Na quinta-feira à noite, Marta, proprietária de uma agência de seis pessoas, prepara convites para o projeto do site do cliente Nord. O acesso para subcontratados - o designer gráfico Michał e a copywriter Ania - deve abranger apenas este projeto. O trabalho vai durar três meses, mas as propostas para outros clientes e as conversas internas devem ficar fora da sua vista. Enviará os convites na sexta-feira, depois de configurar as permissões no Task Manager.
O acesso para subcontratados começa na fronteira do Workspace
Um Workspace separado permite atribuir o subcontratado ao projeto sem o atribuir aos restantes espaços. O Workspace é um espaço separado para tarefas e chats relacionados com um projeto, equipa ou tema; o utilizador vê apenas os espaços a que pertence. Mais sobre esta fronteira mostra a descrição dos Workspaces.
Marta cria "Nord - site": clica no "+" junto à palavra "Workspaces" na coluna da esquerda, escreve o nome e grava. Este botão é visto pelo administrador global ou por uma pessoa com a permissão "Pode adicionar Workspaces". Marta também pode pedir ao Assistente IA: "Cria um workspace chamado Nord - site". O Assistente abrirá o formulário com o nome já preenchido, que ainda assim é preciso gravar.
Na captura de ecrã vê-se vários espaços da conta de demonstração. Um designer gráfico externo atribuído apenas ao projeto Nord não veria os restantes Workspaces na sua lista. A opção "Tudo" também não é uma porta aberta para toda a empresa: reúne apenas as tarefas e os chats dos espaços acessíveis a essa pessoa.
O simples nome do projeto, porém, não protege nada. Se Marta colocar no espaço Nord uma conversa sobre margens, vai partilhá-la com os participantes desse espaço. Os assuntos internos ficam assim na "Vendas", e para o projeto Nord transfere as conversas e tarefas necessárias ao designer e à copywriter.
Três campos separam a participação do direito de criação
Em cada Workspace define separadamente as permissões "Administrador", "Tarefas" e "Chats". Os dois últimos campos permitem criar novas tarefas ou chats, mas não decidem sozinhos se a pessoa pode escrever numa conversa existente à qual foi adicionada. A descrição das funções e permissões ajuda a distinguir estes casos.
Na sexta-feira, Marta assinala ao designer Michał "Tarefas" e "Chats" apenas no Workspace Nord, pois ele deve reportar novos protótipos e criar conversas sobre as variantes do projeto. A copywriter Ania vai trabalhar nas conversas às quais for adicionada; Marta não lhe dá o direito de criar novas tarefas nem chats. Ania continua a poder ler e escrever nas conversas que lhe forem atribuídas. Quando alguém não tem permissão para adicionar tarefas ou chats em nenhum Workspace acessível, os ícones "Adicionar tarefa" ou "Adicionar chat" ficam ocultos para essa pessoa.
A captura mostra as três permissões assinaladas num único espaço. Para o subcontratado não precisa de copiar esta configuração. "Administrador" significa gerir este Workspace: adicionar e remover participantes, alterar definições e poder editar e eliminar tarefas e chats de outras pessoas. Ao assinalá-lo, os campos "Tarefas" e "Chats" ficam automaticamente ativados e bloqueados.
Se assinalar qualquer uma das permissões, a aplicação adiciona essa pessoa ao Workspace. Se quiser retirar o acesso a todo o espaço, desmarque-o junto a essa pessoa - a aplicação limpa toda a linha. Pode alterar a atribuição na janela Utilizadores ou através do menu ⋮ junto ao cartão do espaço, escolhendo "Editar workspace" e a secção "Atribuir utilizadores".
A conta cria-a você, a palavra-passe é definida pela pessoa convidada
A conta do subcontratado é criada pelo administrador global, e a pessoa convidada define ela própria a palavra-passe após receber o e-mail. Não cria para ela uma função separada de convidado: escolhe a função global "Utilizador" e define o acesso a Workspaces concretos.
Marta clica no ícone do grupo no canto superior esquerdo, abre o separador "Adicionar" e introduz o e-mail, o nome e o apelido de Michał. Escolhe a função "Utilizador" e, mais abaixo, na tabela "Atribuir a Workspaces", assinala apenas o espaço Nord e as permissões necessárias. Após gravar, Michał recebe o convite. Se a mensagem não chegar, Marta usa o botão "Enviar novamente" junto ao nome dele.
No mesmo formulário, Marta decide se Michał pode usar a IA nas tarefas, a IA nos chats e a janela separada do Assistente IA. Sem a respetiva permissão, as opções correspondentes não aparecem na sua interface. O acesso do Assistente IA à internet está desativado por predefinição para o utilizador; o administrador global tem-no sempre ativo. Os interruptores de Correio e Automatização só existem na variante Pro, pois a variante Standard não tem estes módulos.
Antes de enviar o convite, Marta verifica ainda o Workspace "Geral". Durante a instalação cria-se nele o chat "Partilhado", ao qual as pessoas recém-adicionadas se juntam automaticamente, dentro dos limites do acesso a esse espaço. Se Michał não tiver acesso a "Geral", este não é para ele um canal de conversa. Se tiver - o conteúdo desse chat deve ser adequado para lhe ser mostrado.
A ligação para uma tarefa não substitui as permissões
O simples link para uma tarefa não dá ao subcontratado acesso ao seu conteúdo. "Copiar link da tarefa" leva à conversa, mas uma pessoa sem acesso verá uma mensagem em vez da conversa. Da mesma forma, o endereço de um ficheiro, por si só, não basta para o descarregar: a aplicação verifica as permissões.
Na segunda-feira, a Marta envia ao Miguel por engano o endereço de uma tarefa de outro espaço de trabalho. O link não lhe vai abrir a conversa à qual não tem acesso. No entanto, é melhor corrigir o engano do que tratar o link como forma de convidar alguém: para trabalhar em conjunto é preciso ter conta e estar devidamente atribuído.
Nem todo o conteúdo da aplicação herda o acesso do Workspace. Uma nota permanece privada até o autor a partilhar; atribuir uma nota a um Workspace é apenas uma etiqueta, não uma partilha. A caixa de correio também é privada, e associar um e-mail a uma tarefa funciona como atalho de navegação, não mostra a outros o conteúdo da correspondência. Também permanecem privadas as conversas com o Assistente de IA. O Assistente vê apenas aquilo a que a pessoa que o utiliza tem acesso.
Há uma exceção importante ao limite do Workspace: o administrador global vê e gere todos os espaços de trabalho, tarefas e conversas. Não o pode excluir do projeto Nord. A Marta reserva, por isso, esse papel para si própria e atribui aos subcontratados o papel "Utilizador". Se quiser verificar com mais detalhe quem vê as tarefas consoante cada papel, explicámos isso com exemplos próprios.
Depois da encomenda, desative a conta se quiser recuperar o lugar
A desativação impede o início de sessão e liberta um lugar de licença, mas mantém os dados e as tarefas do subcontratado. Na edição do utilizador, desliga o interruptor "Ativo"; não precisa de apagar o histórico do projeto para preparar lugar para a pessoa seguinte.
Na sexta-feira, depois da entrega do site, a Marta tem três opções diferentes. Pode retirar ao Miguel o Workspace Nord, se ele continuar a trabalhar noutros espaços. Pode desativar a conta, se terminar a colaboração com ele - ao tentar iniciar sessão, o Miguel verá uma mensagem comum "E-mail ou palavra-passe inválidos". Pode ainda definir o estado "Bloqueado", quando precisa de interromper uma sessão ativa: a aplicação termina as sessões e os dispositivos memorizados, desliga o utilizador assim que ele clicar em algo e informa-o do bloqueio. O bloqueio não liberta o lugar de licença. Não pode ser aplicado a si próprio nem a outro administrador global.
Cada subcontratado ativo ocupa um lugar definido na chave de licença. Quando a Marta desativa o Miguel, o lugar volta à reserva e pode ser atribuído à pessoa seguinte, desde que o limite o permita.
A Marta pode verificar a ocupação no separador "Adicionar" na janela Utilizadores ou em Definições → Avançado → Licença. Quando o limite se esgotar, a aplicação impede a adição ou ativação de outra conta. Para aumentar o limite, é preciso introduzir uma nova chave.
O Task Manager cobra a licença de uma só vez, por número de lugares, sem mensalidade por utilizador. O plano Starter abrange até 8 pessoas e, na variante Standard, custa 690 PLN; o Classic abrange até 20 pessoas e custa 1 490 PLN.
A licença não tem prazo de validade, inclui 12 meses de atualizações, e a renovação posterior é opcional. Se quiser comparar este modelo com um pagamento recorrente, veja a conta da mensalidade e da licença única para uma equipa.
Não procure por aí o botão "Arquivar workspace" - essa operação não existe. Pode arquivar tarefas e conversas individuais; estas deixam então de contar para os não lidos nem para o total mostrado no balão junto ao espaço de trabalho.
Eliminar todo o Workspace exige reescrever o seu nome e apaga de forma irreversível as tarefas, conversas, mensagens e ficheiros anexados. Se quiser manter o registo da colaboração, não elimine o espaço de trabalho só porque a encomenda terminou.
Antes do convite, resolva três questões
Antes de enviar o convite, defina que conteúdos pertencem ao espaço de trabalho partilhado, o que o subcontratado pode criar nele e quem encerra o seu acesso depois da entrega.
Amanhã, faça uma lista dos projetos em que trabalham pessoas externas. Em cada um, anote o que deve ir para o Workspace partilhado, a quem basta escrever nas conversas já existentes e quando vai desativar a conta. O Task Manager guarda os dados da aplicação no seu próprio servidor, e a licença não exige mensalidade por pessoa. Pode ver a organização dos espaços e das permissões na Demo.
Perguntas mais frequentes
Pode um subcontratado ter acesso apenas a um projeto?
Sim, atribua-lhe a função "Utilizador" e apenas um Workspace. O utilizador vê os espaços aos quais foi atribuído; o administrador global vê todos.
Uma pessoa externa ocupa um lugar de licença?
Sim, uma conta ativa de subcontratado ocupa um lugar. Após o fim da colaboração, desative a opção "Ativo" para libertar o lugar e manter os dados e as tarefas.
O que acontece quando o subcontratado recebe uma ligação para uma tarefa inacessível?
Verá uma mensagem, e não o conteúdo da tarefa. A ligação leva à conversa, mas não concede permissões.
O administrador global vê as conversas do subcontratado no seu Workspace?
Sim, o administrador global vê as tarefas e os chats em todos os Workspaces. No entanto, não vê notas privadas, a caixa de correio de outra pessoa nem as conversas do utilizador com o Assistente IA.
Em que difere a desativação de conta do bloqueio?
A desativação impede o início de sessão e liberta o lugar, enquanto o bloqueio interrompe a sessão no clique seguinte, mas não liberta o lugar. Ao iniciar sessão, a pessoa desativada vê uma mensagem de e-mail ou palavra-passe inválidos, e a pessoa bloqueada - uma informação sobre o bloqueio pelo administrador.
Fontes
A equipa do Task Manager escreve sobre trabalho em equipa, IA nas empresas e organização das tarefas, com exemplos do Task Manager, um programa instalado no servidor da própria empresa. O Task Manager é desenvolvido desde 2013 pela Blue Creation Group (Piotr Łącz) e é utilizado, entre outros, pela Neonet, pela Wojskowa Akademia Techniczna e pela Polpharma - consulte as opiniões dos clientes. Verificamos os textos com base no manual e na versão atual do programa.
