El jueves por la tarde Marta, propietaria de una agencia de seis personas, prepara las invitaciones al proyecto de la web del cliente Nord. El acceso para el subcontratista - el diseñador gráfico Michał - y la redactora Ania debe limitarse solo a este proyecto. El encargo durará tres meses, pero las ofertas para otros clientes y las conversaciones internas deben quedar fuera de su vista. Enviará las invitaciones el viernes, tras configurar los permisos en Task Manager.
El acceso para un subcontratista empieza por el límite del Espacio de trabajo
Un Espacio de trabajo separado permite asignar al subcontratista a un proyecto sin asignarlo al resto de espacios. El Espacio de trabajo es un espacio independiente para tareas y chats relacionados con un proyecto, un equipo o un tema; el usuario solo ve los espacios a los que pertenece. Más sobre este límite en la descripción de los Espacios de trabajo.
Marta crea «Nord - sitio web»: hace clic en «+» junto a «Espacios de trabajo» en la columna izquierda, escribe el nombre y guarda. Este botón lo ve el administrador global o una persona con el permiso «Puede añadir Espacios de trabajo». Marta también puede pedírselo al Asistente de IA: «Crea un espacio de trabajo llamado Nord - sitio web». El asistente abrirá el formulario con el nombre ya escrito, que aún hay que guardar.
En la captura se ven varios espacios de la cuenta de demostración. Un diseñador gráfico externo asignado solo al proyecto Nord no vería el resto de Espacios de trabajo en su lista. La opción «Todo» tampoco es una puerta de entrada a toda la empresa: reúne tareas y chats únicamente de los espacios accesibles para esa persona.
El nombre del proyecto por sí solo, sin embargo, no protege nada. Si Marta coloca en el espacio Nord una conversación sobre el margen, la compartirá con los participantes de ese espacio. Por eso deja los acuerdos internos en «Ventas» y traslada al proyecto Nord las conversaciones y tareas que necesitan el diseñador gráfico y la redactora.
Tres campos separan la participación del derecho a crear
En cada Espacio de trabajo configuras por separado los permisos «Administrador», «Tareas» y «Chats». Los dos últimos permiten crear nuevas tareas o chats, pero no deciden por sí solos si la persona puede escribir en un hilo existente al que ha sido añadida. La descripción de roles y permisos ayuda a distinguir estos casos.
El viernes Marta marca al diseñador gráfico Michał «Tareas» y «Chats» solo en el Espacio de trabajo Nord, porque él debe presentar nuevas maquetas y abrir conversaciones sobre las variantes del proyecto. La redactora Ania trabajará en los hilos a los que se la añada; Marta no le da permiso para crear nuevas tareas ni chats. Ania sigue pudiendo leer y escribir en los hilos que se le han asignado. Cuando alguien no tiene permiso para añadir tareas o chats en ningún Espacio de trabajo accesible, los iconos «Añadir tarea» o «Añadir chat» quedan ocultos para esa persona.
La captura muestra los tres permisos marcados en un mismo espacio. Para un subcontratista no tienes que copiar esta configuración. «Administrador» significa gestionar ese Espacio de trabajo: añadir y eliminar participantes, cambiar la configuración y poder editar y eliminar tareas y chats ajenos. Al marcarlo se activan y bloquean automáticamente los campos «Tareas» y «Chats».
Si marcas cualquier permiso, la aplicación añadirá a esa persona al Espacio de trabajo. Si quieres revocar el acceso a todo el espacio, desmárcalo para esa persona - la aplicación borrará toda la fila. Puedes cambiar la asignación en la ventana Usuarios o desde el menú ⋮ de la tarjeta del espacio, eligiendo «Editar espacio de trabajo» y la sección «Asignar usuarios».
La cuenta la creas tú, la contraseña la define la persona invitada
La cuenta del subcontratista la crea el administrador global, y la persona invitada define su propia contraseña tras recibir el correo electrónico. No necesitas crear para ella un rol de invitado aparte: eliges el rol global «Usuario» y defines el acceso a Espacios de trabajo concretos.
Marta hace clic en el icono de grupo de la esquina superior izquierda, abre la pestaña «Añadir» e introduce el correo electrónico, el nombre y el apellido de Michał. Elige el rol «Usuario» y, más abajo, en la tabla «Asignar a Espacios de trabajo», marca solo el espacio Nord y los permisos necesarios. Al guardar, Michał recibe la invitación. Si el mensaje no llega, Marta usará el botón «Reenviar» junto a su nombre.
En el mismo formulario, Marta decide si Michał puede usar la IA en las tareas, la IA en los chats y la ventana independiente del Asistente de IA. Sin el permiso correspondiente, las opciones no aparecen en su interfaz. El acceso del Asistente de IA a internet está desactivado por defecto para el usuario; el administrador global lo tiene siempre activado. Los interruptores de Correo y Automatizaciones solo aparecen en la versión Pro, ya que la versión Standard no incluye estos módulos.
Antes de enviar la invitación, Marta revisa también el Espacio de trabajo «General». Durante la instalación se crea en él el chat «Común», al que las personas recién añadidas se unen automáticamente dentro de los límites de su acceso a ese espacio. Si Michał no tiene acceso a «General», ese no será para él un canal de conversación. Si lo tiene, el contenido de ese chat debería ser presentable para él.
El enlace a una tarea no sustituye a los permisos
El simple enlace a una tarea no le da al subcontratista acceso a su contenido. «Copiar enlace a la tarea» lleva al hilo, pero una persona sin acceso verá un mensaje en lugar de la conversación. De igual modo, la mera dirección de un archivo no basta para descargarlo: la aplicación comprueba los permisos.
El lunes Marta le envía a Michał por error la dirección de una tarea de otro espacio de trabajo. El enlace no le abrirá una conversación a la que no tiene acceso. Aun así, es mejor corregir el error que tratar el enlace como una forma de invitar: para trabajar juntos hace falta una cuenta y una asignación correcta.
No todo el contenido de la aplicación hereda el acceso del espacio de trabajo. Una nota sigue siendo privada hasta que su autor la comparte; asignar una nota a un espacio de trabajo es una etiqueta, no una forma de compartirla. El buzón de correo también es privado, y vincular un correo con una tarea es un atajo de navegación, no muestra a otros el contenido de la correspondencia. Las conversaciones con el Asistente de IA también permanecen privadas. El asistente solo ve aquello a lo que tiene acceso la persona que lo utiliza.
Hay una excepción importante al límite del espacio de trabajo: el administrador global ve y gestiona todos los espacios, tareas y chats. No puedes excluirlo del proyecto Nord. Por eso Marta se reserva ese rol para sí misma y a los subcontratistas les asigna el rol «Usuario». Si quieres comprobar con más detalle quién ve las tareas según cada rol, lo hemos desarrollado con ejemplos aparte.
Tras el encargo, desactiva la cuenta si quieres recuperar el puesto
La desactivación impide iniciar sesión y libera el puesto de licencia, pero conserva los datos y las tareas del subcontratista. En la edición del usuario desactivas el interruptor «Activo»; no es necesario borrar el historial del proyecto para dejar sitio a otra persona.
El viernes, tras la entrega de la web, Marta tiene tres opciones distintas. Puede quitarle a Michał el Espacio de trabajo Nord, si él va a seguir trabajando en otros espacios. Puede desactivar la cuenta, si termina la colaboración con él: al intentar iniciar sesión, Michał verá el mensaje habitual «Email o contraseña incorrectos». También puede poner el estado «Bloqueado», cuando necesite interrumpir una sesión activa: la aplicación elimina las sesiones y los dispositivos recordados, cierra la sesión del usuario en el siguiente clic y le informa del bloqueo. El bloqueo no libera el puesto. No se puede aplicar a uno mismo ni a otro administrador global.
Cada subcontratista activo ocupa un puesto definido en la clave de licencia. Cuando Marta desactiva a Michał, el puesto vuelve a estar disponible y puede asignarse a otra persona, siempre que el límite lo permita.
Marta puede comprobar la ocupación en la pestaña «Añadir» de la ventana Usuarios, o en Configuración → Avanzado → Licencia. Cuando se agota el límite, la aplicación impide añadir o activar otra cuenta. Para aumentar el límite hay que introducir una nueva clave.
Task Manager factura la licencia una sola vez por el número de puestos, sin suscripción por usuario. El plan Starter incluye hasta 8 personas y cuesta 690 PLN en la variante Standard; Classic incluye hasta 20 personas y cuesta 1 490 PLN.
La licencia es perpetua, incluye 12 meses de actualizaciones, y la renovación posterior es opcional. Si quieres comparar este modelo con un pago recurrente, consulta el cálculo de la suscripción frente a la licencia para un equipo.
No busques un botón «Archivar espacio de trabajo»: esa operación no existe. Puedes archivar tareas y chats individuales; en ese caso no cuentan ni como no leídos ni en el total que aparece en el indicador junto al espacio.
Eliminar todo un espacio de trabajo requiere volver a escribir su nombre y borra de forma irreversible las tareas, los chats, los mensajes y los archivos adjuntos. Si quieres conservar el historial de la colaboración, no elimines el espacio solo porque el encargo haya terminado.
Antes de invitar, resuelve tres cuestiones
Antes de enviar la invitación, determina qué contenido pertenece al espacio compartido, qué puede crear el subcontratista en él y quién le cerrará el acceso tras la entrega.
Mañana haz una lista de los proyectos en los que trabajan personas externas. Anota junto a cada uno qué debería ir al Espacio de trabajo compartido, a quién le basta con escribir en los hilos existentes y cuándo desactivarás la cuenta. Task Manager guarda los datos de la aplicación en tu propio servidor, y la licencia no exige una suscripción por persona. Puedes ver cómo se organizan los espacios y los permisos en la Demo.
Preguntas frecuentes
¿Puede un subcontratista tener acceso solo a un proyecto?
Sí, asígnale el rol de «Usuario» y solo un Espacio de trabajo. El usuario ve los espacios a los que se le ha asignado; el administrador global ve todos.
¿Una persona externa ocupa una plaza de licencia?
Sí, una cuenta activa de un subcontratista ocupa una plaza. Al finalizar la colaboración, desactiva «Activo» para liberar la plaza y conservar los datos y las tareas.
¿Qué ocurre si un subcontratista recibe el enlace de una tarea a la que no tiene acceso?
Verá un mensaje en lugar del contenido de la tarea. El enlace lleva al hilo, pero no concede permisos.
¿El administrador global ve las conversaciones del subcontratista en su Espacio de trabajo?
Sí, el administrador global ve las tareas y los chats de todos los Espacios de trabajo. Sin embargo, no ve las notas privadas, el buzón de correo ajeno ni las conversaciones del usuario con el Asistente de IA.
¿En qué se diferencia desactivar una cuenta de bloquearla?
La desactivación impide iniciar sesión y libera la plaza, mientras que el bloqueo interrumpe la sesión en el siguiente clic, pero no libera la plaza. Al intentar iniciar sesión, la persona desactivada ve un mensaje de correo electrónico o contraseña incorrectos, y la bloqueada, un aviso de bloqueo por parte del administrador.
Fuentes
El equipo de Task Manager - escribimos sobre el trabajo en equipo, la IA en la empresa y la organización de las tareas con ejemplos de Task Manager, un programa que se instala en tu propio servidor. Task Manager es desarrollado desde 2013 por Blue Creation Group (Piotr Łącz) y lo utilizan, entre otros, Neonet, la Universidad Militar de Tecnología y Polpharma - consulta las opiniones de los clientes. Verificamos los textos con la documentación y la versión actual del programa.
