På torsdagskvällen förbereder Marta, ägare till en byrå med sex anställda, inbjudningar till projektet med kund Nords webbplats. Åtkomsten för underleverantören - grafikern Michał - och copywritern Ania ska bara omfatta detta projekt. Uppdraget pågår i tre månader, men offerterna till andra kunder och interna samtal ska förbli utanför deras vy. Hon skickar inbjudningarna på fredag, efter att ha ställt in behörigheterna i Task Manager.
Åtkomst för underleverantör börjar vid Arbetsytans gräns
En separat Arbetsyta gör det möjligt att tilldela en underleverantör till ett projekt utan att ge tillgång till övriga utrymmen. En Arbetsyta är ett avgränsat utrymme för uppgifter och chattar kopplade till ett projekt, team eller ämne; en användare ser endast de utrymmen han eller hon tillhör. Mer om denna gräns visar beskrivningen av Arbetsytor.
Marta skapar ”Nord - webbplats”: hon klickar på ”+” bredvid texten ”Arbetsytor” i vänsterkolumnen, skriver in namnet och sparar. Denna knapp syns för en global administratör eller en person med behörigheten ”Kan lägga till Arbetsytor”. Marta kan också be AI-assistenten: ”Skapa en arbetsyta med namnet Nord - webbplats”. Assistenten öppnar ett formulär med namnet ifyllt, som fortfarande måste sparas.
På skärmbilden syns flera utrymmen i ett demokonto. En extern grafiker tilldelad endast till projektet Nord skulle inte se de övriga Arbetsytorna i sin lista. Posten ”Allt” är heller ingen genväg till hela företaget: den samlar endast uppgifter och chattar från de utrymmen personen har åtkomst till.
Enbart projektets namn skyddar dock ingenting. Om Marta lägger ett samtal om marginaler i utrymmet Nord, delar hon det med deltagarna i det utrymmet. Interna beslut lämnar hon därför i ”Försäljning”, medan hon till projektet Nord flyttar de samtal och uppgifter som grafikern och copywritern behöver.
Tre fält skiljer deltagande från rätten att skapa
I varje Arbetsyta ställer du separat in behörigheterna ”Administratör”, ”Uppgifter” och ”Chattar”. De två sistnämnda fälten gör det möjligt att skapa nya uppgifter eller chattar, men avgör inte i sig om personen kan skriva i en befintlig tråd som hon eller han lagts till i. Beskrivningen av roller och behörigheter hjälper till att skilja dessa fall åt.
På fredagen kryssar Marta i ”Uppgifter” och ”Chattar” för grafikern Michał endast vid Arbetsytan Nord, eftersom han ska rapportera nya skisser och skapa samtal om projektvarianter. Copywritern Ania ska arbeta i de trådar hon läggs till i; Marta ger henne inte rätt att skapa nya uppgifter eller chattar. Ania kan ändå läsa och skriva i de trådar hon tilldelats. När någon saknar behörighet att lägga till uppgifter eller chattar i någon tillgänglig Arbetsyta döljs ikonerna ”Lägg till uppgift” och ”Lägg till chatt” för den personen.
Skärmbilden visar alla tre ikryssade behörigheter för ett utrymme. För en underleverantör behöver du inte kopiera denna uppsättning. ”Administratör” innebär att hantera denna Arbetsyta: lägga till och ta bort deltagare, ändra inställningar samt möjlighet att redigera och ta bort andras uppgifter och chattar. Att kryssa i den aktiverar och låser automatiskt fälten ”Uppgifter” och ”Chattar”.
Om du kryssar i någon behörighet lägger applikationen automatiskt till personen i Arbetsytan. Om du vill återkalla åtkomsten till hela utrymmet, avmarkera det för den personen - applikationen rensar då hela raden. Du kan ändra tilldelningen i fönstret Användare eller via menyn ⋮ vid utrymmets kort, genom att välja ”Redigera arbetsyta” och sektionen ”Tilldela användare”.
Du skapar kontot, den inbjudna personen anger lösenordet
Kontot för underleverantören skapas av den globala administratören, och den inbjudna personen anger själv sitt lösenord efter att ha fått e-postmeddelandet. Du skapar ingen separat gästroll åt henne eller honom: du väljer den globala rollen ”Användare” och bestämmer åtkomst till specifika Arbetsytor.
Marta klickar på gruppikonen längst upp till vänster, öppnar fliken ”Lägg till” och skriver in Michałs e-post, förnamn och efternamn. Hon väljer rollen ”Användare”, och nedanför, i tabellen ”Tilldela till Arbetsytor”, kryssar hon endast i utrymmet Nord och de behörigheter som behövs. Efter att ha sparat får Michał en inbjudan. Om meddelandet inte kommer fram använder Marta knappen ”Skicka igen” vid hans namn.
I samma formulär bestämmer Marta om Michał får använda AI i uppgifter, AI i chattar samt ett separat fönster för AI-assistenten. Utan given behörighet visas motsvarande alternativ inte i hans gränssnitt. AI-assistentens åtkomst till internet är som standard avstängd för en användare; den globala administratören har den alltid. Reglagen för E-post och Automatiseringar finns endast i Pro-varianten, eftersom Standard-varianten saknar dessa moduler.
Innan hon skickar inbjudan kontrollerar Marta ännu Arbetsytan ”Allmänt”. Vid installationen skapas där chatten ”Gemensam”, som nytillagda personer automatiskt läggs till i inom gränserna för sin åtkomst till det utrymmet. Om Michał inte har åtkomst till ”Allmänt” är det ingen samtalskanal för honom. Har han det, bör innehållet i den chatten vara lämpligt att visa honom.
En länk till en uppgift ersätter inte behörigheter
En länk till en uppgift ger inte underleverantören tillgång till dess innehåll. ”Kopiera länk till uppgift” leder till tråden, men en person utan behörighet ser ett meddelande istället för konversationen. På samma sätt räcker inte själva filens adress för att ladda ner den: appen kontrollerar behörigheter.
På måndagen skickar Marta av misstag adressen till en uppgift från en annan arbetsyta till Michał. Länken öppnar inte en konversation som han inte har tillgång till. Det är dock bättre att rätta till misstaget än att behandla länken som ett sätt att bjuda in: för gemensamt arbete krävs ett konto och rätt tilldelning.
Inte allt innehåll i appen ärver behörigheter från arbetsytan. En anteckning förblir privat tills skaparen delar den; att koppla en anteckning till en arbetsyta är en etikett, inte en delning. Den gemensamma inkorgen är också privat, och att koppla ett mejl till en uppgift är en navigeringsgenväg som inte visar korrespondensens innehåll för andra. Konversationer med AI-assistenten förblir också privata. Assistenten ser bara det som personen som använder den har tillgång till.
Det finns ett viktigt undantag från arbetsytans gräns: en global administratör ser och hanterar alla arbetsytor, uppgifter och chattar. Du kan inte utesluta denne från Nord-projektet. Marta behåller därför den rollen för sig själv och tilldelar underleverantörerna rollen ”Användare”. Om du vill kontrollera mer i detalj vem som ser uppgifter vid olika roller, har vi beskrivit det i separata exempel.
Inaktivera kontot efter uppdraget om du vill återfå platsen
Inaktivering stänger av möjligheten att logga in och frigör licensplatsen, men behåller underleverantörens data och uppgifter. I användarredigeringen stänger du av brytaren ”Aktiv”; du behöver inte radera projekthistoriken för att göra plats för nästa person.
På fredagen efter att webbplatsen levererats har Marta tre olika möjligheter. Hon kan ta bort Michałs tillgång till arbetsytan Nord, om han fortfarande ska arbeta i andra arbetsytor. Hon kan inaktivera kontot, om samarbetet avslutas - vid inloggningsförsök ser Michał ett vanligt meddelande ”Felaktig e-post eller lösenord”. Hon kan också ställa in status ”Blockerad”, när hon behöver avbryta en aktiv session: appen raderar sessioner och ihågkomna enheter, loggar ut användaren vid nästa klick och meddelar honom om blockeringen. Blockering frigör inte platsen. Den kan inte tillämpas på dig själv eller en annan global administratör.
Varje aktiv underleverantör upptar en plats som anges i licensnyckeln. När Marta inaktiverar Michał återgår platsen till poolen och kan tilldelas nästa person, förutsatt att gränsen tillåter det.
Beläggningen kan Marta kontrollera på fliken ”Lägg till” i fönstret Användare eller under Inställningar → Avancerat → Licens. När gränsen är nådd blockerar appen tillägg eller aktivering av ytterligare ett konto. För att höja gränsen krävs en ny licensnyckel.
Task Manager debiterar licensen en gång för ett antal platser, utan abonnemang per användare. Planen Starter omfattar upp till 8 personer och kostar i varianten Standard 690 zł; Classic omfattar upp till 20 personer och kostar 1 490 zł.
Licensen är permanent, innehåller 12 månaders uppdateringar, och en senare förnyelse är valfri. Om du jämför den här modellen med återkommande betalning, se jämförelsen mellan abonnemang och licens för ett team.
Leta inte efter knappen ”Arkivera arbetsyta” - en sådan funktion finns inte. Du kan arkivera enskilda uppgifter och chattar; de räknas då inte som olästa eller i summan i bubblan vid arbetsytan.
Att ta bort en hel arbetsyta kräver att du skriver om dess namn och raderar permanent uppgifter, chattar, meddelanden och bifogade filer. Om du vill behålla spåret av samarbetet, ta inte bort arbetsytan bara för att uppdraget är avslutat.
Innan du bjuder in, klargör tre saker
Innan du skickar en inbjudan, fastställ vilket innehåll som tillhör den gemensamma arbetsytan, vad underleverantören kan skapa i den och vem som stänger dennes tillgång efter leverans.
Imorgon, lista projekt där externa personer är inblandade. Anteckna för varje vad som bör läggas till den gemensamma arbetsytan, vem som räcker med att skriva i befintliga trådar, och när du ska stänga av kontot. Task Manager lagrar appens data på din server, och licensen kräver inget abonnemang per person. Upplägget av arbetsytor och behörigheter kan du se i Demo.
Vanliga frågor
Kan en underleverantör ha åtkomst till endast ett projekt?
Ja, tilldela personen rollen ”Användare” och endast en Arbetsyta. En användare ser de utrymmen han eller hon är tilldelad; en global administratör ser alla.
Upptar en extern person en licensplats?
Ja, ett aktivt konto för en underleverantör upptar en plats. Avaktivera ”Aktiv” när samarbetet är avslutat för att frigöra platsen och behålla data och uppgifter.
Vad händer om underleverantören får en länk till en uppgift han inte har åtkomst till?
Han eller hon ser ett meddelande, inte innehållet i uppgiften. Länken leder till tråden, men ger inga behörigheter.
Ser den globala administratören underleverantörens samtal i dennes Arbetsyta?
Ja, den globala administratören ser uppgifter och chattar i alla Arbetsytor. Däremot ser han eller hon inte privata anteckningar, någon annans e-postinkorg eller en användares samtal med AI-assistenten.
Vad skiljer avaktivering av ett konto från blockering?
Avaktivering gör det omöjligt att logga in och frigör platsen, medan en blockering avbryter sessionen vid nästa klick men inte frigör platsen. Vid inloggning ser en avaktiverad person ett meddelande om felaktig e-post eller lösenord, medan en blockerad person ser information om att hon eller han blockerats av administratören.
Källor
Task Manager-teamet - vi skriver om teamarbete, AI i företag och struktur i uppgifter med exempel från Task Manager, ett program som installeras på din egen server. Task Manager har utvecklats sedan 2013 av Blue Creation Group (Piotr Łącz) och används bland annat av Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna och Polpharma - se vad kunderna tycker. Vi kontrollerar texterna mot dokumentationen och den aktuella versionen av programmet.
