Torstai-iltana Marta, kuuden hengen toimiston omistaja, valmistelee kutsuja asiakas Nordin verkkosivuprojektiin. Alihankkijan pääsyn - graafikko Michałin ja copywriter Anian - tulee koskea vain tätä projektia. Toimeksianto kestää kolme kuukautta, mutta muiden asiakkaiden tarjousten ja sisäisten keskustelujen tulee jäädä heidän näkymänsä ulkopuolelle. Kutsut hän lähettää perjantaina, kun käyttöoikeudet on asetettu Task Managerissa.
Alihankkijan pääsy alkaa Työtilan rajasta
Erillinen Työtila mahdollistaa alihankkijan liittämisen projektiin ilman, että hänet liitetään muihin tiloihin. Työtila on erillinen tila projektiin, tiimiin tai aiheeseen liittyville tehtäville ja keskusteluille; käyttäjä näkee vain ne tilat, joihin hän kuuluu. Lisää tästä rajasta kertoo Työtilojen kuvaus.
Marta luo tilan ”Nord - verkkosivut”: hän klikkaa ”+”-painiketta ”Työtilat”-tekstin vieressä vasemmassa sarakkeessa, kirjoittaa nimen ja tallentaa. Tämän painikkeen näkee pääkäyttäjä tai henkilö, jolla on oikeus ”Voi lisätä työtiloja”. Marta voi myös pyytää AI-avustajaa: ”Luo työtila nimeltä Nord - verkkosivut”. Avustaja avaa lomakkeen, jossa nimi on jo täytettynä, mutta se pitää silti tallentaa.
Kuvakaappauksessa näkyy muutamia demotilin tiloja. Projektiin Nord liitetty ulkopuolinen graafikko ei näkisi muita Työtiloja omassa luettelossaan. Myöskään ”Kaikki”-kohta ei ole oikotie koko yritykseen: se kokoaa tehtävät ja keskustelut vain niistä tiloista, jotka ovat kyseisen henkilön käytettävissä.
Pelkkä projektin nimi ei kuitenkaan suojaa mitään. Jos Marta lisää Nord-tilaan keskustelun katteesta, hän jakaa sen kyseisen tilan osallistujille. Sisäiset sopimukset hän siis jättää ”Myynti”-tilaan, kun taas Nord-projektiin hän siirtää graafikon ja copywriterin tarvitsemat keskustelut ja tehtävät.
Kolme kenttää erottavat osallistumisen luomisoikeudesta
Jokaisessa Työtilassa asetat erikseen käyttöoikeudet ”Pääkäyttäjä”, ”Tehtävät” ja ”Keskustelut”. Kaksi jälkimmäistä kenttää mahdollistavat uusien tehtävien tai keskustelujen luomisen, eivätkä ne yksinään ratkaise, voiko henkilö kirjoittaa jo olemassa olevaan viestiketjuun, johon hänet on lisätty. Roolien ja käyttöoikeuksien kuvaus auttaa erottamaan nämä tapaukset.
Perjantaina Marta merkitsee graafikko Michałille ”Tehtävät” ja ”Keskustelut” vain Nord-Työtilassa, koska hänen on tarkoitus ilmoittaa uusista luonnoksista ja avata keskusteluja projektin vaihtoehdoista. Copywriter Anian on tarkoitus työskennellä viestiketjuissa, joihin hänet lisätään; Marta ei anna hänelle oikeutta luoda uusia tehtäviä tai keskusteluja. Ania voi silti lukea ja kirjoittaa hänelle osoitetuissa viestiketjuissa. Jos jollakulla ei ole oikeutta lisätä tehtäviä tai keskusteluja missään käytettävissä olevassa Työtilassa, kuvakkeet ”Lisää tehtävä” ja ”Lisää keskustelu” ovat hänelle piilotettuja.
Kuvakaappauksessa näkyvät kaikki kolme valittua oikeutta yhdessä tilassa. Alihankkijalle sinun ei tarvitse kopioida tätä asetelmaa. ”Pääkäyttäjä” tarkoittaa kyseisen Työtilan hallintaa: osallistujien lisäämistä ja poistamista, asetusten muuttamista sekä mahdollisuutta muokata ja poistaa muiden tehtäviä ja keskusteluja. Sen valitseminen ottaa automaattisesti käyttöön ja lukitsee kentät ”Tehtävät” ja ”Keskustelut”.
Jos valitset minkä tahansa oikeuden, sovellus lisää kyseisen henkilön Työtilaan. Jos haluat perua pääsyn koko tilaan, poista valinta kyseisen henkilön kohdalta - sovellus tyhjentää koko rivin. Liitoksen voit muuttaa Käyttäjät-ikkunassa tai tilan kortin ⋮-valikosta valitsemalla ”Muokkaa työtilaa” ja osion ”Liitä käyttäjiä”.
Sinä luot tilin, kutsuttu henkilö asettaa salasanan
Alihankkijan tilin luo pääkäyttäjä, ja kutsuttu henkilö asettaa itse salasanan saatuaan sähköpostin. Hänelle ei luoda erillistä vierailijaroolia: valitset yleisen roolin ”Käyttäjä” ja määrität pääsyn tiettyihin Työtiloihin.
Marta klikkaa ryhmäkuvaketta vasemmassa yläkulmassa, avaa ”Lisää”-välilehden ja kirjoittaa Michałin sähköpostin, etu- ja sukunimen. Hän valitsee roolin ”Käyttäjä” ja merkitsee alla olevassa taulukossa ”Liitä työtiloihin” vain Nord-tilan ja tarvittavat käyttöoikeudet. Tallennuksen jälkeen Michał saa kutsun. Jos viesti ei saavu perille, Marta käyttää hänen nimensä kohdalla olevaa ”Lähetä uudelleen” -painiketta.
Samassa lomakkeessa Marta päättää, voiko Michał käyttää AI:ta tehtävissä, AI:ta keskusteluissa sekä erillistä AI-avustajan ikkunaa. Ilman kyseistä oikeutta vastaavat vaihtoehdot eivät näy hänen käyttöliittymässään. AI-avustajan pääsy internetiin on käyttäjällä oletuksena pois päältä; pääkäyttäjällä se on aina käytössä. Sähköposti- ja Automaatio-kytkimet näkyvät vain Pro-versiossa, koska Standard-versiossa näitä moduuleita ei ole.
Ennen kutsun lähettämistä Marta tarkistaa vielä ”Yleinen”-Työtilan. Asennuksen yhteydessä siihen syntyy ”Yhteinen”-keskustelu, johon uudet käyttäjät liittyvät automaattisesti sen mukaan, mikä on heidän pääsynsä kyseiseen tilaan. Jos Michałilla ei ole pääsyä ”Yleinen”-tilaan, tämä ei ole hänelle keskustelukanava. Jos pääsy on, keskustelun sisällön tulisi olla sellaista, että sen voi näyttää hänelle.
Tehtävän linkki ei korvaa käyttöoikeuksia
Pelkkä linkki tehtävään ei anna alihankkijalle pääsyä sen sisältöön. ”Kopioi linkki tehtävään” vie viestiketjuun, mutta käyttäjä, jolla ei ole pääsyoikeutta, näkee viestin ilmoituksen sijaan. Myöskään pelkkä tiedoston osoite ei riitä sen lataamiseen: sovellus tarkistaa käyttöoikeudet.
Maanantaina Marta lähettää Michałille vahingossa toisen työtilan tehtävän osoitteen. Linkki ei avaa hänelle keskustelua, johon hänellä ei ole pääsyä. Erehdys kannattaa kuitenkin korjata sen sijaan, että linkkiä käytettäisiin kutsumistapana: yhteistä työtä varten tarvitaan tili ja oikea rooli.
Kaikki sovelluksen sisältö ei peri käyttöoikeuksia Työtilasta. Muistiinpano pysyy yksityisenä, kunnes sen tekijä jakaa sen; muistiinpanon liittäminen Työtilaan on vain merkintä, ei jakaminen. Myös sähköposti on yksityinen, ja sähköpostin liittäminen tehtävään on pikakuvake navigointiin - se ei näytä muille kirjeenvaihdon sisältöä. Yksityisiksi jäävät myös keskustelut AI-avustajan kanssa. Avustaja näkee vain sen, mihin sitä käyttävällä henkilöllä on pääsy.
Työtilan rajaan liittyy tärkeä poikkeus: globaali pääkäyttäjä näkee ja hallinnoi kaikkia työtiloja, tehtäviä ja keskusteluja. Häntä ei voi sulkea pois Nord-projektista. Marta pitää siis tämän roolin itsellään ja antaa alihankkijoille roolin ”Käyttäjä”. Jos haluat tarkistaa tarkemmin, kuka näkee tehtävät eri rooleilla, olemme käyneet sen läpi erillisten esimerkkien avulla.
Toimeksiannon jälkeen poista tili käytöstä, jos haluat vapauttaa paikan
Käytöstä poistaminen estää kirjautumisen ja vapauttaa lisenssipaikan, mutta säilyttää alihankkijan tiedot ja tehtävät. Käyttäjän muokkausnäkymässä sammutat kytkimen ”Aktiivinen”; sinun ei tarvitse poistaa projektin historiaa valmistellaksesi paikkaa seuraavalle henkilölle.
Perjantaina sivuston vastaanoton jälkeen Martalla on kolme eri vaihtoehtoa. Hän voi poistaa Michałilta Työtilan Nord, jos tämän on tarkoitus työskennellä edelleen muissa työtiloissa. Hän voi poistaa tilin käytöstä, jos yhteistyö päättyy - kirjautumisyrityksessä Michał näkee tavallisen viestin ”Virheellinen sähköposti tai salasana”. Hän voi myös asettaa tilan ”Estetty”, jos hänen täytyy katkaista aktiivinen istunto: sovellus poistaa istunnot ja muistetut laitteet, kirjaa käyttäjän ulos seuraavan klikkauksen yhteydessä ja ilmoittaa hänelle estosta. Esto ei vapauta paikkaa. Sitä ei voi kohdistaa itseensä eikä toiseen globaaliin pääkäyttäjään.
Jokainen aktiivinen alihankkija varaa yhden lisenssiavaimessa määritellyn paikan. Kun Marta poistaa Michałin tilin käytöstä, paikka palautuu pooliin ja voi siirtyä seuraavalle henkilölle, jos rajoitus sen sallii.
Käytön tilan Marta tarkistaa välilehdeltä ”Lisää” ikkunassa Käyttäjät tai kohdasta Asetukset → Lisäasetukset → Lisenssi. Kun raja täyttyy, sovellus estää uuden tilin lisäämisen tai aktivoinnin. Rajan nostaminen edellyttää uuden avaimen käyttöönottoa.
Task Manager laskuttaa lisenssin kertaluonteisesti paikkojen määrän mukaan, ilman käyttäjäkohtaista tilausta. Starter-paketti kattaa jopa 8 henkilöä ja maksaa Standard-versiossa 690 zł; Classic kattaa jopa 20 henkilöä ja maksaa 1 490 zł.
Lisenssi on pysyvä, sisältää 12 kuukautta päivityksiä, ja myöhempi uusiminen on vapaaehtoista. Jos vertaat tätä mallia toistuvaan maksuun, katso tilauksen ja lisenssin laskelma tiimille.
Älä etsi tähän painiketta ”Arkistoi työtila” - tällaista toimintoa ei ole. Voit arkistoida yksittäisiä tehtäviä ja keskusteluja; niitä ei silloin lasketa mukaan lukemattomiin eikä työtilan kuplan summaan.
Koko Työtilan poistaminen edellyttää sen nimen uudelleenkirjoittamista ja poistaa peruuttamattomasti tehtävät, keskustelut, viestit sekä liitetiedostot. Jos haluat säilyttää yhteistyön kulun, älä poista työtilaa vain siksi, että toimeksianto on päättynyt.
Ratkaise kolme asiaa ennen kutsun lähettämistä
Ennen kutsun lähettämistä määritä, mikä sisältö kuuluu yhteiseen työtilaan, mitä alihankkija voi siellä luoda ja kuka sulkee hänen pääsynsä vastaanoton jälkeen.
Listaa huomenna projektit, joissa työskentelee ulkopuolisia henkilöitä. Merkitse jokaisen kohdalle, mitä pitäisi siirtää yhteiseen Työtilaan, kenelle riittää kirjoittaminen olemassa oleviin viestiketjuihin ja milloin poistat tilin käytöstä. Task Manager säilyttää sovelluksen tiedot omalla palvelimellasi, eikä lisenssi edellytä jokaisen henkilön tilausta. Työtilojen ja käyttöoikeuksien rakenteen voit nähdä Demossa.
Usein kysytyt kysymykset
Voiko alihankkijalla olla pääsy vain yhteen projektiin?
Kyllä, anna hänelle rooli ”Käyttäjä” ja vain yksi Työtila. Käyttäjä näkee ne tilat, joihin hänet on liitetty; pääkäyttäjä näkee kaikki.
Vieekö ulkopuolinen henkilö lisenssipaikan?
Kyllä, alihankkijan aktiivinen tili vie yhden paikan. Kun yhteistyö päättyy, poista ”Aktiivinen”-asetus vapauttaaksesi paikan ja säilyttääksesi tiedot ja tehtävät.
Mitä tapahtuu, jos alihankkija saa linkin tehtävään, johon hänellä ei ole pääsyä?
Hän näkee ilmoituksen, ei tehtävän sisältöä. Linkki vie viestiketjuun, mutta ei anna käyttöoikeuksia.
Näkeekö pääkäyttäjä alihankkijan keskustelut tämän Työtilassa?
Kyllä, pääkäyttäjä näkee tehtävät ja keskustelut kaikissa Työtiloissa. Hän ei kuitenkaan näe yksityisiä muistiinpanoja, toisen sähköpostia eikä käyttäjän keskusteluja AI-avustajan kanssa.
Mitä eroa on tilin deaktivoinnilla ja lukitsemisella?
Deaktivointi estää kirjautumisen ja vapauttaa paikan, kun taas lukitus katkaisee istunnon seuraavan klikkauksen yhteydessä mutta ei vapauta paikkaa. Kirjautuessaan deaktivoitu henkilö näkee ilmoituksen virheellisestä sähköpostista tai salasanasta, kun taas lukittu henkilö näkee tiedon pääkäyttäjän asettamasta lukituksesta.
Lähteet
Task Manager -tiimi - kirjoitamme tiimityöstä, tekoälyn hyödyntämisestä yrityksissä ja tehtävien järjestämisestä käyttäen esimerkkejä Task Managerista, omalle palvelimelle asennettavasta ohjelmistosta. Blue Creation Group (Piotr Łącz) on kehittänyt Task Manageria vuodesta 2013 lähtien, ja sitä käyttävät muun muassa Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna ja Polpharma - katso asiakkaiden kokemuksia. Tarkistamme tekstit käyttöohjeiden ja ohjelmiston ajantasaisen version perusteella.
