Jeudi soir, Marta, propriétaire d’une agence de six personnes, prépare les invitations pour le projet du site du client Nord. L’accès pour les sous-traitants - le graphiste Michał et la rédactrice Ania - doit se limiter à ce seul projet. La mission durera trois mois, mais les offres destinées aux autres clients et les discussions internes doivent rester hors de leur champ de vision. Elle enverra les invitations vendredi, après avoir configuré les droits d’accès dans Task Manager.
L’accès pour un sous-traitant commence à la limite de l’Espace de travail
Un Espace de travail séparé permet d’assigner un sous-traitant à un projet sans l’assigner aux autres espaces. Un Espace de travail est un espace dédié aux tâches et aux discussions liées à un projet, une équipe ou un sujet ; un utilisateur ne voit que les espaces auxquels il appartient. Pour en savoir plus sur cette limite, consultez la description des Espaces de travail.
Marta crée « Nord - site web » : elle clique sur le « + » à côté du texte « Espaces de travail » dans la colonne de gauche, saisit le nom et enregistre. Ce bouton est visible par l’administrateur global ou par une personne disposant du droit « Peut ajouter des Espaces de travail ». Marta peut aussi demander à l’Assistant IA : « Crée un espace de travail nommé Nord - site web ». L’assistant ouvrira un formulaire avec le nom déjà saisi, qu’il faudra tout de même enregistrer.
La capture montre plusieurs espaces du compte de démonstration. Un graphiste externe assigné uniquement au projet Nord ne verrait pas les autres Espaces de travail dans sa liste. L’entrée « Tout » n’est pas non plus une porte d’entrée vers toute l’entreprise : elle rassemble les tâches et discussions uniquement des espaces accessibles à cette personne.
Le nom du projet seul ne protège toutefois rien. Si Marta place une discussion sur la marge dans l’espace Nord, elle la partage avec les participants de cet espace. Elle laisse donc les décisions internes dans « Ventes », et ne transfère vers le projet Nord que les discussions et tâches nécessaires au graphiste et à la rédactrice.
Trois champs séparent la participation du droit de créer
Dans chaque Espace de travail, vous configurez séparément les droits « Administrateur », « Tâches » et « Discussions ». Les deux derniers champs permettent de créer de nouvelles tâches ou discussions, mais ne déterminent pas à eux seuls si une personne peut écrire dans un fil de discussion existant auquel elle a été ajoutée. La description des rôles et des droits aide à distinguer ces cas.
Vendredi, Marta coche « Tâches » et « Discussions » pour le graphiste Michał uniquement dans l’Espace de travail Nord, car il doit soumettre de nouvelles maquettes et créer des discussions sur les variantes du projet. La rédactrice Ania doit travailler dans les fils de discussion auxquels elle sera ajoutée ; Marta ne lui donne pas le droit de créer de nouvelles tâches ou discussions. Ania peut toujours lire et écrire dans les fils qui lui sont assignés. Lorsqu’une personne n’a le droit d’ajouter des tâches ou des discussions dans aucun Espace de travail accessible, les icônes « Ajouter une tâche » ou « Ajouter une discussion » lui sont masquées.
La capture montre les trois droits cochés pour un même espace. Pour un sous-traitant, vous n’êtes pas obligé de reproduire cette configuration. « Administrateur » signifie la gestion de cet Espace de travail : ajout et suppression de participants, modification des paramètres, ainsi que possibilité de modifier et supprimer les tâches et discussions d’autres personnes. Le cocher active et verrouille automatiquement les champs « Tâches » et « Discussions ».
Si vous cochez l’un des droits, l’application ajoutera cette personne à l’Espace de travail. Si vous souhaitez révoquer l’accès à tout l’espace, décochez-le pour cette personne - l’application effacera toute la ligne. Vous pouvez modifier l’assignation dans la fenêtre Utilisateurs ou via le menu ⋮ sur la carte de l’espace, en choisissant « Modifier l’espace de travail » puis la section « Assigner des utilisateurs ».
Vous créez le compte, la personne invitée définit le mot de passe
Le compte du sous-traitant est créé par l’administrateur global, et la personne invitée définit elle-même son mot de passe après réception de l’e-mail. Vous ne créez pas de rôle d’invité séparé pour elle : vous choisissez le rôle global « Utilisateur » et définissez l’accès à des Espaces de travail précis.
Marta clique sur l’icône de groupe en haut à gauche, ouvre l’onglet « Ajouter » et saisit l’e-mail, le prénom et le nom de Michał. Elle choisit le rôle « Utilisateur », puis, plus bas, dans le tableau « Assigner aux Espaces de travail », coche uniquement l’espace Nord et les droits nécessaires. Après enregistrement, Michał reçoit l’invitation. Si le message n’arrive pas, Marta utilisera le bouton « Renvoyer » à côté de son nom.
Dans ce même formulaire, Marta décide si Michał peut utiliser l’IA dans les tâches, l’IA dans les discussions, ainsi qu’une fenêtre séparée de l’Assistant IA. Sans le droit correspondant, les options associées n’apparaissent pas dans son interface. L’accès de l’Assistant IA à internet est désactivé par défaut pour un utilisateur ; l’administrateur global l’a toujours. Les interrupteurs Messagerie et Automatisations n’existent que dans la version Pro, car la version Standard ne dispose pas de ces modules.
Avant d’envoyer l’invitation, Marta vérifie encore l’Espace de travail « Général ». Lors de l’installation, une discussion « Commune » y est créée, à laquelle les nouvelles personnes ajoutées se joignent automatiquement dans les limites de leur accès à cet espace. Si Michał n’a pas accès à « Général », ce n’est pas un canal de discussion pour lui. S’il y a accès, le contenu de cette discussion devrait pouvoir lui être montré.
Le lien vers une tâche ne remplace pas les droits d’accès
Le simple lien vers une tâche ne donne pas au sous-traitant accès à son contenu. « Copier le lien de la tâche » mène au fil de discussion, mais une personne sans accès verra un message d'erreur au lieu de la conversation. De même, l'adresse d'un fichier seule ne suffit pas à le télécharger : l'application vérifie les autorisations.
Le lundi, Marta envoie à Michał par erreur l'adresse d'une tâche appartenant à un autre espace de travail. Le lien ne lui ouvrira pas une conversation à laquelle il n'a pas accès. Il vaut mieux corriger l'erreur que de considérer le lien comme un moyen d'invitation : pour travailler ensemble, il faut un compte et une affectation correcte.
Tout le contenu de l'application n'hérite pas de l'accès de l'espace de travail. Une note reste privée tant que son auteur ne la partage pas ; l'affectation d'une note à un espace de travail est une étiquette, pas un partage. La boîte mail est elle aussi privée, et le lien entre un e-mail et une tâche constitue un raccourci de navigation, il ne montre pas le contenu de la correspondance aux autres. Les conversations avec l'Assistant IA restent également privées. L'assistant ne voit que ce à quoi a accès la personne qui l'utilise.
Il existe une exception importante à la frontière de l'espace de travail : l'administrateur global voit et gère tous les espaces, toutes les tâches et toutes les discussions. Vous ne pourrez pas l'exclure du projet Nord. Marta conserve donc ce rôle pour elle-même et attribue aux sous-traitants le rôle « Utilisateur ». Si vous souhaitez vérifier plus en détail qui voit les tâches selon les différents rôles, nous avons détaillé cela à travers des exemples séparés.
Après la mission, désactivez le compte si vous souhaitez récupérer le poste
La désactivation coupe la possibilité de se connecter et libère un poste de licence, mais conserve les données ainsi que les tâches du sous-traitant. Dans la fiche de l'utilisateur, vous désactivez le commutateur « Actif » ; vous n'avez pas besoin de supprimer l'historique du projet pour préparer la place à une nouvelle personne.
Le vendredi, après la réception du site, Marta dispose de trois possibilités différentes. Elle peut retirer à Michał l'accès à l'espace de travail Nord, s'il doit continuer à travailler dans d'autres espaces. Elle peut désactiver le compte, si elle met fin à la collaboration - en tentant de se connecter, Michał verra un simple message « E-mail ou mot de passe incorrect ». Elle peut aussi définir le statut « Bloqué » lorsqu'elle a besoin d'interrompre une session active : l'application supprime les sessions et les appareils mémorisés, déconnecte l'utilisateur au prochain clic et l'informe du blocage. Le blocage ne libère pas le poste. Il ne peut pas être appliqué à soi-même ni à un autre administrateur global.
Chaque sous-traitant actif occupe un poste défini dans la clé de licence. Lorsque Marta désactive Michał, la place retourne dans le pool et peut être attribuée à une autre personne, dans la limite autorisée.
Marta vérifiera l'occupation dans l'onglet « Ajouter » de la fenêtre Utilisateurs, ou dans Paramètres → Avancé → Licence. Lorsque la limite est atteinte, l'application empêche l'ajout ou l'activation d'un nouveau compte. Pour augmenter la limite, il faut saisir une nouvelle clé.
Task Manager facture la licence une seule fois pour un nombre de postes, sans abonnement par utilisateur. Le plan Starter couvre jusqu'à 8 personnes et coûte 690 PLN dans la version Standard ; Classic couvre jusqu'à 20 personnes et coûte 1 490 PLN.
La licence est perpétuelle, elle inclut 12 mois de mises à jour, et un renouvellement ultérieur est optionnel. Si vous comparez ce modèle à un paiement récurrent, consultez le calcul de l'abonnement et de la licence pour une équipe.
Ne cherchez pas de bouton « Archiver l'espace de travail » à ce sujet - cette opération n'existe pas. Vous pouvez archiver des tâches et des discussions individuelles ; elles ne sont alors plus comptées dans les non lus ni dans le total affiché dans la bulle à côté de l'espace.
La suppression de tout un espace de travail nécessite de retaper son nom et efface de manière irréversible les tâches, les discussions, les messages ainsi que les fichiers joints. Si vous souhaitez conserver la trace de la collaboration, ne supprimez pas l'espace simplement parce que la mission est terminée.
Avant l'invitation, tranchez trois questions
Avant d'envoyer une invitation, déterminez quels contenus appartiennent à l'espace partagé, ce que le sous-traitant peut y créer et qui fermera son accès après la réception du travail.
Demain, dressez la liste des projets sur lesquels travaillent des personnes externes. Pour chacun, notez ce qui devrait aller dans un espace de travail commun, à qui il suffit d'écrire dans les fils existants, et quand vous désactiverez le compte. Task Manager conserve les données de l'application sur votre propre serveur, et la licence ne nécessite pas d'abonnement par personne. Vous pouvez découvrir l'organisation des espaces et des autorisations dans la Demo.
Questions fréquentes
Un sous-traitant peut-il avoir accès à un seul projet ?
Oui, attribuez-lui le rôle « Utilisateur » et un seul Espace de travail. L’utilisateur voit les espaces auxquels il a été assigné ; l’administrateur global voit tous les espaces.
Une personne externe occupe-t-elle une place sous licence ?
Oui, un compte actif de sous-traitant occupe une place. Une fois la collaboration terminée, désactivez « Actif » pour libérer la place tout en conservant les données et les tâches.
Que se passe-t-il quand un sous-traitant reçoit un lien vers une tâche inaccessible ?
Il verra un message, et non le contenu de la tâche. Le lien mène au fil de discussion, mais n’accorde aucun droit.
L’administrateur global voit-il les conversations d’un sous-traitant dans son Espace de travail ?
Oui, l’administrateur global voit les tâches et les discussions dans tous les Espaces de travail. Il ne voit cependant pas les notes privées, la boîte mail d’un autre utilisateur, ni les conversations d’un utilisateur avec l’Assistant IA.
Quelle est la différence entre désactiver un compte et le bloquer ?
La désactivation empêche la connexion et libère la place, tandis que le blocage interrompt la session au prochain clic, mais ne libère pas la place. Lors de la connexion, une personne désactivée voit un message d’e-mail ou de mot de passe incorrect, tandis qu’une personne bloquée voit une information de blocage par l’administrateur.
Sources
L’équipe Task Manager - nous écrivons sur le travail en équipe, l’IA en entreprise et l’organisation des tâches, à partir d’exemples tirés de Task Manager, un logiciel installé sur votre propre serveur. Task Manager est développé depuis 2013 par Blue Creation Group (Piotr Łącz) ; il est notamment utilisé par Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna et Polpharma - consultez les avis de nos clients. Nous vérifions nos contenus à l’aide de la documentation et de la version actuelle du logiciel.
