Csütörtök este Marta, egy hatfős ügynökség tulajdonosa, meghívókat készít a Nord ügyfél weboldalának projektjéhez. Az alvállalkozói hozzáférésnek - Michał grafikusnak és Ania szövegírónak - csak erre a projektre kell kiterjednie. A megbízás három hónapig tart, de a többi ügyfélnek szóló ajánlatoknak és a belső beszélgetéseknek kívül kell maradniuk a látókörükön. A meghívókat pénteken küldi el, miután beállította a jogosultságokat a Task Managerben.
Az alvállalkozói hozzáférés a Munkaterület határánál kezdődik
Egy külön Munkaterület lehetővé teszi, hogy az alvállalkozót hozzárendeld a projekthez anélkül, hogy hozzárendelnéd a többi területhez is. A Munkaterület a projekthez, csapathoz vagy témához kapcsolódó feladatok és csevegések elkülönített helye; a felhasználó csak azokat a területeket látja, amelyekhez tartozik. Erről a határról bővebben a Munkaterületek leírásában olvashatsz.
Marta létrehozza a „Nord - weboldal” nevű területet: a bal oldali oszlopban a „Munkaterületek” felirat mellett a „+” jelre kattint, beírja a nevet, majd menti. Ezt a gombot a globális adminisztrátor, illetve a „Munkaterület hozzáadására jogosult” személy látja. Marta kérheti az AI-asszisztenst is: „Hozz létre egy Nord - weboldal nevű munkaterületet”. Az asszisztens megnyit egy formot a beírt névvel, amelyet még mindig el kell menteni.
A képernyőképen a demófiók néhány területe látható. A Nord projekthez rendelt külsős grafikus nem látná a listájában a többi Munkaterületet. A „Mindegyik” pozíció sem kiskapu a teljes céghez: csak azokból a területekből gyűjti össze a feladatokat és csevegéseket, amelyekhez az adott személynek hozzáférése van.
Maga a projekt neve azonban semmit nem véd. Ha Marta a Nord területen elhelyez egy haszonkulcsról szóló beszélgetést, azt megosztja a terület résztvevőivel. A belső megállapodásokat tehát az „Értékesítés” területen hagyja, a Nord projektbe pedig csak a grafikusnak és a szövegírónak szükséges beszélgetéseket és feladatokat helyezi át.
Három mező választja el a részvételt a létrehozási jogtól
Minden Munkaterületen külön állítod be az „Adminisztrátor”, a „Feladatok” és a „Csevegések” jogosultságokat. Az utóbbi két mező lehetővé teszi új feladatok vagy csevegések létrehozását, de önmagukban nem döntik el, hogy a személy írhat-e egy már meglévő beszélgetésszálban, amelyhez hozzá lett adva. A szerepkörök és jogosultságok leírása segít elkülöníteni ezeket az eseteket.
Pénteken Marta bejelöli Michał grafikusnak a „Feladatok” és „Csevegések” jogosultságot, de csak a Nord Munkaterületnél, mert neki kell jeleznie az új makettokat és beszélgetéseket indítania a projekt variánsairól. Ania szövegírónak azokban a beszélgetésszálakban kell dolgoznia, amelyekhez hozzá lesz adva; Marta nem adja meg neki az új feladatok vagy csevegések létrehozásának jogát. Ania továbbra is olvashat és írhat a neki kiosztott beszélgetésszálakban. Ha valakinek egyetlen elérhető Munkaterületen sincs joga feladatokat vagy csevegéseket hozzáadni, a „Feladat hozzáadása” és a „Csevegés hozzáadása” ikonok rejtve maradnak számára.
A képernyőkép mindhárom bejelölt jogosultságot mutatja egyetlen terület esetében. Az alvállalkozónál nem kell ezt az elrendezést másolnod. Az „Adminisztrátor” az adott Munkaterület kezelését jelenti: résztvevők hozzáadását és eltávolítását, a beállítások módosítását, valamint mások feladatainak és csevegéseinek szerkesztését és törlését. A bejelölése automatikusan bekapcsolja és zárolja a „Feladatok” és „Csevegések” mezőket.
Ha bármelyik jogosultságot bejelölöd, az alkalmazás hozzáadja az adott személyt a Munkaterülethez. Ha vissza akarod vonni a hozzáférést a teljes területhez, töröld a jelölést az adott személynél - az alkalmazás kiüríti a teljes sort. A hozzárendelést módosíthatod a Felhasználók ablakban, vagy a terület kártyájánál található ⋮ menüben, a „Munkaterület szerkesztése” és a „Felhasználók hozzárendelése” szakaszt kiválasztva.
A fiókot Te hozod létre, a jelszót a meghívott személy állítja be
Az alvállalkozó fiókját a globális adminisztrátor hozza létre, a meghívott személy pedig az e-mail megérkezése után maga állítja be a jelszót. Nem hozol létre számára külön vendég szerepkört: a globális „Felhasználó” szerepkört választod, és meghatározod a hozzáférést az adott Munkaterületekhez.
Marta rákattint a bal felső sarokban lévő csoport ikonra, megnyitja a „Hozzáadás” fület, és beírja Michał e-mail címét, keresztnevét és vezetéknevét. Kiválasztja a „Felhasználó” szerepkört, majd lejjebb, a „Hozzárendelés Munkaterülethez” táblázatban csak a Nord területet és a szükséges jogosultságokat jelöli be. Mentés után Michał megkapja a meghívót. Ha az üzenet nem érkezik meg, Marta a nevénél található „Újraküldés” gombot használja.
Ugyanebben a formban Marta eldönti, hogy Michał használhatja-e az AI-t a feladatokban, az AI-t a csevegésekben, valamint az AI-asszisztens külön ablakát. A megfelelő jogosultság nélkül ezek az opciók nem jelennek meg az interfészében. Az AI-asszisztens internet-hozzáférése alapértelmezetten ki van kapcsolva a felhasználó számára; a globális adminisztrátornak mindig megvan. A Levelezés és az Automatizálások kapcsolók csak a Pro csomagban jelennek meg, mert a Standard csomagban nincsenek meg ezek a modulok.
A meghívó elküldése előtt Marta még ellenőrzi az „Általános” Munkaterületet. A telepítés során ott jön létre a „Közös” csevegés, amelyhez az újonnan hozzáadott személyek automatikusan csatlakoznak, az adott területhez való hozzáférésük keretein belül. Ha Michałnak nincs hozzáférése az „Általános” területhez, ez számára nem egy elérhető csatorna. Ha van - akkor a csevegés tartalmának olyannak kell lennie, amit megmutathat neki.
A feladatra mutató link nem helyettesíti a jogosultságokat
Önmagában a feladat linkje nem ad hozzáférést az alvállalkozónak a tartalmához. A „Feladat linkjének másolása” a beszélgetésszálhoz vezet, de aki nem rendelkezik hozzáféréssel, az üzenet helyett csak egy hibaüzenetet lát. Hasonlóképpen, egy fájl puszta elérési útja sem elég a letöltéséhez: az alkalmazás ellenőrzi a jogosultságokat.
Hétfőn Marta tévedésből egy másik munkaterületről küld egy feladat címét Michálnak. A link nem fogja megnyitni neki azt a beszélgetést, amelyhez nincs hozzáférése. Jobb azonban kijavítani a tévedést, mintsem a linket meghívási módszerként kezelni: a közös munkához fiók és megfelelő hozzárendelés szükséges.
Nem minden tartalom örökli az alkalmazásban a hozzáférést a Munkaterülettől. A jegyzet addig privát marad, amíg a szerzője nem osztja meg; a jegyzet Munkaterülethez rendelése csupán címke, nem megosztás. A postafiók szintén privát, a levél feladathoz kapcsolása csak navigációs rövidítés, nem mutatja meg másoknak a levelezés tartalmát. Privátak maradnak az AI-asszisztenssel folytatott beszélgetések is. Az asszisztens csak azt látja, amihez az adott felhasználónak van hozzáférése.
A Munkaterület határának van egy fontos kivétele: a globális adminisztrátor minden munkaterületet, feladatot és csevegést lát és kezel. Nem zárhatod ki a Nord projektből. Marta ezért magánál tartja ezt a szerepkört, az alvállalkozóknak pedig a „Felhasználó” szerepkört adja. Ha alaposabban meg szeretnéd nézni, ki lát mit az egyes szerepköröknél, azt külön példákban is bemutattuk.
A megbízás után deaktiváld a fiókot, ha vissza akarod kapni a helyet
A deaktiválás megszünteti a bejelentkezés lehetőségét és felszabadítja a licenchelyet, de megőrzi az alvállalkozó adatait és feladatait. A felhasználó szerkesztésében kikapcsolod az „Aktív” kapcsolót; nem kell törölnöd a projekt előzményeit ahhoz, hogy helyet készíts a következő személynek.
Pénteken, a weboldal átvétele után Martának három különböző lehetősége van. Levehet Michálról Nord Munkaterület hozzárendelést, ha továbbra is más munkaterületeken dolgozik. Deaktiválhatja a fiókot, ha befejezi vele az együttműködést - bejelentkezési kísérletnél Michál egyszerű „Érvénytelen e-mail vagy jelszó” üzenetet lát majd. Beállíthatja a „Zárolt” állapotot is, ha meg kell szakítania egy aktív munkamenetet: az alkalmazás törli a munkameneteket és a megjegyzett eszközöket, a következő kattintáskor kijelentkezteti a felhasználót, és tájékoztatja a zárolásról. A zárolás nem szabadítja fel a helyet. Vele nem lehet sem saját magát, sem másik globális adminisztrátort érinteni.
Minden aktív alvállalkozó egy helyet foglal el a licenckulcsban meghatározottak szerint. Amikor Marta deaktiválja Michált, a hely visszakerül a keretbe, és átadható a következő személynek, amennyiben a limit ezt megengedi.
A kihasználtságot Marta a Felhasználók ablak „Hozzáadás” fülén, vagy a Beállítások → Speciális → Licenc menüben ellenőrizheti. Ha a limit kimerül, az alkalmazás megakadályozza egy újabb fiók hozzáadását vagy aktiválását. A limit növeléséhez új kulcsot kell megadni.
A Task Manager a licencet egyszeri díjként számlázza a helyek száma alapján, felhasználónkénti előfizetés nélkül. A Starter csomag legfeljebb 8 főre vonatkozik, és Standard változatban 690 zł-be kerül; a Classic legfeljebb 20 főre vonatkozik, és 1 490 zł-be kerül.
A licenc örökös, 12 hónap frissítést tartalmaz, a későbbi megújítás pedig opcionális. Ha ezt a modellt szeretnéd összevetni a ciklikus fizetéssel, nézd meg az előfizetés és a licenc elszámolását egy csapat esetében.
Ne keresd ehhez a „Munkaterület archiválása” gombot - ilyen művelet nincs. Egyedi feladatokat és csevegéseket archiválhatsz; ezek ekkor nem számítanak bele sem az olvasatlanokba, sem a munkaterület melletti buborékban lévő összegbe.
Egy teljes Munkaterület törléséhez újra be kell írni a nevét, és a művelet visszavonhatatlanul törli a feladatokat, csevegéseket, üzeneteket és a mellékletek fájljait. Ha meg szeretnéd őrizni az együttműködés lefolyását, ne töröld a munkaterületet csak azért, mert a megbízás véget ért.
A meghívás előtt dönts el három dolgot
A meghívó elküldése előtt határozd meg, mely tartalmak tartoznak a közös munkaterülethez, mit hozhat létre benne az alvállalkozó, és ki zárja le a hozzáférését az átvétel után.
Holnap írd össze azokat a projekteket, amelyeken külsős személyek dolgoznak. Mindegyiknél jegyezd fel, mi kerüljön a közös Munkaterületre, kinek elég a meglévő beszélgetésszálakban írnia, és mikor kapcsolod ki a fiókját. A Task Manager az alkalmazás adatait a saját szervereden tárolja, a licenc pedig nem igényel előfizetést minden egyes személyért. A munkaterületek és jogosultságok felépítését megnézheted a Demo oldalon.
Gyakori kérdések
Lehet egy alvállalkozónak csak egy projekthez hozzáférése?
Igen, rendelj hozzá „Felhasználó” szerepkört, és csak egyetlen Munkaterületet. A felhasználó csak azokat a területeket látja, amelyekhez hozzá lett rendelve; a globális adminisztrátor mindet látja.
Foglal licenchelyet egy külsős személy?
Igen, az alvállalkozó aktív fiókja helyet foglal. A megbízás befejeztével kapcsold ki az „Aktív” beállítást, hogy felszabadítsd a helyet, és megőrizd az adatokat és a feladatokat.
Mi történik, ha az alvállalkozó linket kap egy számára nem elérhető feladathoz?
Egy üzenetet lát, nem a feladat tartalmát. A link a beszélgetésszálhoz vezet, de nem ad jogosultságot.
Látja a globális adminisztrátor az alvállalkozó beszélgetéseit az ő Munkaterületén?
Igen, a globális adminisztrátor minden Munkaterületen látja a feladatokat és a csevegéseket. Nem látja viszont a privát jegyzeteket, mások postafiókját, sem a felhasználó AI-asszisztenssel folytatott beszélgetéseit.
Miben különbözik a fiók deaktiválása a letiltástól?
A deaktiválás megakadályozza a bejelentkezést, és felszabadítja a helyet, míg a letiltás megszakítja a munkamenetet a következő kattintásnál, de a helyet nem szabadítja fel. Bejelentkezéskor a deaktivált személy hibás e-mail- vagy jelszóüzenetet lát, a letiltott pedig arról kap tájékoztatást, hogy az adminisztrátor letiltotta.
Források
A Task Manager csapata - a csapatmunkáról, a vállalati AI-ról és a feladatok rendszerezéséről írunk a saját szerverre telepíthető Task Manager példáin keresztül. A Task Managert 2013 óta a Blue Creation Group (Piotr Łącz) fejleszti; többek között a Neonet, a Wojskowa Akademia Techniczna és a Polpharma is használja - nézd meg az ügyfelek véleményét. Írásainkat a dokumentáció és a program aktuális verziója alapján ellenőrizzük.
