei Felder trennen die Teilnahme vom Recht zur Erstellung
In jedem Workspace stellen Sie separat die Berechtigungen „Administrator“, „Aufgaben“ und „Chats“ ein. Die letzten beiden Felder erlauben das Anlegen neuer Aufgaben oder Chats, entscheiden aber nicht allein darüber, ob eine Person in einem bestehenden Thread schreiben kann, zu dem sie hinzugefügt wurde. Die Beschreibung der Rollen und Berechtigungen hilft, diese Fälle voneinander zu trennen.
Am Freitag aktiviert Marta für den Grafiker Michał „Aufgaben“ und „Chats“ nur beim Workspace Nord, da er neue Mockups einreichen und Gespräche über Projektvarianten eröffnen soll. Die Copywriterin Ania soll in Threads arbeiten, zu denen sie hinzugefügt wird; Marta gibt ihr nicht das Recht, neue Aufgaben oder Chats anzulegen. Ania kann weiterhin in den ihr zugewiesenen Threads lesen und schreiben. Hat jemand in keinem zugänglichen Workspace die Berechtigung, Aufgaben oder Chats hinzuzufügen, sind die Symbole „Aufgabe hinzufügen“ bzw. „Chat hinzufügen“ für ihn ausgeblendet.
Der Screenshot zeigt alle drei markierten Berechtigungen bei einem Bereich. Für einen Subunternehmer müssen Sie dieses Schema nicht übernehmen. „Administrator“ bedeutet die Verwaltung dieses Workspace: Hinzufügen und Entfernen von Teilnehmern, Ändern der Einstellungen sowie die Möglichkeit, fremde Aufgaben und Chats zu bearbeiten und zu löschen. Das Markieren dieser Option aktiviert und sperrt automatisch die Felder „Aufgaben“ und „Chats“.
Wenn Sie eine beliebige Berechtigung markieren, fügt die Anwendung diese Person dem Workspace hinzu. Wenn Sie den Zugriff auf den gesamten Bereich entziehen möchten, deaktivieren Sie ihn bei dieser Person - die Anwendung leert dann die gesamte Zeile. Die Zuordnung können Sie im Fenster Benutzer oder über das Menü ⋮ bei der Bereichskarte ändern, indem Sie „Workspace bearbeiten“ und den Abschnitt „Benutzer zuweisen“ wählen.
Sie legen das Konto an, das Passwort setzt die eingeladene Person
Das Konto des Subunternehmers legt der globale Administrator an, und die eingeladene Person setzt ihr Passwort selbst nach Erhalt der E-Mail. Sie erstellen für sie keine separate Gastrolle: Sie wählen die globale Rolle „Benutzer“ und legen den Zugriff auf konkrete Arbeitsbereiche fest.
Marta klickt auf das Gruppensymbol oben links, öffnet die Registerkarte „Hinzufügen“ und gibt E-Mail-Adresse, Vor- und Nachnamen von Michał ein. Sie wählt die Rolle „Benutzer“ und markiert darunter in der Tabelle „Benutzern Workspaces zuweisen“ nur den Bereich Nord sowie die benötigten Berechtigungen. Nach dem Speichern erhält Michał eine Einladung. Sollte die Nachricht nicht ankommen, nutzt Marta bei seinem Namen die Schaltfläche „Erneut senden“.
Im selben Formular entscheidet Marta, ob Michał die KI in Aufgaben, die KI in Chats sowie das separate Fenster des KI-Assistenten nutzen kann. Ohne die entsprechende Berechtigung erscheinen die jeweiligen Optionen nicht in seiner Oberfläche. Der Internetzugriff des KI-Assistenten ist für Benutzer standardmäßig deaktiviert; der globale Administrator hat ihn immer. Die Schalter für E-Mail und Automatisierungen gibt es nur in der Pro-Variante, da die Standard-Variante diese Module nicht enthält.
Vor dem Versenden der Einladung prüft Marta noch den Workspace „Allgemein“. Während der Installation entsteht darin der Chat „Gemeinsam“, dem neu hinzugefügte Personen automatisch im Rahmen ihres Zugriffs auf diesen Bereich beitreten. Hat Michał keinen Zugriff auf „Allgemein“, ist das für ihn kein Gesprächskanal. Hat er ihn, sollte der Inhalt dieses Chats dazu geeignet sein, ihm gezeigt zu werden.
Ein Link zu einer Aufgabe ersetzt keine Berechtigungen
Ein Link zu einer Aufgabe allein gibt einem Subunternehmer noch keinen Zugriff auf deren Inhalt. „Link zur Aufgabe kopieren“ führt zu einem Thread, aber eine Person ohne Zugriff sieht statt der Unterhaltung eine Meldung. Genauso reicht die reine Dateiadresse nicht aus, um die Datei herunterzuladen: Die Anwendung prüft die Berechtigungen.
Am Montag schickt Marta Michał aus Versehen die Adresse einer Aufgabe aus einem anderen Arbeitsbereich. Der Link öffnet ihm keine Unterhaltung, zu der er keinen Zugriff hat. Besser ist es jedoch, den Fehler zu korrigieren, als den Link als Einladungsmethode zu nutzen: Für die gemeinsame Arbeit sind ein Konto und die richtige Zuweisung nötig.
Nicht jeder Inhalt in der Anwendung erbt den Zugriff vom Arbeitsbereich. Eine Notiz bleibt privat, solange der Autor sie nicht freigibt; die Zuordnung einer Notiz zu einem Arbeitsbereich ist eine Kennzeichnung, keine Freigabe. Auch das Postfach ist privat, und die Verknüpfung einer E-Mail mit einer Aufgabe ist ein Navigationsverweis, der anderen nicht den Inhalt der Korrespondenz zeigt. Privat bleiben ebenfalls Unterhaltungen mit dem KI-Assistenten. Der Assistent sieht nur das, worauf die Person, die ihn nutzt, selbst Zugriff hat.
Es gibt eine wichtige Ausnahme von der Grenze des Arbeitsbereichs: Der globale Administrator sieht alle Arbeitsbereiche, Aufgaben und Chats und verwaltet sie. Aus dem Projekt Nord lässt er sich nicht ausschließen. Marta behält diese Rolle also für sich und vergibt an die Subunternehmer die Rolle „Benutzer“. Wenn Sie genauer prüfen möchten, wer welche Aufgaben bei den jeweiligen Rollen sieht, haben wir das anhand einzelner Beispiele ausführlich dargestellt.
Deaktivieren Sie das Konto nach dem Auftrag, wenn Sie den Platz zurückgewinnen möchten
Die Deaktivierung unterbindet die Anmeldung und gibt den Lizenzplatz frei, behält jedoch die Daten und Aufgaben des Subunternehmers bei. In der Benutzerbearbeitung schalten Sie den Schalter „Aktiv“ aus; Sie müssen die Projekthistorie nicht löschen, um Platz für die nächste Person zu schaffen.
Am Freitag nach der Abnahme der Website hat Marta drei verschiedene Möglichkeiten. Sie kann Michał den Arbeitsbereich Nord entziehen, wenn er weiterhin in anderen Arbeitsbereichen arbeiten soll. Sie kann das Konto deaktivieren, wenn sie die Zusammenarbeit beendet - beim Anmeldeversuch sieht Michał eine gewöhnliche Meldung „Ungültige E-Mail-Adresse oder Passwort“. Sie kann auch den Status „Gesperrt“ setzen, wenn sie eine aktive Sitzung unterbrechen muss: Die Anwendung löscht Sitzungen und gemerkte Geräte, meldet den Benutzer beim nächsten Klick ab und informiert ihn über die Sperrung. Eine Sperrung gibt den Platz nicht frei. Sie kann weder auf sich selbst noch auf einen anderen globalen Administrator angewendet werden.
Jeder aktive Subunternehmer belegt einen im Lizenzschlüssel festgelegten Platz. Wenn Marta Michał deaktiviert, kehrt der Platz in den Pool zurück und kann an die nächste Person vergeben werden, sofern das Limit dies zulässt.
Die Auslastung prüft Marta im Reiter „Hinzufügen“ im Fenster Benutzer oder unter Einstellungen → Erweitert → Lizenz. Wenn das Limit erschöpft ist, verhindert die Anwendung das Hinzufügen oder Aktivieren eines weiteren Kontos. Um das Limit zu erhöhen, muss ein neuer Schlüssel eingegeben werden.
Task Manager rechnet die Lizenz einmalig nach Anzahl der Plätze ab, ohne Abonnement pro Benutzer. Der Plan Starter umfasst bis zu 8 Personen und kostet in der Variante Standard 690 PLN; Classic umfasst bis zu 20 Personen und kostet 1.490 PLN.
Die Lizenz ist unbefristet, enthält 12 Monate Updates, und eine spätere Verlängerung ist optional. Wenn Sie dieses Modell mit einer wiederkehrenden Zahlung vergleichen möchten, sehen Sie sich die Gegenüberstellung von Abonnement und Lizenz für ein Team an.
Suchen Sie dabei nicht nach dem Button „Arbeitsbereich archivieren“ - diese Option gibt es nicht. Sie können einzelne Aufgaben und Chats archivieren; diese zählen dann weder zu den ungelesenen noch zur Summe in der Sprechblase neben dem Arbeitsbereich.
Das Löschen eines ganzen Arbeitsbereichs erfordert die erneute Eingabe seines Namens und löscht unwiderruflich Aufgaben, Chats, Nachrichten sowie Dateianhänge. Wenn Sie den Verlauf der Zusammenarbeit behalten möchten, löschen Sie den Arbeitsbereich nicht nur deshalb, weil der Auftrag beendet ist.
Klären Sie vor der Einladung drei Dinge
Klären Sie vor dem Versenden einer Einladung, welche Inhalte zum gemeinsamen Arbeitsbereich gehören, was der Subunternehmer darin erstellen darf und wer seinen Zugriff nach der Abnahme beendet.
Notieren Sie sich morgen die Projekte, an denen externe Personen mitarbeiten. Vermerken Sie bei jedem, was in den gemeinsamen Arbeitsbereich gehört, wem das Schreiben in bestehenden Threads genügt und wann Sie das Konto deaktivieren. Task Manager speichert die Anwendungsdaten auf Ihrem Server, und die Lizenz erfordert kein Abonnement pro Person. Die Struktur von Arbeitsbereichen und Berechtigungen können Sie sich in der Demo ansehen.
Häufig gestellte Fragen
Kann ein Subunternehmer nur Zugriff auf ein Projekt haben?
Ja, weisen Sie ihm die Rolle „Benutzer“ und nur einen Workspace zu. Der Benutzer sieht die Bereiche, denen er zugewiesen wurde; der globale Administrator sieht alle.
Belegt eine externe Person einen Lizenzplatz?
Ja, ein aktives Konto eines Subunternehmers belegt einen Platz. Deaktivieren Sie nach Abschluss der Zusammenarbeit die Option „Aktiv“, um den Platz freizugeben und die Daten sowie Aufgaben zu behalten.
Was passiert, wenn ein Subunternehmer einen Link zu einer nicht zugänglichen Aufgabe erhält?
Er sieht eine Meldung, nicht den Inhalt der Aufgabe. Der Link führt zum Thread, verleiht jedoch keine Berechtigungen.
Sieht der globale Administrator die Gespräche des Subunternehmers in dessen Workspace?
Ja, der globale Administrator sieht Aufgaben und Chats in allen Arbeitsbereichen. Er sieht jedoch keine privaten Notizen, kein fremdes Postfach und keine Gespräche eines Benutzers mit dem KI-Assistenten.
Worin unterscheidet sich die Deaktivierung eines Kontos von einer Sperrung?
Die Deaktivierung verhindert das Einloggen und gibt den Platz frei, während die Sperrung die Sitzung beim nächsten Klick beendet, den Platz jedoch nicht freigibt. Beim Anmeldeversuch sieht eine deaktivierte Person eine Meldung über eine ungültige E-Mail-Adresse oder ein falsches Passwort, eine gesperrte Person hingegen einen Hinweis auf die Sperrung durch den Administrator.
Quellen
Das Task Manager-Team - wir schreiben anhand von Beispielen aus Task Manager über Teamarbeit, KI im Unternehmen und gut organisierte Aufgaben. Task Manager wird auf dem eigenen Server installiert und seit 2013 von der Blue Creation Group (Piotr Łącz) entwickelt. Zu den Nutzern gehören unter anderem Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna und Polpharma - lesen Sie die Kundenstimmen. Unsere Texte gleichen wir mit der Dokumentation und der aktuellen Programmversion ab.
