Vo štvrtok večer Marta, majiteľka šesťčlennej agentúry, pripravuje pozvánky do projektu webu klienta Nord. Prístup pre subdodávateľa - grafika Michala - a copywriterky Ane má zahŕňať len tento projekt. Zákazka bude trvať tri mesiace, ale ponuky pre iných klientov a interné rozhovory majú zostať mimo ich dosahu. Pozvánky pošle v piatok, po nastavení oprávnení v Task Manageri.
Prístup pre subdodávateľa začína hranicou Pracovného priestoru
Samostatný Pracovný priestor umožňuje priradiť subdodávateľa k projektu bez priradenia k ostatným priestorom. Pracovný priestor je vyčlenený priestor na úlohy a chaty súvisiace s projektom, tímom alebo témou; používateľ vidí len priestory, do ktorých patrí. Viac o tejto hranici ukazuje popis Pracovných priestorov.
Marta vytvára „Nord - webová stránka”: klikne na „+” vedľa nápisu „Pracovné priestory” v ľavom stĺpci, zadá názov a uloží. Toto tlačidlo vidí globálny administrátor alebo osoba s oprávnením „Môže pridávať Pracovné priestory”. Marta sa môže tiež opýtať Asistenta AI: „Vytvor pracovný priestor s názvom Nord - webová stránka”. Asistent otvorí formulár s vyplneným názvom, ktorý sa aj tak musí uložiť.
Na zábere vidno niekoľko priestorov demonštračného konta. Externý grafik priradený len k projektu Nord by nevidel ostatné Pracovné priestory vo svojom zozname. Položka „Všetko” tiež nie je bránou k celej firme: zhromažďuje úlohy a chaty výlučne z priestorov dostupných danej osobe.
Samotný názov projektu však nič nechráni. Ak Marta umiestni do priestoru Nord rozhovor o marži, sprístupní ho účastníkom tohto priestoru. Interné dohody preto necháva v „Predaji” a do projektu Nord presúva len rozhovory a úlohy potrebné pre grafika a copywriterku.
Tri polia oddeľujú účasť od práva vytvárať
V každom Pracovnom priestore osobitne nastavujete oprávnenia „Administrátor”, „Úlohy” a „Chaty”. Posledné dve polia umožňujú zakladať nové úlohy alebo chaty a samy osebe nerozhodujú o tom, či osoba môže písať v existujúcom vlákne, do ktorého bola pridaná. Popis rolí a oprávnení pomáha tieto prípady rozlíšiť.
V piatok Marta zaškrtne grafikovi Michalovi „Úlohy” a „Chaty” len pri Pracovnom priestore Nord, lebo má zadávať nové makety a zakladať rozhovory o variantoch projektu. Copywriterka Ana má pracovať vo vláknach, do ktorých bude pridaná; Marta jej nedáva právo zakladať nové úlohy ani chaty. Ana aj tak môže čítať a písať vo vláknach, ktoré jej boli pridelené. Keď niekto nemá oprávnenie pridávať úlohy alebo chaty v žiadnom dostupnom Pracovnom priestore, ikony „Pridať úlohu” alebo „Pridať chat” sú pre neho skryté.
Záber ukazuje všetky tri zaškrtnuté oprávnenia pri jednom priestore. Pre subdodávateľa nemusíte kopírovať toto nastavenie. „Administrátor” znamená správu daného Pracovného priestoru: pridávanie a odoberanie účastníkov, zmenu nastavení a možnosť upravovať a mazať cudzie úlohy a chaty. Jeho zaškrtnutím sa automaticky zapnú a zablokujú polia „Úlohy” a „Chaty”.
Ak zaškrtnete ktorékoľvek oprávnenie, aplikácia danú osobu pridá do Pracovného priestoru. Ak chcete zrušiť prístup k celému priestoru, odškrtnite ho pri danej osobe - aplikácia vymaže celý riadok. Priradenie môžete zmeniť v okne Používatelia alebo cez menu ⋮ pri karte priestoru, výberom „Upraviť pracovný priestor” a sekcie „Priradiť používateľov”.
Konto zakladáte vy, heslo nastaví pozvaná osoba
Konto subdodávateľa zakladá globálny administrátor a pozvaná osoba si sama nastaví heslo po doručení e-mailu. Nevytvárate pre ňu osobitnú rolu hosťa: vyberiete globálnu rolu „Používateľ” a určíte prístup ku konkrétnym Pracovným priestorom.
Marta klikne na ikonu skupiny vľavo hore, otvorí záložku „Pridať” a zadá e-mail, meno a priezvisko Michala. Vyberie rolu „Používateľ” a nižšie, v tabuľke „Priradiť do Pracovných priestorov”, zaškrtne len priestor Nord a potrebné oprávnenia. Po uložení Michal dostane pozvánku. Ak správa nepríde, Marta použije pri jeho mene tlačidlo „Odoslať znova”.
V tom istom formulári Marta rozhoduje, či Michal môže používať AI v úlohách, AI v chatoch a samostatné okno Asistenta AI. Bez príslušného oprávnenia sa dané možnosti v jeho rozhraní nezobrazia. Prístup Asistenta AI na internet je pre používateľa predvolene vypnutý; globálny administrátor ho má vždy. Prepínače Pošty a Automatizácií sa objavujú len vo variante Pro, lebo variant Standard tieto moduly nemá.
Pred odoslaním pozvánky Marta ešte skontroluje Pracovný priestor „Všeobecné”. Pri inštalácii v ňom vznikne chat „Spoločný”, do ktorého sa novo pridané osoby automaticky pripoja v rámci prístupu k tomuto priestoru. Ak Michal nemá prístup k „Všeobecné”, nie je to preňho kanál rozhovoru. Ak má - obsah tohto chatu by sa mu mal dať ukázať.
Odkaz na úlohu nenahrádza oprávnenia
Samotný odkaz na úlohu neposkytuje podvýkonávateľovi prístup k jej obsahu. „Kopírovať odkaz na úlohu“ vedie k vláknu, ale osoba bez prístupu uvidí namiesto konverzácie hlásenie. Podobne samotná adresa súboru nestačí na jeho stiahnutie: aplikácia overuje oprávnenia.
V pondelok Marta omylom pošle Michalovi adresu úlohy z iného pracovného priestoru. Odkaz mu neotvorí konverzáciu, ku ktorej nemá prístup. Lepšie je však opraviť chybu, než považovať odkaz za spôsob pozvania: na spoločnú prácu je potrebné konto a správne priradenie.
Nie každý obsah v aplikácii dedí prístup z Pracovného priestoru. Poznámka zostáva súkromná, kým ju autor neudelí; priradenie poznámky k Pracovnému priestoru je len označenie, nie zdieľanie. Poštová schránka je tiež súkromná a prepojenie e-mailu s úlohou slúži ako navigačná skratka, nezobrazuje iným obsah korešpondencie. Súkromné zostávajú aj konverzácie s Asistentom AI. Asistent vidí len to, k čomu má prístup osoba, ktorá ho používa.
Existuje dôležitá výnimka z hranice Pracovného priestoru: globálny administrátor vidí a spravuje všetky priestory, úlohy a chaty. Z projektu Nord ho nevylúčite. Marta si teda túto rolu necháva pre seba a podvýkonávateľom prideľuje rolu „Používateľ“. Ak si chceš bližšie overiť, kto vidí úlohy pri jednotlivých rolách, rozpísali sme to na samostatných príkladoch.
Po dokončení zákazky deaktivuj konto, ak chceš získať späť miesto
Deaktivácia zamedzí prihláseniu a uvoľní licenčné miesto, no zachová údaje aj úlohy podvýkonávateľa. V úprave používateľa vypneš prepínač „Aktívny“; nemusíš mazať históriu projektu, aby si pripravil miesto pre ďalšiu osobu.
V piatok po odovzdaní stránky má Marta tri rôzne možnosti. Môže Michalovi odobrať Pracovný priestor Nord, ak má naďalej pracovať v iných priestoroch. Môže deaktivovať konto, ak s ním ukončuje spoluprácu - pri pokuse o prihlásenie Michal uvidí bežné hlásenie „Nesprávny e-mail alebo heslo“. Môže tiež nastaviť stav „Zablokovaný“, keď potrebuje prerušiť aktívnu reláciu: aplikácia zruší relácie a zapamätané zariadenia, odhlási používateľa pri najbližšom kliknutí a informuje ho o zablokovaní. Zablokovanie neuvoľní miesto. Nemožno ním postihnúť seba ani iného globálneho administrátora.
Každý aktívny podvýkonávateľ zaberá jedno miesto určené v licenčnom kľúči. Keď Marta deaktivuje Michala, miesto sa vráti do fondu a môže pripadnúť ďalšej osobe, pokiaľ to limit umožňuje.
Obsadenosť Marta skontroluje na karte „Pridať“ v okne Používatelia alebo v Nastavenia → Pokročilé → Licencia. Keď sa limit vyčerpá, aplikácia zablokuje pridanie alebo aktiváciu ďalšieho konta. Na zvýšenie limitu je potrebné zadať nový kľúč.
Task Manager účtuje licenciu jednorazovo za počet miest, bez predplatného za používateľa. Plán Starter zahŕňa až 8 osôb a vo variante Standard stojí 690 zł; Classic zahŕňa až 20 osôb a stojí 1 490 zł.
Licencia je trvalá, zahŕňa 12 mesiacov aktualizácií a neskoršie obnovenie je voliteľné. Ak porovnávaš tento model s pravidelnou platbou, pozri si porovnanie predplatného a licencie pre tím.
Nehľadaj pritom tlačidlo „Archivovať pracovný priestor“ - takáto operácia neexistuje. Môžeš archivovať jednotlivé úlohy a chaty; vtedy sa nepočítajú medzi neprečítané ani do súčtu v bubline pri priestore.
Odstránenie celého Pracovného priestoru vyžaduje prepísanie jeho názvu a nenávratne zmaže úlohy, chaty, správy aj súbory príloh. Ak chceš zachovať priebeh spolupráce, neodstraňuj priestor len preto, že zákazka sa skončila.
Pred pozvaním vyrieš tri veci
Pred odoslaním pozvánky stanov, ktorý obsah patrí do spoločného priestoru, čo v ňom podvýkonávateľ môže vytvárať a kto po odovzdaní zruší jeho prístup.
Zajtra si vypíš projekty, na ktorých pracujú externé osoby. Pri každom pozname, čo by malo patriť do spoločného Pracovného priestoru, komu stačí písať v existujúcich vláknach a kedy vypneš konto. Task Manager uchováva dáta aplikácie na tvojom serveri a licencia nevyžaduje predplatné za každú osobu. Usporiadanie priestorov a oprávnení si môžeš pozrieť v Demo.
Najčastejšie otázky
Môže mať subdodávateľ prístup len k jednému projektu?
Áno, priraďte mu rolu „Používateľ” a len jeden Pracovný priestor. Používateľ vidí priestory, ku ktorým bol priradený; globálny administrátor vidí všetky.
Zaberá externá osoba licenčné miesto?
Áno, aktívne konto subdodávateľa zaberá miesto. Po skončení spolupráce vypnite „Aktívny”, aby ste uvoľnili miesto a zachovali dáta a úlohy.
Čo sa stane, keď subdodávateľ dostane odkaz na nedostupnú úlohu?
Uvidí hlásenie, nie obsah úlohy. Odkaz vedie do vlákna, ale neudeľuje oprávnenia.
Vidí globálny administrátor rozhovory subdodávateľa v jeho Pracovnom priestore?
Áno, globálny administrátor vidí úlohy a chaty vo všetkých Pracovných priestoroch. Nevidí však súkromné poznámky, cudziu poštovú schránku ani rozhovory používateľa s Asistentom AI.
Čím sa líši deaktivácia konta od blokovania?
Deaktivácia znemožní prihlásenie a uvoľní miesto, zatiaľ čo blokovanie preruší reláciu pri najbližšom kliknutí, ale miesto neuvoľní. Pri prihlasovaní deaktivovaná osoba vidí hlásenie o nesprávnom e-maile alebo hesle, zablokovaná - informáciu o zablokovaní administrátorom.
Zdroje
Tím Task Managera - píšeme o tímovej práci, AI vo firme a poriadku v úlohách na príkladoch z Task Managera, programu inštalovaného na vlastnom serveri. Task Manager vyvíja od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používajú ho okrem iných Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna a Polpharma - pozrite si hodnotenia zákazníkov. Texty overujeme podľa dokumentácie a aktuálnej verzie programu.
