Giovedì sera Marta, titolare di un'agenzia di sei persone, prepara gli inviti al progetto del sito del cliente Nord. L'accesso per i collaboratori esterni - il grafico Michał e la copywriter Ania - deve riguardare solo questo progetto. L'incarico durerà tre mesi, ma le offerte per altri clienti e le conversazioni interne devono restare fuori dalla loro vista. Invierà gli inviti venerdì, dopo aver impostato i permessi in Task Manager.
L'accesso per il collaboratore esterno inizia dal confine dello Spazio di lavoro
Uno Spazio di lavoro separato permette di assegnare un collaboratore esterno a un progetto senza assegnarlo alle altre aree. Lo Spazio di lavoro è un'area dedicata alle attività e alle chat legate a un progetto, un team o un argomento; l'utente vede solo gli spazi a cui appartiene. Maggiori dettagli su questo confine sono illustrati nella descrizione degli Spazi di lavoro.
Marta crea "Nord - sito web": clicca il "+" accanto alla scritta "Spazi di lavoro" nella colonna di sinistra, inserisce il nome e salva. Questo pulsante è visibile all'amministratore globale o a una persona con il permesso "Può aggiungere Spazi di lavoro". Marta può anche chiedere all'Assistente AI: "Crea uno spazio di lavoro chiamato Nord - sito web". L'assistente aprirà un modulo con il nome già inserito, che va comunque salvato.
Nello screenshot si vedono alcuni spazi dell'account demo. Un grafico esterno assegnato solo al progetto Nord non vedrebbe gli altri Spazi di lavoro nella propria lista. Anche la voce "Tutto" non è una scorciatoia verso l'intera azienda: raccoglie attività e chat solo dagli spazi accessibili a quella persona.
Il solo nome del progetto però non protegge nulla. Se Marta inserisce nello spazio Nord una conversazione sul margine, la renderà visibile ai partecipanti di quello spazio. Gli accordi interni li lascia quindi in "Vendite", mentre nello spazio Nord sposta le conversazioni e le attività necessarie al grafico e alla copywriter.
Tre campi separano la partecipazione dal diritto di creazione
In ogni Spazio di lavoro imposti separatamente i permessi "Amministratore", "Attività" e "Chat". Gli ultimi due campi permettono di creare nuove attività o chat, e non determinano da soli se la persona può scrivere in una discussione esistente a cui è stata aggiunta. La descrizione di ruoli e permessi aiuta a distinguere questi casi.
Venerdì Marta assegna al grafico Michał "Attività" e "Chat" solo per lo Spazio di lavoro Nord, perché deve segnalare nuovi mockup e avviare conversazioni sulle varianti del progetto. La copywriter Ania deve lavorare nelle discussioni a cui verrà aggiunta; Marta non le dà il diritto di creare nuove attività o chat. Ania può comunque leggere e scrivere nelle discussioni a lei assegnate. Quando qualcuno non ha il permesso di aggiungere attività o chat in nessuno degli Spazi di lavoro accessibili, le icone "Aggiungi attività" o "Aggiungi chat" risultano nascoste.
Lo screenshot mostra tutti e tre i permessi selezionati per uno spazio. Per il collaboratore esterno non devi riprodurre questo schema. "Amministratore" significa gestire quello Spazio di lavoro: aggiungere ed eliminare partecipanti, modificare le impostazioni e poter modificare o eliminare le attività e le chat altrui. Selezionarlo attiva automaticamente e blocca i campi "Attività" e "Chat".
Se selezioni uno qualsiasi dei permessi, l'applicazione aggiungerà quella persona allo Spazio di lavoro. Se vuoi revocare l'accesso all'intero spazio, deselezionalo per quella persona - l'applicazione cancellerà l'intera riga. Puoi modificare l'assegnazione nella finestra Utenti oppure dal menu ⋮ sulla scheda dello spazio, scegliendo "Modifica spazio di lavoro" e la sezione "Assegna utenti".
L'account lo crei tu, la password la imposta la persona invitata
L'account del collaboratore esterno lo crea l'amministratore globale, mentre la persona invitata imposta da sola la password dopo aver ricevuto l'e-mail. Non crei per lei un ruolo ospite separato: scegli il ruolo globale "Utente" e definisci l'accesso ai singoli Spazi di lavoro.
Marta clicca sull'icona del gruppo in alto a sinistra, apre la scheda "Aggiungi" e inserisce l'e-mail, il nome e il cognome di Michał. Sceglie il ruolo "Utente" e, più sotto, nella tabella "Assegna agli Spazi di lavoro", seleziona solo lo spazio Nord e i permessi necessari. Dopo il salvataggio Michał riceve l'invito. Se il messaggio non arriva, Marta userà il pulsante "Invia di nuovo" accanto al suo nome.
Nello stesso modulo Marta decide se Michał può usare l'AI nelle attività, l'AI nelle chat e la finestra dedicata all'Assistente AI. Senza il relativo permesso, le opzioni corrispondenti non compaiono nella sua interfaccia. L'accesso dell'Assistente AI a internet è disattivato di default per l'utente; l'amministratore globale lo ha sempre attivo. Gli interruttori di Posta e Automazioni compaiono solo nella versione Pro, perché la versione Standard non include questi moduli.
Prima di inviare l'invito, Marta controlla ancora lo Spazio di lavoro "Generale". Durante l'installazione viene creata al suo interno la chat "Condivisa", a cui le persone appena aggiunte si uniscono automaticamente entro i limiti dell'accesso a quello spazio. Se Michał non ha accesso a "Generale", questo non è per lui un canale di conversazione. Se invece ce l'ha, il contenuto di quella chat dovrebbe essere adatto a essergli mostrato.
Il link a un'attività non sostituisce i permessi
Il semplice link all'attività non dà al collaboratore esterno l'accesso al suo contenuto. "Copia link all'attività" porta alla discussione, ma chi non ha accesso vedrà un messaggio invece della conversazione. Allo stesso modo, il solo indirizzo di un file non basta per scaricarlo: l'applicazione verifica i permessi.
Lunedì Marta invia per errore a Michał l'indirizzo di un'attività appartenente a un altro spazio di lavoro. Il link non gli aprirà la conversazione a cui non ha accesso. Meglio comunque correggere l'errore che considerare il link come un modo per invitare: per lavorare insieme servono un account e un'assegnazione corretta.
Non tutti i contenuti dell'applicazione ereditano l'accesso dallo Spazio di lavoro. Una nota resta privata finché l'autore non la condivide; assegnare una nota a uno Spazio di lavoro è un'etichetta, non una condivisione. Anche la casella di posta è privata, e il collegamento di un'email a un'attività costituisce una scorciatoia di navigazione, non mostra agli altri il contenuto della corrispondenza. Private restano anche le conversazioni con l'Assistente AI. L'Assistente vede solo ciò a cui ha accesso la persona che lo utilizza.
C'è un'importante eccezione al confine dello Spazio di lavoro: l'amministratore globale vede e gestisce tutti gli spazi, le attività e le chat. Non puoi escluderlo dal progetto Nord. Marta quindi mantiene questo ruolo per sé e assegna ai collaboratori esterni il ruolo "Utente". Se vuoi verificare in modo più preciso chi vede le attività a seconda dei singoli ruoli, lo abbiamo descritto con esempi separati.
Dopo l'incarico disattiva l'account, se vuoi recuperare il posto
La disattivazione blocca la possibilità di accesso e libera il posto nella licenza, ma mantiene i dati e le attività del collaboratore esterno. Nell'editing dell'utente disattivi l'interruttore "Attivo"; non devi eliminare la cronologia del progetto per preparare il posto per la persona successiva.
Venerdì, dopo la consegna del sito, Marta ha tre possibilità diverse. Può rimuovere a Michał lo Spazio di lavoro Nord, se continua a lavorare in altri spazi. Può disattivare l'account, se termina la collaborazione con lui - al tentativo di accesso Michał vedrà il normale messaggio "Email o password non validi". Può anche impostare lo stato "Bloccato", quando ha bisogno di interrompere una sessione attiva: l'applicazione elimina le sessioni e i dispositivi memorizzati, disconnette l'utente al primo clic successivo e lo informa del blocco. Il blocco non libera il posto nella licenza. Non può essere applicato a se stessi né a un altro amministratore globale.
Ogni collaboratore esterno attivo occupa un posto determinato dalla chiave di licenza. Quando Marta disattiva Michał, il posto torna disponibile e può essere assegnato alla persona successiva, se il limite lo consente.
Marta può controllare la disponibilità nella scheda "Aggiungi" nella finestra Utenti oppure in Impostazioni → Avanzate → Licenza. Quando il limite si esaurisce, l'applicazione blocca l'aggiunta o l'attivazione di un nuovo account. Per aumentare il limite, è necessario inserire una nuova chiave.
Task Manager addebita la licenza una sola volta per il numero di posti, senza abbonamento per utente. Il piano Starter copre fino a 8 persone e nella versione Standard costa 690 PLN; Classic copre fino a 20 persone e costa 1 490 PLN.
La licenza è a tempo indeterminato, include 12 mesi di aggiornamenti, e il successivo rinnovo è facoltativo. Se confronti questo modello con un pagamento ricorrente, vedi il confronto tra abbonamento e licenza perpetua per un team.
Non cercare un pulsante "Archivia spazio di lavoro" - questa operazione non esiste. Puoi archiviare singole attività e chat; in quel caso non vengono conteggiate tra quelle non lette né nel totale indicato nel fumetto accanto allo spazio.
L'eliminazione dell'intero Spazio di lavoro richiede di riscrivere il suo nome e cancella in modo irreversibile attività, chat, messaggi e file allegati. Se vuoi conservare lo storico della collaborazione, non eliminare lo spazio solo perché l'incarico è terminato.
Prima dell'invito chiarisci tre questioni
Prima di inviare l'invito stabilisci quali contenuti appartengono allo spazio condiviso, cosa può creare al suo interno il collaboratore esterno e chi chiuderà il suo accesso dopo la consegna.
Domani elenca i progetti su cui lavorano persone esterne. Per ciascuno annota cosa dovrebbe finire nello Spazio di lavoro condiviso, a chi basta scrivere nelle discussioni esistenti e quando disattiverai l'account. Task Manager mantiene i dati dell'applicazione sul tuo server, e la licenza non richiede un abbonamento per ogni persona. Puoi vedere la struttura degli spazi e dei permessi nella Demo.
Domande frequenti
Un collaboratore esterno può avere accesso a un solo progetto?
Sì, assegnagli il ruolo "Utente" e un solo Spazio di lavoro. L'utente vede solo gli spazi a cui è stato assegnato; l'amministratore globale vede tutti.
Una persona esterna occupa una postazione su licenza?
Sì, un account attivo di un collaboratore esterno occupa una postazione. Al termine della collaborazione disattiva "Attivo" per liberare la postazione e conservare i dati e le attività.
Cosa succede se un collaboratore esterno riceve il link a un'attività a cui non ha accesso?
Vedrà un messaggio, non il contenuto dell'attività. Il link porta alla discussione, ma non concede i permessi.
L'amministratore globale vede le conversazioni del collaboratore esterno nel suo Spazio di lavoro?
Sì, l'amministratore globale vede le attività e le chat in tutti gli Spazi di lavoro. Non vede però le note private, la casella di posta altrui, né le conversazioni dell'utente con l'Assistente AI.
Qual è la differenza tra disattivazione dell'account e blocco?
La disattivazione impedisce l'accesso e libera la postazione, mentre il blocco interrompe la sessione al primo clic successivo, ma non libera la postazione. Al momento dell'accesso, la persona disattivata vede un messaggio di e-mail o password non validi, mentre quella bloccata vede un avviso di blocco da parte dell'amministratore.
Fonti
Il team di Task Manager - scriviamo di lavoro di squadra, AI in azienda e organizzazione delle attività, utilizzando esempi tratti da Task Manager, un software installato sul proprio server. Task Manager è sviluppato dal 2013 da Blue Creation Group (Piotr Łącz) ed è utilizzato, tra gli altri, da Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna e Polpharma - scopri le opinioni dei clienti. Verifichiamo i contenuti consultando il manuale e la versione aggiornata del software.
